Диаграммы и графики в табличном процессоре Excel

Общие принципы построения диаграмм

Для того чтобы более наглядно представить особенности информации в электронной таблице, например выявить и показать какой-то тренд, который прослеживается в массиве введенных данных, или максимально аргументировано подкрепить какое-то утверждение о природе и параметрах этих данных во время выступления с презентацией, полезно использовать графические иллюстративные материалы, которые легко можно получить с помощью стандартных функций табличного процессора. Для этих целей в Excel существуют средства формирования диаграмм. Диаграмма — это графическое представление числовых данных. В табличном процессоре Excel можно получить диаграммы разных типов, например гистограммы и графики. Па гистограмме числовые данные отображаются столбиками (или областями, если построена круговая диаграмма), на графике числовые данные отображаются точками (или другими графическими примитивами), которые соединяются линиями.

Графики обычно используют для отображения процессов, которые изменяются при переменах в массиве данных, лежащих в основе этих процессов, например каких-то процессов, развивающихся во времени. Гистограммы более удобны для наглядного представления соотношения какихлибо величин. Линия на графике или группа столбиков гистограммы изображает ряд данных, которые находятся в нескольких соседних ячейках таблицы. Помимо гистограмм и графиков, широко используются круговые диаграммы, которые удобны для наглядного представления соотношения величин, образующих целое.

Например, данные таблицы, в которой отражен вклад сотрудников Иванова, Петрова и Сидорова (см. табл. 12.4) в организацию корпоративного праздника, можно представить на диаграмме (рис. 12.5). Обратите внимание на то, как одна и та же информация таблицы отражается на диаграмме типа «гистограмма» и на графике.

Рис. 12.5. Диаграмма вклада сотрудников:

а — гистограмма: б — график.

За построение графиков и диаграмм в Excel отвечает Мастер диаграмм, который вызывается через раздел меню Вставки, подраздел Диаграмма. Перед тем как начать построение диаграммы, необходимо выделить диапазон данных, на основе которых будет построена диаграмма. На одной диаграмме можно представить несколько рядов данных. Если диаграмма строится на основе нескольких диапазонов, то нужно обязательно проследить за тем, чтобы эти диапазоны были симметричны.

Проще всего построить диаграмму, если таблица содержит данные, названия данных и пояснения к ним, причем строки, в которых находятся данные, следуют одна за другой, а названия данных находятся в начале строки данных. На основе такого расположения данных легко сформировать диапазон, который будет обработан в Мастере диаграмм для построения соответствующего графика (рис. 12.6).

Рис. 12.6. Таблица с выделенным диапазоном, на основе которого построены диаграммы рис. 12.5.

Построение диаграммы с помощью Мастера диаграмм

Чтобы построить диаграмму на основе данных электронной таблицы Excel, нужно выделить ячейки, в которых находятся эти данные, их названия и пояснения к этим данным, далее следует в разделе меню Вставка выбрать команду Диаграммы или щелкнуть мышью по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная. Мастер диаграмм открывает контекстное меню, в котором процесс построения диаграммы идет в интерактивном режиме (пользователь должен выбрать параметры будущей диаграммы из предлагаемых Мастером диаграмм опций). Построение диаграммы проходит в четыре этапа, на каждом шаге можно просмотреть вид диаграммы либо с помощью кнопки Просмотр результата (работает при нажатой правой клавише мыши), либо непосредственно во временном окне Мастера диаграмм.

На первом этапе пользователю предлагается определиться с типом диаграммы: на закладке Стандартные представлены типовые виды (гистограмма, график, линейчатая, круговая, кольцевая и т. п.), более сложные типы диаграмм можно выбрать на закладке Нестандартные. После выбора типа диаграммы для продолжения процесса построения следует нажать кнопку Далее (она присутствует на каждом этапе построения диаграммы). Обратите внимание, что на каждом шаге построения диаграммы можно также вернуться на предыдущий шаг — для этого в контекстном меню Мастер диаграмм имеется кнопка Назад.

После выбора типа и вида диаграммы и щелчка на кнопке Далее Мастер диаграмм переходит ко второму этапу — показу адресов ячеек диапазона и рядов данных, а также адресов ячеек для формирования подписи по оси X. В этом окне еще можно поправить (уточнить) массив данных для построения диаграммы. Обратите внимание, что в качестве подписи оси X используется содержимое первой (верхней) строки выделенной области листа, а в качестве названий рядов данных — содержимое первого (левого) столбца.

После щелчка по кнопке Далее в окне второго шага на экране появляется окно третьего шага Мастера диаграмм. Вкладки этого окна позволяют задать общие параметры диаграммы (настроить диаграмму) — впечатать ее название, заголовки осей, уточнить подписи данных, а также легенду^[1] диаграммы.

После того как будет выполнена настройка диаграммы, при нажатии кнопки Далее следует переход к последнему, четвертому, этапу построения диаграммы с помощью Мастера диаграмм. На этом этапе пользователь должен решить, где будет размещена созданная диаграмма — на одном из существующих листов книги или на отдельном листе. Если диаграмму поместить на существующий лист (по умолчанию это лист, на котором находится таблица с данными), то диаграмма займет только его часть, и при выводе на печать на бумаге будут напечатаны и таблица, и диаграмма (рис. 12.7).

Рис. 12.7. Размещение диаграммы на листе таблицы.

Если поместить диаграмму на отдельном листе, то внизу рабочего окна Excel появится ярлык с обозначением листа диаграммы (по умолчанию листам с диаграммами присваиваются порядковые номера, например «Диаграмма 1», «Диаграмма 2» и т. д.).

Все элементы построенной диаграммы можно менять. Для того чтобы изменить какой-то элемент диаграммы, ее нужно выделить. Для выделения диаграммы следует щелкнуть левой кнопкой мыши в области диаграммы (па границе области диаграммы при этом должны появиться маркеры выделения — черные квадратики), после этого можно поменять размер диаграммы либо переместить диаграмму на другое место (если она вставлена в существующий лист). В выделенной диаграмме аналогичным образом можно редактировать все ее компоненты (в том числе добавлять рамку или изменить фон диаграммы, поменять формат легенды, создать новый текст заголовка диаграммы, подписей к осям и т. п.). Для этого компоненты также выделяют щелчком мыши на каждом из элементов, который необходимо изменить, и после нажатия правой клавиши мыши вносят требуемые изменения в открывшееся контекстное меню для каждого элемента.

Вставка диаграммы в другие программы Microsoft Office

Созданная диаграмма (вернее, ее копия) может быть вставлена в документ, созданный в любой другой программе пакета MS Office: в текстовом процессоре Word, программе создания презентаций PowerPoint и т. д. При этом она сохраняет связь с данными электронной таблицы, на основе которых она была сформирована, поэтому изменения этих данных будут отражены и в диаграмме.

Для копирования диаграммы Excel в другие программы необходимо ее выделить и скопировать в буфер обмена с помощью команды Копировать, затем она вставляется стандартным способом из буфера обмена в текст документа Word либо на слайд презентации. Размеры вставленной диаграммы можно изменять так же, как размеры любого вставленного рисунка.

Печать диаграммы

После завершения работы с диаграммой ее можно распечатать на принтере. Процесс печати текущего документа запускается нажатием кнопки Печать на командной панели либо выбором в меню Файл команды Печать. Эти два варианта предоставляют неодинаковые возможности управления процессом печати: в первом случае процесс печати начнется сразу, во втором — у пользователя появляется возможность настроить процесс печати в соответствии со своими пожеланиями, используя открывающееся диалоговое окно Печать.

Если диаграмма находится на отдельном листе книги, то для того чтобы ее напечатать, надо открыть лист с диаграммой и в меню Файл выбрать команду Печать. Такая диаграмма будет напечатана на отдельном листе бумаги. Если диаграмма находится на одном листе с таблицей или на одном листе находятся несколько диаграмм, то для того чтобы распечатать только одну диаграмму на отдельном листе бумаги, ее надо выбрать, т. е. активизировать щелчком левой кнопки мыши. Выделенная диаграмма отмечена квадратными маркерами в рамке диаграммы. Если на листе бумаги надо напечатать и таблицу, и диаграмму, которая находится на одном рабочем листе с таблицей, то перед активизацией печати нужно убедиться, что диаграмма не выбрана (т.е. контур диаграммы не обрамлен маркерами). Снять активизацию диаграммы можно, щелкнув мышью в любом месте рабочего листа вне поля диаграммы.

Выводы

Редактор электронных таблиц Excel является одним из четырех базовых программных продуктов пакета Microsoft Office (наряду с MS Word, Access и PowerPoint), наиболее востребованных в современном обществе для обработки информации (данных), которые могут быть представлены в табличной форме. Таблицы Excel используются для решения задач самого разного характера и разной степени сложности — от составления маленькой электронной таблицы планирования семейного бюджета до гигантской корпоративной базы данных, содержащей сведения о всей продукции, выпускаемой компанией, всех заказчиках и объемах продаж и т. п. Как и все программные продукты, входящих в пакет Microsoft Office, Excel можно использовать как отдельную самостоятельную программу обработки данных, так и совместно со всеми другими программами этого пакета. Базовыми элементами табличного процессора являются: рабочая книга, рабочий лист, строка, столбец, ячейка таблицы, диаграммы и графики. К основным функциональным средствам, обеспечивающим, помимо стандартных команд рабочего меню и панели инструментов, обработку, редактирование и форматирование данных в электронных таблицах, относятся: имя (адрес) ячейки, адреса диапазонов ячеек, ярлыки рабочего листа, редактирование строки формул, использование Мастера функций, механизмы автозаполнения ячеек таблицы данными и формулами, а также Мастер диаграмм для создания графиков и гистограмм. Форматирование электронной таблицы включает в себя определение вида и типа ее данных, оформление колонтитулов, заголовков таблицы и используемых в таблице форм обозначения данных.

• [1] Легенда — это условные обозначения значений различных рядов данных на диаграмме.