Обработка поступающих документов

Доставка корреспонденции в организации обычно осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи или курьером. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Обработка входящих документопотоков включает следующие основные этапы:

• 1) первичная обработка поступивших документов;
• 2) регистрация поступающих документов;
• 3) предварительное рассмотрение документов;
• 4) проставление резолюции на документе;
• 5) перенос резолюции в регистрационную форму;
• 6) передача документов исполнителю (сортировка корреспонденции). Организация работы с поступающими документами обязательно закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Пример

• 4.1. Прием и обработка поступающих в Общество документов производится в централизованном порядке канцелярией.
• 4.2. Прием входящих документов, доставленных нарочно, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется делопроизводителем канцелярии под роспись с указанием даты и времени приема документов.
• 4.3. Способ доставки документа, дата получения и подпись делопроизводителя, принявшего документ, указываются на обороте последнего листа входящего документа.

Корреспонденция обычно принимается специально выделенным должностным лицом (лицами): работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений.

Обработку поступающей корреспонденции еще называют экспедиционной обработкой, так как она может производиться в специальном структурном подразделении — экспедиции. Обычно экспедиция как структурное подразделение образуется при большом объеме документооборота.

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов зависит от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией.

Практика

При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе делопроизводства должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с их содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.

Прием входящих документов, доставленных нарочным, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется под роспись с указанием даты и времени приема документов.

Способ доставки документа, дата получения и подпись работника, принявшего документ, могут указываться на обороте последнего листа входящего документа.

Желательно, чтобы в организации был централизованный учет всей поступающей корреспонденции. Поэтому входящие документы, полученные работниками структурных подразделений из различных источников, подлежат обязательной передаче со всеми приложениями в службу делопроизводства на регистрацию в день получения, а срочные — незамедлительно. На оборотной стороне последнего листа такого документа получивший его работник оформляет запись, в которой указывает дату и способ получения документа, количество листов и заверяет запись своей подписью с расшифровкой.

Внимание!

Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

Первичная обработка поступивших документов (входящих потоков) включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на вскрываемые и не вскрываемые, на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.). В организации может быть составлен перечень документов, которые не будут вскрываться службой делопроизводства.

Вскрывается корреспонденция с помощью специального ножа для резки бумаги или конвертовскрывающей машины.

Конвертовскрывающие машины бывают ручные и полуавтоматические. Вскрытие конвертов заключается в обрезании кромки конверта шириной 0,5—0,8 мм. Для этого в ручных конвертовскрывающих устройствах за режущей кромкой ножа имеется упор, до которого доводится кромка конверта. Упор можно убирать, что позволяет использовать эти устройства для обычной резки бумаги. В полуавтоматических конвертовскрывателях применяют дисковые ножи с электрическим приводом. Перед вскрытием конверты необходимо устанавливать на вибросталкиватель листов для смещения корреспонденции с целью исключения повреждений ее при обрезке.

После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования (ошибочно поступающие документы пересылаются по принадлежности), проверяется наличие, комплектность и целостность документа и всех приложений. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент.

При отсутствии или недостаче приложений на документе проставляется отметка «Получено без приложений». Запросы о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются отправителям, с приложением акта о факте недостачи (недовложении) документов. Один экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам. Форма такого акта не унифицирована и составляется организацией самостоятельно. Примерная форма акта представлена в приложении 2 к учебнику.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

• — в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• — в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• — если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
• — при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

Ситуации, которые могут возникнуть при приеме корреспонденции, и алгоритм их решения рассмотрены в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Алгоритм действий при получении корреспонденции.

На поступающих регистрируемых документах проставляется отметка (штампом, нумератором или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержащихся в этих упаковках.

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то после проставления регистрационного штампа документ сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД. Приложение к поступающему документу не сканируется в случае, когда является книгой, брошюрой, фотографическим материалом, скреплено внутри по смысловым частям, прошито и скреплено печатью или имеет большой объем (например, более 100 листов).

При поступлении документа в организации, использующие корпоративную СЭД, такой документ не распечатывается, штамп на нем не проставляется, информация о входящем номере фиксируется СЭД на электронном документе автоматически в виде записи на нижнем поле первого листа.

В этом случае документ сразу направляется в электронном виде на рассмотрение и может, при необходимости, распечатываться только для подшивки копии в дело.

Правило!

Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после окончания предыдущего рабочего дня, а также документов, поступивших в нерабочие дни.

В каждой организации должен иметься перечень документов, не регистрируемых службой делопроизводства. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Их перечень включается в инструкцию по делопроизводству (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). Эти документы имеют самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Практика

Отдельную часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т. п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой не указано про функции службы делопроизводства в процессе обработки бухгалтерской корреспонденции.

Поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Регистрации обычно не подлежат:

• — пригласительные билеты;
• — приглашения на семинары, обучение;
• — приглашения на мероприятия (направленные в организацию по листу рассылки и не имеющие обращения к конкретному должностному лицу);
• — поздравительные письма, поздравительные телеграммы, открытки;
• — периодические издания (газеты, журналы, книги);
• — тематические и специальные бюллетени, каталоги, сборники (без сопроводительного письма);
• — рекламные материалы;
• — бухгалтерские, финансовые документы (без сопроводительного письма);
• — обращения граждан, не содержащие информации об отправителе (фамилии и инициалов), а также обратного адреса.

Сортировкой называют распределение корреспонденции по получателям и исполнителям. При сортировке документы раскладываются по ячейкам сортировочного устройства. Номер каждой ячейки должен соответствовать номеру корреспондента или получателя (структурного подразделения).

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Если в организации применяется смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

• — документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
• — документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Внимание!

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Прием и отправка электронных документов также осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении их вместе с другими электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

Предварительное рассмотрение документов. Распределение поступающих документов по адресатам начинается в экспедиции после окончания их первичной обработки. В результате формируются следующие группы документов:

• — документы, адресованные руководству организации;
• — документы, адресованные в структурные подразделения;
• — документы, адресованные руководителям структурных подразделений;
• — предложения, заявления, жалобы граждан, в том числе адресованные в структурные подразделения.

Перед тем как направить документы исполнителям или руководителю для оформления поручения недостаточно только знакомства с заголовком документа и адресатом, требуется ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является предварительное рассмотрение (см. гл. 3 учебника). Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При этом учитывается:

• — важность содержания:
• — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.);
• — сложность и новизна поставленных вопросов;
• — авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• — реальная срочность исполнения документа.

На данном этапе задачей является определение наиболее рационального и короткого маршрута движения каждого документа до соответствующего специалиста, что позволяет оперативно и компетентно решать поставленные в документах вопросы и освобождает руководителей от излишнего потока документов.

Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации.

Например, если в качестве адресата указан отдел кадров, а вопросы, затронутые в документе, входят в компетенцию юриста организации, то при предварительном рассмотрении документ будет направлен юристу. Адресат не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю организации, получившей документ.

Сотрудник, ответственный за предварительное рассмотрение документов, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых вопросов. Руководителю организации и заместителям направляются наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и специалистов. Предложения, заявления и жалобы граждан направляются тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям.

Предварительное рассмотрение документов — одна из технологических операций в делопроизводственном цикле и должна завершаться документированной отметкой.

Такая отметка имеет силу резолюции руководителя.

Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления не установлены стандартом ГОСТ Р 6.30−2003.

Отметка должна отражать результат предварительного рассмотрения, т. е. содержать фамилию руководителя, должностного лица, специалиста или наименование структурного подразделения (в именительном или дательном падеже), которым документ направляется на исполнение. Отметка должна быть датирована и подписана сотрудником службы делопроизводства:

Петрову П. П./П. П. Петров Старший инспектор Службы ДОУ подпись И. А. Иванова 24.12.2016

Отметка о предварительном рассмотрении документа может проставляться от руки или специальным штампом с датором на нижнем поле поступившего документа или на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

В регистрационно-контрольной карточке или «входной» форме поступившего документа при внесении сведений в систему электронного документооборота необходимо предусмотреть дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель/дублер, а в случае необходимости и коды/индексы этих полей по классификатору). Необходимо предусмотреть также подписание и датирование отметки сотрудником службы делопроизводства (может применяться датор/счетчик и простая электронная подпись, поддерживаемая системой электронного документооборота).

Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства, и условиями эффективности этой процедуры являются и квалификация сотрудников службы, и наличие соответствующих полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

Полномочия по предварительному рассмотрению документов, классификатор для предварительного рассмотрения, а иногда — форма отметки и место ее проставления, как правило, устанавливаются приказом руководителя организации.

Подобная регламентация введения операции предварительного рассмотрения документов необходима для того, чтобы перевести взаимодействие руководителей, сотрудников и подразделений в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм и излишние эмоции. Поэтому в приказе устанавливается четкий организационный порядок в предварительном рассмотрении документов, который является основой организации и маршрутизации документопотоков поступающих и отправляемых документов.