Комплексные инструменты управления качеством

При проведении анализа информационного обеспечения управления качеством ОАО «Корпорация комета"были выявлены некоторые недостатки. Усложнение управленческой деятельности, которое связано с постоянно растущими объемами обрабатываемой информации организации, что влечет за собой все большее время для сбора необходимой информации и ееобработки. Руководители любых звеньев не могут отследить в потоке постоянно растущей информации, так как очень сложен процесс выделения информации действительно важной, а также не всегда могут и умеют качественно и быстро анализировать получаемую информацию. Влияние недостатка информационного обмена между структурными подразделениями также играет свою роль при принятии решений. Влияние эмоциональных факторов, носящих приказной характер, не учитывающих реальные возможности и желания коллектива. [3]Недостаточность квалифицированных кадров, занимающихся техническим обслуживанием системы документооборота, влекущая за собой периодические просто системы электронного документооборота и последующей за ней потери необходимых данных. Часть предприятия не принимает системы документооборота, пытаясь решать вопросы по старинке с помощью личного общения, влекущего за собой неосведомленность лиц, не присутствующих при данных разговорах. [5]Предложения по совершенствованию информационного обеспечения предприятия.

С целью улучшения информационного обеспечения управления качеством организации ОАО «Корпорация комета"необходимо было провести анализ текущей системы документооборота, выявить слабые места. На основании проведенных анализов были составлены следующие предложения:

Рассмотреть возможность снижения информационного потока руководителей подразделений с помощью выделения помощников руководителей или фильтрации действительно важной информации;

Рассмотреть возможность проведения регулярных совещаний между структурными подразделениями, на которых обязательным условием являлось бы ведение протокола совещания, на основе которого можно было бы отслеживать ход выполнения необходимых работ у всех подразделений на виду, а, не решаясь между двумя подразделениями;

Тщательная проработка имеющихся возможностей организация, проведение тестирований персонала, которое позволит увидеть действительную картину эмоционального и профессионального фона коллектива;

Рассмотреть возможность постоянного найма квалифицированного обслуживающего персонала, со значительным повышением финансовых затрат, которые позволят снизить вероятность поломки системы электронного документооборота, что привлечет к минимизации сроков простоев данной системы и уменьшению бумажных копий документов;

Донесение до персонала необходимости выполнения функционала документооборота, что при правильном использовании позволит уменьшить время обработки документов и увеличит текущую осведомленность персонала;

Проведение обучения пользованием системы не только ключевых пользователей, но и всех пользователей, что позволит снизить количество неправильно созданных документов, что в свою очередь ускорит процесс согласования документов. Введения обязательной системы контроля исполнения поручений и документов, так как в существующей системе данный пункт является добровольным. [4]Экономическая эффективность изменения текущей системы управления запасами предприятия.

В настоящее время в организации ОАО «Корпорация комета» используется полностью ручная обработка всех приходящих и уходящих грузов. С целью расчета экономической эффективности применения технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов на складском предприятии необходимо принять следующие усреднения: [13]Время работы склада — круглосуточно;

Заработная плата оператора дневной смены (Zo) — 179 рублей в час;Заработная плата оператора вечерней смены (Zv) — Zo*1,3=232,7 рублей в час с 22:00, остальное время 179 рублей в час;Заработная плата оператора ночной смены (Zn) — Zo*1,3=232,7 рублей в час в течении всей смены;

Количество операторов в смену (Ko) — 2Дневная смена оператора — 8:00 — 17:00, обеденный перерыв с 12:00 до 13:00;Вечерняя смена оператора — 16:00 — 01:00, обеденный перерыв с 20:00 до 21:00;Ночная смена оператора — 00:00 — 09:00, обеденный перерыв с 04:00 до 05:00;Один час совпадающих смен является временем передачи работы по смене;

Рабочее время оператора (tr) 8 часов;

Стоимость считывателя штрих кода — 5000 рублей;

Остальные значения являются постоянными, которые в расчетах эффективности не участвуют. Исходя из нормы времени, разгрузка еврофуры имеет коэффициент (Kp) 1, 1, то есть один вилочный погрузчик должен разгрузить 33 паллета за 1, 1 часа. Точно такое же число имеет время погрузки;

Приняв эту норму за эталон можно рассчитать время разгрузки остального транспорта: Kf==0,28;(1)Kv==0,47;(2)Kg==0,11;(3)ГдеFotonOllin — (Kf), Volvo FL-6 (Kv), Газель (Kg).Среднее количество грузовых пакетов приходящих в смену (Ps): 238. В случае с полностью ручной идентификацией грузовых пакетов время, затрачиваемое на запись на бумажный носитель и последующий в компьютерную базу данных, равняется 2 минутам;

В случае с 50% автоматизацией время идентификации одного пакета и запись в базу считывателем равняется 20 секунд или 0,3 минуты. Вторая половина распознается и записывается за 2 минуты. В случае с полной автоматизацией идентификации пакета время распознавания и записи равно 0,3 минуты. Расчет времени затрачиваемого на идентификации грузовых пакетов в смену (ti1).ti1=Ps*2мин.=476минут или 7,9 часа непосредственной работы без учета переходов от пакета до пакета. В этом случае один оператор занимается только считыванием информации в течение всей смены. На другие обязанности, такие как составление заявок, отправка грузов не остается времени. Второй оператор занимается работой по отправке товаров и работой базой данных. Дальнейшим действием определим финансы, затрачиваемые на работу операторов для всех трех смен:

Для дневной сменыFd:(4)Итого Fd=2864 рубля;

Для вечерней смены Fv:(5)Итого Fv=3186,2 рубля;

Для ночной смены Fn:(6)ИтогоFn=3723,2 рубля;

Сложив все 3 суммы Fo (7)Получим 9773,5 в сутки на проведение работ по идентификации и заполнение баз данных, что равняется 293 205 в месяц или 3 567 328 в год. Расчет времени затрачиваемого на идентификации грузовых пакетов в смену (ti2).ti2=Ps/2*2мин+Ps/2*0,3мин.=273,7 минут или 4,5 часа непосредственной работы без учета переходов от пакета до пакета. В этом случае один оператор может, как заниматься считывание приходящего товара, заниматься отправкой исходящего и заниматься заявками и другими работами с данными. В этом случае невозможно оставить одного оператора, так как велика вероятность, что он не успеет за свое рабочее время проводить все необходимые операции. Дальнейшим действием определим финансы, затрачиваемые на работу операторов для всех трех смен. Они будут равняться финансам случая 1, главное отличие в большем количестве времени на другие виды работ, которые могут позволить тщательнее мониторить рынок и находиться более выгодные предложения. Затраты на закупку программного обеспечения и сканера штрих кодов равняются 20 000 рублей. Что несопоставимо с расходами на содержание второго оператора. Расчет времени затрачиваемого на идентификации грузовых пакетов в смену (ti3).ti3=Ps*0,3мин.=71,4 минут или 1,19 часа. Полученный результат позволяет судить о том, что в случае использования полностью автоматизированной системы идентификации штрихового кодирования можно сократить время на распознавание относительно 1го случая в 6,63 раза, относительно второго 3,78 раза. В случае использования такой технологии необходимость двух операторов пропадает. Дальнейшим действием определим финансы, затрачиваемые на работу оператора для всех трех смен.

Финансы, затрачиваемые на работу операторадневной смены- (Fd):(8)Итого Fd=1432 рубля;

Финансы, затрачиваемые на работу оператора вечерней смены — (Fv):(9)Итого Fv=1593,1 рубля;

Финансы, затрачиваемые на работу оператора ночной смены — (Fn):(10)ИтогоFn=1861,6 рубля;

Сложив все 3 суммы — (Fo)(11)Получим 4886,7 в сутки на проведение работ по идентификации и заполнение баз данных или 146 601 в месяц или 1 783 646 в год. Затраты на закупку программного обеспечения и сканера штрих кодов равняются 20 000 рублей. Что несопоставимо с расходами на содержание второго оператора. Главное преимущество штрихового в том что нет необходимости самому наносит штрих-код на товар, он уже нанесен либо производителем товара, либо организацией занимающейся распространением продукии. Произведенный расчет позволяет судить о том, что основав логистическую деятельность склада на автоматизированной идентификации штриховых кодов можно значительно сэкономить время на процедуру идентификации груза, его занесение в базу данных, что значительно упрощает работу с грузовыми пакетами, а также значительно снижаются деятельность по идентификации товара. На графике № 1 представлены три случая автоматизации идентификации процесса штрихового кодирования. Как видно из представленного графика за год расходы в случае 100% автоматизации меньше, практически в 2 раза, чем в обоих первых случаях. Что говорит об экономической целесообразности данного вида автоматизации, который позволяет не только получить финансовую выгоду, но и значительно снизить время стандартных операций. График 1 Расходы на проведение идентификации за год.

Выводы проведения анализа и совершенствования комплексных инструментов управления качеством предприятия.

После проведения анализа имеющейся системы были выявлены сильные и слабые стороны текущей системы документооборота. Рассмотрена система электронного документооборота, которая позволяет значительно упростить и ускорить решение многих однотипных или новых задач. К основной цели работы можно отнести анализ и предложения по совершенствованию текущей системы информационного обеспечения управления качеством. Обе части были выполнены, проведен анализ текущего состояния и на его основе внесены предложения, которые позволят улучшить текущую систему документооборота, а вместе с ней и все информационное обеспечение управления качеством. Также с помощью проведения расчетов была доказана необходимость автоматизации процесса управления запасами. Данные инструменты в свою очередь могут позволить предприятию повысить качество продаваемой продукции и оказываемых услуг, что положительно скажется на росте репутации организации. Рост репутации в свою очередь позволит организации выигрывать конкурентную борьбу в своей конкурентной среде, а в дальнейшем может позволить выйти на новый, более качественный уровень.

Заключение

.

На основании выполненной работы можно сделать вывод о необходимости применениякомплексных инструментов управления качеством. Применение только двух инструментов, из огромного перечня возможных, в данной курсовой работе, позволило сократить расходы на одну из выполняемых операций практически в два раза. Что говорит о высокой эффективности применения таких инструментов. Выбранные инструменты позволили провести анализ текущей деятельности предприятия, внести предложения по совершенствованию документооборота и с помощью расчетов доказать эффективность применения автоматизации некоторых процессов, в частности в системе управления запасами. Такой подход к организации деятельности предприятия позволяет проводить многогранный анализ и обобщение информации, выработку собственных методологий и технологий обработки информационных материалов. Сейчас подобные подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, которые осуществляют помощь руководителям подразделений по формированию новых вариантов, обоснованию имеющихся аргументов или поиск различных решений. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации. Поставленные перед выполнением данной работы цели и задачи были выполнены. В ходе выполнения работы было проведено теоретическое ознакомление с основами комплексных инструментов управления качеством, рассмотрены через призму конкретного предприятия, изучены методологии комплексных инструментовуправления качеством. По ходу работы был проведен анализ текущего состояния информационного обеспечения на примере организации, занимающейся созданием больших космических информационно-управляющих систем различного назначения. Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы. Список библиографических источниковISO 9001:

Бланк И. А. Управление финансовыми ресурсами, Москва: Омега-Л, 2011 — 386с. Бухалков М. И. Управление персоналом, Москва: Инфрма-М, 2005 — 368с. Губарев А. В. Информационное обеспечение системы менеджмента качества, Москва: Горячая линия — Телеком, 2013 — 132с. Ковтунова А. Н. Информационное обеспечение деятельности учреждений социального обслуживания, 2003 — 16с. Минько Э. В., Минько А. Э. Менеджмент качества, СПб: Питер, 2013 — 272с. Мишин В. М. Управление качеством, Москва: Юнити, 2005 — 464с. Олефирова А. П. Сертификация услуг, Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005 — 71с. Попов А. А., Попов Е. А., Колмыкова М. В., Спиридонов С. П. Система менеджмента качества: теория и методология, Тамбов: ГОУ ВПО ТГТУ, 2010 — 63с.