Бланк документа и его разновидности

Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации.

Бланк документа — это, прежде всего, набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Оформление бланков должно соответствовать правилам, установленными государственными (национальными) стандартами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:

• — ГОСТ 9327–60 на формат бумаги;
• — ГОСТ 6861–73 на ее качество;
• — ГОСТ 8274–78 на шаг письма, т. е. размер символов и пробелов между ними.

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлен ГОСТом 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Бланки могут быть изготовлены на листах бумаги форматов А4 (210? 297 мм) и А5 (148? 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на листах бумаги форматов А3 (297? 420 мм), которые могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На листах бумаги формата А6 (105? 148 мм) и А7 (74? 105 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений), карточек.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого, кремового или другого светлого тона. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТу 3489.2−71, ГОСТу 3489.6- 71, ГОСТу 3489.10−71 и ГОСТу 3489.33−72. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисовальные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

В ГОСТе 6.30−2003 указывается, что на бланках левое поле (поле подшивки) должно быть не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или компьютерной техники. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Изготовление таких бланков осуществляется по заявкам организаций в порядке, определенном постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации, только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные уполномоченными на это государственными органами лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Ведомства, имеющие свои профессиональные эмблемы, воспроизводят их па бланках на месте Государственного герба.

Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается.

При изготовлении бланков на русском и иностранном языках, русскоязычные надписи оформляются как основные — слева или сверху.

ГОСТ 6.30−2003 устанавливает следующие виды бланков организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

• — общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
• — бланк письма;
• — бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым (рис. 5.4 и 5.5 соответственно).

Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем.

Рис. 5.4. Пример общего бланка с продольным расположением реквизитов.

Рис. 5.5. Пример бланка для писем с угловым расположением реквизитов.

Бланки с продольным расположением реквизитов рациональней применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельно бланк для писем. Оформление всех организационно-распорядительных документов на бланке для писем является нарушением.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:

• — наименование вида документа;
• — код формы документа по ОКУД.

Организация может также изготовить бланк должностного лица, в этом случае в бланк вносится дополнительный реквизит «Наименование должности», расположенный ниже реквизита «Наименование организации» .

В соответствии с ГОСТом для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

• — Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;
• — эмблема организации;
• — код организации по ОКПО;
• — наименование организации;
• — наименование вида документа;
• — место составления или издания документа.

Кроме того, обозначаются ограничительные отметки (наносятся в виде уголков или других ограничителей) для расположения реквизитов:

• — код организации по ОКУД;
• — дата документа;
• — регистрационный номер документа;
• — заголовок к тексту;
• — отметка о контроле.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

• — Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;
• — эмблема организации;
• — код организации по ОКПО;
• — код формы документа по ОКУД;
• — наименование организации;
• — основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• — идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП);
• — справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• — дата документа;
• — регистрационный номер документа;
• — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• — адресат;
• — заголовок к тексту;
• — отметка о контроле.