Первичные учетные документы

Первичные учетные документы фиксируют один или несколько фактов хозяйственной жизни, как правило, в момент и на месте их совершения. Следует уяснить, что большинство первичных учетных документов составляют не работники бухгалтерии, а лица, ответственные за тот или иной участок работы. К таким документам относятся товарные и товарно-транспортные накладные, акты о выполнении работ, лимитно-заборные карты, акты списания материалов, отчеты кассира, документы о командировании работников и многое другое.

Существует большое количество унифицированных форм первичной документации, помогающих достоверно и наглядно изложить данные о фактах хозяйственной деятельности. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» не предусматривает обязательного использования таких форм. В то же время ряд других правовых норм обязывает применять некоторые унифицированные формы, например кассовые документы, расчетно-платежные ведомости, командировочные удостоверения и др.

Некоторые документы, хотя и не входят в каталог унифицированных форм, но настолько удобны, что применяются повсеместно, например М-19, М-29 и др.

К первичной документации предъявляются обязательные общие требования: документ должен иметь наименование, дату составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величину натурального и денежного измерения факта (включая единицы измерения), наименования должностей и фамилии совершающих сделку лиц, их подписи. В некоторых документах проставляется порядковый номер и печать организации.

Упомянем некоторые формы документов, широко применяемые в строительстве.

ТОРГ-12 товарная накладная, оформляется при поступлении материалов и оборудования. Считается более «доказательным» документом, чем счет или счет-фактура.

М-13 — накладная на внутреннее перемещение материалов, оформляется при передаче товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому.

М-15 — накладная на отпуск материалов на сторону. Оформляется при продаже, передаче, отпуске материальных ценностей другим организациям, а также обособленным филиалам строительной компании.

М-8 — лимитно-заборная карта. Ведется на складе при многократной выдаче материалов на объект. Лимитом является плановый (на основе проекта) расход материалов на объект; с ним сравнивают количество переданных материалов.

ЭСМ-3 — рапорт о работе строительной машины (механизма). Оформляется в конце рабочей смены, отражает фактическое количество времени, отработанного машиной на объекте.

Т-13 — табель учета рабочего времени. Ведется табельщиком или другим ответственным лицом. В табеле отмечаются фактически отработанные часы за день и месяц, а также код явки или неявки: я — явка, к — командировка, в — выходной или праздничный день, б — больничный, от — отпуск, од — отпуск дополнительный, р — отпуск по беременности и родам, ож — отпуск по уходу за ребенком до трех лет, у — отпуск учебный, а — выполнение административных обязанностей и т. д. На некоторых предприятиях получило распространение ведение электронного табеля: сотрудник при входе и выходе прикладывает к считывателю пропуск с магнитной полосой или электронной микросхемой, отмечая тем самым точное время прихода и ухода, а также обеденного перерыва.

М-19 — материальный отчет и М-29 — отчет о расходе основных материалов в сопоставлении с нормами (см. гл. 33 учебника).

КС-2 — акт о приемке выполненных работ (см. гл. 31 учебника).

КС-3 — справка о стоимости выполненных работ. Обобщает данные нескольких актов по форме КС-2, составляемых за один период времени по одному подрядному договору. Может включать также данные о стоимости прочих работ и услуг, принятых актами по форме, отличной от КС-2.

КС-11 — акт приемки законченного строительством объекта, составляется по завершении строительства при передаче объекта заказчику.

КС-14 — акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией, составляется при вводе объекта в эксплуатацию и постановке на баланс в качестве основных средств.

Акт сверки — составляется бухгалтериями заказчика и подрядчика при взаимной проверке задолженностей по оплате.

Акт инвентаризации — составляется при сверке соответствия фактического наличия имущества предприятия с данными бухгалтерского учета. Составляется периодически, а также при смене материально ответственных лиц или вскрытых недостачах.

Выписка из банковского счета — выдается банком и фиксирует поступление денежных средств на банковский счет или перечисление средств с банковского счета организации. Выписка является более достоверным документом о перечислении средств, чем копия платежного поручения, даже с отметкой банка, так как подтверждает факт перечисления средств, а не намерение.

Федеральная налоговая служба рекомендует применять вместо счетафактуры, форм по передаче товарно-материальных ценностей ТОРГ-12, М-15, ОС-1 универсальный передаточный документ^[1]. Он может подтвердить факт отгрузки и передачи товара, результатов выполненных работ и оказания услуг, передачи других имущественных прав (табл. 39.1). Таблица 39.1

Универсальный передаточный документ (по письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20−3/96@)

Продолжение табл. 39.1

Окончание табл. 39.1

• [1] Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20−3/96Р.