Программное обеспечение реализации информационных технологий в менеджменте

Все программное обеспечение (ПО) можно разделить на системное (операционные системы, утилиты и др.), системы программирования и прикладное.

Операционные системы являются необходимым классом программ, обеспечивающим интерфейс и работу пользователя.

Системы программирования — это класс ПО, предназначенный для разработки новых программ.

Прикладные программы можно распределить на два основных типа: общего и специального назначения.

К программам общего назначения относятся те, которые применяются большинством пользователей независимо от их квалификации, специализации и др. параметров. К ним относятся офисные программы, графические редакторы, служебные программы и т. п.

Программы, комплексы программ, информационные системы, связанные с обработкой специализированных данных, предназначенные для реализации определенного функционала, относят к прикладному обеспечению. Практически все рассматриваемые в настоящем учебнике информационные системы относятся к данному типу обеспечения.

Офисные пакеты программ входят в состав базовых инструментов, которыми менеджер должен владеть свободно в объеме, достаточном для решения повседневных задач, так как знания по данному вопросу, широко распространившись в обществе, становятся своеобразным стандартом, а обладание ими — нормой для делового человека, не следование которой понижает его статус в межличностных и внутрикорпоративных отношениях. Поэтому современный менеджер должен не только уметь пользоваться этим инструментом, но и знать, в каком направлении развивается офисное программное обеспечение. Итак, что нового появилось в последнее время в офисном программном обеспечении?

Прежде всего, нужно отметить следующие события:

• • изменение формата офисных документов;
• • изменение интерфейса MS Office;
• • неоправдавшиеся ожидания от использования свободного ПО;
• • выпуск облачного офиса MS Office 365;
• • учет мобильных платформ.

Важнейшим событием последних пяти лет является смена форматов офисных документов, которая произошла в MS Office 2007. Пользователи заметили, что у файлов поменялись расширения: с DOC на DOCX, XLS на XLSX, РРТ на РРТХ, но это только внешнее проявление стратегического решения, принятого компанией Microsoft. На самом деле закрытые бинарные форматы документов, доминировавшие ранее, были заменены открытыми стандартами, основанными на языке XML, и ZIP-технологиями сжатия. Благодаря открытости форматов возросли возможности по межплатформенной интеграции технологий обработки данных. Теперь любой разработчик может не только свободно читать документы, таблицы и презентации, но и создавать их вне «родного» офиса, а конкуренция между разработчиками, в конечном итоге, способствует росту качества продуктов и снижению их стоимости.

Изменение интерфейса основного офисного пакета современности в 2007 г. с классического на новый, ленточный было воспринято пользователями неоднозначно. Все привыкли к интерфейсу, знакомому с 1990;х гг., с его меню и настраиваемыми панелями инструментов, и его смена заставила всех пользователей переобучаться. И это неудивительно, так как интерфейс программного продукта тесно связан с его функционалом и в совокупности с ним образует то, что называется знанием пакета программ. Потребовалось время, пока офисные работники смирились с «инновационным» подходом разработчика, а предприятия и организации заплатили не только за новый функционал, но и за переподготовку кадров.

Под влиянием минималистичных интерфейсов программных продуктов Google и Apple, а также в связи с появлением планшетных компьютеров, для которых рано или поздно будет выпущен полноценный MS Office, интерфейс MS Office 2013 был также модернизирован в сторону упрощения, но недостаточно: пользователь имеет возможность наблюдать документы, с которыми он работает, без загроможденного экрана только в режиме чтения. В режиме редактирования широкая лента по-прежнему занимает значительную часть экрана.

Переход на новые форматы и переобучение на новый интерфейс еще не завершены и сегодня на практике часто используются MS Office 2003 и файлы в формате DOC, XLS, РРТ, что не удивительно, так как при большом числе рабочих мест смена офисного ПО представляет собой не только техническую, но и финансовую проблему. Приобретение лицензий на пакеты программ, которые стали неотъемлемой частью современного офиса, сегодня стало заметной статьей ИТ-бюджета компаний. Поэтому свободное программное обеспечение (СПО) в виде Open Office, Library Office в перспективе должно уменьшить бремя расходов на программные продукты первого эшелона офисной работы. И, тем не менее, как результат последних лет, можно констатировать, что надежды на СПО пока не оправдались.

Ожидалось, что оно составит реальную конкуренцию проприетарному офисному пакету «Майкрософт» и позволит сэкономить на лицензионных платежах. Но, несмотря на поддержку государства, «открытый офис» не закрепился даже в сфере образования, не говоря уже о бизнесе, хотя формат ODT (Open Document) получил признание. И проблема здесь не только в конкуренции, несовместимости форматов и функционале пакетов. Конечные пользователи не хотят отказываться от накопленных знаний, опыта, мастерства и стремятся прогрессировать в русле знаний глобального характера, а не в направлении интересов работодателя, даже если им является государство. В конкурентной среде стоимость рабочей силы менеджера определяется, в том числе, и по тому, как он владеет офисным программным обеспечением, поэтому менеджер не заинтересован в понижении своей квалификации. Безусловно, тенденция расширения сферы СПО существует, но протекает данный процесс не так быстро, как этого хотелось бы собственнику, который, в конечном итоге, за все платит.

Выход операционной системы MS Windows 8 с интерфейсом в стиле «модерн» (раньше его называли «метро»), учитывающего особенности мобильных устройств и, прежде всего, планшетов, оказал заметное влияние на упрощение интерфейса пакета MS Office 2013. Изменения коснулись всех без исключения составляющих: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio и др. И первое, что следует отметить, — это некоторое уменьшение внешней сложности, присущей интерфейсу офисов 2007 и 2010, за счет исключения декоративных элементов. Пользователям не потребуется столь кардинально переучиваться, как это было при переходе от 2003 к 2007 офису. Вкладки и лента сохранены, что продиктовано стремлением обеспечить единую среду, как для персональных компьютеров, так и для мобильных устройств.

В числе новых возможностей MS Office 2013 отметим:

• • новый режим чтения Word, скрывающий громоздкий интерфейс пакета программ;
• • возможность открывать и редактировать PDF-файлы;
• • новые возможности анализа данных в Excel («линза быстрого анализа», рекомендованные представления данных);
• • новый режим докладчика в PowerPoint;
• • беглый просмотр календаря, контактов и др. в Outlook;
• • редактирование в браузере с любого устройства (Office Web Арр) при отсутствии требования к обязательной установке Office;
• • редактирование с помощью сенсорного ввода (касания, стилус), а не только мыши и клавиатуры;
• • новые шаблоны во всех приложениях.

Microsoft Office 2013 лицензируется «на устройство». Использование программного обеспечения разрешено для любых пользователей, но в каждый момент времени его может использовать только один человек. В табл. 5.1, построенной по данным компании Microsoft, обобщены сведения по последним редакциям MS Office.

Наряду с обновлением линейки продуктов офисного пакета, компания «Майкрософт» в 2012 г. впервые выпустила в коммерческое использование офисный пакет программ в облачной редакции (он получил название MS Office 365). Пакет программ рассчитан на использование по модели SaaS (от англ. Software as a Service — программное обеспечение как услуга)^[1].

Известно, что функционал MS Office отработан почти до совершенства, особенно в той его части, которая касается работы менеджеров, экономистов, финансистов и не только, а, значит, продукт есть и будет востребован. Но схема распространения офисного программного обеспечения далека от.

Таблица 5.1

Редакции Office 2013.

идеальной — она основана на продаже лицензий на использование этого специфического товара и уязвима с нескольких позиций: с одной стороны, появляется возможность нелицензионного использования, а с другой — от потребителя требуются внушительные единовременные затраты, причем периодически повторяющиеся, так как новые версии почти всегда приобретаются заново. Сочетание данных факторов порождает массовое пиратство и рост цен для легальных покупателей, которые должны перекрыть убытки производителя от незаконного использования продукта другими пользователями.

После приобретения лицензионный программный продукт должен быть установлен на локальные компьютеры пользователя и настроен для эксплуатации, а затем он должен непрерывно обновляться через сеть по мере выпуска разработчиком обновлений. При большом числе рабочих мест данная процедура фактически создает в компании самостоятельные бизнес-процессы, которые нуждаются в администрировании, т. е. в высококвалифицированной рабочей силе или аутсорсинге.

Есть еще одна сторона. Общеизвестно, что редкий потребитель использует в офисном пакете все, за что он платит при покупке комплекта программ, однако у него нет выбора: он приобретает пакет целиком или не покупает его вовсе. Следовательно, значительная часть функционала избыточна, хотя и полностью оплачена.

Пакет программ по модели SaaS требует только двух условий: быстрого канала доступа в Интернет и периодических платежей за объем потребленных в облаке ресурсов. Таким образом, потребитель не устанавливает у себя пакет, не содержит ИТ-специалистов, не платит за то, что ему не нужно. Именно на этих принципах создан продукт Office 365.

Нужно отметить, что компания Microsoft двигалась в этом направлении постепенно. Так, еще в 2007 г. появилось облачное хранилище Sky Drive и приложение Office Web Арр, допускающее работу с офисными документами, которые хранятся в облаке, непосредственно из браузера. На сегодня офисный пакет, работающий как облачный сервис, является единственным пакетом программ подобного рода, который полностью совместим с MS Office 2013 и не требует при этом дополнительного обучения.

MS Office 365 ориентирован на компании любого размера. В его состав входят в облачном исполнении: Exchange Online, SharePoint Online и Lync Online, вместе c Office Профессиональный Плюс. Все исправления и обновления в Office 365 производятся Microsoft, поэтому сотрудники компаний всегда пользуются самой актуальной версией программ, а ИТ-служба потребителя может сосредоточиться на других задачах. Работа Office 365 поддерживается географически разнесенными центрами обработки данных.

Договор об уровне обслуживания гарантирует бесперебойную работу 99,9% времени, а система абонентской платы обеспечивает предсказуемость затрат.

MS Office 365 используется такими крупными компаниями, как «Связной», «Седьмой континент», Yota и др.

Мобильные устройства входят в число устройств, наиболее востребованных менеджерами разного уровня. К ним относят смартфоны, ноутбуки и их разновидность — ультрабуки, а также планшеты. Ноутбуки и ультрабуки могут быть полноценно использованы при работе с офисными пакетами программ, но в отличие от стационарных компьютеров обладают мобильностью и повышенными коммуникативными функциями, что делает их еще более удобными при работе с офисным программным обеспечением. Планшетные компьютеры, появившиеся всего три года назад, пока не могут быть в полной мере задействованы в офисной работе. Как интернет-устройству и средству коммуникации планшету нет равных, но как устройству, которое обрабатывает офисные данные, в том числе ведет вычислительную работу, планшет уступает ноутбуку и ультрабуку. Сказывается и извечная конкуренция технологий Microsoft и Apple — до сих пор нс выпущен MS Office под iPad, хотя для платформы Маc он существует. Многочисленные пакеты программ для работы с документами MS Office (например, Office2 HD, Cloud On и др.) не обеспечивают абсолютной совместимости, что не позволяет всерьез говорить о замене ПК планшетом. И, тем не менее, уже можно представить, как будет выглядеть MS Office на iPad по версии Office Web Apps, которая упоминалась выше. Для иллюстрации этого воспользуемся сервисом https://skydrive.live.com, о котором пойдет речь в разд. V. Откроем один из файлов в облачном хранилище при помощи браузера Chrome в режиме редактирования. На рис. 5.1 видно, что файл открыт из браузера по защищенному протоколу, он находится в SkyDrive в панке «Эксперимент» и называется «Жюль BepH. docx». Видна лента офисного пакета и вкладки. Внизу находится сенсорная клавиатура iPad, на которой можно печатать текст.

На рисунках 5.1−5.5 показаны ленты других вкладок Office Word Aрр, из которых можно сделать вывод о том, что минимально необходимый объем действий по редактированию документов обеспечен. Печать документа осуществляется в PDF-файл, который затем может быть выведен на любой принтер.

И все же нужно признать — лента пакета занимает слишком много места на экране планшета.

• [1] См. главу 23.