Функциональное разделение труда и организационная структура службы управления персоналом

Разделение труда в организации

Термин «организация» подразумевает, что ее члены договорились между собой о правилах и обязанностях разделить работу таким образом, чтобы она выполнялась с наибольшей отдачей.

Рассмотрим несколько основных проблем, имеющих отношение к разделению работы как предмета дальнейшей координации. К наиболее важным для понимания проблемы разделения труда в организации относятся следующие вопросы:

• • насколько специализированный персонал требуется и насколько точно следует определять обязанности каждого человека;
• • какой должна быть организационная структура в «горизонтальной» и «вертикальной» плоскостях;
• • какой должна быть сфера контроля для каждого руководителя и роль единоначалия в этом управлении;
• • насколько сильно должно быть децентрализовано принятие важных решений при какой-либо централизации общих служб;
• • каким должно быть разделение ответственности между линейными руководителями и основным производственным персоналом;
• • на какой основе следует группировать членов организации по отделам, отделениям и т. д.

Специализация и определение обязанностей

Первый вопрос, который напрашивается: насколько глубоко следует специализироваться и насколько должны быть определены обязанности? Степень самостоятельности или свободы действий, которую люди получают в работе, тоже будет связана с тем, какова степень специализации в работе.

В больших компаниях, как правило, специализация работ проявляется сильней, чем в маленьких.

В сфере руководства работы тоже различаются по степени их специализации и подробности описания. Известно, что руководители в финансовой, производственной и административной сферах склонны к тому, чтобы их работа не была формально прописана в должностных инструкциях. Менеджеры специализированных областей деятельности (снабжение, контроль качества, руководство персоналом) предпочитают иметь более формально определенную работу. Это во многом объясняется принадлежностью первых руководителей к центрам формирования прибыли, а вторых — к центрам ответственности.

Разделяют два основных типа специализации. Первый — «базирующийся на знаниях», второй — «рутинный» .

К первому можно отнести: программистов, плановиков, нейрохирургов и т. п., у которых внимание сконцентрировано на относительно узком круге проблем, хотя эти проблемы сами по себе сложны, и их нельзя назвать шаблонными.

Второй тип специализации основан на том, что задачи разбиваются на более простые элементы, выполнение каждого из которых как постоянно повторяющейся стандартизованной процедуры поручается разным специалистам. «Рутинная» специализация распространена в сфере производственных и канцелярских работ, бухгалтерии. Такая специализация обесценивает умение правильно разбираться в работе и мастерство, требуя, чтобы сотрудники работали как хороший механизм и «без самодеятельности» .

Практика показывает, что новые и дополнительные места в организациях появляются:

• • при необходимости применения новых технологических методов, когда набранные ранее специалисты не могут переквалифицироваться, например, требуются специалисты с базовым образованием в области микрои наноэлектроники;
• • резкой смене профиля или росте численности для увеличения объема выпуска продукции.

В первом случае приход новых специалистов затрудняет управление со стороны менеджеров. С одной стороны, менеджер по персоналу должен проявлять компетентность при подборе новых специалистов. С другой стороны — обеспечить совместимость деятельности сотрудников «старых» и «новых» специальностей, чтобы не допускать развития антагонизмов в организации.

Рутинная специализация, достигаемая посредством дробления, управления и стандартизации задач, приносит много негативных эффектов. Прежде всего, такие задачи не обеспечивают развитие способностей инициативного работника.

Выходом из такого положения считается идея «обогащения работы», когда рабочему передается часть ответственности за принятое решение. Но внедрение инновационных рабочих схем требует серьезной оценки со стороны персонала, затрагиваемого этим изменением. Кроме того, обогащение работ может потребовать значительных капиталовложений и перестройки технологий.

С какой степенью детализации следует определять обязанности? Практика показывает, что многие работники жалуются на неопределенность их работы, часто ощущают беспокойство, не превышают ли они своих полномочий. Кроме того, они могут беспокоиться о том, как может быть оценена их деятельность. Однако при отсутствии формальных описаний работ и руководитель (менеджер), и подчиненные могут иметь очень ясные представления о работе, но совершенно различное ее понимание.

Так же как и для других проблем структуры (подобно решению о степени специализации), необходимо искать баланс между всеми «за» и «против». Кроме того, в жизни встречаются ситуации, в которых слишком уж точное определение работ было бы неприемлемым (например, в маленьких организациях — до 50 служащих — требуется гибкость действий; в быстропрогрессирующих подразделениях инструкции быстро устаревают).

На уровне профессиональных и квалифицированных специалистов наблюдается тенденция к узкой специализации. На производственном и канцелярском уровнях — тенденция к деспециализации. Однако на обоих уровнях есть тенденция к менее точному определению работ. При определении работы следует решать следующие вопросы: какую часть работы необходимо оставлять на усмотрение подчиненных; на что следует обращать внимание при определении работы: на то, как она должна быть выполнена, или на то, что должно быть сделано.

Проблема подчиненности. При изучении проблемы функционального разделения труда рассматриваются два связанных друг с другом вопроса:

• • сколько людей должно быть в сфере ответственности каждого руководителя;
• • необходимо ли стремиться к тому, чтобы каждый служащий был подотчетен только одному начальнику.