Деловые и личные качества секретаря

П р и м е ч, а н и я.

1. При планировании работы в напряженные моменты секретарю рекомендуется вести ежедневник, причем список дел делить на категории «срочные», куда относятся дела, привязанные к какому-либо сроку, и «несрочные», куда относятся важные дела, не привязанные к конкретному сроку.

2. Кроме того, рекомендуют планировать дела с запасом времени. То есть, какая-то часть времени должна быть выделена для выполнения срочных поручений руководителя, когда времени на выполнение остальных запланированных дел не будет.

3. Также в последнее время появились электронные планировщики времени, которые намного функциональнее бумажных. Они позволяют разбить все дела на группы по темам, по важности, по срочности, а также можно составить список напоминалок, что, когда и где нужно сделать, а также что, кто и кому пообещал. Но на самом деле эти электронные планировщики обладают двумя главными недостатками. Первое из них — устройство — носитель может разрядиться, и не то, чтобы напоминалка не сработает, а даже список запланированных дел невозможно будет увидеть. Кроме того, если носитель программы сломается, то список дел утерян навсегда. А в нашей российской действительности его еще и украсть могут.

2.

2. Секретарь и его личные качества Профессия секретаря-референта требует определённого физического состояния и компетенции, а именно необходимы нормальный слух, хорошая память, склонность к работе с людьми и документами, общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Деятельность противопоказана людям, страдающим сердечно-сосудистыми заболеваниями, заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т. п.), расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности, психическими недугами, имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

Требуется и ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессиональным секретарем. На первом месте стоит умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений.

На втором месте стоит коммуникабельность — т. е. способность легко устанавливать контакты, связи.

К личным качествам секретаря относится любезность, вежливость, доброжелательность, которые стоят на третьем месте. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя. Любой человек при обращении к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

Так как секретарь часто большим объемом важной и интересной информации и большими полномочиями (когда действует от имени руководителя), нетактичное поведение с его стороны и заносчивость вызывают негативную атмосферу в коллективе и становятся поводом для сплетен и ссор в организации.

В разговоре секретарю необходимо употреблять только вежливые слова и выражения. Если секретарь предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника не приятной, то ему нужно постараться сообщить ее как можно более деликатно.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Это требование, правда, относится ко всем людям и ко все работникам. И нельзя сказать, что именно к секретарю оно применимо больше всего.

Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос или навести справку. Он должен уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т. п. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности, чтобы избежать ответственности за невыполненную или плохо выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документацией, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Следует помнить, что «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой работы, культура рабочего места, внешний вид.

3. Секретарь и его внешний вид Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом, поэтому его нужно тщательно продумать, он должен быть современен и аккуратен. Где-то он регламентирован, где-то нет.

В зависимости от времени года, погоды и температуры воздуха, костюм секретаря может быть различным по цвету, фасону и используемым тканям. Главное требование к костюму — строгость, элегантность. Конечно же, здесь все зависит от вкуса человека, от дресс-кода, принятого в организации, а также ненормативных правил и устоев данной фирмы. Основное — костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации.

Прическа секретаря должна быть аккуратной и гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой. Как известно, очень часто одним из требований к секретарю является — приятная внешность, чем не может похвастаться человек неряшливый, неаккуратный, непричесанный.

Заключение

.

В профессии секретаря умудряются сочетаться два несхожих противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. [6].

Опытному, хорошо знающему свою работу секретарю, умеющему выполнять рутинную работу по обслуживанию организации, совмещение этих двух начал позволяет организовать рационально свою деятельность и деятельность своего руководителя, который при этом освобождается его от большого количества рутинных технических мелких дел, связанных с исполнением его каждодневных обязанностей. Настоящему секретарю нужно быть и хорошим исполнителем, подчиняющимся своему руководителю, и его активным ассистент. Этим он поможет руководителю быстрее достичь конечных целей управления.

«Будущее профессии секретаря очень сильно связано с владением электронной техникой, а именно, аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, также нужно владеть иностранными языками (в последнее время приобретает значение знание китайского языка), основами журналистики и рекламы, а так же методами самовоспитания этики и вежливости, так как, помимо деловых, профессиональных качеств, в этой профессии личные играют далеко не последнюю роль."[6].

Литература

Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. — Ростов н/Д: Феникс, 2007.

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1998.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37).

Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

Основные правила работы архивов организаций. — М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.

Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления современной организацией Афоризм.

Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

Квалификационная характеристика секретаря ООО «КДСМ» г. Ставрополь.

Горбанева Ольга Ивановна, кандидат физико-математических наук, доцент ЮФУ.

Данные взяты были из блога Горбаневой Ольги Ивановны, но на момент оформления работы были удалены из блога.

Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

Список обязанностей из одного объявления.