Системный подход. 
Моделирование бизнес-процессов

Системный подход — это подход, при котором организация рассматривается как система, т. е. совокупность взаимосвязанных элементов, обладающая входом и выходом, а также связью с окружающей средой.

Основными принципами системного подхода при построении организации являются целостность, иерархичность построения системы, структуризация элементов и множественность моделей описания системы.

В рамках данного подхода к управлению в качестве основных элементов организации выступают маркетинг, финансы, информация, персонал и сбыт. При этом персонал — ключевой элемент и обладает системообразующими характеристиками, так как во многом именно от работников компании зависит ее успешность.

Процессный подход

Процессный подход в управлении организацией заключается в рассмотрении деятельности любой компании как системы взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, связанных с миссией и целями организации.

Теоретически данный подход был исследован достаточно давно, однако на практике начал применяться сравнительно недавно. Э го связано с двумя приведенными ниже факторами.

• 1. В последнее время темпы развития и изменения экономических, политических и научных сфер жизни общества приводят к необходимости подстраиваться под различные вызовы окружающей среды. Для этого компаниям нужно проявлять гибкость, мобильность, а также уметь оперативно принимать решения в целях повышения эффективности и производительности своего бизнеса.
• 2. Активное внедрение в компаниях системы менеджмента качества провоцирует управление деятельностью компании организовывать исходя из структуры процессов, реализуемых для достижения конкретных целей и задач компании.

Качество — степень соответствия совокупности присущих характеристик требованиям^[1].

Система менеджмента качества — система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Процессный подход к управлению — это построение в компании системы процессов, управление этими процессами для получения наилучших результатов, повышения эффективности и обеспечения удовлетворенности потребителей^[2].

Главная цель применения данного подхода — это успешное развитие организации путем совершенствования ее процессов. Поскольку процессное управление позволяет обеспечить для компании:

• • ориентацию на потребителя, повышение качества продуктов и услуг организации;
• • рост объемов продаж, увеличение прибыли;
• • постоянное повышение эффективности деятельности организации;
• • прозрачность, управляемость организации с точки зрения собственников и менеджеров верхнего уровня;
• • развитие новой культуры управления (управление, основанное па фактах, уважении к людям и т. д.);
• • вовлеченность персонала в улучшения, комфортность работы;
• • возможность тиражирования стандартных процессов;
• • возможность успешно развиваться и долго сохранять лидерство на рынке.

Для размышления Опыт многих компаний, использующих процессный подход в организации управления бизнесом, показывает, что успех зависит от создания на самом первом этапе собственной концепции внедрения процессного подхода, где четко определены границы, терминология и применяемые подходы. Типовое внедрение, как правило, не дает желаемого результата. Чтобы успешно внедрить процессное управление в компании, ее руководители должны очень хорошо понимать, что это такое, как выявляются процессы, каким образом реализуется управление ими, и главное, за счет чего этот подход является эффективным.

Процессный подход позволяет сменить систему управления деятельностью компании с вертикальной ориентации на горизонтальную, т. е. осуществлять управленческие воздействия не по принципу «я — начальник, ты — подчиненный», а по принципу «я — владелец процесса, ты — его исполнитель». В последнем случае главной целью управления становится создание условий для наиболее эффективного выполнения процесса, реализация которого направлена на достижение конкретной стратегической цели организации. Поскольку владелец процесса лично заинтересован (здесь работают мотивационные механизмы) в эффективности бизнес-процесса.

Кроме того, данный подход предоставляет возможность рассматривать процессы как объекты управления (в рамках функционального подхода объектами управления были организационные единицы, т. е. подразделения и работники).

Ключевыми элементами процессного подхода к управлению являются процесс, используемые ресурсы, владелец процесса, границы процесса. Все эти элементы подробно описаны и охарактеризованы в главе 2 настоящего учебника.

Однако стоит отметить, что один из ключевых элементов процессного управления, о котором часто забывают при проектировании и анализе деятельности компании, — это границы процесса. Они необходимы для обозначения событий, с которых начинается и которыми заканчивается реализация процесса. Часто именно от того, насколько внимательно отнесется компания к определению границ процессов при внедрении процессного подхода, будет зависеть эффективность функционирования как системы управления, так и организации в целом.

Таким образом, можно говорить о том, что основными преимуществами внедрения процессного подхода являются:

• • повышение качества взаимодействия между подразделениями компании;
• • сокращение времени выполнения процессов;
• • повышение эффективности управления;
• • сокращение издержек;
• • повышение качества процессов.

Это интересно Исследования, проведенные компанией «Логика ВРМ» в 2014 г., когда были опрошены представители больше 103 компаний и организаций, показали, что наибольший аффект от внедрения процессного управления состоит в повышении качества взаимодействия подразделений и сокращении времени выполнения процессов^[3].

Процессный офис. Ключевую роль в организации процессного управления на первых этапах его внедрения играет процессный офис (иначе — центр компетенции управления бизнес-процессами, центр управления изменениями). Он отвечает за разработку и реализацию нормативной базы управления бизнес-процессами, информационную и методическую поддержку, а также за обучение сотрудников организации управлять и реализовывать процессы. Поэтому, как правило, к основным задачам процессного офиса относятся следующие:

• • разработка стратегии управления бизнес-процессами организации;
• • проектирование, актуализация и организация хранения моделей бизнес-процессов;
• • совершенствование и управление методическим обеспечением реализации процессного подхода в управлении;
• • выбор и поддержка функционирования инструментальных средств управления бизнес-процессами;
• • обучение сотрудников.

Это интересно В одной компании подразделение, отвечающее за процессный подход, называется ДОБРО (Департамент оптимизации бизнеса и регламентного обеспечения).

Центр компетенции представляет собой единый методологический пул, где собирается вся информация, как методологического и нормативного, так и практического характера, касательно управления бизнес-процессами в данной конкретной организации. Кроме того, в его функциональные обязанности может входить определение требований и выбор информационных систем, обеспечивающих поддержку в той или иной сфере деятельности организации.

При развитии процессного управления в организации, после того, как уже разработаны и внедрены регламенты реализации бизнес-процессов, возникает задача организации непрерывного их совершенствования. Для этого необходимо наладить скоординированную работу владельцев процессов в области формирования и использования знаний, опыта друг друга (отрицательного и положительного) в области разработки, управления и выполнения бизнес-процессов. В данном случае, основными функциональными обязанностями Центра компетенций становятся организация сбора, обработки, анализа корпоративных знаний в области управления бизнес-процессами, а также координация действий, связанных с внедрением изменений, оптимизацией процессов.

Обеспечив условия для накопления и использования опыта структурных подразделений в процессном управлении, организация получает существенные преимущества по отношению к своим конкурентам, поскольку она начинает обладать возможностями управления корпоративными знаниями и непрерывного совершенствования на их основе своих бизнес-процессов, что, в конечном итоге, приводит к повышению эффективности всей деятельности компании.

• [1] ГОСТ ISO 9000—2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
• [2] Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнеспроцессов. М.: Стандарты и качество, 2008.
• [3] Исследование «Российский рынок ВРМ 2014» //1 Love ВРМ. 2014. 5 декабря. — URL: i-love-bpm.ru/bpmresearch2014/