Формуляр документа и формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и позволяет определить необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать исторически сложившиеся («традиционные») процессы документирования, по и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в рамках компьютерных технологий.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т. д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5−87 «Унифицированные системы документации. Требованиями к построению формуляра-образца» установлены:

• — форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
• — служебные поля, ограничивающие рабочее ноле для внесения собственно документной информации — поле подшивки не менее 20 мм; левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;
• — конструкционная сетка, определяющая размеры применяемых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6? 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman Cyr 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах); ее параметры представлены в табл. 5.1.

Таблица 5.1

Форматы бумаги и линий конструкционной сетки для них

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например, для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Юридическая сила документа

Требования к минимальному составу реквизитов, придающих документам юридическую силу, определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию, это ГОСТ 6.10.4−84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ 6.10.5−87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляраобразца» .

Оба стандарта устанавливают почти идентичные состав и форму записи реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными:

• — наименование организации-создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и сто код;
• — наименование документа (формы) и его код;
• — дата документа;
• — подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (электронная подпись) лица, утвердившего документ;
• — местонахождение организации — создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый или в состав обязательных (по ГОСТу 6.10.4−84), или в состав дополнительных (по ГОСТу 6.10.5−87) реквизитов.

Но в практике работы с документами только реквизитов, придающих им юридическую силу, недостаточно. На документе в процессе его создания и обработки должно быть представлено значительно большее количество служебных сведений, совершенно необходимых для его нормального использования в системах управления. Наиболее полно и по составу, и по содержанию перечень реквизитов управленческих документов, расположение, правила и варианты их оформления установлены ГОСТом Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Государственные (национальные) стандарты в соответствии с общегосударственной политикой в области стандартизации носят рекомендательный характер. Однако это не означает, что организации могут не придерживаться предписываемых им правил оформления документов. Так как любая организация участвует во внешнем для нее информационном обмене, следовательно, оформленный с нарушением единых правил документ может быть признан другой организацией не имеющим юридической силы, и как следствие, не будет использован в необходимом авторам объеме. Самостоятельные разделы, более или менее подробно повторяющие положения данного стандарта (или его предыдущей редакции), обязательно включаются в инструкции и правила по ведению делопроизводства на любом уровне управления. Достаточно подробно эти требования изложены практически во всех пособиях по вопросам документационного обеспечения управления.

Соблюдение данного стандарта является необходимым условием для перехода на компьютерные технологии, так как и при автоматизации документооборота продолжает действовать положение, согласно которому электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующих норм.