Формирование личного дела сотрудника

Состав личного дела

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Процесс формирования личного дела включает в себя:

• — внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
• — подготовку обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке панки;
• — подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;
• — получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
• — систематизацию полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;
• — валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
• — подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов;
• — проверку правильности нумерации листов;
• — помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;
• — дополнение, по мере получения документов, личного дела;
• — систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
• — внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов;
• — ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;
• — выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела — проверку наличия и целостности документов;
• — ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;
• — внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку, но учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел и ознакомившегося с личным делом лица;
• — закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;
• — сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;
• — регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы храпения на обложке личного дела;
• — внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится оно после издания приказа о приеме на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

• — заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;
• — копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
• — сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащего ему на праве собственности;
• — документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

• — внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• — трудовой договор (контракт);
• — дополнение к личному листу (анкете) по учету кадров;
• — личный листок (анкета) по учету кадров;
• — биографическая справка, справка-объективка;
• — автобиография;
• — направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению;
• — письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;
• — решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости копия решения профсоюзного органа;
• — заявление о приеме на работу;
• — характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;
• — копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
• — список научных трудов и изобретений;
• — копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;
• — копии других приказов (при необходимости).

В личное дело по усмотрению работников кадровой службы могут не включаться документы временного срока хранения — справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.

Так же не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Оперативное хранение личных дел

Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале должны быть следующие графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, подпись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников» .

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Личное дело формируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. Освободившаяся обложка может быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.