Порядок исправления бухгалтерских ошибок

Под ошибкой понимают непреднамеренное искажение бухгалтерской информации в результате арифметических или логических погрешностей в учетных записях и группировках, неполноты отражения данных или неправильного отражения фактов хозяйственной деятельности, наличия и состояния имущества, расчетов и др.

Бухгалтерские ошибки могут быть:

• — случайными (арифметические ошибки, некорректные бухгалтерские проводки, ошибки при заполнении форм и др.);
• — повторяющимися (они носят систематический характер и связаны с незнанием правил ведения бухгалтерского учета и налогового законодательства).

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. В учетной практике ошибки могут быть исправлены следующими способами:

• 1) корректурный способ — им пользуются для исправления ошибок в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских): зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления;
• 2) способ дополнительных проводок используется для исправления ошибок в учетных регистрах в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана верно, но уменьшена сумма операции. При таком способе на недостающую сумму делается дополнительная проводка;
• 3) способ «красное сторно» используется для исправления ошибок в учетных регистрах в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана неверно или указана верно, но преувеличена сумма операции. При таком способе ошибочная запись дублируется красными чернилами (при расчете итогов «красные» суммы вычитаются) и в бухгалтерском регистре производится корректная проводка.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете — документооборот (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком документооборота, пример которого приведен на рис. 1.4.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График должен устанавливать рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. Составленный график утверждается приказом руководителя предприятия (учреждения).

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Рис. 1.4. Примерная структура графика документооборота.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив организации. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив также обеспечивает главный бухгалтер. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, но в отдельных случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций может производиться только уполномоченными органами (дознания, предварительного следствия, прокуратуры, суда) на основании постановления этих органов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Комплектование дел по составу и местам хранения производится в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Срок хранения бухгалтерских документов может быть постоянным и временным и зависит от вида документа:

• 1) бухгалтерская отчетность:
  • — сводная годовая (консолидированная) — «постоянно» ;
  • — годовая — «постоянно» ;
  • — квартальная — пять лет;
  • — месячная — один год;
• 2) передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним — постоянно;
• 3) документы учетной политики (рабочий план счетов и др.), регистры бухгалтерского учета (Главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотная ведомость, разработочные таблицы, реестры, книги, карточки), первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, передаче имущества и др.) — пять лет.

Документы сроком хранения до 10 лет должны храниться в организации. По истечении срока организация производит уничтожение документов.

Документы сроком хранения свыше 10 требуют архивной обработки, которая заключается в следующем:

• 1) необходимо сложить документы в хронологической последовательности;
• 2) пронумеровать листы в правом верхнем углу (толщина дела не должна превышать 4 см);
• 3) составить внутреннюю опись документов дела и вложить ее в начало дела;
• 4) надеть на дело обложку или заключить его в переплет;
• 5) составить опись дел, по которой документы будут сданы в архив.

Для упорядочения объема бухгалтерских документов организации составляют номенклатуру дел, содержащую:

• — индекс дела (номер папки);
• — наименование дела;
• — количество дел в папке;
• — срок хранения;
• — служебные пометки и примечания.

Таким образом, документирование хозяйственных операций является неотъемлемой составляющей учетного процесса любой организации.