Ведомственное хранение документов советской эпохи как фактор массовых потерь документов ГАФ СССР в годы Великой Отечественной войны

К началу Великой Отечественной войны сложилась довольно обширная сеть объединеннх ведомственных архивов, охватившая различные категории учреждений, предприятий и организаций.

В годы Великой отечественной войны архивы учреждений сильно пострадали, задержалось развитие их сети.

Проходившая в конце 50−60-х годов перестройка, в ходе которой комплектование и экспертиза ценности документов стали активной функцией государственных архивов, оказала положительное воздействие на организацию ведомственных архивов.

В конце 60-х годов в РСФСР появились первые объединенные междуведомственные архивы для хранения документов учреждений.

Из 54 районных архивов более-менее подходящие помещения имели 24 архива, у 22 архивов помещения были в неудовлетворительном состоянии, остальные 8 архивов вообще не имели помещений. Документы были полностью обработаны в 9 районных архивах, в 25 районных архивах обработка еще не была завершена, а в 10 районах к упорядочению документов еще не приступали.

Недостатки, выявленные при проверке, устранить не удалось, в связи с началом Великой Отечественной войны. В годы войны архивы области понесли невосполнимые потери архивных документов.

Для понимания комплекса проблем, связанных с архивами, перемещенными в СССР в результате Второй мировой войны и находящимися на территории Российской Федерации, необходимо, хотя бы кратко, осветить историю вопроса.

Таким образом, в данном реферате рассмотрим основные моменты ведомственного хранения документов советской эпохи, как фактора массовых потерь документов ГАФ СССР в годы Великой Отечественной войны

1. Ведомственные архивы: понятие и задачи

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ .

Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов :

центральный отраслевой архив министерства хранит документы организаций отрасли всех уровней;

центральны архив министерства хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций;

объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;

объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем.

Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения;

документы временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности,

документы по личному составу;

документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству;

личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении .

Кроме того, в архиве хранятся копии особо ценных документов, печатные издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Главные задачи ведомственного архива :

комплектование архива;

обеспечение сохранности и учет документов;

отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение;

использование хранящихся в архиве документов;

осуществление методического руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве.

В соответствии с задачами определяются функции архива :

1. Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.

2. Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3. Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, испонение запросов учреждений и граждан.

4 Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.