Варианты распределения обязанностей при выполнении функций налогового менеджмента

Рассматривая проблему оптимального распределения задач, прав и ответственности между различными структурными звеньями хозяйствующего субъекта при выполнении функций налогового менеджмента, следует подчеркнуть, что для этих целей может быть полезным применение линейной карты распределения обязанностей (матричный метод). Такая матрица показывает, кто и в какой степени принимает участие в подготовке решения и работе по его выполнению. Она отражает объем и характер полномочий, реализуемых каждым должностным лицом при совместном участии в реализации функций налогового менеджмента, когда области полномочий и ответственности двух или нескольких лиц пересекаются. Матрица уточняет полномочия при распределении между ними общей работы. Овладение этим методом должно способствовать более качественному решению вопросов распределения задач, прав и ответственности в системе управления налоговыми обязательствами.

Помимо создания адекватной сегодняшним экономическим реалиям структуры корпоративного налогового менеджмента, определения полномочий и требований к участникам процесса планирования налоговых платежей для успешной постановки деятельности по планированию налогов необходимо наличие финансовых, материально-технических и интеллектуальных ресурсов, которые формируются при составлении ежегодного налогового плана.

Материально-технические ресурсы, задействованные в процессе налогового менеджмента в организации, определяются до создания группы планирования мероприятий по оптимизации налогового портфеля и формируются из двух частей. Первая часть состоит из элементов материально-технической базы, находящейся в распоряжении тех подразделений предприятия, сотрудники которых заняты планированием налоговых платежей; вторая часть создается специально в целях функционирования налоговой группы. Среди всего перечня материально-технических ресурсов, требующихся для успешного осуществления функций налогового планирования, существенное место должны занимать: обеспечение налоговой группы современными информационно-вычислительными комплексами, необходимыми для применения статистико-математических методов определения вариантов распределения мероприятий по налоговой оптимизации; использование в процессе работы обширного библиотечного фонда, состоящего из нормативной, научной, практической и периодической литературы; применение баз данных законодательства РФ, облегчающих поиск нужной документации нормативно-правового характера.

Финансовая база организации налогового менеджмента формируется исходя из потребностей в осуществлении мероприятий по налоговой оптимизации. Кроме того, руководство хозяйствующего субъекта должно сформировать политику стимулирования работников налогового сектора за достижение положительных результатов процесса налогового менеджмента.

В целях повышения интеллектуального уровня специалистов системы налогового менеджмента составляется график участия в тематических семинарах, конференциях, учебных курсах, курсах повышения квалификации, на что отводятся дополнительные финансовые ресурсы. Этот график также входит в налоговый план организации.

Как уже говорилось, в целях обеспечения более эффективной работы специально созданного подразделения внутри предприятия должен быть разработан, рассмотрен и утвержден руководителем (директором) документ, регламентирующий функционирование этого подразделения. Как правило, данное подразделение может называться Департаментом (отделом, службой) налогового менеджмента (налогового планирования) и иметь численность от 3 до 15 работников в зависимости от размера предприятия, объема реализации продукции (выполненных работ, оказанных услуг), суммы налоговых обязательств, количества самостоятельных структурных подразделений и других факторов. Безусловно, на каждом предприятии разрабатывается свой вариант положения об отделе (службе) налогового менеджмента (планирования). Однако существуют те позиции, которые обязательно должны быть отражены в этом документе.

Положение об отделе (службе, департаменте) налогового менеджмента состоит из следующих разделов: общие положения, организационная структура, задачи, функции, права, взаимодействие с другими подразделениями (служебные связи), ответственность руководителя.

Остановимся наиболее подробно на характеристике каждого раздела.

В разделе «Общие положения» указываются основные положения отдела (службы, департамента).

• 1. Место подразделения в структуре организации. Подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, департамент налогового менеджмента является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (отделы, бюро, секторы, участки), такие как отдел налогового учета, отдел налогового планирования и т. д.
• 2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора организации. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредителями. Если в первом случае распорядительным документом является приказ, то во втором — это может быть протокол собрания учредителей или решение.
• 3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколько самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные — заместителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения — заместителю директора по коммерческим вопросам (финансовому директору). Если же у директора нет заместителей, на которых возлагается обязанность управления отдельными группами подразделений, то ему подчиняются все основные структурные единицы. Если подразделение (отдел, участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (департамент), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела и пр.).
• 4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например: «отдел налогового менеджмента возглавляет начальник». В том случае, если разработники положения хотят ограничиться только одним предложением, следует указать и порядок назначения на должность руководителя. Между тем руководство подразделением не ограничивается указанием руководящего лица. Дело в том, что положение о структурном подразделении — это своего рода должностная инструкция руководителя (начальника отдела, руководителя департамента). Поэтому здесь следует указать квалификационные требования к руководителю (образование, стаж, квалификационную категорию), наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними должностных обязанностей.
• 5. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В зависимости от того, какие функции выполняет подразделение, определяется и перечень документов. Например, для отдела налогового менеджмента специальным и первоочередным документом является Налоговый кодекс Российской Федерации. Подразделение предприятия также должно руководствоваться внутренними документами (уставом предприятия, положением о подразделении, учетной политикой организации). В том случае, если трудовые отношения в организации регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.
• 6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это характерно для подразделений, выполняющих специфические функции.

Следующий раздел «Организационная структура» отображает структуру подразделения, где должен быть указан порядок ее формирования и утверждения.

Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как правило, следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представляется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напрямую директору предприятия для утверждения.

Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подразделение, и оформляться в виде приложения к Положению.

Структуру подразделения можно отразить различными способами. Прежде всего, это текстовой способ. Так, пункт о структуре департамента налогового менеджмента в организации может быть следующим: «В состав департамента налогового менеджмента входят следующие отделы: налогового мониторинга, налогового учета и анализа, налогового планирования и налогового контроля» .

Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения и по возможности взаимосвязи между ними.

Однако не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе «Структура и штатная численность» указываются либо группы специалистов, выполняющих работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа налогового анализа в составе отдела налогового менеджмента). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по должностному наименованию в данной группе.

В этом же разделе следует отразить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников и т. д.

В разделе «Задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление его деятельности.

Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях.

В разделе «Функции» перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя структурного подразделения. Напомним, что Положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подразделения, а использование квалификационной характеристики только поможет определить функции отдела в целом. В то же время именно в этом разделе Положения должна отражаться специфика деятельности хозяйствующего субъекта. Поэтому наряду с общими функциями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью организации.

Раздел «Функции» может создаваться не только как «генеральная определяющая» деятельности организации, но и как управленческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следует подробно расписать и каждую функцию, и способы ее реализации, не забывая об очередности выполнения каждой функции.

В разделе «Права» приводится перечень прав как самого подразделения, так и его руководителя. Среди общих прав подразделения отметим следующие:

• 1) давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;
• 2) требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;
• 3) вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем предприятия;
• 4) представительствовать от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;
• 5) проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;
• 6) в необходимых случаях при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений организации;
• 7) давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

Теперь о правах руководителя подразделения. Поскольку в своей деятельности он руководствуется положением о подразделении, необходимо более подробно определить его должностные права. В перечень его прав могут входить следующие:

• 1) вносить предложения в отдел кадров и руководству организации о перемещении работников подразделения, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;
• 2) знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися деятельности структурного подразделения;
• 3) вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению деятельности хозяйствующего субъекта и совершенствованию методов работы коллектива, замечания по деятельности других структурных подразделений.

Среди прав руководителя структурного подразделения необходимо указывать и перечень документов, визируемых или подписываемых руководителем, например: «Начальник отдела налогового менеджмента визирует все документы, связанные с финансовой и хозяйственной деятельностью организации (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.)». Разработчики положения о структурном подразделении по согласованию с подразделением, для которого разрабатывается положение, могут оформить перечень визируемых или подписываемых руководителем подразделения документов в виде отдельного приложения.

В разделе «Взаимодействие с другими подразделениями (служебные связи)» определяются служебные связи или схемы взаимодействия структурных подразделений организации. Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

• 1) совершении совместных действий, например: коллегиальная разработка проектов документов, проведение научноисследовательских работ. Для этого из каждого подразделения выделяются работники, и они совместно выполняют определенные работы;
• 2) совершении согласованных действий, например: проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования;
• 3) совершении встречных действий, например: одно подразделение представляет другому подразделению в распоряжение и пользование материальные ценности. Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использовании материальных ценностей;
• 4) совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений, например: предоставление отделу налогового менеджмента отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения, планово-экономическому отделу — сведений, необходимых для составления производственных планов, главной бухгалтерии — документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга — документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

Если в разделе «Взаимодействие с другими подразделениями (служебные связи)» отразить вопросы «получения» и «предоставления», то вопросы «совместной разработки (работы, проведения)» можно оформить в виде отдельных решений руководителей структурных подразделений.

С целью исключения дублирования функций Положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Это определенные затраты времени. Однако этим и достигается главная цель управления организацией — четкая регламентация функций каждого подразделения.

При разработке раздела «Ответственность» следует вновь вспомнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделения определяется Положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

На него также возлагается персональная ответственность:

• 1) за соответствие законодательству издаваемых подразделением и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других правовых актов;
• 2) организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;
• 3) своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия;
• 4) создание условий для производственной деятельности сотрудников подразделения;
• 5) обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразделении, и соблюдение правил пожарной безопасности;
• 6) соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины. Данный раздел может строиться по другому принципу.

Так, на руководителя подразделения возлагается персональная ответственность за несоответствие законодательству правовых актов, издаваемых подразделением, необеспечение или ненадлежащее обеспечение руководства предприятия информацией о деятельности подразделения.

Не всегда следует разделять ответственность отдела и ответственность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целесообразно ввести коллективную ответственность отдела налогового менеджмента за сохранность сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну как своей организации, так и контрагентов, за обеспечение сокрытия информации, имеющей конфиденциальный характер и т. п. Для большинства подразделений организации в Положении следует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.