Документооборот в отделе персонала организации

Выпускная квалификационная работа

Документооборот в отделе персонала организации

персонал кадровый приказ документ С каждым годом Россия все больше вливается в цивилизованную мировую экономику. Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии.

Актуальность темы

обусловлена тем, что значение отдела персонала в организациях в наше время возросло.

В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы отдела персонала.

В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками отдела персонала.

Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы отдел персонала работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в отделе персонала.

Выбранная тема, является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой.

Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема управления персоналом находится в центре внимание не только специалистов по подбору персонала и специалистов по кадрам, но и всего административно — управленческого персонала в целом. Среди российских авторов следует выделить работы авторов Ермоленко В. В., Вялова Л. М., Шекшня С. В., Кибанова А. Я. В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как:

— использование инновационных методов для анализа хода реализации стратегии управления персоналом;

— выявление причин низкого качества управленческих решений на предприятиях;

— роль контроллинга на всех этапах процесса управления персоналом на предприятиях.

Это и определило объект и предмет исследования, а также его цель и задачи.

Целью исследования является документооборот в отделе персонала.

Исходя из цели работы, необходимо выделить проблемы документооборота управления персоналом и предложить решение этих проблем.

1) Провести исследование содержаний функций отдела персонала.

2) Провести анализ документации отдела персонала и кадрового делопроизводства.

3) Проанализировать состав и содержание кадровой документации в отделе персонала.

4) Исследовать состояние делопроизводства в отделе персонала на примере ОАО «Хладокомбинат».

5) Разработать организационно-методический проект развития кадрового делопроизводства в отделе персонала.

Предмет исследования — документооборот в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».

Объект исследования — кадровое делопроизводство в отделе персонала.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления персоналом на предприятиях в условиях повсеместной глобализации рынков и структуры промышленности, сдвигами в архитектуре рабочих мест и демографией рабочей силы, ориентацией на высокие доходы собственников, быстрыми и непрерывными организационными и технологическими изменениями на предприятиях.

Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.

Работа состоит из титульного листа, реферата, содержания, введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, таблицы, приложения.

Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников, а также таблицу и приложение.

В первом разделе проводится исследование сущности и содержание функций отдела персонала.

Во втором разделе анализируется кадровое делопроизводство и содержание кадровой документации в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».

В третьем разделе разрабатываются методы повышения эффективности системы управления персоналом ОАО «Хладокомбинат».

В заключении изложены основные выводы и перечислены результаты исследования.

1. Сущность, структура и содержание функций отдела персонала

Персонал — основной штатный состав работников организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно — хозяйственные функции.

Персонал — наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является «одушевлённым», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределённа.

Практически любая организация испытывает потребность в персонале, на которую влияют различные факторы: рыночные, технологические, квалификационные, организационные, социальные и проч.

Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии. [1, с. 12]

Предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, что требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников. Опыт зарубежных фирм показывает, что успех сопутствует тем компаниям, которые ориентируются на перспективу инновационного управления трудом. Ведущие корпорации предлагают работникам взамен стабильности занятости, вознаграждения и жестких организационных структур создание условий для расширения знаний, повышения квалификации, непрерывного самосовершенствования, расширение полномочий работников в принятии хозяйственных решений. Это означает поворот менеджмента к формированию новых моральных ценностей, разделяемых всем персоналом фирмы.

Переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом.

Персонал является важнейшей частью предприятия и имеет сложную взаимосвязанную структуру.

1) Организационная структура персонала — состав и соподчинённость взаимосвязанных звеньев управления.

В теории управления различают несколько видов организационных структур управления, к основным из которых относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная и матричная.

Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь он подчиняется только одному вышестоящему руководителю.

Функциональная структураоснована на разделении функций между структурными подразделении (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений. Она предусматривает подчинение одного работника сразу нескольким вышестоящим руководителям, реализующим свои функции.

Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними.

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов) стоящих пред предприятием, для выполнения которых выделяются специальные руководители.

2) Функциональная структура — отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Использование теории классификации позволяет обоснованно разделить управленческие процессы на отдельные элементы и выделить группообразующие признаки.

Функция управления — особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку.

Комплекс задач — часть функций управления, выделяемая по признаку основных функций управления.

Задача управления — совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических средств, результатом выполнения которых является принятие управленческого решения.

Операция управления — совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определённого набора технических средств.

3) Ролевая структура — характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуации.

Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе.

Поведенческие ролихарактеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе.

Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирования, наблюдения.

4) Социальная структура — характеризует трудовой коллектив по социальным показателям (пол, возраст, профессия).

Наиболее полной является социальная структура коллектива, сгруппированная по 12 признакам: пол, возраст, стаж работы, образование и так далее. Руководитель предприятия должен располагать по возможности полной социальной структурой коллектива для принятия стратегических решений по развитию предприятия, совершенствованию системы управления и эффективному управлению персоналом.

5) Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы [2, с. 52−72].

Принимая во внимание вышеперечисленное, мы можем сделать вывод, что каждое предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, а это требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников для нормального функционирования в современной рыночной экономике.

1.1 Анализ содержания функций персонала

Производственный коллектив, как первичная ячейка общества выполняет две взаимосвязанные функции: экономическую и социальную.

Экономическая функция заключается в том, что коллектив осуществляет совместную трудовую деятельность на предприятии, в результате которой создаются ценности. Экономическая функция является ведущей в деятельности персонала организации.

Социальная функция заключается в удовлетворении социальных потребностей членов коллектива, которые выражаются в возможности трудиться, получать материальное вознаграждение, общаться с членами коллектива, получать признание; участвовать в управлении, общественной деятельности и тому подобное.

Расстановка персонала обеспечивает эффективное замещение рабочих мест исходя из результатов комплексной оценки, плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала. Научно обоснованная расстановка кадров предусматривает:

Планирование служебной карьерыосуществляется исходя из результатов оценки потенциала и индивидуального вклада, возраста работников, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест.

Условия и оплата труда. Определяются в контракте размеры гарантированной оплаты и премиальные, оснащение рабочего места, социальные блага и гарантии.

Планомерное движение кадров. Повышение, перемещение, понижение и увольнение кадров производится в зависимости от результатов оценки работников и соответствия условий оплаты труда их жизненным интересам.

Исходными данными для расстановки персонала являются:

1) модели служебной карьеры;

2) философия предприятия;

3) Кодекс законов о труде;

4) материалы аттестационной комиссии;

5) трудовой договор сотрудника;

6) штатное расписание;

7) должностные инструкции;

8) личные дела сотрудников;

9) Положение об оплате труда;

10) Положение о расстановке кадров [3, с. 18].

Исходя из этих данных мы можем сделать вывод, что расстановка персонала является одним из важнейших этапов кадровой работы и включает в себя три взаимосвязанные задачи:

— планирование служебной карьеры, исходя из оценки потенциала работника и его личных намерений;

— определение условий и оплаты труда работника и заключение с ним контракта;

— обеспечение движения кадров в системе управления (повышение, понижение, выбытие).

В итоге все вакантные рабочие места на предприятии должны быть заняты с учётом личных пожеланий работников и их плановой карьеры.

1.2 Основы деятельности отдела персонала

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение об отделе персонала должно состоять из следующих разделов:

— общие положения;

— задачи;

— структура;

— функции;

— взаимоотношения с другими подразделениями;

— права;

— обязанности;

— ответственность [2, с. 88]

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

— самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

— выполнение функций отдела персонала отдельным сотрудником организации;

— выполнение функций отдела персонала по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности отдела персонала заключаются в следующем:

— разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

— оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

— учет личного состава;

— хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

— контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

— изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

— анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;

— создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

— работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;

— подготовка и систематизация материалов для аттестационной

комиссии;

— подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;

— принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

— организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

— ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации отдел персонала получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т. п.

Из отдела персонала в подразделения направляются:

— сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

— копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

— копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

— сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т. п.

В свою очередь, отдел персонала представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п. [4, с. 96].

Отдел персонала, как правило, наделен следующими полномочиями:

— требовать от всех подразделений организации представления необходимых для его работы материалов;

— принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

— взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

— требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров [5, с. 112].

Таким образом, мы понимаем, что Положение об отделе персонала является необходимой составляющей работы отдела персонала, так как четко устанавливает ответственность начальника отдела персонала за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.3 Должностная инструкция начальника отдела персонала

Что касается должностной инструкции работника отдела персонала, то она, как и любая другая должностная инструкция, должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями начальника отдела персонала являются:

— руководство работой отдела;

— обеспечение выполнения работ;

— разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

— обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

— проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

— обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

— создание условий для повышения квалификации персонала;

— контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

— внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

— обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела персонала должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

— нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

— основы экономики, организации труда и управления;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

В полноценном отделе персонала средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие [2, с. 153].

Принимая во внимание все эти данные, мы можем сделать следующий вывод, что начальник отдела персонала должен не просто соответствовать всем основным разделам должностной инструкции, но и окружить себя сильной командой профессионалов в своей сфере деятельности.

1.4 Учет и регистрация массивов кадровых документов

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием — запись — фиксация информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011−93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299 (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

Необходимо отметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Локальные нормативные акты, связанные с управлением персонала — составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В ОКУД эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Таким образом, мы установили, что персонал это наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является «одушевлённым», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределённа.

Переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом.

Расстановка персонала обеспечивает эффективное замещение рабочих мест исходя из результатов комплексной оценки, плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала. Научно обоснованная расстановка кадров предусматривает:

Планирование служебной карьерыосуществляется исходя из результатов оценки потенциала и индивидуального вклада, возраста работников, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест.

В полноценном отделе персонала средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

Также необходимо заметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности [7, с. 115].

2. Кадровое делопроизводство в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат»

ОАО «Хладокомбинат» является открытым акционерным обществом.

Отдел персонала ОАО «Хладокомбинат» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно генеральному директору. Его работа регламентируется Положением об отделе персонала, а функции, права и обязанности специалистов по кадрам прописаны в должностных инструкциях.

В своей деятельности отдел руководствуется Уставом, Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.

Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела персонала ОАО «Хладокомбинат». Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

— издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т. д.);

— оформление, учет и хранение трудовых книжек;

— формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

— ведение учета представления ежегодных отпусков;

— подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;

— подготовка статистических отчетов;

— обеспечение руководства комбината необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

— ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в ОАО «Хладокомбинат»;

При осуществлении этих функций отдел персонала комбината взаимодействует с другими структурными подразделениями:

— юридическим отделом;

— бухгалтерией;

— финансово-экономическим отделом;

— службой охраны;

— канцелярией.

К примеру, канцелярия занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями комбината (рассылка копий документов по подразделениям, передача информации и т. д.).

Секретарь на месте собирает необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультирует сотрудников по соответствующим вопросам, а так же отвечает на запросы отдела персонала.

В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии отдел персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т. п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, отдел персонала представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п.

Таким образом, мы можем судить о полноценном развитии документооборота в отделе персонала, о четком выполнении специалистами структурных подразделений своих обязанностей.

2.1 Организационная структура персонала ОАО «Хладокомбинат»

ОАО «Хладокомбинат» имеет линейно-функциональную структуру персонала.

Во главе всего персонала находится — Генеральный директор. У него в подчинении находятся заместители, у заместителей в подчинении находятся начальники подразделений, специалисты и рабочий персонал данной организации. Таким образом, организационная структура персонала комбината основана на соблюдении единоначалия, линейно-функционального построения подразделений и распределения функций управления между ними.

Социальная структура персонала ОАО «Хладокомбинат». Как мы уже писали, социальная структура персонала представляет собой его классификацию по таким признакам как пол, возраст, профессия, стаж работы и так далее.

Рассмотрим организационную форму осуществления кадровой работы в ОАО «Хладокомбинат»:

— самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением Генеральному директору;

— выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам отдела;

— ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на начальника отдела;

На данный момент на фабрике работают 250 человек, из них 140 женщин и 110 мужчин, каждый из них выполняет свою работу в соответствии сосвоей должностью и ставкой, которые регламентируются штатным расписанием.

Средний возраст работающего на комбинате персонала составляет 42 года, а средний стаж работников — 8 лет. Самому пожилому человеку, работающему на «Хладокомбинате», 69 лет, а самому молодому — 18 лет.

Все работники должны выполнять свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

С помощью этих данных перед нами возникает практически полная социальная структура персонала.

Таким образом, при управлении организационными процессами ОАО «Хладокомбинат» задействована линейно-функциональная структура, когда начальники структурных подразделений подчиняются генеральному директору, при этом четко распределяя функции управления и должностные обязанности между собой.

Штатная структура предприятия.

В структуре ОАО «Хладокомбинат» есть 14 подразделений — административно-управленческий персонал, отдел персонала, бухгалтерия, служба охраны, отдел снабжения, лаборатория, энергоучасток, технический участок, ремонтный участок, цех мороженого (фризеро-фасовочное подразделение, вафельный участок, аппаратный участок, вспомогательный участок, склад готовой продукции) и другие.

Размеры должностных тарифов определяются в соответствии с разрядом работника.

Таблица 1 — Должностные тарифы сотрудников ОАО «Хладокомбинат»

На основании этих данных мы можем сделать вывод, что тарифная сетка на комбинате ежегодно возрастает.

Ознакомившись со структурой ОАО «Хладокомбинат», мы можем сделать вывод, что предприятие имеет линейно-функциональную структуру персонала. Таким образом, организационная структура персонала комбината основана на соблюдении единоначалия, линейно-функционального построения подразделений и распределения функций управления между ними.

2.2 Номенклатура дел отдела персонала

Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела персонала составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т. д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

— название организации или структурного подразделения (автор документа);

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1.». «т. 2» и т. д. [3, 54 с.].

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ОАО «Хладокомбинат» включает в себя следующие разделы:

1) Основания к приказам по личному составу.

2) Положение об отделе персонала.

3) Должностные инструкции сотрудников

4) Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.

5) Личные дела сотрудников.

6) Заявления о приеме на работу по совместительству.

7) Графики отпусков, заявления на отпуск.

8) Трудовые книжки сотрудников.

9) Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

10) Документы для служебного пользования.

11) Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.

12) Описи на дела, сданные в архив.

13) Акты об уничтожении дел.

А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел ОАО «Хладокомбинат», можно сделать вывод о деятельности отдела персонала в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются специалистами по кадрам, но и непосредственно являются основой их работы. Сотрудники отдела персонала занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Для упрощения работы с документами на комбинате используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в программе 1С: 8.2 ЗУП. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела персонала способствует система под названием «Перечень». Эта система позволяет ускорить процесс сдачи специализированных отчетов в пенсионный фонд России по спискам льготных профессий и упорядочивает хранение данных.

Система 1С предоставляет работникам отдела персонала следующие возможности:

— оперативный доступ к информации о кадровом составе;

— получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека;

— подготовка и издание приказов;

— изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях;

— подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов;

— все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Эта современная автоматизированная система обеспечивает эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом.

Изучив основные положения номенклатуры дел ОАО «Хладокомбинат», можно сделать вывод о деятельности отдела персонала в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются специалистами по кадрам, но и непосредственно являются основой их работы. Сотрудники отдела персонала занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

2.3 Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность отдела персонала и документов по учету и регистрации

Основное назначение кадровой документации в ОАО «Хладокомбинат» — придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам больницы гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К документам регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров относится документация по личному составу. Они создаются в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. К этому виду документации относятся:

— распорядительные документы,

— документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

— информационно — расчетные документы;

— официальная внутренняя переписка;

— журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие [3, 154 с.].

Распорядительные документы.

Так же работа комбината была бы невозможна без распорядительных документов. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения генерального директора. С их помощью генеральный директор осуществляет полномочия по управлению комбинатом, предусмотренные уставом.

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность комбината в целом, к работе отдела персонала они относятся только косвенно. Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). В неё входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудниковкомбината. Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. К таким документам относятся:

— трудовая книжка,

— трудовой договор,

— справка о трудовой деятельности,

— копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение, как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки [6, 142 с.].

Информационно-расчетные документы ведутся отделом персонала для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся:

— личная карточка работника;

— штатное расписание;

— табель учета рабочего времени;

— личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет на имягенерального директора представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами комбината и руководством [6, 164 с.].

Важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

Отдел персонала в ОАО «Хладокомбинат» ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

— №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (приложение 1);

— №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

— №Т-2 «Личная карточка работника»;

— №Т-3 «Штатное расписание»;

— №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

— №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

— №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

— №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (приложение 3);

— №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

— №Т-7 «График отпусков»;

— №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (приложение 2);

— №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

— №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

— №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

— №Т-10 «Командировочное удостоверение»;

— №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку»;

— №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

— №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

Журналы учета и контроля. Регистрационные журналы (книги) ведутся на комбинате для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

— журнал регистрации трудовых договоров;

— журнал регистрации оснований к личным приказам;

— журнал регистрации личных приказов;

— журнал регистрации оснований к приказам о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);

— журнал регистрации приказов о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);

— журнал регистрации приказов о командировках работников;

— журнал регистрации командировочных удостоверений;

— журнал регистрации локальных нормативных актов;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

— журнал выдачи справок по личному составу;

— журнал учета больничных листов;

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой больницей.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой больницей по своему усмотрению.

Исходя из вышеперечисленного мы можем сделать следующие выводы:

— вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам больницы гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом;

— максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений:

— важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

— для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.

2.4 Приказы по личному составу порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов главного врача по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в учреждении.

К документации по личному составу относятся в частности:

1) трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;

2) приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки формы №Т-2;

5) личные дела;

6) лицевые счета по заработной плате.

Приказами по личному составу документально оформляются:

— прием, перевод на другую работу, увольнение;

— изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

— установление размеров оплаты труда;

— предоставление отпусков;

— командирование сотрудников;

— наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т. д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя учреждения), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются резолюция главного врача и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности учреждения. Кадровые приказы начинаются со слов: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить отпуск и т. д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу…», «О переводе на другую работу…», «О поощрении…» и т. п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:

— при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т. п.;

— при увольнении — причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

— при предоставлении отпуска — его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

— при переводе на другую работу — вид перевода (если временный — продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

— при поощрении или дисциплинарном взыскании — причина и вид поощрения или взыскания;

— при командировании — дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются (согласовано) юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.