Бюджетирование при различной степени определенности относительно деталей и исполнения бюджетов

Неопределенность будущего — фундаментальная особенность как физического мира, так и бизнес-процессов. Чем быстрее меняется бизнессреда и чем более отдаленную перспективу мы рассматриваем, тем больше неопределенность относительно будущих значений показателей. Бухгалтеры и руководители небольших организаций с неустоявшимся деловым циклом часто сетуют на невозможность разработки месячного платежного календаря из-за высокой степени неопределенности в денежных средствах на таких «отдаленных» периодах. Крупные предприятия также сталкиваются с неопределенностью в собственных процедурах планирования, но уже на больших временных горизонтах.

Кроме того, в организациях часто встает проблема так называемых плановых разрывов, когда вовремя неутвержденный по тем или иным причинам план на следующий, например, месяц срывает платежную дисциплину в первую его неделю (или в первые месяцы — при годовом планировании).

Одним из способов, с помощью которых можно уменьшить влияние неопределенности, является использование переходящих бюджетов. В рамках конкретного бюджетного периода функциональные и мастер-бюджеты разрабатываются стандартным способом, но при этом весь период подразделяется на несколько более коротких, для ближайших из которых операционные бюджеты детализируются. По мере выполнения одного из детализированных бюджетов разрабатывается в деталях тот, который следует за уже разработанным, и, таким образом, к распланированному периоду каждый раз добавляется еще один подпериод. В случае месячного платежного календаря это может быть включение в план вместе с четырьмя или пятью неделями планового месяца и первой недели следующего месяца. В дальнейшем план еженедельно уточняется на последующие три-четыре недели, и каждый раз в него добавляется новая будущая неделя вместо прошедшей. Это может происходить в рамках отдельного бюджетного периода, а также при переходе от одного бюджетного периода к следующему. Принцип формирования переходящих бюджетов при годовом планировании схематически изображен на рис. 10.3.

Рис. 10.3. Принцип формирования переходящего бюджета при годовом планировании

Особенно актуально переходящее бюджетирование для самых «ликвидных» бюджетов — планов движения денежных средств. Если рассматривать такой план только один раз в месяц, то это может привести к потере возможности оперативно реагировать на изменение ситуации. Для того чтобы постоянно держать руку на пульсе, мы рекомендуем рассматривать уровень выполнения этого плана не реже одного раза в неделю, даже если планирование ведется помесячно, а не понедельно.

Практика показывает, что при планировании хотя бы на тактическую перспективу (для российских предприятий — год и более) такая форма бюджетирования с уточнением и детализацией показателей с течением времени в рамках бюджетного периода является самой эффективной.

С точки зрения возможности межстатейного и межпериодного переноса сумм можно выделить еще два типа бюджетов.

Постатейный бюджет (Line-Item Budget) предусматривает жесткое ограничение сумм по каждой статье расходов в течение бюджетного периода без возможности использования сэкономленного по одной статье на другие расходы. Например, суммы экономии фонда оплаты труда не могут быть истрачены на повышение квалификации сотрудников или социальные программы.

Истекающий бюджет (Lapsing budget) подразумевает невозможность переноса сумм, неизрасходованных в бюджетном периоде, на следующие периоды.

На практике оба эти подхода применяются прежде всего в государственных учреждениях и неприбыльных предприятиях, однако и в коммерческих организациях они вполне приемлемы в качестве средств контроля за эффективностью использования ресурсов и стимула к повышению качества планирования. Кроме того, истекающее бюджетирование позволяет пресечь накопительские тенденции менеджеров организаций.

К недостаткам описанных подходов можно отнести встречающуюся на практике неравномерность расходования средств, когда в конце периода менеджеры начинают тратить оставшиеся деньги из опасения, что в случае больших отклонений по некоторым статьям бюджет, но ним на следующие периоды может быть урезан.