Использование и проектирование времени в технологии менеджмента

Распределение времени

Можно по-разному строить технологии менеджмента. Можно функции менеджмента распределять в поле времени, а можно, наоборот, время распределять в поле функций.

Когда недостаточно какого-либо ресурса, использование всех ресурсов привязывают к использованию недостающего. Если время — это ресурс и этого ресурса в определенных условиях недостаточно, то его распределяют по различным видам деятельности, чтобы она была комплексна, чтобы результат был законченным. При этом ищут рациональный вариант такого распределения. Критерием рациональности является качество выполняемой работы. В этом и находит свое практическое выражение использование времени.

Распределение времени позволяет выравнивать качество отдельных работ относительно качества общего результата. При этом, конечно, не исключается дифференциация временных затрат. Ведь трудоемкость всех функций различна, и ее необходимо учитывать при распределении времени.

Учет и расчет времени

Использование времени невозможно без его учета и проектирования. Вести учет времени очень полезно. Такой учет показывает резервы времени, хотя внешне кажется, что его не хватает. Существуют формы учета времени. Они построены на фиксировании затрат времени на определенные виды работ.

Для проектирования времени необходима дифференциация дел по критериям их срочности, важности, функциональности, сложности, проблематичности, потребности в дополнительном изучении, возможности делегирования, ценностной ориентации, формализации. Все это и составляет функциональное поле, в котором необходимо распределять время. Последовательность выполнения дел определяется не последовательностью возникновения проблем, а их статусом и возможностями распределения, вернее, выделения времени.

Ритмичность менеджмента — временная характеристика его технологии

Интенсивность и ритмичность менеджмента

Важнейшими характеристиками любого процесса являются интенсивность и ритмичность.

Интенсивность отражает количество работы, выполненной в единицу времени. Технология менеджмента также может быть оценена при помощи этой характеристики. Особенность процессов менеджмента заключается в том, его операции не всегда имеют ярко выраженный момент начала и завершения. Это создает определенные трудности. Но если подойти к проблеме с позиций приложения усилий, которые можно оценивать посредством сравнительного анализа, то точную оценку интенсивности менеджмента можно осуществлять. Это касается индивидуальной деятельности менеджера. Но если иметь в виду, что менеджмент — это не только деятельность менеджера, а и всего управленческого персонала, то измерение интенсивности технологии менеджмента становится необходимой реальностью. Затраты усилий можно измерять количеством задействованных в технологическом процессе или в разработке конкретного управленческого решения специалистов и соотнести эту величину с затратами времени. Конечно, нет необходимости проводить эту процедуру по каждому циклу технологии или по каждому управленческому решению. Ведь решения бывают разные. Такие измерения следует проводить по принципиально важным решениям.

Существует ли реальная практическая потребность измерения интенсивности технологического процесса менеджмента? Да, существует. Это необходимо для работы с персоналом и эффективной организации его деятельности (сокращение, увеличение персонала, корректировки системы ответственности, изменения функционального распределения персонала и пр.). Интенсивность технологии — это показатель экономии времени. При этом следует помнить, что критерием нормальной интенсивности технологии является качество менеджмента.

Второй характеристикой является ритмичность технологического процесса менеджмента. Ритмичность отражает устойчивую последовательность распределения нагрузки (ресурсов) по этапам технологии. Давно известно, что только ритмичная работа, где бы она ни производилась, может быть действительно успешной и эффективной. «Штурмовщина» никогда не приносила настоящего успеха. Тем не менее, именно в плохо организованном управлении она наиболее распространена. Неритмичная работа создает нервозность, конфликтность, опасна срывами и многочисленными ошибками. Ритмичность является следствием хорошей организации менеджмента, искусства управления, удачного стиля, анализа и выбора технологий, учета и экономии времени.

Проблема ритмичности в итоге связана с проблемой квантификации менеджмента.