Внутренний контроль и инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств

В результате изучения главы 23 студент должен:

знать

• • необходимость организации внутреннего контроля учреждения;
• • важность проведения инвентаризации, ее цель и задачи;
• • случаи обязательного проведения инвентаризации;

уметь

• • спланировать проведение инвентаризации;
• • документально оформить ход проведения и результаты инвентаризации;
• • отразить результаты инвентаризации в учете;

владеть

• навыками проведения инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, в том числе продуктов питания, денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности.

Организация внутреннего контроля учреждения

В ст. 19 Закона о бухгалтерском учете сказано, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).

Вынесение вопросов внутреннего контроля в отдельную статью делает этот вопрос еще более важным и актуальным. Внутренний контроль также упоминается в п. 6 Инструкции № 157н.

Не следует забывать и непосредственно об отчетности. В текстовой части Пояснительной записки (ф. 503 160 и 503 760) есть приложение № 5 — в нем также должны быть отражены мероприятия внутреннего финансового контроля.

В процессе хозяйственной жизни учреждения сотрудники независимо от вида их деятельности выполняют те или иные контрольные процедуры, так как внутренний контроль — это часть ежедневной работы государственного учреждения. Одной из основных функций сотрудников бухгалтерской службы государственного учреждения является «защитная функция», заключающаяся в обеспечении охраны интересов собственника путем создания базы для осуществления государственного контроля. Защитная функция бухгалтерии предъявляет требования к руководителю учреждения соблюдения всех норм российского законодательства, в том числе бюджетного и бухгалтерского, и в то же время защищает его от противоправных и ошибочных действий. Но так как бухгалтерская служба постоянно сталкивается с неоднозначной трактовкой норм действующего законодательства, например в части применения бюджетного классификатора, то решающую роль играют профессиональные суждения сотрудников бухгалтерии.

Внутренний контроль нельзя рассматривать как дополнительное направление деятельности, он должен быть интегрирован в функции ведомства, являться его неотъемлемой частью. Включение, а не добавление контрольных процедур обеспечивает снижение издержек органов власти. Грамотно написанное и соблюдаемое сотрудниками Положение о внутреннем контроле поможет в реализации этой государственной задачи.

Четких указаний, каким должно быть Положение о внутреннем финансовом контроле, Инструкция № 157н не содержит. Необходимо составить документ, в котором будет описан порядок осуществления контроля в учреждении, прописаны все мероприятия контрольного характера.

Внутренний контроль включает контроль предварительный (проводится до начала совершения хозяйственной операции); текущий (осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов учреждения); последующий (проверяются итоги совершения хозяйственных операций) и дополнительные контрольные мероприятия.

Также необходимо утвердить график периодичности плановых контрольных мероприятий. При формировании учетной политики утверждается и порядок организации и обеспечения (осуществления) учреждением внутреннего финансового контроля.

Внутренний контроль — это совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством учреждения для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, финансируемой за счет бюджетных средств и доходов за счет деятельности, приносящей доход, которая включает организованные внутри учреждения и его силами надзор и проверку:

• — соблюдения требований законодательства;
• — исполнения приказов и распоряжений руководителя;
• — правильности документального оформления первичных документов;
• — предотвращения ошибок и искажений;
• — своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
• — обеспечения сохранности имущества учреждения.

Внутренним контролем занимаются бухгалтеры, обеспечивая выполнение контрольной функции бухгалтерского учета. В связи с этим в должностных инструкциях бухгалтеров необходимо предусмотреть в разделе «Обязанности» контрольные функции бухгалтера и в разделе «Ответственность» указать, какую моральную и материальную ответственность несет бухгалтер за неисполнение контрольных функций.

В системе внутреннего контроля субъектами контроля являются руководители, специалисты других служб. В должностных инструкциях этих субъектов контроля должны указываться контрольные функции и ответственность за их неисполнение.

К институтам внутреннего контроля в учреждениях относятся назначаемые собственниками (вышестоящими учреждениями) или руководством учреждения ревизоры или ревизионные комиссии.

Ревизионной комиссии необходимо предоставить права, которые позволят осуществить общую программу проверки:

• — соответствия финансово-хозяйственных операций действующему законодательству;
• — целесообразности совершения финансово-хозяйственных операций, так как операция может быть законной, но не целесообразной;
• — правильности составления первичных документов, составления корреспонденции счетов бюджетного учета и отражения их в соответствующих журналах операций;
• — правильности составления учетных бухгалтерских расчетов;
• — планово-сметных документов;
• — приказов и распоряжений с проверкой их исполнения;
• — переписки учреждения;
• — состояния и сохранности товарно-материальных ценностей и ответственности материально ответственных и подотчетных лиц;
• — состояния наличия и эффективности использования объектов основных средств;
• — использования средств на ремонт основных средств;
• — правильности ведения раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности;
• — правильности начисления и своевременности уплаты налогов в бюджет и сборов в государственные внебюджетные фонды.

В крупных учреждениях могут быть созданы ревизионные комиссии или в штате административно-управленческого персонала предусмотрена штатная единица ревизора, который должен знать порядок ведения учета на счетах Единого плана счетов.

Действующая надежная система внутреннего контроля предусматривает: наличие планов проведения проверки ревизором или ревизионной комиссией с указанием сроков и объема проверок по отдельным вопросам, ответственного лица за проверку.

Изложенные выше права ревизоров, ревизионных комиссий могут быть вменены бухгалтерам. Контрольные процедуры бухгалтеров заключаются в проверке правильности составленного первичного документа, пересчете итогов, сравнении документов, в которых отражена хозяйственная операция, и встречных документов, подтверждающих факт совершения операции. Например, для подтверждения факта начисления оплаты труда по трудовому соглашению за оказание консультационных услуг по ведению учета в наличии должны быть следующие документы: договор на оказание консультационных услуг, акт выполнения работ, в котором должно быть указано содержание консультации, затраты времени и стоимость этих консультаций.

Правильность данных текущего учета проверяют с помощью инвентаризации. Именно инвентаризация — самое надежное средство выявление ошибок, допущенных в учете. Инвентаризация необходима для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества учреждения. Инвентаризация позволяет правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля.

В Федеральном законе от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (далее — Закон о противодействии отмыванию доходов) даны следующие определения:

• — внутренний контроль — деятельность организации, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, по выявлению операций, подлежащих обязательному контролю, и иных операций с денежными средствами или иным имуществом, связанных с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, и финансированием терроризма;
• — организация внутреннего контроля — совокупность принимаемых организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, мер, включающих разработку правил внутреннего контроля, назначение специальных должностных лиц, ответственных за реализацию правил внутреннего контроля;
• — осуществление внутреннего контроля — реализация организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля, а также выполнение требований законодательства по идентификации клиентов, их представителей, выгодоприобретателей, по документальному фиксированию сведений (информации) и их представлению в уполномоченный орган, по хранению документов и информации, по подготовке и обучению кадров.

В соответствии с Законом о противодействии отмыванию доходов постановлением Правительства РФ от 30 июня 2012 г. № 667 «Об утверждении требований к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом (за исключением кредитных организаций), и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации» утверждены требования к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом (за исключением кредитных организаций).

Эти правила включают в себя следующие программы осуществления внутреннего контроля:

• а) программа, определяющая организационные основы осуществления внутреннего контроля (далее — программа организации внутреннего контроля);
• б) программа идентификации клиентов, представителей клиентов и (или) выгодоприобретателей (далее — программа идентификации);
• в) программа оценки степени (уровня) риска совершения клиентом операций, связанных с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, и финансированием терроризма (далее — программа оценки риска);
• г) программа выявления операций (сделок), подлежащих обязательному контролю, и операций (сделок), имеющих признаки связи с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, или финансированием терроризма (далее — программа выявления операций);
• д) программа документального фиксирования информации;
• е) программа, регламентирующая порядок работы по приостановлению операций в соответствии с Законом о противодействии отмыванию доходов (далее — программа по приостановлению операций (сделок));
• ж) программа подготовки и обучения сотрудников организации в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
• з) программа проверки осуществления внутреннего контроля;
• и) программа хранения информации и документов, полученных в результате реализации программ осуществления внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (далее — программа хранения информации).

В правилах внутреннего контроля устанавливаются полномочия, а также обязанности, возлагаемые на специальное должностное лицо, ответственное за их реализацию. Они утверждаются руководителем организации.