Исходя из данных направлений деятельности, необходимо перераспределить нагрузку на существующие подразделения Административного Департамента: подразделения с количеством сотрудников 2−3 человека необходимо объединить в более крупные подразделения (так, например, объединить сектор охраны труда и сектор по труду и заработной плате), оптимизировать структуру управления по работе с обращениями граждан и организаций в 1 функциональное подразделение под управлением 1 руководителя (перенести Отдел по обращениям граждан в федеральный орган исполнительной власти в Управление по работе с обращениями граждан и организаций, перевести сотрудников Управления кадровых технологий в Управление муниципальной службы и кадровой работы), Примерная структура управления и нормы управляемости в результате проведения изменений представлены в таблице 5. Подразделения и должностные лица.
Кол-во руководителей.
Норма управляемости для руководителя подразделения.
Комментарий1. Заместитель Главы Администрации города Тюмени, директор Департамента, 14Средняя1.
1 Финансовое управление, 15Средняя1.
2. Комитет записи актов гражданского состояния (ЗАГС), 14Средняя.
Отдел регистрации заключения брака, 111Высокая.
Отдел регистрации расторжения брака, рождения, установления отцовства, усыновления (удочерения), перемены имени, смерти, 19Средняя.
Отдел хранения записей актов гражданского состояния и выдачи повторных документов.
19Средняя1.
3.Управление организационной работы, 13Низкая — Отдел организационной работы211Высокая — Архивный отдел, 214Высокая — Отдел по обеспечению деятельности Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени, 214Высокая1.
4. Заместитель директора Департамента, 14Средняя1.
4.1. Пресс-служба Администрации города Тюмени19Высокая1.
4.2. Комитет по административной реформе, 15Средняя1.
4.3. Управление по обращениям граждан и организаций, 19Средняя1.
4.4. Управление муниципальной службы и кадровой работы, 14Средняя.
Нормативно-правовой комитет, 17Средняя.
Комитет муниципальной службы и кадров, развития муниципальной службы210Средняя.
Сектор по труду и заработной плате.
17Средняя.
Итого22 139 Исходя из средней заработной платы руководителей среднего звена в администрации г. Тюмени (65 656 руб.), в результате проведённых мероприятий произойдет экономия фонда заработной платы в 787 872 руб. в месяц, что составит экономию в 9456,46 тыс. руб. в год, при том освобожденный персонал можно будет перевести в наименее загруженные подразделения Администрации г. Тюмени помимо Административного департамента. Помимо экономической эффективности, оптимизация структуры Административного департамента позволит ликвидировать дублирование функций по организационно-техническому обеспечению деятельности Главы Администрации г. Тюмени, по управлению персоналом, в том числе планированию, контролю за деятельностью персонала, правовому обеспечению деятельности, ликвидировать дублирование функций в области работы Администрации с гражданами и организациями, осуществлять более сбалансированную работу структуры управления за счет ликвидации лишний и необязательных подразделений, что позволит также увеличить скорость работы системы управления.
Заключение
.
Повышение эффективности деятельности государственных и муниципальных структур в значительной мере определяется эффективностью организации системы управления, которая может зависеть от уровня развитияорганизационной структуры и уровня взаимодействия всех элементов государственных и муниципальных органов. Успех государственных и муниципальных структур зависит не только от формы выбранной структуры, но и мероприятий, на основе которых проводятся постоянные корректировки механизмов управления. Необходимость совершенствования организационной структуры на современном этапе определяется необходимостью нормального и стабильного функционирования государственных и муниципальных структур. Трудности разработки и совершенствования организационных структур органов местного самоуправления связаны с тем, что ситуация в каждом городе уникальна и неповторима в силу различий муниципальных образований по размеру территории, численности населения, развитости инфраструктуры, наличию разнообразных ресурсов, соответственно, разных задач управления, разного объема работы управленческого персонала. Несмотря на ярко выраженную специфику организационных структур органов местного самоуправления, некоторые общие закономерности в функционировании организационных структур органов местного самоуправления все-таки существуют, как и существуют рекомендации по совершенствованию данных структур, созданные на основе анализа организационных структур администраций разных городов. Основные из них — недопущение дублирования функций, размытия ответственности, наличия раздутого аппарата власти, соблюдение правильного сочетания централизации и децентрализации функций управления, баланса между делегированием полномочий, соблюдение норм управляемости. Объектом исследования в работе является Административный департамент Администрации г. Тюмени. В ходе анализа были определены следующие особенности организационной структуры администрации города Тюмени: наличие в ней пяти уровней управления, а также территориальных органов управления наряду с функциональными. В ходе анализа структуры и функций Административного департамента Администрации г. Тюмени были получены выводы о том, что в структуре управления подразделением наблюдается высокий уровень дублирования функций управления, также в структуре управления администрацией г. Тюмени наблюдается превышение норм управляемости для части руководителей и отсутствие баланса между нормами управляемости различных подразделений. В ходе совершенствования организационной структуры администрации города, необходимо стремиться к тому, чтобы в результате реализации проекта были устранены системные противоречия, дублирование функций, факты неэффективного взаимодействия подразделения с другими отделами, было устранены возможности для некачественной работы и ошибок, что может достигаться за счет организационных изменений (изменения в структуре, в информационном обеспечении, методических документах, определяющих работу подразделения).В результате анализа, была предложена измененная структура управления Административным департаментом, произведено перераспределение функциональных подразделений и выделение 6 основных функциональных блоков в работе Департамента вместо существующих 10 блоков, что позволит снизить количество руководителей отделов и служб при этом не нарушив общей управляемости и значительно повысив скорость работы Департамента, а также позволит сократить расходы на аппарат управления. Библиографический список.
Архипов Н. И. Исследование систем управления. — М.: ПРИОР, 2008. — 384 с.
Глущенко В.В., Глущенко И. И. Исследование систем управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования: Учеб. Пособие для вузов. — г.&# 160;Железнодорожный, Моск. обл.: ООО НПЦ «Крылья», 2009. — 416 сДолятовский В.А., Долятовская В. Н. Исследование систем управления: Учебно-практическое пособие.
— М.: ИКЦ «Март», Ростов п/Д: Издательский центр «Март», 2006. — 256с. Дякин В. Н., Матвейкин В. Г., Дмитриевский Б. С. Оптимизация управления промышленным предприятием: Монография / Под научн. ред. д-ра экон. наук.
Б.И. Герасимова. — Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2008. -.
84с.Ермаченко А. И. Исследование систем управления. — Владивосток: Издательство Дальневосточного университета, 2008 г. — 107 стр. Зайцев А. К. Исследование систем управления: Учебное пособие.
— Н. Новгород: НИМБ 2006.-123 с. Игнатьева А. В., Максимцов М. М. Исследование систем управления: Учеб.
пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. — 157 с. Коротков Э. М.
Исследование систем управления: Учеб. / Э. М. Коротков. — М.: ДеКА, 2006.
— 130 c. Мельник М. В. Анализ и оценка системы управления на предприятиях. — М.:Финансы и статистика. — 2008.
— 136 с. Малин А. С., Мухин В. И. Исследование систем управления. —.
М.: ГУ ВШЭ, 2006. — 400 с. Мишин В.
М. Исследование систем управления: учебник / В. М. Мишин. -.
М.: ЮНИТИ, 2007. — 527 с. Мишин С. П. Оптимальные иерархии управления в экономических системах.М.: ПМСОФТ, 2006. — 190с. Мыльник В. В., Титаренко Б. П., Волочиенко В. А. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. — М: Академический Проект; Екатеринбург: Деловая книга — 2008.
— 352 с. Рузавин Г. И. Методы научного исследования. — М.: «Мысль», 2005. — Сладкевич В. П., Чернявский А.
Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. — 3-е изд., стереотип. -.
К.: МАУП, 2008. — 152с. Трояновский В. М. Математическое моделирование в менеджменте. — М.: РДЛ, 2002. — 256 с. Гонарчук В. М. Оптимизация организационной структуры предприятия / Гонарчук В. М // Фундаментальные исследования.
— 2004. — N 5. — с. 66Зарнадзе, А.
Исследование системных свойств в экономике как предпосылка преодоления кризиса / А. Зарнадзе // Проблемы теории и практики управления. — 2008. — N 1. — с. 72−78Орловская (Кузнецова) О. В. Управление эффективностью работы персонала в системе управления крупной компанией / О. В. Орловская (Кузнецова) // Вестник ОГУ .
— 2008. — № 6 (88). -с. 43−49Скопина И.В., Бакланова Ю. О., Сюткин Ю.Н.Экспресс-оценка системы управления предприятием // Управление экономическими системами: электронный научный журнал, 2009. — № 41.
Червонюк В.В. О возможности разработки абсолютно устойчивых систем управления (новый принцип управления) / В. В. Червонюк // Вестник СГАУ. — 2006. — № 2 (10). — с.
119−123Официальный сайт администрации г. Тюмень [Электронный ресурс]Режим доступа:
http://www.tyumen-city.ru/vlast/administration/departaments/administrativ/Приложение 1Виды механистических и органических организационных структур1. Линейная организационная структура2. Функциональная организационная структура3. Штабная структура4. Линейно-функциональная структура 5. Дивизиональная структура6. Матричная структура6. Проектная структура7. Бригадная структура.
Приложение 2Типовая структура администрацией (четырехуровневая)ГлаваIЗаместители.
Управления, комитеты.
Управления, комитеты! Отделы.
ОтделыОтделы.
ОтделыПриложение3Организационная структура Администрации города Тюмени.
Приложение 4Структура Административного департамента Администрации г. Тюмени ┌─────────────────────────────────────────────────┐ │ Заместитель Главы Администрации города Тюмени, │ │ директор административного департамента │ └─────────────────┬─────────────────────────────┬─┘ V │ ┌──────────────────────────────┐ │ ┌────────────────┐┌───────────────────┤ Заместитель директора ├────┐ │ │ Финансовое ││ │ департамента │ │ ├>│ управление ││ └─┬─────────────┬──────────────┘ │ │ │ ││ │ V V │ │ ││ ┌────────────────┐ │┌──────────────────────┐ ┌─────────────────┐│ ├─┬──────────────┤│ │ Пресс-служба │ ││ Управление │ │ Управление ││ │ │ Отдел │├>│ Администрации │ ││муниципальной службы и│ │ организационной ││ ├>│ заработной ││ │ города Тюмени │ ││ кадровой работы │ │ работы ││ │ │платы и выплат││ └────────────────┘ │├──────────────────────┘ ├─────────────────┘│ │ └──────────────┘│ ││ │ │ ││ ┌────────────────┐ ││ ┌───────────────────┐ │ ┌───────────────┐│ │ ┌──────────────┐│ │ Отдел по │ ││ │Нормативно-правовой│ │ │ Отдел ││ │ │ Отдел │├>│ социальной │ │├>│ комитет │ ├>│ протокола ││ ├>│бухгалтерского││ │ работе │ ││ │ │ │ │ ││ │ │ учета и ││ │ │ ││ │ │ │ │ ││ │ │ планирования ││ └────────────────┘ ││ └┬──────────────────┘ │ └───────────────┘│ │ └──────────────┘│ ││ │ │ │ ││ ┌────────────────┐ ││ │ ┌────────────────┐ │ ┌───────────────┐│ │ ┌──────────────┐│ │ Отдел по │ ││ │ │ Отдел правовой │ │ │ Отдел ││ │ │ Отдел ││ │ обращениям │ ││ │ │ работы │ │ │ подготовки и ││ │ │ подготовки и ││ │ граждан в │ ││ ├>│ │ ├>│ выпуска ││ └>│ экспертизы │├>│ федеральный │ ││ │ │ │ │ │постановлений, ││ │ договоров ││ │ орган │ ││ │ │ │ │ │ распоряжений ││ │ ││ │ исполнительной │ ││ │ │ │ │ │ ││ │ ││ │ власти │ ││ │ │ │ │ │ ││ │ ││ └────────────────┘ ││ │ └────────────────┘ │ └───────────────┘│ └──────────────┘│ ││ │ │ ││ ┌────────────────┐ ││ │ ┌────────────────┐ │ ┌───────────────┐││ │ Управление │ ││ │ │ Отдел по │ │ │ Отдел ││├>│ кадровых │ ││ ├>│противодействию │ ├>│ контроля │││ │ технологий │ ││ │ │ коррупции │ │ │ │││ └────────────────┘ ││ │ └────────────────┘ │ └───────────────┘││ ││ │ │ ││ ┌────────────────┐ ││ │ ┌────────────────┐ │ ┌───────────────┐││ │ Управление по │ ││ │ │ Отдел развития │ │ │ Сектор ││└>│ обращениям ├─┐││ └>│ муниципальной │ └>│организационной││ │ граждан и │ │││ │ службы │ │ работы ││ │делопроизводству│ │││ │ │ │ ││ └────────────────┘ │││ └────────────────┘ └───────────────┘│ │││ V ┌────────────────┐ │││ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────┐ │Отдел по работе │ │││ │ Комитет │ │ Комитет ЗАГС ├─┐ │ с деловой │<┤│├>│ муниципальной │ │ │ │ │ документацией │ │││ │ службы и кадров │ │ │ │ └────────────────┘ │││ └───────────────────┘ └─────────────────┘ │ │││ │ ┌────────────────┐ │││ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────────┐ │ │ Отдел по │ │││ │ Сектор по охране │ │ Отдел хранения записей │ │ │ обращениям │ │││ │ труда │ │ актов гражданского │<┤ │ граждан │<┤│├>│ │ │ состояния │ │ │ │ │││ │ │ │ и выдачи повторных │ │ │ │ │││ │ │ │ документов │ │ └────────────────┘ │││ └───────────────────┘ └─────────────────────────────────┘ │ │││ │ ┌────────────────┐ │││ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────────┐ │ │ Архивный отдел │<┤│└>│ Сектор по труду и │ │ Отдел регистрации │<┤ │ │ ││ │ заработной плате │ │ заключения брака │ │ └────────────────┘ ││ └───────────────────┘ └─────────────────────────────────┘ │ ││ │ ┌────────────────┐ ││ ┌───────────────────┐ ┌─────────────────────────────────┐ │ │ Отдел по │ ││ │ Комитет по │ │ Отдел регистрации │ │ │ обеспечению │ │└─>│ административной │ │ рождения, установления │ │ │ деятельности │<┘ │ реформе │ │ отцовства, усыновления │<┤ │ Главы │ └───────────────────┘ │ (удочерения), перемены │ │ │ Администрации │ │ имени │ │ │ города Тюмени, │ └─────────────────────────────────┘ │ │ заместителей │ │ │ Главы │ ┌─────────────────────────────────┐ │ │ Администрации │ │ Отдел регистрации │ │ │ города Тюмени │ │ расторжения брака, │<┘ └────────────────┘ │ смерти │ └─────────────────────────────────┘Приложение 5Анализ организационной структуры Администрации г. Тюмени№ п/пПоказатель.
Характеристики оценки.
Тек.состояние.
Цел.параметры1Состав и соотношение линейного, функционального, целевого управления и обеспечения управления0 — низкий уровень обеспечения управления121 — средний уровень 2 — высокий уровень2Количество и состав управленческих подразделений на разных иерархических уровнях0 — состав управленческих подразделений слишком велик, организация перегружена управленческими кадрами 1 — управленческие кадры находятся в недостатке, вследствие отсутствия возможностей их финансирования 2 — управленческие подразделения составляют 30% от всех подразделений123Тип существующей структуры, уровень управления (линейного и функционального).
0 — структура предприятия не определена документально 1 — структура предприятия имеет нестабильный характер, постоянно изменяется222 — структура предприятия четко определена4Численность и соотношение различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом в системе управления и по отдельным подразделениям0 — низкая численность специалистов в целом по системе управления 1 — высокая численность специалистов работает и обеспечивает работу системы управления 2 — система не перегружена специалистами и тех. исполнителями225Объем перерабатываемой информации в целом по системе управления и по отдельным подразделениям0 — низкий объем информации, можно переработать «вручную» 1 — средний222 — объем информации высокий, необходимо использовать технические средства коммуникации6Стоимость и соотношение занятой в подразделениях различных видов организационной техники0 — низкая стоимость орг.
техники и отсутствие необходимости ее использования 1 — средняя122 — высокая7Территориальное расположение подразделений аппарата управления0 — удаленное расположение 1 — близкое расположение 2 — находятся в одном здании028Степень регламентации организационной структуры0 — орг.
структура не регламентирована 1 — средняя222 — орг.
структура определена и четко регламентирована 9Степень управляемости в сравнении с нормой управляемости0 — степень управляемости полностью не соответствует норме, т. е. превышает данный показатель в 2 и боле раз 1 — степень управляемости ниже нормы незначительно 2 — степень управляемости соответствует норме1210.
Система качества существующей организационной структуры0 — не существует 1 — частично проводится анализ качества 2 — существует1211.
Соотношение количества и масштабности объектов, курируемых различными управленческими подразделениями0 — объекты не соотносятся между собой 1 — объекты примерно одинаковы 2 — объекты примерно одинаковы, управляемы2212.
Число линий соподчинений, число связей между подразделениями0 — между подразделениями связей не существует121 — связи между подразделениями существуют, но они достаточно слабые 2 — между подразделениями существуют тесные взаимосвязи, определенные регламентом13Границы изменения состава функциональных органов в зависимости от конкретного содержания функций0 — функциональные органы не изменяются от изменения функций 1 — состав функциональных органов частично изменяются от конкретного содержания функций 2 — функциональные органы изменяются от изменения функций1214.
Соответствие решаемых задач уровню квалификации линейного руководства0 — не соответствует 1 — частично соответствует222 — соответствует15Затраты на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления0 — затраты по всем функциональным подразделениям не сопоставимы 1 — затраты по всем функциональным подразделениям не сопоставимы, но существуют объективные причины несопоставимости затрат 2 — затраты по всем функциональным подразделениям сопоставимы12 Итого 1830.
