Этапы деловой беседы

С чего начинается беседа? С ее подготовки.

Более основательной подготовке в области проведения бесед будет способствовать изучение литературы не только по данной проблематике, но и по психологии личности и теории аргументации.

В проведении деловой беседы выделяют этап подготовки беседы и этап непосредственного проведения беседы.

Этап подготовки к беседе в развернутом виде содержит планирование беседы и оперативную подготовку.

При планировании беседы осуществляется предварительный анализ темы, собеседников и ситуации; определяются ее цели, стратегия и тактика. Здесь нужно определить, что нужно достичь в результате разговора, отмечая предпочтительный максимум и приемлемый минимум. Элементы планирования в той или иной форме предшествуют любой беседе, даже очень краткой. Некоторые же виды бесед, например, при приеме на работу, предполагают развернутую подготовку, как со стороны работодателя, так и со стороны претендента на рабочее место.

Оперативная подготовка включает сбор материалов, их отбор, обдумывание материала и его компоновку, составление рабочего плана беседы. При подготовке особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику, установить регламент и место проведения беседы. На этом этапе помимо подготовки материалов нужно сосредоточить внимание на личности будущего собеседника. Спонтанно так и происходит, когда, например, идя на прием к руководителю, сотрудник предварительно выясняет, какое у того настроение.

Самое главное при подготовке, чтобы ее результатом была хорошая ориентация в предмете беседы.

Непосредственное проведение беседы начинается с приветствия.

Приветствие — не просто этикетная форма обращения к деловому партнеру, а сфера реализации нравственных ценностей общения, демонстрация уважения к нему. Этикетные формы приветствия будут рассмотрены в соответствующей главе, сейчас же отметим, что доброжелательность, верно найденный тон обращения, располагающая улыбка являются успехом дальнейшей беседы.

В зависимости от количества собеседников беседа должна быть диалогом или полилогом, но никак не монологом: ее нужно вести так, чтобы каждый участник беседы мог легко вступить в разговор и высказать свое мнение. Прислушаемся к словам великого римского оратора Марка Туллия Цицерона: «Не следует завладевать разговором, как вотчиной, из которой имеешь право выжить другого; напротив, следует стараться, чтобы каждый имел свой черед в разговоре, как и во всем остальном»^[1].

В беседе, как и в других формах делового общения, нужно быть толерантным к точке зрения собеседника и высказанным им аргументам. Возможно, он в чем-то неправ, но это не дает основания демонстрировать нетерпимость к его позиции и тем самым и к нему, как носителю этого мнения. Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его в грубой форме. Древнегреческий мудрец Эпиктет советовал: «Когда ты хочешь показать твоему собеседнику в разговоре какую-нибудь истину, то самое главное при этом — не раздражаться и не сказать ни одного недоброго или обидного слова»^[2].

Как уже говорилось, нельзя перебивать собеседника, ибо тем самым демонстрируется, что его мнение не стоит внимания, а то, что он хочет сказать, уже известно. Как тут не вспомнить императора Петра I с его указом: «Кто станет говорить речи, другому — не перебивать, но дать окончить и потом другому говорить, как честным людям надлежит, а не как бабам-торговкам»^[3].

А как быть, если собеседник говорит много и не, но существу? Выслушивать его монологи? В деловом общении существует регламент, любая деловая беседа ограничена по времени. В крайнем случае можно перебить собеседника в тактичной и вежливой форме, обратившись к нему примерно так:

• • как много полезной информации я почерпнул из нашей беседы. К сожалению, придется вернуться к деловому обсуждению вопроса;
• • вернемся к нашим баранам, как говорят французы, а хотелось бы еще вас послушать;
• • как жаль, что мы с вами раньше не поговорили на эту тему, а сейчас приходится возвращаться к теме нашей беседы.

Нужно соблюдать вежливость, но отношению к отсутствующим: называть третьих лиц по имени и отчеству, а не по фамилии, не высказываться пренебрежительно в их адрес. Недопустимо в беседах злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих. Американский политический деятель, дипломат и ученый, Бенджамин Франклин высказал свое мнение гак: «Я ни о ком не буду говорить плохо, но расскажу все хорошее, что знаю о каждом».

На всем протяжении беседы, включая ее завершение, нужно поддерживать благоприятную атмосферу, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания. При всяком подходящем случае следует признавать правоту собеседника, что может быть полезно даже тогда, когда он в чем-то и не прав. Критичное отношение к себе при ошибке, тем более обезоруживает партнера по общению.

• [1] Цицерон. Высказывания, цитаты и афоризмы. URL: http://pritci.ru/board/l-1−0-532 (дата обращения: 17.06.2015).
• [2] URL: http://www.mircitaty.com/epiktet.html (дата обращения: 17.06.2015).
• [3] URL: http://www.slovonevorobei.ru/aforizm/aforizm₃₈₅_2.shtml (дата обращения: 17.06.2015).