Документирование в организации ООО «Домострой»

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления любой организации, учреждения, предприятия.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Процесс записи информации на является строго регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.

Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.

Цель данной работы заключается в анализе основных вопросов, связанных с документированием в организации.

Объектом курсовой работы явилось ООО «ДОМСТРОЙ».

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, приложения и списка использованных источников.

1. Направления унификации в делопроизводстве

Унифицированная система документации — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

К основным направлениям унификации в делопроизводстве относятся:

— форматы документов;

— формуляры-образцы;

— фирменные бланки и другие элементы.

Рассмотрим требования, которые предъявляются к оформлению документов на основании ГОСТ Р 6.30−2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; дату документа; место составления или издания документа.

В Приложении № 1 представлены образцы общих бланков ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных общих бланках организации имеются следующие реквизиты:

— эмблема организации (рисунок с изображением домов),

— наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

— место составления документа (Абакан),

— место для указания даты и номера документа.

Применение данных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные организации.

В Приложении № 2 представлены образцы бланков письма ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных бланках имеются следующие реквизиты:

— эмблема организации (рисунок с изображением домов),

— наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

— справочные данные организации (ул. Игарская, д. 28, Абакан, Республика Хакасия, 655 017, тел.: 22−67−89, факс: 22−67−91, e-mail: domstroy@rambler.ru),

— код организации (ОКПО 56 771 092),

— основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН 190 154 759 345 456),

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП 1 901 033 456/190101001),

— место составления документа (Абакан),

— место для указания даты и номера документа,

— ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Применение данных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В Приложении № 3 представлены бланки таких конкретных видов документов, как бланк приказа с продольным расположением реквизитов (рис.1) и бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов (рис.2). На данных бланках имеются следующие реквизиты:

— эмблема организации (рисунок с изображением домов),

— наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),

— наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ),

— место составления документа (Абакан),

— место для указания даты и номера документа.

Применение вышеуказанных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению данных видов документов.

2. Реквизиты и их краткая характеристика

Реквизитами называют ряд элементов (дата, текст, подпись), который является неотъемлемой частью любого документа. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30−2003.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); ъ

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организации;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Приведем требования к оформлению реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 200 000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?; чего (кого)? К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» .

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02−6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № «с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лица, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),

проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Оформление реквизитов ООО «ДОМСТРОЙ» проанализируем на примере бланка письма организации (Приложение № 2). В данном документе использованы следующие реквизиты:

Эмблема организации. Она помещена на бланк фирмы в соответствии с уставом Общества с ограниченной ответственностью «ДОМСТРОЙ». Эмблема представляет собой квадрат, в котором изображены жилые дома синего цвета. Данная эмблема непосредственно отражает основной вид деятельности организации, а именно производство строительных, строительно-монтажных, ремонтно-строительных и пуско-наладочных работ;

Код организации. Он проставлен по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО 56 771 092).

Основной государственный регистрационный номер юридического лица. Он проставлен в соответствии с документами, выданными налоговым органом (ОГРН 190 154 759 345 456).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. Он проставлен в соответствии с документами, выданными налоговым органом (ИНН/КПП 1 901 033 456/190101001).

Наименование организации. Оно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе организации — ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ».

Справочные данные организации. Они включают: почтовый адрес (название улицы, номер дома, город, субъект Российской Федерации, индекс); номер телефона и факса, адрес электронной почты (ул. Игарская, д. 28, Абакан, Республика Хакасия, 655 017, тел.: 22−67−89, факс: 22−67−91, e-mail: domstroy@rambler.ru). Не указаны номера счетов в банке.

Место для указания даты документа (___________).

Место для указания регистрационного номера документа (№ _______).

Место для ссылки на регистрационный номер и дату документа (На _№__).

Анализ оформления бланка письма ООО «ДОМСТРОЙ» позволяет заключить, что оформление реквизитов организации осуществлено в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003 и учредительными документами организации.

3. Организационно-правовые документы

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

— устав,

— учредительный договор,

— положение об организации,

— положение о структурном подразделении,

— положение о коллегиальном (совещательном органе) организации,

— регламент,

— штатное расписание,

— инструкция,

— должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа).

Обязательными реквизитами являются следующие:

— наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения),

— наименование вида документа,

— дата,

— номер документа,

— заголовок к тексту,

— подпись,

— гриф утверждения.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Устав и учредительный договор относятся к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением. Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Должностная инструкция по контролю…», «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации». Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Инструкции оформляются на общем бланке организации.

В Приложении № 4 представлена должностная инструкция секретаря-референта директора ООО «ДОМСТРОЙ». Данная инструкция оформлена на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации (ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»); наименование вида документа (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ); дата (10.01.2004); номер документа (№ 1); заголовок к тексту (секретаря-референта директора); подпись директора организации (А.А. Попов); гриф утверждения (УТВЕРЖДАЮ). Должностная инструкция секретаря-референта подписана заместителем директора фирмы и согласована с юрисконсультом. Данная должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Данные разделы разделены на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. В разделе «ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ» установлены: область деятельности секретаря-референта; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения его во время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность. В этом же разделе перечислены нормативные документы, которыми руководствуется секретарь-референт во время работы. В разделе «ФУНКЦИИ» перечислены основные направления деятельности секретаря-референта. В разделе «ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ» определены конкретные виды работ, выполняемые секретарем-референтом. В разделе «ПРАВА» установлены права, необходимые секретарю-референту для выполнения возложенных на него обязанностей. В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ» указано, за что конкретно несет ответственность секретарь-референт.

Таким образом, представленная должностная инструкция секретаря-референта директора ООО «ДОМСТРОЙ» оформлена в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению инструкций.

4. Информационно-справочные документы

Документы информационно-справочной системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят:

— докладная записка,

— служебная записка,

— объяснительная записка,

— предложение,

— представление,

— заявление,

— все разновидности переписки,

— протокол,

— акт,

— справка,

— заключение,

— отзыв,

— сводка,

— список,

— перечень.

Представим характеристику некоторых из вышеуказанных документов.

Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

В Приложении № 5 представлена внутренняя докладная записка от начальника отдела рекламы директору ООО «ДОМСТРОЙ». Данная докладная записка оформлена на стандартном листе бумаги. Реквизитами являются: наименование организации (ООО «ДОМСТРОЙ»), наименование структурного подразделения (Отдел рекламы), наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата и регистрационный номер (15.01.2003. № 6), адресат (Директору А.А. Попову), заголовок к тексту (О дополнительном финансировании заказа 12/16), подпись составителя. Таким образом, представленная должностная записка соответствует требованиям, предъявляемым для оформления должностных записок.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/isd8.html — 1#1

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол совещания …).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, — в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал. При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)… В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается» .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа — «ПРОТОКОЛ» — или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа). Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

испытаний (образцов, систем, технологий);

выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

нарушения установленных правил;

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т. д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание — составлен комиссией — председатель — члены комиссии — присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта — договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/isd9.html — 1#1

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

В Приложении № 6 представлен акт приема-передачи ПК из отдела рекламы в планово-экономический отдел ООО «ДОМСТРОЙ». Данный акт составлен с нарушениями: в акте не указаны должности членов комиссии, не указано необходимое количество экземпляров акта.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

В Приложении № 7 представлено информационное письмо Генеральному директору ООО «Заря» от директора ООО «ДОМСТРОЙ». Данное письмо оформлено в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче-ски значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Эта фраза яв-ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве-сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

В Приложении № 8 представлено гарантийное письмо ООО «Заря» от ООО «ДОМСТРОЙ», оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис-пользовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки перено-сить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______№__…»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

В Приложении № 9 представлено ответное письмо директора ООО «ДОМСТРОЙ» директору ООО «Заря», оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями.

5. Организация делопроизводства

Делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

регистрируемые и нерегистрируемые документы;

входящие, исходящие и внутренние документы;

направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т. д.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами — это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Под системой хранения документов подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

В ООО «ДОМСТРОЙ» организацией делопроизводства занимается секретарь-референт директора. Основной ее задачей является обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормативами. Организационную форму делопроизводства ООО «ДОМСТРОЙ» можно отнести к разряду традиционных с использованием автоматизированных средств.

Заключение

В данной работе были рассмотрены основные вопросы, связанные с документированием в организации.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.