В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утверждённой структурой Компании.
8.
1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Компании, справочные и контрольные базы данных.
8.
1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.
1.10. Графы номенклатуры дел Компании и структурных подразделений Компании заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Компании цифрового обозначения структурного подразделения Компании и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Компании. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 20−13.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен чётко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
— название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
— название Компании, и ее структурного подразделения;
— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
— краткое содержание документа дела;
— название территории, с которой связано содержание документов дела;
— дата (период), к которым относятся документы дела;
— указание на наличие копий документов в деле.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).
Например:
«Документы о проведении тематических проверок (планы, отчёты, акты, протоколы, справки и др.)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
«Переписка с ФССН по вопросам страховой деятельности».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчёты).
Например:
«Годовые отчёты Компании о работе автотранспорта».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т. д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все уточнения и изменения должны быть доведены до сведения Службы документационного обеспечения.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня документов.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.
8.
1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.
1.12. По окончании календарного года делопроизводителем структурного подразделения Компании производится подсчет заведенных дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Служба документационного обеспечения, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.
8.
2. Формирование и оформление дел.
8.
2.1. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.
8.
2.2. Дела Компании формируются как централизованно, так и децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях Компании. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений Компании.
8.
2.3. Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
8.
2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;
— в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
— распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
— документы собраний (заседаний) группируются в дела: протоколы, решения и документы к заседаниям;
— уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
— приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
— приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело;
— утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
— дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.
Систематизация документов внутри дела.
8.
2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
Обращения граждан по вопросам деятельности Компании и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ — ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Оформление дела.
8.
2.6. Дела в структурном подразделении Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению — включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится делопроизводителями соответствующих структурных подразделений Компании, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем заведующего архивом (или лица, ответственного за ведение архива) Компании.
8.
2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
— оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
— нумерацию листов в деле;
— составление листа — заверителя дела;
— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
— подшивку и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа — заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).
Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Компании.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Компании чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утверждённых органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.
2.8. Для документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.
3. Организация оперативного хранения документов.
8.
3.1. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях Компании в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут делопроизводители и руководители структурных подразделений Компании.
До передачи документов делопроизводителям ответственность за их сохранность несут те работники, у которых они находятся или которым они переданы.
8.
3.2. Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
8.
3.3. Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
8.
3.4. Делопроизводитель структурного подразделения Компании должен иметь у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в архиве данного структурного подразделения Компании, и описи дел, сданных на хранение в архив Компании.
8.
3.5. Документы структурного подразделения Компании могут выдаваться делопроизводителем во временное пользование работникам Компании под расписку на срок не более одного месяца.
Запрещается брать документы из дел структурного подразделения Компании без уведомления руководителя структурного подразделения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производится правоохранительными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением Генерального директора Компании и с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков писем.
9.
1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов Порядок изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов Общества регулируется Положением о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов и других аналогичных изделий в ООО «Что делать Консалт».
9.
2. Учет, хранение и использование бланков писем:
Выдача бланков писем структурным подразделениям производится хозяйственным отделом из Административно-хозяйственного Департамента согласно, сделанной заявки.
9.
3.Заявка на выдачу бланков подписывается начальником структурного подразделения и визируется в Службе безопасности и режима, после отчета за использование ранее полученных бланков.
9.
4. Бланки должны храниться в закрывающихся шкафах.
9.
5. Ответственность за получение, хранение и правильное использование бланков писем несут руководители структурных подразделений.
9.
6. Учет, выдача и хранение бланков в структурных подразделениях возложены на ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
10. Особенности работы с электронными документами.
10.
1. Инструкция по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
10.
2.Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются отделом делопроизводства Компании.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Общества реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
10.
3.Инструкция по делопроизводству предусматривает, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
10.
4.Для подтверждения подлинности электронных документов в Компании используются электронные цифровые подписи.
10.
5.Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
10.
6.При получении электронных документов от других органов власти или организаций отдел делопроизводства Компании осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в Компании, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Компании в соответствии с Правилами делопроизводства в компании используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Наименование сведений о документе Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку 1. Адресант Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) 2. Адресат Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ В соответствии с реквизитом «Подпись» 4. Вид документа В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа 5. Дата документа В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует 6.
Номер документа В соответствии с номером, присвоенным документу автором 7. Дата поступления документа Дата, указанная в отметке о поступлении входящем штампе) 8. Входящий номер документа Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите 10. Наименование текста Краткое содержание документа (заголовок к тексту) 11. Индекс дела Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа 12. Сведения о переадресации документа На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») 13. Количество листов основного документа Количество листов основного документа 14. Количество приложений Количество приложений 15. Общее количество листов приложений Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения 17.
Должность, фамилия и инициалы исполнителя Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).
10.
7. Инструкция по делопроизводству предусматривает включение в систему электронного документооборота Компании дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
10.
8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Компании. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
10.
9.Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Компании. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
10.
10.Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
10.
11.Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Компании программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
10.
12. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем вуза, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
10.
13.Поступившие из структурных подразделений в архив Компании электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
Приложение 9.
Правильно оформленный приказ по основной деятельности.
Приложение 10.
Правильно оформленное служебное письмо Приложение 11.
Образец нового общего бланка.
Приложение 12.
Образец нового акта приема-передачи документов.
Приложение 13.
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии ООО «Что делать Консалт» УТВЕРЖДАЮ Положение о постоянно Генеральный директор действующей экспертной комиссии ______________________И.О.Ф.
«___"_______20_г. «___"_______2016г.
1. Общие положения.
1.
1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности.
1.
2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Генеральном директоре ООО «Что делать Консалт». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Директором Учреждения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.
1.
3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется Начальником отдела кадров, в ее состав входит секретарь-референт директора государственного учреждения и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК Основными задачами ЭК являются:
2.
1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.
2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.
3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:
3.
1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.
2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.
3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
— на утверждение генерального директора учреждения: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
— совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК Экспертная комиссия имеет право:
4.
1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждение по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.
2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.
3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.
4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.
5. ЭК в лице ее председателя — начальника Департамент административно-хозяйственного обеспечения имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
5. Организация работы ЭК.
5.
1. Экспертная комиссия Учреждения работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.
5.
2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.
3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
5.
4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство госучреждения.
5.
5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии — начальника отдела кадров.
Начальник службы ДОУ ______________________ И.О.Ф.
(подпись).
