Автоматизация комплекса задач по учёту и анализу распределения средств Санкт-Петербургским общественным благотворительным фондом «Альфа и Омега»

Кзп= 6 663 ₽.Ксвт— затраты на средства вычислительной техники.

Персональные компьютеры для Исполнительной дирекции были приобретены единовременно и по одной цене — 40 000 ₽., стоимость часа машинного времени рассчитаем следующим образом:

Годовой фонд машинного времени составляет 2016 час/год.Размер амортизационного отчисления за год 8 000 ₽.Обслуживание парка компьютерной техники привлеченными специалистами по договору. Сумма договора составляет 5 000 ₽/год. Стоимость часа машинного времени:(8000+5000)/2016=6,44₽/час.Затраты рабочего времени на разработку всего составляют 17ч. В итоге затраты на средства вычислительной техники составят: Ксвт =6,44*17=109,62₽.Кипс— затраты на инструментальные программные средства.

На рабочих местах сотрудников Исполнительной дирекции.

Фондаустановлено и используется стандартное ПО. Необходимости в приобретениидополнительных инструментальных средств для разработки нет. Кипс= 0 ₽.Таким образом общие затраты на проектирование автоматизированной системы составят: Кпр=6663+109,62+0=6772,62₽.Ктс — затраты на технические средства управления.

Как уже указывалось выше, стоимость компьютера сотрудника Исполнительной дирекции Фонда составляет 40 000 ₽. Компьютер был приобретён в 2013 году, такимобразом проработал 3года и его остаточная стоимость при условии срока службы эксплуатации 5 лет составит 20 000 ₽. На решение автоматизируемых задач с использованием персонального компьютера сотрудник.

Фонда тратит 1% рабочего времени. Ктс=20 000*0,01 = 200₽.Клс — затраты на линии связи.

Разрабатываемая автоматизированная система используется локально. Клс= 0 ₽.Кпо — затраты на программное обеспечение.

Стоимость программного обеспечения входит в стоимость приобретённыхперсональных компьютеров. Кпо= 0 ₽.Киб — затраты на формирование информационной базы.

Формирование информационной базы осуществляетсяменеджером Фонда. Время для формирования информационной базы —5 часов. Стоимость работ по внесению информации в базу составят 268*1,5*5=2010₽.Стоимость машинного времени составит:

Ксвт=6,44*5=32,2₽.Общие затрат на формирование информационной базы составят:

Киб=2010+32,2=2042,2₽.Куч — затраты на обучение персонала.

Обучение пользователя на его компьютере производит менеджер и программист в течение 1 часа. Общие затраты на обучение составят:

Куч=(268+250)*1,5+6,44=783,44₽.Кво— затраты на вспомогательное оборудование.

Вспомогательное оборудование для разработки системы не требуется. Кво= 0 ₽Кпл— затраты на производственную площадь.

Затраты на производственную площадь не учитывались. Кпл= 0 ₽Коэ — затраты на опытную эксплуатацию.

Для проверки работы разработаннойавтоматизированной системынеобходимо учесть:

Работуменеджера Фонда с автоматизированной системой в течение недели с затратами рабочего времени 1%.268*1,5*8*5*0,01=160,8₽.Стоимость машинного времени составит:

6,44*8*5*0,01=2,58₽.Затраты на опытную эксплуатацию составят:

Коэ =163,77₽.Общие капитальные затраты при разработкеавтоматизированной системы составят:

К =6772,62+200+0+0+2042,2+783,44 + 0 + 0+163,77= 9962,03₽.

3.2 Расчёт эксплуатационных затрат.

Расчёт базовых эксплуатационных затрат. Определяя экономическую эффективность разработанной автоматизированной системыблаготворительного фонда «Альфа и Омега» необходимо рассчитать базовые эксплуатационные затратыорганизации до внедрения автоматизированной системы. Расчёт базовыхэксплуатационных затратыбудем производить по формуле:

Сб = Сзпб + Саоб+ Стоб + Синб + Сниб + Спрб, где.

Сзпб — зарплата персонала в базовом периоде;

Саоб — амортизационные отчисления в базовом периоде;

Стоб — затраты на техническое обслуживание в базовом периоде;

Синб —затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернет и др.)в базовом периоде;

Сниб — затраты на носители информации в базовом периоде;

Сэлб — затраты на электричество;

Спр — прочие затраты в базовом периоде. До автоматизации комплекса задач сотрудника Исполнительной дирекции Фондавесь учёт происходил путём заполнения соответствующих документов (анкеты, квитанции, журналы) вручную, все отчёты формировались вручную. На заполнение документов и формирование отчётов сотрудник Исполнительной дирекции.

Фондатратил приблизительно 20% рабочего времени. Сзпб = 45 000 * 1,5 * 12 * 0,2 = 162 000 ₽/год.Саоб — амортизационные отчисления в базовом периоде.

Амортизационные отчисления составляют:

Саоб= 8 000 * 0,2 = 1 600 ₽/год.Стоб — затраты на техническое обслуживание в базовом периоде.

Техническое обслуживание компьютера осуществляетсяпривлечёнными специалистами по договору. Сумма договора составляет 5 000 ₽/год.Годовые затраты на обслуживание компьютера сотрудника Фонда составят:

Сто = 5000 / 10 = 500 ₽/год.Синб —затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернет и др.)Не требуются. Синб= 0 ₽.Сниб — затраты на носители информации в базовом периоде.

В базовом периоде для заполнения документов и формирование отчётовнеобходимо шесть упаковок бумаги в 1 год. Стоимость 1 упаковки — 200 ₽.Затраты на бумажные носители составляли:

Сниб= 200 * 6 = 1 200 ₽/год.Общие базовые эксплуатационные затраты составили:

Сб= 162 000 + 1 600 + 500 + 0 + 1 200 = 165 300 ₽/год.Расчёт эксплуатационных затрат после внедрения автоматизированной системы. Определяя экономическую эффективность разработанной автоматизированной системыблаготворительного фонда «Альфа и Омега» необходимо рассчитать эксплуатационные затратыорганизации после внедрения автоматизированной системы. Расчёт эксплуатационные затраты после внедрения автоматизированной системы будем производить по формуле:

С = Сзп + Сао+ Сто + Спс+ Син+ Сни+ Сэл + Спр, где.

Сзп — зарплата персонала;

Сао — амортизационные отчисления;

Сто — затраты на техническое обслуживание;

Спс—затраты на программное сопровождение;

Син —затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернет и др.)Сни — затраты на носители информации;

Сэл — затраты на электричество;

Спр — прочие затраты. Сзп — Заработная плата персонала.

Разрабатываемаяавтоматизированная системабудет использоваться одним пользователем —сотрудником Исполнительной дирекции Фонда. На выполнение задач сотрудник тратит 1% рабочего времени. Эксплуатационные затраты на заработную плату персонала составят:

Сзп =45 000*1,5*12*0,01=8100₽/год.Сао — амортизационные отчисления.

Амортизационные отчисления составляют:

Сао =8000*0,01=80 ₽/год.Сто — затраты на техническое обслуживание.

Затраты на техническое обслуживание компьютера сотрудника Исполнительной дирекции.

Фонда в базовом периоде не будут отличаться от аналогичных затрат после автоматизации и составят:

Стоб = 500 ₽/год.Спс—затраты на программное сопровождение.

Поддержку программного обеспечения будет осуществлятьсяразработчиком автоматизированной системы. Время на поддержку предполагаетсяне более 0,5% от рабочего времени специалиста. Затраты на программное сопровождение составят:

Спс =42 000*1,5*12*0,005=3780₽.Син — затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернет и др.)Не требуются. Син= 0 ₽.Сни — затраты на носители информации.

Для распечатки отчётов достаточно трёх упаковок бумаги в 1 год. Стоимость 1 упаковки — 200 ₽.Сни = 3*200= 600 ₽/год.Сэл —затраты на электричество.

Затраты на электричество не учитывались. Сэл= 0 ₽.Спр — прочие затраты.

Дополнительных затрат не предполагается. Спр= 0 ₽.Общие эксплуатационные затраты составят:

С= 8100+80+500+3780+0+600+0+ 0=13 060₽/год.

3.3 Оценка эффективности внедрения АСЭкономический эффект от внедрения разработанной автоматизированной системы заключается в снижении временных затрат на выполнение технологических операций сотрудников благотворительного фонда. Расчёт показателей экономической эффективности представлен ниже. Годовая экономия эксплуатационных затрат составит:

Эгод=Сб- С=165 300 — 13 060= 152 240₽.Годовой экономический эффект от внедрения составит:

Э=Эгод- ЕК=152 240 — 0,2*9962,03= 150 248₽.Расчётная прибыльность:

Ер=Эгод/К=152 240/9962,03=15,3Срок окупаемости:

Ток=К/Эгод=0,06=0,7 мес. Годовые приведённые затраты по базовомуварианту:

Пб=Сб=165 300₽.Годовые приведенные затраты по предлагаемому варианту:

П=С+Е*К=13 060+0,2*9962,03=15 052₽.Внутренний экономический эффект от внедрения составит:

Эвнутр=Пб- П=165 300 — 15 052,4=150 248₽.Внешний экономический эффект рассчитываться не будет, так как автоматизациякоснулась только внутренней работыспециалистов Исполнительной дирекции Фонда. В таблице 27 приведена сводная таблица расчёта параметров экономической эффективности автоматизированной системы. Таблица 27Сводная таблица расчёта параметров экономической эффективности автоматизированной системы.

ПоказателиФормулы для расчёта.

ЗначениеГодовая экономия152 240₽Расчётная прибыльность15,3Срок окупаемости0,7 мес. Годовой экономический эффект150 248₽Годовые приведенные затраты по базовому варианту.

Пб = Сб + ЕК165 300₽Годовые приведенные затраты по предлагаемому варианту.

П = С + ЕК15 052₽Внутренний экономический эффект150 248₽Расчёты показывают, что за счёт экономии рабочего времени специалиста Исполнительной дирекции Фонда, вложенные средства окупаются менее чем за месяц, а годовая экономия, согласно приведённым расчётам составит 150 248 ₽, что говорит об эффективности проекта. Выводы по главе: На этапе анализа экономической эффективности были оценены временные затраты на выполнение управления средствами благотворительного фонда, в т. ч., принятых оплат и их распределения до и после внедрения автоматизированной системы и оценён экономический эффект от внедрения системы в условиях благотворительного фонда «Альфа и Омега». Срок окупаемости автоматизированной системы оценивается менее чем в месяц, что говорит о её эффективности. Экономическая эффективность автоматизированной системы обусловлена снижением временных затрат на ведение операций, связанных с учётом нуждающихся, расчётом запланированных выплат и учётом принятых оплат, а также возможностью формирования сводной отчётности и формализованных документов. Таким образом, исследовав значения параметров экономической эффективности и оценку сроков окупаемости автоматизированной системы, можно сделать вывод об эффективности внедрения разработанной автоматизированной системы в технологию работы благотворительного фонда «Альфа и Омега».4Контрольный пример

Приведём контрольный примериспользованияавтоматизированной системы по управлениюблаготворительным фондам «Альфа и Омега».На рисунке 43 приведён макет главной формы приложения. Рисунок 43— Макет главной формы приложения.

На рисунке 44 приведён макет формы справочника «Нуждающиеся», на рисунке 45— добавление новой записи в данный справочник. Рисунок 44—Макет формы справочника «Нуждающиеся"Рисунок 45— Макет формы справочника «Нуждающиеся» — добавление новой записи.

На рисунке 46 показан макет формы справочника «Благотворители», на рисунке 47— добавления новой записи в данный справочник. Рисунок 46— Справочник «Благотворители"Рисунок 47— Добавление новой записи в справочник благотворителей.

На рисунке 48 показан макет формы работы со справчоником печатной продукции. Рисунок 48— Справочник «Печатная продукция"На рисунке 49 показана форма ввод данных о поступлениях средств от благотворителей. Рисунок 49— Ввод поступлений от благотворителей.

На рисунке 50 показан макет формы журнала поступлений. Рисунок 50— Журнал поступлений.

Как показано на рисунке 50, в данном режиме доступна фильтрация по организации-благотворителю. На рисунке 51 показан режим расчёта плана выплат нуждающимся. В даном режиме можно запланировать как выплату по категории нуждающихся, так и индивидуальную выплату, а также задать очерёдность от 1 — срочная до 10 — наименее срочная. Рисунок 51— Расчёт плана выплат.

На рисунке 52 показан режим журнала запланированых выплат. Рисунок 52—Режим журнала запланированых выплат.

На рисунке 53 показан режим ввода выплат. Как показано на рисунке 53, при планировании выплат производится расчёт доступной суммы к выплате и запланированных выплат. Программа автоматически распределит все запланированные выплаты согласно очерёдности. Поле «Доступная сумма» может корректироваться, если не планируется производиться все запланированные выплаты. Рисунок 53— Ввод выплат.

Ведомость оплат № 7 от 18.

04.2016№ФИОСумма выплаты, руб.

1Ляпина Лариса Михайловна40 002.

Устьянцева Анна Сергеевна4000.

Итого8 000.

00 ₽Восемь тысяч рублей 00 коп. Рисунок 54— Ведомость оплат (печатная форма) На рисунке 55 показан режим журнала выплат, где возможно проводить фильтрацию по ФИО нуждающегося и провести печать справки о выплатах. Рисунок 55— Журнал выплат.

Отчёт по выплате средств№Получатель.

ДатаСумма, руб.

1Машков Леонид Дмитриевич14.

04.20 163 000.

00 ₽2Машков Леонид Дмитриевич18.

04.201 625 000.

00 ₽Рисунок 56— Печатая форма отчёта о выплате средств.

Рисунок 57— Ввод оплаты за печатную продукцию.

Наиболее активные благотворители№Наименование.

Сумма пожертвований1ООО Юнион1 500 002ООО Альянс1 500 003ООО Элеватор Ключевской657 004ЗАО Информационный портал500 005ООО Ландыш350 006ИП Жиляков280 007ОАО РМЗ «Балтийский» 160 008ИП Ростовцев100 009ООО Слава5000.

Рисунок 58— Отчёт о наиболее активных благотворителях (пример)Динамика поступающих средств.

Год:2016.

Месяц.

Сумма поступлений, руб.

январь0.00 ₽февраль32 000.

00 ₽март280 000.

00 ₽апрель197 700.

00 ₽май0.

00 ₽июнь0.

00 ₽июль0.

00 ₽август0.

00 ₽сентябрь0.

00 ₽октябрь0.

00 ₽ноябрь0.

00 ₽декабрь0.

00 ₽Рисунок 59—Динамика постпающих стредств.

Рисунок 60— Диаграмма по поступлениям денежных средств.

Отчёт по всем нуждающимся№ФИОКатегория.

Сумма помощи1Ахмадов Рашид Мамедовичдети-сироты20 002.

Ваколова Анна Георгиевнанеблагополучные семьи180 003.

Иванов Иван Ивановичдети-инвалиды40 004.

Краснова Анна Романовнаинвалиды40 005.

Ляпина Лариса Михайловнаматери-одиночки40 006.

Машков Леонид Дмитриевичнеблагополучные семьи280 007.

Машков Павел Петровичдети-инвалиды40 008.

Томина Евгения Сергеевнанеблагополучные семьи150 009.

Турова Римма Васильевнаинвалиды400 010.

Устьянцева Анна Сергеевнаматери-одиночки4000.

Рисунок 61— Пример отчёта по всем нуждающимся.

Расходы на печатную продукцию.

Период:

01.04. 2016;30.

04.2016№Продукция.

Кол-во.

Стоимость, руб.

1Буклет «Дети-инвалиды» 1001 500.

00 ₽2Буклет А4 «Книжка» 1002 200.

00 ₽3Плакат «Альфа и Омега» 1003 800.

00 ₽Рисунок 62— Отчёт о расходах на печатную продукцию.

Отчёт по нуждающимся в первоочередной помощи формируется из режима «Отчёты — Отчёт по нуждающимся», в котором необходимо выбрать опцию «Очерёдность» (рис. 63−64).Рисунок 63— Запрос отчёта по нуждающимся в первоочередной помощи.

В данном режиме, в отличие от отчёта по всем нуждающимся, отчёт формируется не по выплаченным суммам, а по суммам, запланированным к выплате с учётом очередности, указанной пользователем. Отчёт нуждающимся в первоочередной помощи№ФИОКатегория.

ЗапланированоОчередность1Иванов Иван Ивановичдети-инвалиды500 012.

Краснова Анна Романовнаинвалиды100 013.

Машков Павел Петровичдети-инвалиды500 024.

Турова Римма Васильевнаинвалиды10 003.

Рисунок 64—Отчёт по нуждающимся в первоочередной помощи (печатная форма) Заключение.

Подводя итог проделанной работы, хочется отметить успешное выполнение поставленной цели работы: разработана автоматизированная система для учёта и анализа распределения средств благотворительным фондом, использующая возможности и имеющиеся информационные хранилища автоматизированной системы фонда «Альфа и Омега». Стоит отметить, что такой подход позволил реализовать полный требуемый функционал системы, при этом риски умышленного и случайного нанесения вреда внутриорганизационным информационным системам сведены к минимуму. В силу специфики организаций, работающих в данной области, качественная организация учёта нуждающихся, учёта распределения средств и поступающих оплат является необходимым условием успешного функционирования организаций благотворительного направления. Качественная информационная поддержка позволяет повысить эффективность бизнес-процессов Фонда, а эффективная автоматизированная система — процессы управления. Применение разработанной в рамках данной работы автоматизированный системы контроля качества бизнес процессов позволит значительно повысить эффективность работы благотворительного фонда. Специфика деятельности фонда «Альфа и Омега» является разнообразие видов деятельности— от выпуска печатной продукции до адресного оказания материальной помощи различным категориям нуждающихся. Соответственно, задача автоматизации в рамках даннойработы отличалась от специфики стандартных решений в области автоматизации деятельности фондов. Основной целью работы являлась модернизация части бизнес-процессовблаготворительного фонда для повышенияэффективности деятельности по управлению денежными средствами. Так же, в рамках данной работы, были решены все задачи, поставленные на первоначальных этапах: детально изучена предметная область; выявлена необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности — работы специалистов Фонда по учёту и распределению средств; помимо этого, при разработке автоматизированной системы применялись современные технологии разработки средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации. В процессе выполнения работы была обоснована актуальность выбранной проблематики, проведён системный анализ системы управления качеством бизнес-процессов благотворительного фонда «Альфа и Омега». Изучены организационно-функциональная структура компании и функции, выполняемые подразделениями. Составлен граф целей изучаемого Фонда, на основании которого выбраны бизнес-процессы, анализ которых необходимо было провести с целью выявления направлений модернизации. Выбранные бизнес-процессы были исследованы и смоделированы в состоянии «Как есть» с помощью программы ПО ErWin. В результате проделанной работы были выявлены области, где возможна оптимизация и сформулированы соответствующие предложения по модернизации процессов. Далее были построены модели бизнес-процессов в состоянии «Как должно быть» с учётом выдвинутых предложений. В обеспечение реализации этих предложений были разработаны база данных для использования в технологии учёта нуждающихся, поступающих оплат от благотворителей и их расходования. Далее была проведена разработка базы данных и программного обеспечения для автоматизации технологии работы специалистов Фонда с использованием среды программирования BorlandDelphi 7, была проведена оценка экономической эффективности внедрения автоматизированной системы в деятельность благотворительногофонда «Альфа и Омега».Оценка экономической эффективности показала целесообразность внедрения разработанного программного решения в технологию работы специалистов Исполнительной дирекции благотворительного фонда «Альфа и Омега».

Список литературы

Дипломное проектирование. Методические указания к дипломному проектированию для студентов всех форм обучения. Сост. Голоскоков К. П., Соколов Р. В., Бугорский В. Н., Андреевский И. Л., Аминов Х. И., Егорова Е. В. — СПб.: СПБГИЭУ, 2014.

Бугорский В.Н., Соколов Р. В., Сетевая экономика и проектирование информационных систем. — СПб.: Питер, 2007. — 320с. Исаев, Г. Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.

Н. Исаев. — М.: Омега-Л, 2013. — 464 c. Карпова, И. П. Базы данных: Учебное пособие / И.

П. Карпова. — СПб.: Питер, 2013. —.

240 c. Кириллов, В.В.

Введение

в реляционные базы данных.

Введение

в реляционные базы данных / В. В. Кириллов, Г. Ю. Громов. — СПб.: БХВ-Петербург, 2012. — 464 c. Максимов, Н. В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н. В. Максимов, Т.

Л. Партыка, И. И. Попов. — М.: Форум, 2013. — 512 c. Мишенин, А. И. Теория экономических информационных систем.

— М.: Финансы и статистика, 2010. — 240 сСоветов, Б. Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. —.

М.: Юрайт, 2013. — 463 c. Соколов, Р. В. Проектирование информационных систем: [Учеб. для вузов по специальности &#.

171;Прикладная информатика (по обл.)"] / Р. В. Соколов. — СПб.: Изд-во СПб ГИЭУ, 2012.

— 336 с. Фаронов, В.А. Delphi. Программирование на языке высокого уровня. — М.: 2010.

Фуфаев, Э. В. Базы данных: Учебное пособие для студентов учреждений высшего профессионального образования / Э. В. Фуфаев, Д. Э. Фуфаев. —.

М.: ИЦ Академия, 2012. — 320 c. Хлебников, А. А. Информационные технологии: Учебник / А. А. Хлебников. — М.: Кно.

Рус, 2014. — 472 c. Черников, Б. В. Информационные технологии управления: Учебник / Б. В. Черников. — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 368 c.