Акты. 
Документирование управленческой деятельности

Акт — документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке, если он относится ко внутренним документам организации. Если акт является документом, представляемым в другие организации, то он должен содержать юридический адрес организации, его составившей.

Во вводной части акта указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), па какие-либо факты. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы: выводы и рекомендации. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в сто составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Как правило, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов: по материальным, финансовым и другим важным вопросам необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению.

Докладные и объяснительные записки, заявления, справки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать:

• — наименование автора: организации, структурного подразделения, должностного лица;
• — название документа;
• — адресат;
• — дату написания;
• — заголовок к тексту;
• — резолюцию;
• — отметку об исполнении.

Внутренняя докладная записка подписывается автором документа, внешняя — соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «Докладная записка» помещают над текстом.

Во вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее писания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка может оформляться и рукописным способом.

Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какоголибо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на общем бланке организации. Во втором случае объяснительная записка может также оформляться рукописным способом.

Для обмена информацией между структурными подразделениями устойчиво используется такая разновидность документа, как «Служебная записка». Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении сто в дело.

Заявление обычно касается кадровых вопросов и может иметь приложения (копии личных документов). Личное заявление работника о внеочередном отпуске, о переводе или увольнении пишется, как правило, в произвольной форме от руки или на специально разработанном в организации бланке.

Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление — истец с указанием своего адреса и кто нарушил права заявителя — ответчик.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания и т. д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте — на бланке структурного подразделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необходимых реквизитов.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.