Темы в прикрепленном файле

Сегодня, основные ведомства сформулировали требования к электронным документам сформированы следующими организациями:

Федеральной налоговой службой РФ; - Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии;

таможенной службой;

социального страхования, Пенсионным фондом РФ; - Федеральной службой государственной статистики;

др. В качестве препятствий к развитию систем автоматизированного документооборота, необходимо назвать причины вызванные: — большим разнообразием ведомственных требований к электронныму документообороту;

количествомобоюдных соглашений, которые осуществляют различные ведомства;

количеством ведомственных классификаторов и систем кодирования информации. Задачей на современном этапе является: — внедрение единых требований к электронным сообщениям при межведомственном документообороте;

единых требований к межведомственному взаимодействию В качестве 3-ей тенденции развития систем автоматизации документооборота начиная от информационно-справочной системы к юридическим системам. В качестве исторического развития эта тенденция характеризуется: — информационными системами, которые выполняли функции информационно-справочных систем;

значимостью, которая требовала отналичиебумажных документов с ручной подписью, и заверенной «мокрой» печатью. Настоящее время характеризуется: — созданием государственных информационных ресурсов и информационных систем во всех направлениях деятельности;

нескольких миллионов сертификатов цифровых подписей в соответствии с Федеральным законом № 1-ФЗ от 2002 г., а затем принятием нового Федерального закона «Об электронной подписи», который расширяет круг электронных сообщений. Однако, цифровая подпись может быть применена лишь в некоторых областях. Сегодня, выдавая сертификат цифровой подписи необходимо иметь ввиду, что сфера его применения существенно ограничена и современная цифровая подпись не может быть применена как универсальная подпись любого типа документов. Таким образом, юридически значимый документооборот должен поддерживать интеграцию на базе открытых протоколов информационного обмена с системами, которыми пользуются третьи лица. В качестве 4-ой тенденций развития системы автоматизированного документооборота указывается путь начиная от управления неструктурированными объектами к управлению высокоструктурированным контентом. В качестве исторического развития необходимо указать одну особенность, связанную, что использование электронных документов в качестве артефактовс неопределимым контентом. В системах автоматизации документооборота фиксируетсялишь метаинформация в виде карточек документов, а сами документы в графическом виде прикрепляются в системе. Сегодня при переходек безбумажному обороту происходит частичное распознавание содержания документов, за счет распознавания образов документов, и реализации текстовой индексации по контенту документов. Все более широкое распространение получают формы документов в виде таблиц, содержание которых представлено в виде пар: «наименование поля» — «значение поля». Содержание таких документов более пригодно для автоматизированной обработки. За счет совершенствования технологии цифровой подписи и безбумажного документооборота, большее количество документов используются электронном виде На современном этапе стоят насущные задачи обусловленные: — необходимостью широкого использования формы документов, которые предназначены для дальнейшей машинной обработки — необходимостью использования.

Единой системы классификации и кодирования информации: на всех этапах жизненного цикла документов. В качестве 5-ой тенденции развития системы автоматизации документооборота указывается путь от «вертикальных» директивных поручений, к «горизонтальному» регламентированному рабочему взаимодействию В качестве исторически сложившихся тенденций необходимо отметить, тот факт, что: — системы документооборота выполняли и выполняют одну из ключевых задач документационного обеспечения управления — «контроль исполнения поручений» Сегодня реализуются принципы «процессного подхода» (ИСО 9000, режим «одного окна»), которые регламентируют деятельность сотрудников компаний и служат основой для разработки регламентов: исполнения функций и оказания услуг. Документооборот по рабочим вопросам между «начальниками» и «подчиненными» минимизируется. Принцип управления «поручение и контроль исполнения поручений» — замещается новым принципом управления «разработка регламента и контроль исполнения регламента» На современном этапе актуальной задачей являются задачи: — автоматизации исполнения регламентов разных уровней: регламентов оказания услуг, регламентов исполнения функций, регламентов взаимодействия, служебных регламентов;

— повышать зрелости управления в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Среди основных проблем в области автоматизации документооборота компаний большинство специалистов выделяют следующие пробелмыпроблема не полной реализации приема документов в электронном виде;

— проблема распознавания реквизитов электронного документа при хранении;

— проблема аутентификации пользователей;

— проблема качественной маршрутизации документов;

— проблема необходимости поддержки двух форм документов — &# 171;бумажной" и «электронной». Проблема приема документов в электронном виде. В современных условиях программные системы автоматизации документооборота не могут быть ориентированы на использование бумажного документооборота, который в большинстве случаев может ограничиться только задействованием атрибутной информацией документа и его структурой. Современные программные решения должны позволять проводить работу непосредственно с электронными документами. Так, во многих автоматизированных системах с учетной информацией о документе или его карточкой, может быть поставлено в соответствие любое количество информационных файлов. Еще одной задачей при реализации электронного приема документов, является то, что во многих организациях сегодня документы приходят по электронной почте или по факсу. Таким образом, современная автоматизированная система должна сервисные функции для ввода в нее документов, присланных по разным каналам, связи как в бумажном так и электронном виде. Второй проблемой современных систем документооборота является возможность выделения атрибутов документов для обеспечения эффективного хранения, а случае необходимости и поиска документов.

Таким образом, эффективная автоматизированная система должна иметь требуемые сервисные функции, позволяющие хранить, осуществлять поиск и разделять права различным документам, которые храниться в электронном виде. Автоматизированные системы документооборота должны располагать собственными хранилищами, позволяющими производить манипуляции с документами, которые могут храниться в других системах, используя стандарт ODMA (OpenDocumentManagement API), причем под ODMA, рассматривается в качестве стандартизованного программного интерфейса, с помощью которого осуществляется доступ к документам. Третьей проблемой автоматизации документооборота является возможность обеспечения требуемого уровня маршрутизации перемещения документов в системах документооборота. Автоматизированные системы документооборота организуют функционирование всех служащих организации на всех стадиях обработки документов. Эти задачи обуславливают необходимость качественной реализации механизма маршрутизации каждого документа, с учетов определенных ролей персонала. Для этого необходимо поддержка многошаговой параллельно-последовательной маршрутизации на основе учета структуры организации и отведенных ролей пользователей на всех этапах отработки документов. При переходе персонала к работе с документами в электронном виде возникает проблема аутентификации пользователей.

ЛИТЕРАТУРА

Базы данных: модели, разработка, реализация / Карпова Т.- СПб.: Питер, 2010. — 304с. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс; Издание 8-е, перераб. и доп.,.

2011. — 320 c. Бертяков А. Автоматизация документооборота.

Финансы и статистика., 2010.

Глушаков С.В.,. Базы данных .- Х.: Фолио, 2010. — 504 с. Турчин С. Обзор АСУП для малого бизнеса. Функциональные особенности // Компьютерное обозрение № 17 (286), 2011. с.

22−27. // www. ITC-UA.COMГромов Е.С., Баканов М. В., Печерских И. А. Компьютерное делопроизводство. Учебно-справочное пособие. — КТИПП, 2010.

Макарова Н.В., Николайчук Г. С., Титова Ю. Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. — СПб.: Питер, 2007. ГОСТ Р 6.30−2003.

Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Технологии организации, хранения и обработки данных: Е. А. Левчук — Санкт-Петербург, Вышэйшая школа, 2005 г.- 240 с. Галатенко В. Информационная безопасность // Открытые системы- 2012.