Информационные технологии тайм — менеджмента

Не трогайте его, но перенимайте опыт.

Управлять временем сотрудников можно лишь совместным составлением SMART-задач и контролем их выполнения. Если речь идет о тайм-менеджменте бизнес-процессов, контролировать выполнение временных стандартов необходимо.

2.

2. Внедрение системы тайм-менеджмента на примере компании «Газпромтранс.

«Газпромтранс» — один из ведущих грузоотправителей России, обеспечивающий клиентам надежную и бесперебойную доставку по железной дороге продукции ОАО «Газпром». «Газпромтранс» внедрил технологии корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook.

В компании выработаны единые корпоративные стандарты тайм-менеджмента, стали активней использоваться функции Outlook, в том числе редко применяемые раньше возможности Календаря, Задач и Контактов. Реализация проекта позволила компании повысить персональную производительность и эффективность совместной работы сотрудников.

В компании «Газпромтранс» все сотрудники работали с Outlook, как с почтовой программой, функционал Календаря, Задач и Контактов практически не использовался. Встречи назначались в почтовой переписке либо по телефону, из-за этого возникали трудности в их согласовании, когда число участников было значительным. Информация о назначенных оперативных поручениях фиксировалась в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, и только поручения на основе документов попадали в систему электронного документооборота. Единой культуры оперативных коммуникаций не было.

Удаленность нескольких филиалов друг от друга существенно осложняла взаимодействие сотрудников компании. Для того, чтобы назначить встречу или задачу, получить информацию о планах сотрудника, необходимо было звонить, и таким образом телефонные звонки превращались в один из основных поглотителей времени.

После проведения диагностики текущего состояния документооборота, а также диагностические интервью с руководителями, были намечены шаги по решению поставленных задач, была подготовлена предварительная структура корпоративного стандарта.

Вторым этапом внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента было обучение и формирование договоренностей о корпоративном тайм-менеджменте. В процессе двухдневной стратегической сессии топ-менеджеры познакомились с основными инструментами корпоративного тайм-менеджмента, отработали их на практических упражнениях, выработали ключевые положения корпоративного ТМ-стандарта.

Во время обучения топ-менеджеры смогли лично убедиться в практической реализуемости и простоте применяемых технологий, понять, как с помощью Outlook можно существенно повысить эффективность работы.

Следующим шагом стало проведение индивидуального коучинга для менеджеров топ-группы, для персонализированной настройки системы личного тайм-менеджмента на Outlook.

Одновременно с этим стартовал этап подготовки секретариатов ведущих руководителей. На рабочих местах секретарей были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками.

Консультанты «Организации Времени» совместно с рабочей группой Заказчика разработали корпоративные стандарты тайм-менеджмента в Outlook, описывающие следующие правила и принципы корпоративного взаимодействия:

Регламент планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook,.

Регламент командных коммуникаций по телефону и в переписке по электронной почте, Регламент контроля исполнения оперативных поручений, в том числе с помощью секретарей, Регламент подготовки, проведения и фиксирования итогов оперативных и проектных совещаний.

По завершении разработки корпоративного стандарта были составлены наглядные памятки по каждому из обсуждаемых разделов правил и рекомендаций.

После принятия всеми топ-менеджерами финальной версии корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook они были донесены до уровня руководителей среднего звена. В результате обучения сотрудники поняли правила новой корпоративной ТМ-культуры, научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом.

На сегодняшний день вся система корпоративного тайм-менеджмента работает на базе уже используемого Microsoft Outlook и корпоративного почтового сервера Exchange. Если раньше вся коммуникация в основном осуществлялась по телефону, то теперь Почта и Календарь Outlook стали новыми, более эффективными способами общения и совместного планирования. Например, в компании отмечают, что во время жестко спланированных в Календаре встреч существенно уменьшилось количество несрочных прерываний со стороны коллег и подчиненных. Положительные моменты также связаны с внедрением использования в письмах результато-ориентированных формулировок тем, которые позволяют оперативно обрабатывать входящую почту и уменьшают сроки ответов на письма.

Секретари стали говорить на едином языке со своими руководителями, благодаря прописанным правилам. В течение рабочего дня сотрудники стали чаще отвечать на сообщения — если любому сотруднику написать письмо, то до конца дня обязательно придет ответ. Также стало гораздо проще координировать рабочие графики — если сотрудник примет приглашение на встречу, то значит, всегда придет без напоминания. Процент спонтанных встреч без предварительного планирования приблизился к нулю.

Линейные менеджеры стали эффективнее и быстрее взаимодействовать по горизонтали без прямого участия топ-менеджеров, информируя их об уже достигнутых результатах. В связи с этим многие вопросы стали решаться гораздо быстрее.

Положительным фактом также стало улучшение качества взаимодействия руководителей с подчиненными. Все договоренности, которые создаются на командном уровне, подтверждаются по почте после встречи. Перед встречей все материалы заранее вносятся организатором в тело встречи в Outlook, и приходить на совещание без предварительного знакомства с материалами теперь неприлично. Разработанная система контроля поручений позволила сократить время, затрачиваемое на отчетность и использовать его для контроля несрочных, но важных задач. Процент просроченных поручений снизился в два раза.

В результате проекта компания получила систему на базе Microsoft Outlook, обеспечивающую контроль оперативных поручений, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей компании. Оперативная работа стала более быстрой и удобной. Повысилась культура использования электронных коммуникаций, что позволяет не допускать избыточного роста формализованного документооборота. Ощутимо повысилась скорость планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных поручений, организации и проведения совещаний.

Заключение

.

Тайм-менеджмент можно рассматривать как деятельность, направленную не только на оптимизацию использования рабочего времени, но и времени отдыха. Поэтому тайм-менеджмент могут использовать не только руководители, но и обычные люди, с целью усовершенствования своего свободного времени. Популярность тайм-менеджмента связана с увеличением нагрузки на сотрудников и руководителей компаний, а также необходимостью как можно быстрее достигнуть целей, которые поставил перед собой руководитель.

Для внедрения тайм-менеджмента в деятельность организации не всегда требуются значительные затраты на приобретение необходимой программы, во многих случаях является достаточным использование простого, доступного, но довольно эффективного софта.

В процессе тайм-менеджмента необходимо использование информационных технологий и программ, которые облегчают учет и анализ расходов времени, гибкое краткои долгосрочное планирование, управлением входящей и исходящей информации. Для автоматизации процессов тайм-менеджмента существует множество программ-органайзеров. В настоящее время наиболее популярной и распространенной является MS Outlook. Данная программа помогает структурировать внимание, тотчас видеть в перечне задач ключевые. Outlook представляет довольно удобные возможности для создания разнообразных представлений перечня задач, которые представляют собой некую совокупность правил отбора задач и правил их отображения, необходимых в различных ситуациях.

Рассмотренные примеры внедрения тайм-менеджмента позволяют сделать выводы, что его использование позволяет получить следующие результаты:

дополнительные часы резервов времени;

ясность и определенность целей и приоритетов;

более высокая мотивация и грамотно организованная трудовая деятельность;

выполнение поставленные задачи в срок;

избавление от не эффективных, в плане времени, видов деятельности;

повышение эффективности работы.

Рассмотренный пример компании «Газпромтранс» показал, эффективность использования Microsoft Outlook в том числе редко применяемые раньше возможности Календаря, Задач и Контактов. Реализация проекта позволила компании повысить персональную производительность и эффективность совместной работы сотрудников. Таким образом, можно сделать вывод об эффективности использования тайм-менеджмента, который ведет к повышению продуктивности деятельности компании, сохранение конкурентных преимуществ за счет наиболее эффективного выполнения задач сотрудниками.

Альпина Бизнес Букс, 2008. — 160 с.

Архангельский В.А. Тайм-менеджмент: Полный курс. Учеб. пособие / Под. ред. Г. А. Архангельского. — М.: ДС Маркет, 2014. — 311 с.

Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г. А. Архангельский. — М.:

Бирибкина И. А. Информационные технологии тайм-менеджмента//.

http://mehatronics.ru.

Болотова А. К. Психология организации времени: Учебное пособие / А. К. Болотова. — М.: Аспект Пресс, 2012. — 254 с.

Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем / С. И. Калинин. — СПб.: Речь, 2012. — 371 с Крамарев Д. В, Койава Е. С. Внедрение корпоративных стандартов тайм-менежмента//Успехи в химиии и химической технологии. Том 25,2011.-№ 9 (125).- с. 41−46.

Менеджмент в компании с применением информационных онлайн-технологий//.

https://time-master.ru.

Сипатова М.В., С.А. Тайм-менеджмент в компании: технологии управления временем//Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте, 2012. N 9.-с. 20−22.

Телегина Т.В. Тайм-менеджмент руководителей / Т. В. Телегина. — М.: МФПУ «Синергия», 2013. — 86 с Тихомиров Е. В. Некоторые проблемы внедрения тайм-менеджмента как элемента формирования организационной культуры в системе отечественного предпринимательства// Известия Российского государственного педагогического университета им. А. И. Герцена Известия Российского государственного педагогического университета им. А. И. Герцена, 2014.

Хотинская Г. И. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Г. И. Хотинская. — М.: Дело и Сервис, 2013. — 128 с.

Что такое тайм-менеджмент?//.

http://samopoznanie.ru/schools/taym-menedzhment/.

Щербакова В. В. Формирование навыка постановки целей в управлении временным ресурсом / В. В. Щербакова // Современная психология: материалы III междунар. науч. конф. — Казань: Бук, 2014. — С. 3−4.