Это обуславливается тем, что перечисленные лица в силу своего служебного положения автоматически уже получили доступ к документам на стадии их подготовки, а также тем, что с поручением, которое содержится в распорядительном документе, исполнитель должен быть обязательно ознакомлен, чтобы знать, что ему поручено, поэтому оформление дополнительного доступа свой смысл утрачивает.
Вследствие того что система доступа к конфиденциальным документам в себе содержит существенное количество правовых положений, а нарушение ее требований, которое приводит, как правило, к разглашению конфиденциальной информации, за собой влечет гражданско-правовую, дисциплинарную и в некоторых случаях уголовную ответственность лиц, то ее необходимо закреплять в особом нормативном документе, который чаще всего называется «Положение о системе доступа к конфиденциальным документам».
Следует обозначить некоторые разделы, которые входят в указанный документ:
1.Общие положения.
2. Полномочия должностных лиц по разрешению доступа к конфиденциальной документации.
3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной документации.
Положение подписывается разработчиками, визируется всеми лицами, которые имеют право давать разрешение на доступ к конфиденциальной документации, и утверждается приказом руководителя организации.
Согласно утвержденному Положению о системе доступа к конфиденциальной документации после учета документов совершается их рассмотрение и передача для исполнения.
При большом объеме поступающих документов является целесообразным осуществлять их предварительное распределение по уровням принятия по ним решений. С данной целью разрабатывается Перечень поступивших документов, которые направляются на исполнение без рассмотрения руководителем организации. В данном перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управлении. В перечень включаются определенные наименования поступающих документов, которые, как правило, имеют повторяющийся и типовой характер, адресуются заместителям руководителя организации, непосредственно исполнителям или руководителям подразделений без рассмотрения данных документов руководителем организации.
При подготовке перечня является необходимым учитывать требования Положения о системе доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.
Перечень вводится в действие приказом руководителя организации. Перечень дает возможность сократить время движения и путь документов до их непосредственного исполнителя, а соответственно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей разного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут решаться непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на обработку, исполнение и рассмотрение документов, обеспечить исполнение требований системы доступа к поступившим документам.
Поступившие документы, не включенные в перечень, а также изданные документы и документы выделенного хранения, которые подлежат рассмотрению непосредственно руководителем организации, передаются ему под подпись в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциально делопроизводства, несущего за их учет ответственность.
Заключение
.
Таким образом, можно сделать следующие выводы.
Организация работы с конфиденциальной информацией должна базироваться на основе таких принципов, как наличие разрешительной системы доступа к конфиденциальной документации, исключение к конфиденциальным документам несанкционированного доступа, целенаправленное регулирование процессов движения конфиденциальной документации, фиксированной их передачи, ответственность за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправку и др.
При поступлении в компанию документа, содержащего гриф конфиденциальной информации, он должен быть передан секретарю-референту зарегистрирован, а затем руководителю, который определяет по этому документу непосредственного исполнителя, имеющего допуск к данной категории документов, и адресует ему документ. При отправлении документа есть свои нюансы, к примеру, отправка конфиденциальных документов в другие организации осуществляется в светонепроницаемых конвертах, а если одному адресату направлены несколько документов, то они могут быть помещены в один пакет, заклеиваемый силикатным клеем и прошиватый крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов.
Все документы, в которых содержится конфиденциальная информация, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, ящиках или столах, а если документы составляют коммерческую тайну — в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться.
Каждая выдача документов конфиденциального характера сотруднику, имеющему разрешительный доступ к документу, регистрируется, помимо этого, проверяется порядок работы с ними.
Конфиденциальные документы, которые утратили свое практическое значение, подлежат уничтожению. Бумажные документы уничтожаются посредством дробления, сожжения, превращения в бесформенную массу, а фотографические и магнитные носители уничтожаются расплавлением, дроблением, сожжением и др.
Конфиденциальные документы являются документами ограниченного доступа. Для этого создается система доступа к конфиденциальной документации, целью которой является предоставление доступа к конфиденциальным документам лишь лицам, которые имеют оформленный допуск к соответствующему виду тайн и дают письменное обязательство о неразглашении ставших известными им конфиденциальных данных. Допуск к соответствующему виду тайны выступает основанием для доступа к определенным документам в рамках данного вида тайны. Доступ к конфиденциальной документации должен быть правомерным и обоснованным, необходимо его оформлять письменно по любому определенному конфиденциальному документу.
Список использованных источников
.
Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации [от 30.
12.2001 г. № 195-ФЗ (с изм. от 30.
12.2015)] // Собрание законодательства Рос. Федерации. — 2001. — № 8. — Ст. 19.35−19.
36. [Электронный ресурс]. — Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
Федеральный закон № 3-ФЗ от 07.
02.2011 «О полиции» (с изм. от 03.
07.2016) [Электронный ресурс]. — Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
Федеральный закон N 44-ФЗ от 02.
04.2014 «Об участии граждан в охране общественного порядка» [Электронный ресурс]. — Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
Федеральный закон № 70-ФЗ от 02.
04.2014 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам участия граждан в охране общественного порядка» [Электронный ресурс]. — Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
Приказ МВД России от 10.
01.2012 N 8 (ред. от 20.
04.2015) «Об утверждении Инструкции по организации деятельности внештатных сотрудников полиции» [Электронный ресурс]. — Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс».
Агапов А. Б. Административное право: учебник / А. Б.
Агапов. — 9-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2016. — 937 с.
Зеленцов А. Б.
Административная деятельность ОВД: учебник для вузов / под ред. М. В. Костенникова, А.
В. Куракина. — М.
: Издательство Юрайт, 2015. — 521 с.
Административное право России: учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. / Отв. ред. Л. Л. Попов.
— М.: Проспект, 2015. — 560 с.
Гуценко К. Ф. Правоохранительные органы: учебник /К.Ф. Гуценко. — М.: Кнорус, 2014. — 436 с.
Дубровин А. К. Правовой статус сотрудника полиции: теоретико-правовой аспект // Российская юстиция. -2011. — № 12. — С. 61−63.
Егорышев С.В., Егорышева Н. В. Из истории взаимодействия правоохранительных органов с институтами гражданского общества и населением в Российской Федерации // Российский следователь. — 2016. № 9. — С. 47.
Кононов П. И. Административное право России: учебник / П. И. Кононов. — М.: Издательство Юрайт, 2014. — 648 с.
Мигачев Ю. И. Административное право Российской Федерации: учебник / Ю. И. Мигачев, Л. Л. Попов, С. В.
Тихомиров; под ред. Л. Л. Попова.
— 4-е изд., нерераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 519 с.
Параносенков П. М. Правовые основы деятельности полиции Российской Федерации // Административное право и процесс. — 2012. — №.
5. — С. 68−70.
Кирсанова М.В., Аксёнов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие — 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. — 146 с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. — М: Инфра-М, 2014. — 134 с.
Кирсанова М.В., Аксёнов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие — 6 изд., испр., доп. М.: Инфра-М, 2013. — 148 с.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. — М.: Юрайт, 2013. — 276 с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. — М: Инфра-М, 2014. — 136 с.
Анодина Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. — М.: Омега-Л, 2014. — 113 с.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. — М.: Юрайт, 2013. — 277 с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. — 11-е изд., перераб., доп. — М.: Академия, 2014. — 185 с.
