Информационные технологии в менеджменте

В ней наглядно задаются связи между таблицами, которые затем применяются для организации форм, запросов, отчетов, гарантируя целостность данных при корректировке таблиц.

Рисунок 9 — Схема данных.

4.

3.Пользовательские формы Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде первичных документов. С помощью форм реализуется ввод данных в таблицы. Формы создаются сразу после формирования таблиц и схемы данных.

Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора:

Рисунок 10 — Создание формы для ввода данных об изделиях.

4.

4.Ввод данных Сформируем формы «Цех», «Склад», «Изделие» и «Накладная».

Рисунок 11 — Форма для ввода данных о цехах.

Рисунок 12 — Форма для ввода данных о складах.

Рисунок 13 — Форма для ввода данных об изделии.

Рисунок 14 — Форма для ввода данных из накладных.

5. Создание алгоритма и запросов Задание. Расчёт остатков по изделиям на товарном складе по кварталам.

Сформулируем описание последовательности действий для получения выходных документов. Данный алгоритм допустимо представить в виде следующего вербального (текстового) описания:

1.На основе таблиц Накладная, Спец.

Накладной, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам до конца заданного квартала.

2. На основе таблиц Накладная, Спец.

Накладной, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам до конца заданного квартала.

3. За счёт использования запроса к БД вычислить остатки в штуках на товарном складе путём вычитания из поступившей на склад отгруженной продукции.

4. Вычислить остатки в рублях на товарном складе путём умножения остатков в штуках на цену изделия из таблицы Изделие.

6. Создание отчётов Универсальным средством обработки данных в любых системах управления базами данных являются запросы. Их можно сделать на основе одной или нескольких таблиц или других запросов.

В методическом пособии рассматриваются виды обработки данных:

выборка записей, удовлетворяющих заданным условиям отбора;

включение в бланк запроса задаваемых пользователем полей;

вычисления с помощью формул и функций;

группировка записей с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых операций и другие.

Рассмотренный в разделе 5 алгоритм решения задачи построен на двух запросах к базе данных. Сначала в запросе «Главный.

Запрос_база" формируется общий перечень пришедшей и отгруженной со складов продукции по кварталам. Данный запрос имеет вид:

SELECT IIf (Month ([Дата])<4,1,IIf (Month ([Дата])<7,2,IIf (Month ([Дата])<10,3,4))) AS Квартал, Изделие. Наим_изделия, Sum (IIf ([Тип_накладной]="ЦН" ,[Количество], 0)) AS Приход, Sum (IIf ([Тип_накладной]="ТТН" ,[Количество], 0)) AS Отгрузка, Изделие.Цена.

FROM Накладная INNER JOIN (Изделие INNER JOIN Спец.

Накладной ON Изделие. Код_изделия = Спец.

Накладной.Код_изд) ON Накладная. Номер_накл = Спец.

Накладной.Номер_накл.

GROUP BY IIf (Month ([Дата])<4,1,IIf (Month ([Дата])<7,2,IIf (Month ([Дата])<10,3,4))), Изделие. Наим_изделия, Изделие. Цена;

Затем строится запрос «Главный.

Запрос" в котором формируются остатки по каждому периоду:

SELECT Главный.

Запрос_база.Квартал, Главный.

Запрос_база.Наим_изделия, Sum (Главный.

Запрос_база.Приход) AS Получено, Sum (Главный.

Запрос_база.Отгрузка) AS Отгружено, Sum ([Приход]-[Отгрузка]) AS Остаток, Sum (([Приход]-[Отгрузка])*[цена]) AS Остаток_руб.

FROM Главный.

Запрос_база.

GROUP BY Главный.

Запрос_база.Квартал, Главный.

Запрос_база.Наим_изделия.

HAVING (((Главный.

Запрос_база.Квартал)<=[Квартал_]));

6.

1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов С помощью MS Access формируется макет отчета определенной структуры, включающий при необходимости: данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов.

В макете устанавливается состав и расположение:

заголовков отчета;

заголовков полей отчета;

значений полей, входящих в отчет;

значений вычисляемых реквизитов.

В процессе формирования макета отчета можно объединить данные по уровням, для каждого из которых есть возможность вычислить итоги с поясняющим текстом. Для создания отчета используют Мастер отчета или режим Конструктора отчетов.

Сформируем отчёт на основе запроса «Главный.

Запрос", для чего:

В главном окне MS Access выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.

В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос «Главный.

Запрос". В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет.

В следующих диалоговых окнах не добавлять уровни группировки и не задавать порядок сортировки.

Установить переключатель для вида макета отчета — в столбец и ориентацию книжная.

Установить флажок на «Настроить ширину полей для размещения на одной странице».

Из предлагаемого списка выбрать стиль заголовка обычный.

В следующем окне задается имя отчета — Главный.

Запрос.

Нажать Готово.

Ввести номер квартала в поле «Введите значение параметра» (рисунок 15).

Нажать кнопку «Ок».

Рисунок 15 — Задание параметра — номера квартала Рисунок 16 — Отчёт «Главный запрос» в виде печатной формы.

6.

2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов При выборе кнопки «Конструктор» в меню «Вид» главной панели будет инициирован режим редактирования макета отчёта:

Рисунок 17 — Отчёт «Главный запрос» в режиме редактирования.

6.

3. Вывод отчёта на печать Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов.

7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных MS Access.

Формы, отчеты и макросы можно использовать кнопочные формы.

Кнопочная форма — это панель управления специального вида, обеспечивающая навигацию по страницам кнопочной формы и исполнение отдельных команд. Здесь размещают кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода.

Все страницы кнопочной формы представлены двумя уровнями:

1 уровень — главная страница кнопочной формы;

2 уровень — функциональные страницы: Ввод изделий, Ввод накладных, Вывод отчёта об остатках, Выход.

Рисунок 18 — Кнопочная форма в режиме редактирования.

Рисунок 19 — Кнопочная форма «Расчёт остатков».

Заключение

В работе показано, что Microsoft Access позволяет обеспечивать обработку достаточно больших и сложных объёмов данных. Создаваемые в данной программе формы, запросы и отчёты обеспечивают высокую эффективность обновления, поиска и анализа необходимой информации, создание эргономичных форм ввода, удобных шаблонов отчётов и оперативный вывод их на печать.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделом сбыта готовой продукции в части расчёта остатков (в штуках и рублях) по наименованиям продукции на конкретных складах по кварталам. Эргономичный интерфейс кнопочной формы, позволяет легко ориентироваться в функциях программы, не требуя от пользователя специальных навыков в информационной сфере, но при этом обеспечивает его необходимой информацией в нужной форме и нужном объёме.

Список литературы

Бобцов А. А., Шиегин В. В. Банки и базы данных. Основы работы с MS Access. Часть 2 (для разработчиков). Учебное пособие. — С.-Пг, 2005. — 57 с.

Вендров А.М. CASE-технологии. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2005. — 544 с.

Кошелев В.Е. Access 2007.

Эффективное использование — М: Бином-Пресс, 2008. — 592 с.

Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук Access 2010 для чайников — М.: Диалектика, 2010. — С. 384.

Цеха.

Склады.

Отдел сбыта.

Цеховая накладная.

Товарно-транспортная накладная.

Накладная.

Спец.

Накладной.

Изделие.

Цех Склад.

Заказчик.

Договор