не контр. О пересылке документов на экспертизу406.
02.201 816.
06.2018нет.
Запрос о стоимости услуг.
Рисунок 27 — Выборка по исполнителям.
Также в программе реализован функционал подготовки проекта письма (рис.
28−29). Рисунок 28 — Подготовка макета письма.
На рис.
30−31 показан режим формирования отчетности по поступившим документам. Рисунок 30 — Запрос отчета по поступившим документам.
Список поступивших документов.
Период:
06.02. 2018;20.
02.2018.
Вх.№Дата.
КонтрагентСодержание.
Состояние406.
02.2018ООО Климовское.
Запрос о стоимости услуг.
На исполнении919.
02.2018ОАО Перолеум.
О выполнении заказа.
На исполнении706.
02.2018ИП Романов.
О заключении договора на обслуживание 1СНа исполнении506.
02.2018ООО Липовое.
Об обновлении по 1С — Рарус.
НовыйРисунок 31 — Отчет «Список поступивших документов» (печатная форма) В ходе опытной эксплуатации программного продукта выявлено, что объём реализованных задач в модуле документооборота соответствует технологии работы АО НПО «АВС», участвующих в документообороте и принято решение о принятии разработанного программного продукта к промышленной эксплуатации. На этапах внедрения программы возможна организация поддержки пользователей и исправления выявленных неточностей. 3 Обоснование экономической эффективности проекта3.
1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности.
Экономический эффект от внедрения системы достигается за счет как прямого эффекта (сокращение временных затрат на выполнение технологических операций), так и косвенного эффекта — получение дополнительных возможностей за счет повышения эффективности использования трудовых и материальных ресурсов. Расчет экономического эффекта от внедрения системы проведем через оценку снижения трудозатрат на выполнение основных технологических операций, снижения затрат на оплату труда сотрудников в сопоставлении со стоимостью внедрения и сопровождения системы. В случае превышения экономии на трудозатратах значения капиталовложений с учетом дисконтирования проект признается эффективным. Расчет экономической эффективности проекта произведем на основе расчета затрат на осуществление проекта автоматизации с сопоставлением с оценкой сокращения временных и стоимостных затрат в работе специалистов — разработка ИС автоматизации документооборота АО НПО «АВС».Разрабатывать нашу ИС будет программист, который получает зарплату 20 000 рублей в месяц, таким образом мы избегнем серьезных финансовых затрат на создание этого необходимого программного обеспечения. После разработки будет этап тестирования, в котором примет участие оператор (заработная плата — 15 000 рублей в месяц) и этап внедрения в эксплуатацию.
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта Экономическая сущность комплекса задач дипломного проекта заключается в разработке информационной системы управления АО НПО «АВС» в части сокращения временных затрат на выполнение технологических операций по учету заказов клиентов. Теперь рассчитаем исходные показатели трудовых и стоимостных затрат при базовом варианте автоматизируемой технологии. Средняя зарплата сотрудника в час составляет 200 рублей. В таблице 4.1 представлен расчет трудовых и стоимостных затрат при базовом варианте организации. Таблица 4.1 — Расчеттрудовых и стоимостных затрат при базовом варианте организации№ пп.
Наименованиеподзадачи Кол-во докв год Qдгод (шт)Труд. затраты на один док Тдок (чел/час) Труд затраты за год.
Тгод (чел/час)З/п сотрв год Сгодз/п (руб)Доп. расходы на один док Сгодiдоп (руб) Доп. расходы Сгоддоп (руб) Стоим. затраты в год Cгод (руб) 1Ведение учета входящих документов12 000.
Учет неисполненных документов400.
Ведение учета исходящих документов12 000.
Формирование аналитического отчета120.
11.22 405 603 005.
Выбор резолюции и исполнителей90 000.
Формирование отчета по специалистам1 211 224 002 024 026 368.
Формирование отчета по исполнителям121.
Продолжение таблицы 4.1№ пп.
Наименованиеподзадачи Кол-во док.
в год Qдгод (шт.
Труд. затраты на один док Тдок (чел/час) Труд затраты за год.
Тгод (чел/час)З/п сотр.
в год Сгодз/п (руб)Доп. расходы на один док. Сгодiдоп (руб) Доп. расходы Сгоддоп (руб) Стоим. затраты в год Cгод (руб) 8Ввод настроек штатного расписания121.
5 183 600 202 403 840 Всего: 1719.
2 365 700.
Теперь рассчитаем исходные показатели трудовых и стоимостных затрат при автоматизированном варианте. Средняя зарплата специалиста АО НПО «АВС"в час составляет 200 рублей. В таблице 4.2 представлен расчет трудовых и стоимостных затрат при автоматизированном варианте организации. Таблица 4.2 — Расчет трудовых и стоимостных затрат при автоматизированном варианте организации№ пп.
НаименованиеКол-во док.
в год Qдгод (шт)Труд. затраты на один док.Труд.
З/п сотр.
в год Сгодз/п (руб)Доп. расходы на один док.Доп. расходы.
Стоим. затраты в годподзадачи затраты за год Тдок.
ТгодСгодiдоп.
СгоддопCгод (чел/час)(чел/час)(руб)(руб)(руб) 1Ведение учета входящих документов12 000.
Учет неисполненных документов400.
Ведение учета исходящих документов12 000.
Формирование аналитического отчета120.
050.
Выбор резолюции и исполнителей90 000.
Формирование отчета по специалистам120.
22.44 802 245 047.
Формирование отчета по исполнителям120.
22.4 480 224 504 245 048.
Ввод настроек штатного расписания120.
22.44 802 Всего: 701.
8 154 376.
Итак, в результате расчета исходных показателей получили:
Стоимостные и трудовые затраты при базовой организации взаимодействия сотрудников за год: Т0 = 1 719 чел./час.С0 = 365 700 руб. Стоимостные и трудовые затраты при автоматизированной организации взаимодействия сотрудников за год: Т1 = 701,8 чел./час.С1 = 154 376 руб. Далее рассчитаем единовременные капитальные затраты на разработку и внедрение системы (КП).Эти затраты складываются из оплаты труда разработчика системы, оплаты труда сотрудников, участвовавших в проектировании и внедрении системы и дополнительных (косвенных) расходов. Рассчитаем трудовые показатели. Абсолютное снижение трудовых затрат (Т)T=T0-T1=1719−701.
8=1018 чел/час.
Сотрудники организации стали тратить на выполнение рассматриваемого комплекса задач на 1 018 часов в год меньше.
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ)Снижение затрат трудового времени сотрудников составило 59процентов.
3. Индекс снижения трудовых затрат, повышение производительности труда (YT)Трудовые затраты организации снизились в 2,5 раза. Рассчитаем стоимостные показатели.
1. Абсолютное снижение стоимостных затрат (С)С = С0 -С1 = 365 700- 154 376= 211 324 руб. Внедрение информационной системы производит годовую экономию организации в размере 211 324 рубля.
2. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (СТ)Финансовые затраты на осуществления рассматриваемого комплекса задач приблизительно снизились на 57,7 процента.
3. Индекс снижения стоимостных затрат (YT)Стоимостные затраты организации приблизительно снизились в 2,37 раза. Рассчитаем период окупаемости проекта.
года ≈ 10,5 мес. Капитальные затраты на разработку и внедрение проекта вернутся организации приблизительно в течение 10 месяцев, что, на первый взгляд, говорит о не очень высокой экономической эффективности вложения средств в информационную систему. Из анализа рассчитанных коэффициентов можно сделать вывод, что разработка и внедрение информационной системы сокращает как издержки использования рабочего времени, так и финансовые издержки, однако срок окупаемости проекта достаточно высок, поэтому снизить эффект от длительности срока окупаемости поможет только бюджетное финансирование со стороны предприятия. На рисунке 29 приведена диаграмма временных затрат на выполнение технологических операций до и после внедрения проекта, на рис.
30 — стоимостных затрат. Рисунок 17 — Диаграмма временных затрат.
Рисунок 18 — Диаграмма стоимостных затрат.
На этапе анализа экономической эффективности были оценены временные затраты на выполнение операций технологии документооборота до и после внедрения системы и оценен экономический эффект от внедрения системы в условиях АО НПО «АВС». Срок окупаемости проекта оценивается в 6 месяцев, что говорит о его эффективности. Таким образом, исследовав значения параметров экономической эффективности и оценку сроков окупаемости проекта, можно сделать вывод о возможности и эффективности внедрения разработанного ПОв технологию работы специалистов АО НПО «АВС».
Заключение
.
В рамках данной работы проведено внедрение информационной системы документооборота для АО НПО «АВС».В рамках проведения анализа существующей технологии документооборота были выявлены недостатки существующей организации документооборота, которые связаны со значительными временными затратами на обработку документов, невозможность формирования аналитической отчетности по исполнению распорядительных документов. В качестве стратегии автоматизации была выбрана стратегия внедрения готового решения, функционал которого максимально бы соответствовал специфике организации. В ходе анализа информационных систем документооборота было показано, что ряд существующих решений по своему функционалу не соответствует технологии документооборота АО, НО «АВС», либо имеет модули, использовать которые не предполагается в условиях АО НПО «АВС». Программный продукт «Документооборот ИТ» максимально соответствует специфике организации. ??? А где доработка? Зачем всякие сущности, формы создавали? В рамках анализа функционала ПО «Документооборот ИТ» было проведено тестирование основных режимов работы программы и схемы прохождения документации. ??? Результаты тестирования? В рамках оценки экономической эффективности было показано, что срок окупаемости проекта составляет 10.5 мес. Список источников и литературы??? Формат нумерации (со скобкой надо).АО НПО «АВС». О Компании. [.
Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.npoavs.ru/Система «Дело». [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.doc-online.ru/software/delo/1C — Делопроизводство. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://v8.1c.ru/doc8/3.htm Должностная инструкция делопроизводителя. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://obrazec.org/12/dolzhnostnaja_instrukcija_deloproizvoditelja.htmКабашов С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 320 с. Гуда А. Г. Информатика: [учеб.
для вузов по специальности & quot;Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям.
М.: Дашков и К°, 2010.-399 с. Куперштейн В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. — СПб.: Питер, 2009.
Гринберг А. С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление». — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.
— 391 с. Киселев Г. М. Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office 2007) [Электронный ресурс]: Учебное пособие.
— М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. — 272 с. Коноплева И. А. Информационные технологии: учеб. пособие: [для вузов по специальности & quot;Прикладная информатика (по областям)]. — М.: Проспект, 2009.-294 с. Кудинов Ю. И. Основы современной информатики: учеб.
пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Прикладная информатика» -СПб.: Лань, 2009.-255 с. Луенбергер Д. Д. Информатика: учеб.
метод. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 80 801 «Прикладная информатика» и др. междисциплинарным специальностям.
М.: Техносфера, 2009.-447 с. Максимов Н. В. Технические средства информатизации: [учебник по специальностям «Информатика и вычисл. техника», «Прикладная информатика (по областям)» ]. -М.: Форум, 2009.-591 с. Максимов, Н. В. Технические средства информатизации.
М.: Форум, 2010.-606 с. Марков А. С. Базы данных: Введ. в теорию и методологию: [ Учеб. по специальности & quot;Прикладная математика и информатика" ]. -М.: Финансы и статистика, 2015.-511 с. Свердлов С. З. Языки программирования и методы трансляции: [учеб. пособие для вузов по направлению подготовки & quot;Прикладная математика и информатика" ]. -СПб. [и др.]:
Питер, 2015.-637 с. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 304 с. Евдокимова Л. М. Электронный документооборот и обеспечение безопасности стандартными средствами WINDOWS: учебное пособие. -.
М.: КУРС, 2017. — 296 с. Баласанян В. Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Секретарское дело. — 2012. 2.
— С. 46—48.Баласанян, В. Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В. Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция &#.
171;Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.". — М., — 2013. — С.22—25.Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г. И. Балибардина // Учеб.
метод. пособие / Вол.
ГУ. — 2012. — 78 с. Куняев, Н.
Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А.
Г. Фабричнов; под общ.
ред. Н. Н. Куняева. — М.: Логос, 2011. — 452 с. Пятковский О. И. Информационная система управления предприятием: учебное пособие.Алт.гос.
техн.ун-т им. И. И. Ползунова. — Барнаул: кафедра ИСЭ, Алт.
ГТУ, 2010. — 172 с. Пятковский О. И. Практикум по дисциплине «Проектирование информационных систем» Часть 1. Предпроектная стадия процесса проектирования экономических информационных систем: учебное пособие / О. И. Пятковский, М. В. Гунер; Алт.гос.
техн.ун-т им. И. И. Ползунова. — Барнаул: кафедра ИСЭ, Алт.
ГТУ, 2010. — 103 с. Пятковский О. И. Практикум по дисциплине «Проектирование информационных систем» Часть 2. Техно-рабочее проектирование: учебное пособие.Алт.гос.
техн.ун-т им. И. И. Ползунова. — Барнаул: кафедра ИСЭ, Алт.
ГТУ, 2010. — 113 с. Цыганов С. Н. Бухарин. Информационные войны в бизнесе и политике. Теория и методология. — М.: Академический Проект, 2007. — 336 с.
