Документационное обеспечение управления (на примере НУЗ «Дорожная клиническая больница ОАО РЖД»)

Оглавление Введение Глава 1. История создания, структура и правовая основа деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

1.1 История создания и организационная структура ДКБ

1.2 Анализ локальных нормативных правовых документов больницы Глава 2. Порядок документирования деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

2.1 Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов

2.2 Порядок оформления кадровой документации Глава 3. Организация документационного обеспечения в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

3.1 Организация работы с входящими документами

3.2 Порядок работы с исходящими и внутренними документами

3.3 Контроль исполнения документов

3.3 Организация текущего и архивного хранения документов Глава 4. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

Заключение

Список использованных источников и литературы Приложения

Управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

Комплексная система нормативного обеспечения оказания медицинской помощи и взаимосвязанных с ней процессов, работ, товаров и услуг расширяет возможности стратегического планирования, эффективного использования имеющихся ресурсов, регулирования и контроля затрат на лечение и охрану здоровья, позволяет более эффективно реализовывать защиту прав пациентов, осуществлять действенный контроль и регулировать деятельность учреждений здравоохранения.

Задача формирования единого нормативно-правового пространства системы охраны здоровья населения рассматривается как приоритетное направление и основа ее реформирования. В настоящее время вопросы охраны здоровья населения регулируются более чем 40 федеральными законами. Основополагающие законодательные акты определяют принципы деятельности и пути развития всей национальной системы здравоохранения.

В условиях недостаточного финансирования здравоохранения все большее значение приобретает реализация целевых программ в области охраны здоровья населения. Программно-целевое управление позволяет не только концентрировать ресурсы на приоритетных направлениях, но и осуществлять комплексный подход к решению наиболее актуальных проблем здравоохранения.

Целью модернизации российского здравоохранения является улучшение общественного здоровья на основе повышения доступности и качества медицинской помощи для широких слоев населения, развития профилактической направленности деятельности лечебно-профилактических учреждений и формирования здорового образа жизни при повышении эффективности использования финансовых, материальных и кадровых ресурсов отрасли.

Одним из наиболее действенных инструментов повышения эффективности системы здравоохранения является применение современных методов диагностики и лечения, новейших лекарственных средств, компьютерных технологий в организации управления здравоохранением, качественное улучшение информационной обеспеченности отрасли.

Для эффективного решения этих задач необходимо применение комплексных медицинских информационных систем документационного обеспечения деятельности ЛПУ, позволяющих обрабатывать информацию по всей цепочке движения пациента: поступление — диагностика — лечение — реабилитация — мониторинг.

Особую роль в повышении эффективности объемов и качества оказываемых услуг играет персонал, или конкретный работник, который связывает свои интересы с ЛПУ как с местом работы, источником дохода, возможностью роста профессионального и социального статуса.

Внедрение в лечебный процесс новейших научно-технических достижений диктует необходимость качественных преобразований в профессионально-квалификационной структуре медработников, в повышении уровня их знаний, умений и навыков.

Таким образом, не вызывает сомнения актуальность настоящего исследования.

Объект дипломного исследования — организация документационного обеспечения управления в лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ).

В качестве предмета исследования выступает организация документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (ДКБ) и его совершенствование.

Цель дипломной работы — проанализировать состояние документационного обеспечения деятельности, предложить рекомендации по совершенствованию работы с документами и повышению эффективности в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Достижению поставленных целей способствует решение следующих задач:

— Описать историю, структуру и правовую основу деятельности ДКБ.

— Охарактеризовать процессы документирования деятельности.

— Проанализировать организацию работы с документами.

— Сформулировать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для достижения поставленной цели, для более глубокого решения задач в работе применялся аналитический метод исследования. В рамках дипломной работы был проанализирован комплекс специализированной литературы по вопросам делопроизводства и документационного обеспечения управления, обширная источниковая база, а также рассмотрены внутренние локальные нормативные акты организации. В дипломном исследовании широкое применение получил контент — анализ, т. е. анализ текста документа. В качестве дополнительных методов исследования были привлечены такие, как очное консультирование со специалистами и сотрудниками организации.

При написании дипломной работы были использованы различные источники, которые можно рассмотреть в пределах следующих групп:

1. Общегосударственное и федеральное законодательство по организации деятельности ЛПУ.

Конституция Российской Федерации определила основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации Конституция Российской Федерации 1993 г. (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ и от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) .// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=18 001. — Загл. с экрана.

Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и другие обязательства Гражданский Кодекс Российской Федерации — М.: Изд-во Эскмо, 2010.

Трудовой кодекс Российской Федерации освящает основные вопросы, касающиеся регулирования отношений между работником и работодателем организации, оформления документации по персоналу, определяет понятие трудового договора, его составление, дополнения, изменения, определены рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, а также рассмотрены особенности распределения труда отдельных категорий работников Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.12.2010 N 387-ФЗ) .// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72 079. — Загл. с экрана. Описаны нормы защиты трудовых прав работника при разрешении трудовых споров, ответственность за нарушение трудового законодательства.

Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации «Об охране здоровья граждан». Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан» от 22.07.1993 г. ФЗ -5489−1. // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72 061. — Загл. с экрана. Документ представляет собой совокупность правил, регламентирующих организацию здравоохранения в Российской Федерации. Признавая основополагающую роль охраны здоровья граждан как неотъемлемого условия жизни общества и подтверждая ответственность государства за сохранение и укрепление здоровья граждан Российской Федерации, стремясь к совершенствованию правового регулирования и закрепляя приоритет прав и свобод человека и гражданина в области охраны здоровья, настоящие Основы устанавливают правовые, организационные и экономические принципы в области охраны здоровья граждан.

Помимо вышеназванных источников деятельность ЛПУ регламентирует и ряд специализированных правовых документов о здравоохранении. Федеральный закон от 08 января № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» (с изменениями от 25 июля 2002 г, 10 января, 30 июня 2003 г., 1 декабря 2004 г.); Постановление Правительства РФ от 04 ноября 2006 г. № 644 «О порядке представлений сведений о деятельности, связанной с оборотом НС и ПВ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ, и их прекурсоров»; Постановление Правительства РФ от 04 ноября 2006 г. № 648 «Об утверждении положений о лицензировании деятельности, связанной с оборотом наркотических и психотропных веществ»; Постановление Правительства РФ от 6 августа 1998 г. № 892 «Об утверждении Правил допуска лиц к работе НС и ПВ с изменениями от 06. февряля 2004 г.» и другие. ОСТ 42−21−2-85 от 01.01.1986 г. «Стерилизация и дезинфекция изделий медицинского назначения»; Сан ПиН 3.5.2528−09; Стандарт СО «Профилактика внутрибольничных инфекций» 63.12.0007−2004 г.; Сан ПиН 3.5.1378−03 «О введение в действие санитарно-эпидемиологических правил»; Сан ПиН 3.1.1275−03 «Профилактика инфекционных заболеваний при эндоскопических манипуляций»; Сан ПиН 3.1.1. 1117 — 02 «Профилактика острых кишечных инфекций»; Постановление Главного государственного санитарного врача РФ Организация дезинфекционных и стерилизационных мероприятий в лечебно-профилактических организациях. Методические указания МУ 3.1.2313.-08 «Требования к обеззараживанию, уничтожению и утилизации шприцев инъекционных однократного применения»; Методические указания № 11- 16/06- 06 «По применению бактерицидных ламп для обеззараживания воздуха и поверхностей в помещениях»; Методические указания МУ 3.5.736 -99 «Технология обработки белья в медицинских учреждениях»; Санитарно-эпидемиологические правила СП 3.1.1295 — 03 «Профилактика туберкулеза»; Санитарно-эпидемиологические правила СП 3.1.1958 — 00 «Профилактика вирусных гепатитов»; Приказ МЗ СССР № 1000 от 23.09.1981 г. «О мерах по совершенствованию организации работы амбулаторно-поликлинических учреждений»; Приказ МЗ СССР № 395 от 31.07.1958 г. «О состоянии и мерах дальнейшему улучшению стационарного обслуживания населения СССР»; Приказ МЗ СССР № 288 от 23.03.1976 г. «О санитарно-противоэпидемиологическом режиме больницы»; Приказ МЗ СССР № 408 от 12.07.1989 г. «О мерах по снижению заболеваемости вирусными гепатитами в стране»; Приказ МЗ СССР № 720 от 31.07. 1978 г. «Об улучшении медицинской помощи больным с гнойными хирургическими заболеваниями и усилении мероприятий по борьбе с внутрибольничной инфекцией»; Приказ МЗ СССР № 245 от 30.08. 1991 г. «О нормативах потребления этилового спирта для учреждений здравоохранения, образования и социального обеспечения»; Приказ МЗ СССР № 747 от 02.06.1987 г. «Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в ЛПУ здравоохранения»; Приказ МЗ РФ № 342 от 26.11. 1998 г. «Организация и проведение мероприятий по борьбе с педикулезом»; Приказ МЗ РФ № 363 от 25.11. 2002 г. «Об утверждении инструкции по применении. Компонентов крови»; № 51 от 06.08. 2009 г. Приказ МЗ РФ от 28 марта 2003 г. № 127 «Об утверждении Инструкции по уничтожению НС и ПВ, входящих в списки II, III Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в РФ, дальнейшее использование которых в медицинской практике признано целесообразным; Приказ МЗ РФ № 330 от 12 ноября 1997 г. «О мерах по улучшению учета хранения выписывания и использования наркотических средств и психотропных веществ»; Приказ МЗ РФ № 205 от 16 мая 2003 г. «О внесении изменений и дополнений в приказ МЗ России от 12.11.97 № 330; Приказ МЗ СО № 16/9 от 27.01.2006 «Об улучшении работы по выявлению ВИЧ-инфицированных, диспансерному наблюдению, организации лечения больных, профилактики ВИЧ-инфекции в Самарской области».

2. Законодательные, нормативные, правовые и методические документы в сфере делопроизводства, архивного хранения документов и использование ИТ в области документационного обеспечении управления.

Рассматривая источники, следует, прежде всего, проанализировать Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит базовую документоведческую терминологию, касающуюся информации и ее документирования Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. ФЗ -149. (в ред. Федерального закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ)// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72 073. — Загл. с экрана. В 2010 году в федеральный закон были внесены изменения, которые коснулись прежде всего, введения самостоятельного определения термина электронный документ, термины электронное сообщение и электронный документ теперь в законе представляют отдельные терминологические единицы Федеральный законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ о внесении изменений в ФЗ от 27.07.2006 N 149-ФЗ «об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=103 797;div=LAW;dst=1 000 000 007. — Загл. с экрана. В новой редакции также сказано, что информация, содержащаяся в государственных информационных системах признана официальной, а соответствующие органы обязаны обеспечить ее достоверность, актуальность, предоставить доступ и обеспечить безопасность.

ФЗ «О персональных данных» определил понятие персональные данные и сведения, которые относятся к персональным данным, а также установил порядок обработки персональных данных, методы их защиты и презумпцию их неразглашения Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152- ФЗ «О персональных данных» (в ред. Федерального закона от 23 декабря 2010 года n 359-фз). [Электронный ресурс]: база данных нормативов и документов. — М., [2011;]. — Режим доступа: http://www.sklad-zakonov.ru/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72 073. — Заглавие с экрана. Отметим, что поводом для принятия этого закона послужили многочисленные факты кражи баз персональных данных государственных и негосударственных учреждений. Федеральный закон обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа к ним. Следует отметить последние изменения. Федеральный закон от 28.06.2010 N 123-ФЗ «О внесении изменений в статью 1 Федерального закона «О персональных данных» и статью 15 Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации». С 01 июля 2010 года вступают в силу поправки в отдельные федеральные законы, в которых уточняется порядок размещения в сети Интернет текстов судебных актов. Федеральный закон от 23.12.2010 N 359-ФЗ «О внесении изменения в статью 25 Федерального закона «О персональных данных». Информационные системы персональных данных, созданные до 1 января 2011 года, должны быть приведены в соответствие с требованиями настоящего Федерального закона не позднее 1 июля 2011 года» .

Основным законом, регулирующим вопросы архивного хранения документов, следует признать Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организационного хранения, комплектования, учета, использование документации архивного фонда РФ и архивных документов независимо от формы собственности, а также в сфере управления архивами в интересах граждан, общества и государстваФедеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. Федерального закона от 02 июля .2010 № 612 — ФЗ) // Российская газета. 27 октября 2004 г. № 3614.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ. // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=720 001. — Загл. с экрана направлен на совершенствование действовавшего ранее законодательства об электронной цифровой подписи, а также на расширение сферы использования и допустимых видов электронных подписей. Закон, в частности, регулирует следующие виды отношений в области использования электронных подписей: использование различных видов электронных подписей; выдачу и использование сертификатов ключа подписи; проверку электронных подписей; оказание услуг удостоверяющих центров; аккредитацию удостоверяющих центров. В настоящее время идет активная законотворческая работа по разработке нового проекта закона, который учел бы недостатки данного и опирался бы на современную законодательную базу и накопленный международный опыт. В соответствии с новым законом Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утратит свою силу в 2012 г.

Федеральный закон «О государственном языке в Российской Федерации» регламентирует порядок использования государственного языка Российской Федерации на всей территории России, обеспечение права граждан на пользование государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой культуры. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ О государственном языке Российской Федерации// Российская газета (Федеральный выпуск) 07.06.2005. № 3789

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807−1 «О языках народов Российской Федерации» Закон РФ от 25.10.1991 № 1807−1 «О языках народов Российской Федерации» // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc; base=LAW;n=31 813.? Загл. с экрана. охватывает сферы языкового общения, подлежащих правовому регулированию, и не устанавливает юридические нормы использования языков народов Российской Федерации в межличностных неофициальных взаимоотношениях, а также в деятельности общественных и религиозных объединений и организаций.

ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72 079. — Загл. с экрана. Требования настоящего стандарта носят рекомендательный характер, что с одной стоны дает большую самостоятельность службам документационного обеспечения управления на местах в регулировании вопросов документирования информации, однако на практике это, прежде всего, проявляется в отсутствии единообразия в оформлении документов в различных организациях и учреждениях.

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=28 003. — Загл. с экрана. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Следует признать, что определения, используемые в стандарте, утратили во многом свою актуальность в связи с внедрением и повсеместным использованием информационных технологий в управлении и нуждаются в пересмотре, ряд федеральных законов, принятых в последнее время дополняет терминологическую базу, заложенную государственным стандартом, что не отменяет необходимости в его коренном пересмотре.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1 — 2007 «СИБИД. Управление документацией» определяет свойства и функции документа регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования ГОСТ Р ИСО 15 489−1 — 2007 СИБИД. Управление документацией .// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72 079. — Загл. с экрана. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Важную роль в решении проблемы юридической силы документа на машинном носителе сыграл ГОСТ 6.10.4−84. «Унифицированные системы документации» ГОСТ 6.10.4−84. «Унифицированные системы документации.// Консалтинговая группа „Термика“, разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1661html — Загл. с экрана. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», который не только не отменен с 1984 г., но и имеет статус общегосударственного стандарта в странах — членах СНГ. Данный стандарт определяет требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы.

ГОСТ 34.003−90 устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследования, проектирование и т. п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации ГОСТ 34.003−90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. / Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=391 114. — Загл. с экрана.

При оформлении документов, подлежащих отправке, руководствуются постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"// Правовой сервер Много законов [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http:// www.mnogozakonov.ru/catalog/date/2005/4/15/28 813.? Загл. с экрана., которое регулирует взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и пользователей.

«Государственная система документационного обеспечения» управления представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях Государственная система документационного обеспечения управления.// Консалтинговая группа «Термика», разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/gsdou.html — Загл. с экрана. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией — информационному менеджменту. ГСДОУ нацелена на упорядочивание организационной структуры управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации ГСДОУ способствует решению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включают нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах. Принятая в 1991 году, ГСДОУ как нормативный документ на настоящий момент по многим пунктам утратила свои позиции и не отвечает требованиям современного законодательства, однако, остается в статусе действующей.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, вступили в действие со 2 июля 2009 г., установив, тем самым, единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2010. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=law;n=88 695. — Заглавие с экрана.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были разработаны для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. [Электронный ресурс]: сайт федерального архивного агентства. Режим доступа — http://archives.ru/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=110 255- Заглавие с экрана.

Основные правила работы архивов организаций обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности Основные правила работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД в 2002 г.). // Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=44 595 Заглавие с экрана. Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фонои видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

С сентября 2010 года на территории РФ начал действовать новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» «// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997;2011. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=104 953. Загл. с экрана. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Сроки хранения указаны для документов на бумажных и электронных носителях. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда, определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Новый перечень внес существенные коррективы в сроки хранения отдельных категорий документов, поэтому при разработке или пересмотре номенклатур дел необходимо обратить внимание на изменение номеров статей по перечню, сроки хранения, а также заголовки дел.

При написании дипломной работы были использованы монографии, книги, издания признанных специалистов в области документационного обеспечения управления.

В работе коллектива авторов под редакцией профессора Т. В. Кузнецовой «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» рассматриваются вопросы регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Характеризуется нормативно-методическая и законодательная база. Освещены вопросы организации работы с документами и правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их сдачи в архив Кузнецова Т. В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления [Текст]. / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: Юнити-Дана, 2009. .

Издание Т. В. Кузнецовой «Делопроизводство», в котором рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30 — 2003 и организация работы службы делопроизводства. В книге так же выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и их обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения, проведение экспертизы ценности документов, уничтожение Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)[Текст] / Т. В. Кузнецова. — М.: ООО Журнал Управление персоналом, 2010. .

В книге Кузнецовой Т. В., Санкиной Л. В., Быковой Т. А. «Документационное обеспечение управления» Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение управления [Текст]: Учебник. / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова — М.: МЦФЭР, 2007. дана характеристика законодательных и нормативных актов РФ, составляющих правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, рассмотрены требования к оформлению организационно-распорядительной документации, описаны технологии ДОУ, правила хранения и передачи документов в архив.

В издании «Секретарское дело» Т. В. Кузнецова Кузнецова Т. В. Секретарское дело [Текст] / Т. В. Кузнецова. — М.: Изд-во ЮНИТИ, 2009. уделяет внимание улучшению работе с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов излагаются требования к составлению и обработке специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятия документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдачи в архив. Следует отметить, что книги профессора Т. В. Кузнецовой постоянно переиздаются, дополняются, обновляются, содержат актуальную и наиболее полную информацию по вопросам делопроизводства.

Книги А. Ю. Чуковенкова «Правила оформления документов» Чуковенков А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированые системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Текст] / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. — М.: Дело, 2009. и М. В. Ларина «Оформление служебных документов"Ларин М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30−2003 [Текст] / М. В. Ларин, А. Н. Сокова — 2-е изд.- М.: МЦФЭР, 2008. основаны на материалах ГОСТа Р 6.30−2003. В них изложены общие правила оформления документов в соответствии с этим ГОСТом. Подробно рассмотрены все реквизиты документа, даны рекомендации по их расположению на бланке, помещены образцы стандартных бланков.

Книга В. В. Паневчика «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления» освещает вопросы документирования и организации работы с документами Паневчик В. В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления [Текст] / В. В. Паневчик. — М.: Высшая школа, 2008. При этом автором приводится характеристика нормативно-методической базы делопроизводства, приводит критерии выбора средств организационной техники.

В книге М. Ю. Рогожина «Организация делопроизводства предприятия» излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства современного предприятия Рогожин М. Ю. Организация делопроизводство предприятия [Текст] / М. Ю. Рогожин. — М.: РДЛ, 2009.

Нельзя также обойти вниманием несколько раз переиздававшееся еще одно практическое пособие М. Ю. Рогожина, ставшее действительно настольной книгой многих работников делопроизводственной службы. «Настольная книга секретаря» рассматривает как общие вопросы документирования, так и дает практически готовые образцы документов необходимых в работе предприятия, его структурных подразделений и службы по персоналу. Отдельно представлены особенности деловых документов повседневной работы — организационно-распорядительные, информационно-справочные и другие Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря [Текст] /М.Ю. Рогожин. — М.: Проспект, 2008.

Самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами собраны в специальных справочных изданиях М. В. Стенюкова Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству [Текст] /М.В. Стенюков. — М.: Приор, 2008; Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство [Текст] /М.В. Стенюков. — М.: Приор, 2009; Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству [Текст] /М.В. Стенюков. — М.: Приор, 2010.

К написанию дипломной работы были привлечены и периодические издания, которые можно разделить на две категории:

— информационно-аналитические и научно-популярные журналы по специфике деятельности управления в здравоохранении «Управление в здравоохранении», «Главный врач», «Заместитель главного врача», «Медицинское право». ;

— специализированные журналы по вопросам документационного обеспечения управления «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Кадровое делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Отечественные архивы» .

В статье В. С. Иритиковой «Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций» Иритикова В. С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций [Текст] /В.С. Иритикова//Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2010. — № 5. — С.24−30. дан алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Статью отличает системность подхода, при этом даны и конкретные рекомендации.

Н.А. Носарева в своей статье «Подготовка документов по личному составу к архивному хранению» Носарева Н. А. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

[Текст] /Н.А. Носарева//Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2009. — № 9. — С.17−23. рассматривает расчет стоимости услуг сторонней организации на подготовку документов к архивному хранению. Обозначен полный алгоритм такой работы, которую с помощью статьи вполне реально осуществить самостоятельно.

Статья Т. А. Быковой «Порядок разработки номенклатуры дел» Быкова Т. А. Порядок разработки номенклатуры дел [Текст] /Т.А. Быкова//Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2009. — № 12. — С.36−41. дает рекомендации о составлении (или актуализации имеющейся) номенклатуры дел. В ней объясняется, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

В статье Е. М. Каменевой «Особенности оформления приказов и распоряжений» Каменева Е. М. Особенности оформления приказов и распоряжений [Текст] /Е.М. Каменева// Кадровая служба и управление персоналом предприятия. — 2011. — № 1. — С.21−25. разобраны правила оформления каждого реквизита приказа и распоряжения — самых распространенных распорядительных документов.

В данной работе были использованы так же интернет-ресурсы: справочно-правовые сайты Справочноправовая система Гарант [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://www. garant.ru. — Заглавие с экрана. Справочноправовая система Консультант [Электронный ресурс] - М., 2005. — Режим доступа: http://www. consultant.ru.- Заглавие с экрана. Консалтинговая группа «Термика», разработка и внедрение информационных систем, делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://www.termika.ru/ - Заглавие с экрана., сайты компаний разработчиков АСДОУ Сайт российского производителя и поставщика систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов «Электронные офисные системы» [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://www.eos.ru. — Заглавие с экрана. Официальный сайт компании разработчика АС ДОУ LotusNotes [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://www.lotusnotes.ru. — Заглавие с экрана., электронные версии журналов по делопроизводству. Электронная версия журнала «Документ.ru» [Электронный ресурс] - М., [2006;]. — Режим доступа: http://www.document.ru. — Заглавие с экрана. Электронная версия деловых журналов для кадровиков, юристов, директоров [Электронный ресурс] - М., [2006;]. — Режим доступа: http:// www.delo-press.ru. — Заглавие с экрана. Официальный сайт национального союза кадровиков [Электронный ресурс] - М., 2010. — Режим доступа: http://www.kadrovik.ru. — Заглавие с экрана. Электронная версия журнала «Управление персоналом» [Электронный ресурс] - М., 2011. — Режим доступа: http://www.top-personal.ru. — Заглавие с экрана. Электронная версия практического журнала по работе с персоналом «Кадровое дело» [Электронный ресурс] - М., 2010. — Режим доступа: http://www.kdelo.ru. — Заглавие с экрана.

Структура дипломной работы построена в соответствии с поставленными задачами и состоит из введения, четырех глав и заключения.

Во введении определяются объект, предмет и цель исследования, анализируется источниковая база.

Первая глава характеризует предмет исследования: историю, структуру, правовую основу деятельности управления НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Вторая глава описывает порядок и правила документирования деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Третья глава дипломного исследования содержит организацию документационного обеспечения деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

В четвертой главе приводятся рекомендации автора по совершенствованию работы с документами в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

В заключительной части подводятся итоги проделанной работы, и определяется соответствие полученных результатов задачам дипломного исследования. Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что сформулированные автором рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» носят универсальный характер и могут быть использованы службами делопроизводства аналогичных ЛПУ в целях построения эффективной и грамотной работы с документами.

Глава 1. История создания, структура и правовая основа деятельности Негосударственного учреждения здравоохранения «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» и основные направления его деятельности

1.1 История создания, структура и правовая основа деятельности Дорожная клиническая больница Куйбышевской железной дороги, начало которой было положено во второй половине XIX века, — одно из старейших лечебных учреждений Поволжья и г. Самары. Это многопрофильный медицинский комплекс, включающий в себя поликлинику № 1, поликлинику № 2 на ст. Кинель, терапевтический и хирургический стационары, располагающий высококвалифицированными кадрами и самой современной материально-технической базой.

Лечебно-диагностический и реабилитационный процессы обеспечивают более 300 врачей и около 700 средних медицинских работников. Среди них 2 доктора медицинских наук, 11 кандидатов медицинских наук, 48 специалистов высшей и 68 — первой квалификационной категории. Одиннадцати врачам присвоено звание «Заслуженный врач Российской Федерации», 17 человек удостоены высшей награды отрасли — Знака «Почетному железнодорожнику».

На базе больницы работают кафедры медицинского университета хирургического, терапевтического и педиатрического профилей, обеспечивая консультации больных профессорами, доцентами, докторами и кандидатами медицинских наук.

В конце XIX века экономика Самарской губернии настоятельно требовала новых путей перемещения продукции. В 1876 г. в Самаре было учреждено управление по строительству новой Самаро-Уфимской железной дороги. Особенность строительства трассы заключалась в ее прохождении по малонаселенной местности, в необходимости привлечения рабочей силы из других губерний, большой сложности в решении элементарных бытовых вопросах во временных поселках строителей. Практически полное отсутствие медицинского контроля при приеме на работу, за качеством питьевой воды и организацией питания, контроля против заноса заразных заболеваний обуславливали высокий уровень эпидемической заболеваемости, травматизма, кожных заболеваний. Начало временной эксплуатации дороги на отдельных ее участках, окончание строительства железнодорожных станций и при них поселков, населенных работниками железной дороги и членами их семей, положило начало создания системы медицинского обеспечения на железнодорожном транспорте. Кочкарев А. В. Из века XIX в век XXI [Текст] / А. В. Кочкарев. — Самара: ООО «РА ДСМ», 2002. С.12−15.

В январе 1877 года, к официальному началу движения поездов, была организована медицинская служба дороги, которую возглавил врач Станиславский Станислав Станиславович. 1-й округ обслуживал врач Капелянский Даниил Матвеевич, 2-й округ — врач Вертель Владислав Вацлович. Созданный в Самаре приемный покой остался и после окончания в 1878 г. строительства дороги. Вместе с врачами работали фельдшеры и акушерки. Эти медики-первопроходцы работали в совершенно новых условиях — линейная растянутость объектов обслуживания (станции и полустанки, разъезды, казармы путевых рабочих), многосторонность требования с учетом контингента как собственно железнодорожников, так и членов их семей и прислуги. Решались вопросы размещения приемных покоев, их оснащения, порядок лекарственного обеспечения, порядок обслуживания выездов на станции и где не было приемных покоев, порядок взаимодействия и взаиморасчетов со сторонними лечебными учреждениями за обследование и стационарное лечение. Возникла необходимость медицинского освидетельствования работников, связанных с безопасностью движения. В поездах стали появляться больные пассажиры — вопросов возникало больше, чем имелось на них ответов. Медицинское обслуживание железнодорожников Самарского узла осуществляла больница на 24 койки. Там же. С.15−17.

С 1913 г. за счет дополнительного здания, реконструированного и приспособленного под больницу, железнодорожная больница на улице Сенной (ныне Буянова) была доведена до 55 коек общего профиля. Стационар состоял из 11 палат, двух перевязочных, двух операционных, двух врачебных кабинетов, двух ванных комнат, кухни, ватерклозетов. Были выделены комнаты под аптеку, дежурный кабинет, ожидальня. Старшим врачом больницы был Петр Константинович Гоняет.

В 1922 г. лечебная сеть Самарского узла состояла из Приемного покоя, самарской железнодорожной больницы на 75 коек и Заразной больницы на 50 коек. В 1923 г. после приспособительных работ в здании на улице Воскресенской (ныне Пионерской) Приказом Дорздравотдела была открыта Дорожная терапевтическая больница на 85 коек. В Дорожной больнице по улице Сенной, где были до этого общие койки, было предписано развернуть 70 коек хирургического профиля (хирургически, гинекологические оперативные и консервативные и родильные). В 1923 году была организована и начала работать детская консультация. Это был первый этап в организации и развитии специализированной стационарной помощи на Самарском железнодорожном узле.

В 1939 г. под стационар был передан комплекс зданий по улице Желябова, коечный фонд больницы увеличился до 350коек.

В 1947 г. Главным врачебно-санитарным управлением МПС было утверждено «Положение о дорожной больнице». В 1948 г. приказом начальника железной дороги им. В. В. Куйбышева было проведено объединение лечебных учреждений Куйбышевского ж.д. узла. Кочкарев А. В. Из века XIX в век XXI [Текст] / А. В. Кочкарев. — Самара: ООО «РА ДСМ», 2002. С.21−29.

В 1949 г. Объединенная Дорожная клиническая больница вступила многопрофильным, качественно новым лечебным учреждением, в оперативном подчинении которой находились терапевтическая и эпидемическая больницы ст. Куйбышев.

30 апреля 1970 г., тогда еще в Куйбышеве, на улице Ново-Садовая была открыта Дорожная больница хирургического профиля № 2. Издавна это место люди называли Солнечной поляной, и больницу, быстро завоевавшую авторитет одной из лучших в городе, так и повелось называть — «больница на Солнечной».

В 1982 г. все железнодорожные больницы г. Куйбышева (терапевтический стационар, хирургический стационар, поликлиника) объединили в Дорожную клиническую больницу. С тех пор объединение лечебных учреждений на 500 коек упрочило свои позиции и неоднократно занимало первые места среди железнодорожных больниц бывшего СССР и новой России. С 1 января 2005 г. Государственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара» ФГУП «Куйбышевская железная дорога» было переименовано в Негосударственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара открытого акционерного общества «Российские железные дороги». Кочкарев А. В. Из века XIX в век XXI [Текст] / А. В. Кочкарев. — Самара: ООО «РА ДСМ», 2002. С.32−37.