Использование лишних слов

. Однако полнота и распространенность письменного текста нс должны приводить к его избыточности. Составитель документа должен помнить, что любая официальная бумага должна быть одновременно и полной (самодостаточной), и краткой (без излишней избыточности). Приведем пример избыточности в деловом тексте: «В декабре месяце этого года на конференции собралось тридцать человек избирателей». В данном предложении можно обойтись без двух лишних слов, тогда получится: «В декабре этого года на конференции собралось тридцать избирателей».

Часто в документах встречаются следующие избыточные выражения: промышленная индустрия; форсировать ускоренными темпами; потерпеть полное фиаско; абсолютная гарантия; временная отсрочка; консенсус мнений; добавить дополнительно; предварительное предупреждение; полностью искоренить; наиболее оптимальный; отложен на позднее и многие другие.

Ошибочность данных словосочетаний не вызывает сомнений, однако они продолжают использоваться в деловой речи. Лишние слова в словосочетаниях называются плеоназмом.

• Плеоназм (от греч. pleonasmos — излишество) — частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание.

Например: памятный сувенир (сувенир — подарок на память); передовой авангард (авангард — те, кто впереди); совместное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа).

Одной из причин плеоназма является неуместное употребление иностранной лексики. Наличие плеоназмов в тексте — это неумение выразить мысль точно и лаконично. Когда мы пишем 150 рублей, нет необходимости добавлять денег (или денежных средств).

Однако оценка правильности или неправильности словоупотребления требует большой осторожности. Например, неправильно словосочетание прейскурант цен (прейскурант — это и есть перечень цен), однако вполне допустимы выражения прейскурант розничных цен, в рамках которых понятие «цены» конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно написать: своя автобиография (автобиография — описание собственной жизни), однако в определенных контекстах употребление этого словосочетания вполне оправданно: опубликовать свою {не другого человека) автобиографию. Можно указать ряд плеонастических словосочетаний, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесная избыточность: информационное сообщение, период времени, монументальный памятник, реальная действительность и др.

Особенно неблагозвучны лексические повторы, называемые тавтологией: очевидна польза от использования, следует учитывать следующие факторы, данное явление полностью проявляется в условиях.

• Тавтология — смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.

Тавтология затрудняет восприятие фразы, так как привлекает к себе излишнее внимание читающего. Поэтому одно из соседствующих однокоренных слов следует заменить: очевидна польза от применения, необходимо учитывать следующие факторы, данное явление полностью раскрывается в условиях.

Тщательный отбор каждого слова в предложении позволяет оставить в тексте только существенное, исключив ненужное, мешающее пониманию смысла.

Нарушение логико-смысловых отношений. Для документа очень важна логика изложения материала. Если автор допускает логические ошибки, то нарушаются и смысловые отношения в тексте. Логическая связь между суждениями выражается самыми разными языковыми средствами: местоимениями, союзами, союзными словами и оборотами, специальными предложениями и даже знаками препинания. По ходу составления текста необходимо соотносить значение каждого языкового средства с теми логическими отношениями, которые оно выражает.

Каковы же основные языковые средства для организации логически связного текста?

Воспользуемся таблицей, предложенной А. Н. Барыкиной в «Практическом пособии по развитию навыков письменной речи», и выделим из нее только те языковые средства, которые используются при создании письменного текста делового характера.

Таблица 9.1

Языковые средства организации логически связного текста

Окончание табл. 9.1

Выражению в тексте логических и смысловых отношений служат и определенные знаки препинания, они помогают в оформлении смыслового членения фразы, указывают на смысловые оттенки в тексте.

Знаки препинания и логике-смысловые отношения в тексте.

Запятая в ряду однородных членов должна указывать на логическую однородность перечисляемых понятий, их смысловую однотипность. Например: «Просим Вас выслать календарный план семинара, условия оплаты и размеры платы за обучение…».

Двоеточие подразумевает либо объяснительные, либо причинные отношения между частями. Например: «К письму необходимо приложить следующие документы: отчет об использовании сметы, справку об остатках средств». Двоеточие указывает на объяснительные отношения — «а именно».

Тире указывает на отношения следствия. Например: «Конференция состоится только через месяц — доклады можно присылать позднее». Вместо тире можно поставить слово «поэтому» — отношения следствия.

Скобки указывают на то, что помещенная в них информация носит вторичный, дополнительный характер по отношению к главной. Например: «Доводим до Вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций (должностных обязанностей) следует руководствоваться…»

Кавычки — знак «чужеродности» заключенных в них слов, словосочетаний и фраз в основном тексте. В кавычки обычно заключается условное название какого-либо ведомства.

Условное название

Банк «Менатеп» (условное название, которое заключено в кавычки, не связано с деятельностью данного учреждения) Колледж «Юрист».

Неусловное название

Центральный банк России (название полностью отвечает тому виду деятельности, которое осуществляет данное учреждение) Первый московский юридический колледж В одном предложении можно часто использовать сочетание различных знаков препинания. Например: «К существенным условиям договора аренды в ОАО „Экспорост“ относятся: срок {по истечении которого имущество должно быть возвращено арендодателю), возмездность {сумма арендной платы — платы за пользование), порядок внесения платежей, ответственность». В данном фрагменте из договора аренды представлены самые разные логико-смысловые отношения, выраженные с помощью знаков препинания.

Лексические ошибки. Основное количество ошибок в деловых бумагах и документах относится к лексическим. А всем хорошо известно, что смысловая точность речи прежде всего связана с правильным выбором слова. Назовем типичные лексические ошибки, встречающиеся в текстах документов, и обозначим пути их преодоления.

Неправильное использование терминов. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору-составителю документа, но и адресату. Если у автора документа возникает сомнение на этот счет, необходимо раскрыть в тексте содержание данного термина.

Широкое употребление отглагольных существительных в качестве терминов в официально-деловой речи является одной из особенностей этого стиля речи. Например, активно используются такие слова, как: проверка, приказ, исполнение, согласование, утверждение, постановление и многие другие.

В текстах документов не должны употребляться профессионально-жаргонные слова, параллельные принятым терминам, а также словам общелитературного употребления. Например, проработка вместо критика, зачистка вместо устранение, трудяги вместо трудящиеся и др. Порой любители канцелярских терминов придумывают слова, не имеющие законных прав на употребление в речи. В документах к таким словам следует относиться с большой осторожностью. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово единственным термином в данной области или оно называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в современном русском языке. Так, вместо слова подвижка следует употреблять словосочетание положительные {позитивные) изменения, вместо задумка — замысел, вместо изжитие — исключение, вместо заявка — заявление, вместо дострой — завершение строительства, вместо увязать вопрос — согласовать вопрос, вместо прописать в документе — изложить или отразить в документе и т. д.

Возникновение в деловой речи новых слов и утрата старых — явление закономерное, так как новые понятия требуют своего языкового воплощения.

Обратите внимание

Неуместны в речи новые слова, которые можно заменить общелитературными словами или уже «узаконенными» терминами.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, часть понятий устаревает, возникают новые. При решении вопроса, какой термин употребить (новый или старый), следует учитывать, как минимум, два фактора:

• • во-первых, насколько это понятие закрепилось в письменной речи;
• • во-вторых, не возникает ли двоякого толкования термина из-за его многозначности.

Для адекватного понимания текста документа очень важно употреблять слово, прочно закрепившееся в деловой письменной речи, а также использовать термины и слова с однозначным толкованием.

Обратите внимание

Если возникает сомнение в том, что термин может быть понят адресатом, то этому термину необходимо в тексте дать определение, расшифровав его словами нейтральной лексики, или заменить этот термин на общепонятное слово.

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. В настоящее время в деловой язык часто попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже давно закреплен русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить, легитимный вместо законный, консалтинг вместо консультирование и многие другие.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или иные расходы. Смысл предложения не понятен, слово «лимитируются» необходимо заменить.

Употребление в документах нескольких слов с одним и тем же значением часто затрудняет работу. В настоящее время особенно часто параллельно употребляются иностранные и русские слова: легитимный — законный, утилитарный — прикладной, превентивный — предупреждающий, репрезентативный — представитель — ный, экстраординарный — особенный, эксклюзивный — исключительный.

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Еще В. Г. Белинский писал о том, что в русскую жизнь вошло множество иностранных слов, поскольку вошло множество понятий и идей. Изобретать свои термины для выражения чужих понятий очень трудно, и этот труд редко удается. Сегодня же, с приходом компьютерных технологий и новых экономических идей, в нашу жизнь чуть ли не каждый день проникают все новые и новые иностранные слова. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Обратим внимание, насколько легко заменяются, например, данные иностранные слова: паркинг (стоянка, парковка), сейл (распродажа), кастинг (отбор), электорат (избиратели), тинэйджер (подросток), преференция (предпочтение), постер (плакат), креативный (творческий) и многие другие. В процессе развития языка одни иностранные слова укореняются, закрепляются в речи, другие остаются чуждыми русскому языку и забываются.

Обратите внимание

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения в документе недопустимо.

Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение слов-паронимов.

• Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением и сферой употребления.

Например:

гарантийный (талон) исполнительный (лист) выборный (орган) методический (совет) жилой (массив) типичный (случай) демократический (порядок) проводить (семинар) оплатить (счет) гарантированный (успех) исполнительский (талант) выборочный (материал) методичный (человек) жилищный (фонд) типовой (дом).

демократичный (руководитель) производить (продукцию) заплатить (за проезд) Часто составители документов неправильно используют многозначные глаголы-паронимы представить и предоставить. Рассмотрим некоторые из значений этих глаголов.

Глагол представить имеет значения:

• • предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы);
• • познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника);
• • ходатайствовать (представить к награде).

Глагол предоставить имеет значения:

• • отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить комнату в гостинице, предоставить материалы к аттестации);
• • дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить должность, предоставить решение вопроса коллективу);
• • разрешить действовать самостоятельно (предоставить свободу действий).

Обратите внимание Смешение паронимов в деловой документации является грубым нарушением норм литературной речи.

Ошибки в употреблении слов-синонимов. Нередко в деловых бумагах ошибочно используются синонимичные слова. Например: слова персонал и кадры, анкета и вопросник. Эти слова — синонимы, но не эквиваленты. Слова-синонимы крайне редко бывают полностью тождественны.

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким по смыслу значением. Синонимы различаются оттенками значении, лексической сочетаемостью или стилистической окраской.

При употреблении терминов-синонимов важно иметь в виду, какую сторону свойства понятия необходимо выделить в контексте. Даже такие термины-синонимы, как контракт, договор, соглашение, несколько различаются по смыслу и сфере употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре или контракте; в гражданском законодательстве заключают договоры, внешнеторговая сделка называется контракт, научно-техническое бывает сотрудничество, а тарифное — соглашение.

Слова совмещение и совместительство в общелитературном языке являются синонимами, а в языке документа это разные термины: совмещение осуществляется на основном месте работы, а совместительство возможно только в свободное от основного места работы время и на другом месте работы.

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. Можно написать: «…были удовлетворены все запросы (требования) заказчиков». В то же время слово запрос не имеет присущего слову требование значения (норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать): требования (не запрос) к качеству продукции, требования к поступающим на работу. Но в сопроводительном письме принято писать: «высылаем ответ на Ваш запрос», а не «…на Ваше требование».

Синонимичные слова дефект и недостаток различаются сферой своего употребления. Слово дефект обычно используется, но отношению к техническим изделиям (дефект машины, установки, конструкции), а слово недостаток относится прежде всего к тому, что создано природой, или к процессам и результатам деятельности (недостатки в работе, в характере).

Обратите внимание

Из двух синонимичных ключевых слов надо сначала выбрать одно, наиболее подходящее слово, и затем употреблять его на протяжении всего текста.

Таким образом, невнимание к оттенкам значений синонимов может привести к смысловой ошибке в документе. Автор текста должен избегать синонимии, особенно если речь идет о ключевых словах документа.

Неправомерное употребление устаревших слов. Употребление в тексте документа устаревших слов (архаизмов и историзмов) недопустимо, поскольку современный русский литературный язык развивается и изменяется. Многие слова в деловой речи приобретают новый смысл или заменяются на другие слова.

• Архаизмы — устаревшие слова, вытесненные синонимичными эквивалентами.

Приведем в качестве примеров некоторые архаичные слова и обороты, а также их современные эквиваленты.

Архаичнгле слова и обороты

при сем направляем означенный (вышеозначенный) вышепоименованный сего года

настоящим сообщаем

незамедлительно

уведомлять

на предмет рассмотрения

каковой

ныне

надобно

Современные эквиваленть1

направляем

названный

указанный (названный).

этого года, текущего года

сообщаем

срочно

сообщать

для рассмотрения

который

сейчас

необходимо

• Историзмы — слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением понятий.

Например: писарь, челобитная, опричник, архивариус, отношение (в смысле письмо) и др.

Одни слова устаревают, другие порой возвращаются в речь из исторического прошлого. Некоторые слова-историзмы употребляются сегодня в речи параллельно с иностранными словами, эквивалентными исконно русским. Подобная языковая нестабильность со временем исчезнет, но какие именно из этих слов останутся в устной и письменной деловой речи, сейчас предсказать трудно.

Историзмы

дума

глава

губернатор

председатель

управа

отдел

городовой

Иностранные слова

парламент

президент

мэр

премьер

муниципалитет

департамент

полицейский

Если архаизмы или историзмы используются в официальных документах, то это нарушение норм официально-делового стиля речи.