Практические задания. 
Информационное обеспечение профессиональной деятельности

Обычно целью упражнений является закрепление знаний и развитие навыков. В данном случае к этим целям можно добавить и выполнение практически значимой для вашей повседневной деятельности работы. Во-первых, информация учебной базы данных может быть полезна в информационном плане. Во-вторых, уже в ходе упражнений можно и нужно добавлять в Файл данных Outlook информацию, нужную вам для решения стоящих перед вами задач. Импортировать в Файл данных Outlook можно и нужно не только данные из учебных примеров, но и нужную и важную для вас информацию, которая разрозненно хранится в различных почтовых клиентах, электронных таблицах и даже в текстовом неструктурированном виде.

Особенность Outlook состоит в том, что это приложение, как ни одно другое, призвано повысить эффективность вашей профессиональной деятельности. Всем следует совершенствовать свои навыки управления, планирования, учета; всем необходимо учиться взаимодействовать с коллегами, всем необходимо иметь надежное функциональное информационное обеспечение своей профессиональной деятельности. В решении всех этих задач может быть полезно использован Outlook.

Задание 1. Персонифицированные рассылки средствами Word.

• 1. Прочитайте параграф «Персонифицированные рассылки Word».
• 2. Опишите сценарий деловой ситуации.
• 3. Составьте текст письма.
• 4. Подготовьте базу данных, но лучше используйте данные, имеющиеся у вас. Продумайте дополнительные поля, которые обеспечат хорошее оформление писем.
• 5. Создайте рассылку. Сохраните обязательно файл с письмом с размещенными в тексте нолями слияния.
• 6. Проверьте результат слияния.
• 7. Оформите Отчет о работе и вышлите его преподавателю.

Задание 2. Создание Этикета переписки по электронной почте

• 1. Напишите самостоятельно Этикет переписки по электронной почте.
• 2. Введите в одном из поисковых сервисов запрос:. Выберите несколько хороших статей и дополните свой Этикет.
• 3. Дайте короткие комментарии полученному Этикету.
• 4. Обсудите Этикет переписки по электронной почте со своими товарищами.

Задание 3. Создание и работа с персональной Адресной книгой

• 1. Откройте Outlook и перейдите в папку Контакты.
• 2. Щелкните по кнопке Создать контакт — откроется стандартное окно Outlook Контакт.
• 3. Создайте Контакт с информацией о себе и заполните поле Полное имя в порядке: фамилия, имя и отчество.
• 4. Щелкните по кнопке Полное имя. Возможно, что фамилия, имя и отчество будут внесены не в те поля, что нужно.
• 5. Попробуйте заполнить поле Полное имя в порядке: имя, отчество и фамилия.
• 6. Щелкните, но кнопке Полное имя. Возможно, и в этот раз фамилия, имя и отчество будут внесены не в те поля, что нужно.
• 7. Запишите, какой вывод можно сделать.
• 8. Внесите в Контакт информацию об адресах, телефонах, адресах электронной почты. Попытайтесь использовать окна, которые вызываются щелчком по кнопкам Рабочий, Домашний, Мобильный и т. д.
• 9. Запишите, какой вывод о полезности этих форм Outlook вы можете сделать.
• 10. Перейдите на вкладку Контакта Подробности. Заполните поля.
• 11. Перейдите на вкладку Общие и в группе Действия откройте список Сохранить и создать. Выберите в списке опцию Контакт в той же организации. Что вы можете сказать о полезности опции создания Контакта в той же организации? Что следовало бы сделать, чтобы усовершенствовать работу этой опции? Как можно сделать работу более эффективной при создании нескольких контактов, в которых большой объем одинаковых данных. Это могут быть Контакты сотрудников одной организации и одного подразделения, это могут быть члены одной семьи с одинаковой фамилией, или проживающие по одному адресу.
• 12. В группе Теги раскройте список Выбрать категорию и выберите опцию Все категории. Создайте категории _Ссмья, Друзья, Поставщики, Партнеры, Коллеги, Проекты.
• 13. Для своего Контакта выберите категорию _Семья. Категория Семья начинается со знака подчеркивания. Это обеспечит размещение ее в начале списка категорий, что будет означать первостепенную важность этой категории. Создайте 3—4 Контакта членов вашей семьи.
• 14. Перейдите па вкладку Вид, откройте список Изменить представление и выберите стандартное представление Outlook Список. Если в представлении отсутствует поле Категория, то добавьте его. Для этого подведите курсор мыши к строке заголовков таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и выберите опцию Выбрать поля. В появившемся окне Выбор полей в списке выберите опцию Часто используемые поля (или Все поля контакта) и перетащите опцию Категории в строку заголовка таблицы представления. Выделите строки с Контактами членов вашей семьи и присвойте им категорию Семья.
• 15. Создайте по несколько Контактов с другими созданными нами категориями. Создайте по 2—3 Контакта в различных организациях (в которых вы бы хотели работать), в различных городах (в которых вы бы хотели жить), различных профессий (работу в которых вы не исключаете для себя).
• 16. Что бы вы могли сделать в продолжение выполненного упражнения? С какими проблемами вы столкнулись? Каким образом были решены эти проблемы? При рсшснии каких задач повседневной деятельности вы могли бы использовать полученные навыки? Перечислите навыки, которыми вы овладели. Запишите использованные в ходе выполнения упражнения алгоритмы.
• 17. Подготовьте Отчет о проделанной работе.

Задание 4. Поиск и представление информации в Outlook.

Для выполнения упражнения необходимо предварительно подготовить Адресную книгу, выполнив упражнение.

1. Выберите представление Список. Оставьте в представлении поля Полное имя, Организация, Профессия, Категории, Город (добавление полей было рассмотрено в Упражнении 1).

Удаление поля из представления осуществляется перетаскиванием его заголовка из строки заголовков (при этом поле удаляется из представления и при необходимости его можно будет добавить в представление вновь).

• 2. Расположите заголовки полей в указанной в пункте 1 последовательности. Изменение последовательности осуществляется перетаскиванием мышкой заголовков.
• 3. Расположите курсор в строке поиска, введите свою фамилию и нажмите на кнопку Поиск. Очистите строку поиска. Введите в строке поиска название вашего города и нажмите па кнопку поиска. Обратите внимание, что при помещении курсора в строку поиска на ленте появляются опции инструментов поиска.
• 4. Найдите одну из организаций, имеющейся в вашей адресной книге.

Щелкните по кнопке Недавно выполненный поиск и повторите один из ранее выполненных поисков. Поместите курсор в строку поиска. В группе поиска Уточнить выберите опцию Больше и в раскрывающемся списке выберите опцию Страна и присвойте ей значение Россия. Осуществите поиск. Уточните поиск: выберите дополнительно опцию Москва и осуществите поиск. Наконец, выберите дополнительно опцию Профессия и назначьте ей опцию Экономист. Какие выводы, но поиску вы можете сделать?

• 5. Поместите курсор в строку поиска. В группе Параметры выберите опцию Средства поиска и далее выберите опцию Расширенный поиск. Выберите вкладку Дополнительно, в раскрывающемся списке Задать дополнительные условия — опцию Все поля Контакта, а в появившемся списке полей — поле Город. Пусть это поле содержит значение Москва. Добавьте это условие в список условий поиска. Нажмите кнопку Найти. Посмотрите, какие еще значения, кроме Содержит, можно задать в условиях поиска. Опция Недавно выполненный поиск сохраняет 10 последних выполненных запросов. Если критерий поиска содержит 3—4 условия, то процедура определения этих условий будет требовать определенного времени. Кроме этого, нужно иметь в виду то, что в процессе ввода могут быть допущены ошибки, что будет снижать эффективность работы. Если возникает необходимость отбора Контактов со сложным критерием, целесообразно создать и сохранить пользовательское представление.
• 6. Выполните команду Вид / Изменить представление / Управление представлениями.

Щелкните по кнопке Создать. В окне Управление всеми представлениями введите Имя представления. Выберите Тип представления: таблица. Может быть использовано: в этой папке, доступно всем. Нажмите кнопку ОК. Появившееся окно Дополнительные параметры представления позволяет задать практически неограниченные критерии фильтрации, группировки и сортировки информации.

• 7. Нажмите кнопку Столбцы и выберите для представления заголовки Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес электронной почты, Мобильный телефон. Задайте именно такой порядок следования столбцов, используя кнопки Вверх, Вниз. Познакомьтесь самостоятельно с возможностями опции Столбцы.
• 8. Нажмите кнопку Группировка. В раскрывающемся списке Группировать элементы по полю выберите опцию Нет. Познакомьтесь самостоятельно с возможностями опции Группировка.
• 9. Нажмите на кнопку Сортировка. Выберите в раскрывающемся списке Сортировать элементы по полю поле Фамилия. Познакомьтесь самостоятельно с возможностями опций Сортировка.
• 10. Нажмите на кнопку Фильтр. Появившееся окно Фильтр будет очень сильно напоминать окно Расширенный поиск, с которым мы работали в пунктах 10, 11. Задайте условия поиска, которые позволят отобрать экономистов Финансовой академии, т. е. поле Организация должно содержать ФА (Финансовая Академия), а поле Профессия — Экономист. Нажав на кнопку ОК, вернитесь в окно Управление всеми представлениями, в котором нужно нажать на кнопку Применить.

В результате применения заданных нами правил в представлении окажутся все экономисты Финансового университета, которые есть в вашей Адресной книге. Обратите внимание на Панель задач: слева должна появиться надпись «Применен фильтр». Если результаты поиска вас не удовлетворяют, всегда контролируйте представление, которое вы используете. Применение фильтра может существенно изменить результаты вашего поиска.

• 11. Что бы вы могли сделать в продолжение выполненного упражнения? С какими проблемами вы столкнулись? Каким образом были решены эти проблемы? При решении каких задач повседневной деятельности вы могли бы использовать полученные навыки? Перечислите навыки, которыми вы овладели. Запишите алгоритмы.
• 12. Подготовьте Отчет о проделанной работе.

Задание 5. Настройка рабочей среды

Исходное состояние: Outlook настроен, учетные записи установлены.

• 1. Запустите Outlook. В представлении Outlook сегодня перейдите на вкладку Вид и в ipyniie Макет выберите последовательно все представленные опции. Свернуть и развернуть Область навигации можно с помощью кнопки (значок <. в правом верхнем углу Области навигации).
• 2. Сверните Область навигации и Список дел и закройте приложение. Откройте приложение.
• 3. Разверните Область навигации и Список дел, закройте и откройте приложение. Сделайте вывод.
• 4. В представлении Outlook сегодня перейдите на вкладку Вид и выберите опцию Область пользователей. Выберите последовательно каждую из доступных опций. Отметьте свои наблюдения.
• 5. Откройте любой из Контактов. Вернитесь в группу Область пользователей и снова последовательно просмотрите действия всех доступных опций, но всякий раз наблюдайте за видом открытого Контакта.
• 6. Откройте любой контакт, любую встречу, любое сообщение электронной почты. Перейдите в представление Outlook сегодня и в группе Окно выберите опцию Закрыть все документы. Что вы наблюдаете?
• 7. В представлении Outlook сегодня перейдите на вкладку Вид и перейдите в группу Окно. Выберите последовательно каждую из доступных опций. Отметьте свои наблюдения.
• 8. В Области навигации протяните линию, которая разделяет почтовые папки Файла данных Outlook и кнопки стандартных папок Outlook. Выберите более удобный для вас вид представления. Если в Области навигации отсутствует кнопка папки Дневник, откройте раскрывающийся список в правом нижним углу Области навигации и выберите опцию Добавить или удалить кнопки. Если после того как вы сделали кнопку Дневник активной, она не появилась в области навигации, растяните мышкой Область навигации вправо.
• 9. Последовательно выберите для себя наиболее предпочтительные представления для всех стандартных папок Outlook. Рекомендуется везде, где возможно, оставить в представлении поле Дата создания.
• 10. Что бы вы могли сделать в продолжение выполненного упражнения? С какими проблемами вы столкнулись? Каким образом были решены эти проблемы? При решении каких задач повседневной деятельности вы могли бы использовать полученные навыки? Перечислите навыки, которыми вы овладели. Запишите алгоритмы.
• 11. Подготовьте Отчет о проделанной работе.

Задание 6. Планирование в Outlook

• 1. В ваших Контактах определите дни рождения людей, которых вы не имеете права не поздравить. В зависимости от серьезности мероприятий, но подготовке ко дню рождения определите время напоминания (например, за день или за неделю). Проверьте результат ваших действий.
• 2. Создайте несколько повторяющихся Задач (подготовка к учебному году, сезонное обслуживание автомобиля, участие в ежегодном конкурсе и т. д.). Зафиксируйте в поле Заметки элемента Задача особенности, на которые нужно будет обратить особое внимание.
• 3. Представьте Задачу создания Календаря для расписания занятий, когда в учебном процессе на лабораторные работы курс разделен на две подгруппы. Сформулируйте вопросы, которые могут возникнуть в этом бизнес-процессе. Создайте представления для ответов на эти вопросы.
• 4. Проанализируйте, что вам приходится делать ежегодно и ежемесячно и создайте повторяющиеся задачи.
• 5. Проанализируйте свои планы и создайте Задачи Outlook для значимых задач, стоящих перед вами.
• 6. Возможно, вы читаете книги не спонтанно, но следуя определенному плану, по списку. Представьте такой список как список Задач Outlook. Создайте при этом пользовательские поля Очередность и Оценка (прочитанного).
• 7. Подключите несколько интересных для вас каналов RSS.
• 8. Создайте несколько уникальных и повторяющихся Встреч в вашем Календаре. Посмотрите эти Встречи в представлениях День, Неделя, Месяц.
• 9. Создайте в вашем Календаре папку ТВ. Внесите в этот календарь несколько передач, которые вы смотрите регулярно. Сделайте их повторяющимися Встречами.

Задание 7. Мой опыт работы в социальных сетях

Сегодня многие студенты обладают большим опытом работы в социальных сетях. Поэтому важно, с одной стороны, осознать свой опыт, привести этот опыт в систему, что означает описать этот опыт. С другой стороны, поделиться этим опытом с коллегами и познакомиться с их опытом. Вот в этом и будет состоять основная цель этого задания.

• 1. Опишите, почему вы выбрали именно эту социальную сеть. Чем вам интересна ваша социальная сеть? В каких целях вы ее используете? В каких целях хотели бы ее использовать?
• 2. Опишите примеры интересного использования социальной сети, примеры интересных аккаунтов, интересных Сообществ или Групп.
• 3. Чем бы вам могли быть полезны другие социальные сети, участником которых вы не являетесь? Или почему вам не интересны те или иные другие социальные сети?
• 4. Опишите примеры интересных проектов или дискуссий в социальных сетях.
• 5. Какие возможности социальной сети вам кажутся наиболее интересными? Что бы вы предложили в качестве расширения возможностей социальной сети? Чего вам не хватает в социальной сети?

Задание 8. Работа в Твиттере.

• 1. Создайте аккаунт в Твиттере. Вам тут же будет предложено заполнить поля вашего Профиля. Но если вы не сделали этого сразу, то можно будет это сделать в любое время. Технически это совсем несложно. Щелкните по месту для вашей фотографии в правом верхнем углу экрана, а далее по ссылке вашего имени в левой части экрана. В правой части экрана появится кнопка Изменить профиль. Информация вашего профиля совсем незначительна по объему, но исключительно важна по своей сути, поскольку здесь в формате девиза или слогана необходимо выразить свое кредо. Если особых мыслей нет, то лучше вообще оставить этот вопрос до лучших времен. А вот фотографию постарайтесь разместить интересную. Это образ, и он может о многом сказать. То же касается и изображения Шапки (большая однотонная область вверху экрана).
• 2. Составьте список из 10—12 хэштегов. Внесите элементы этого списка в Список вашего аккаунта в Твиттере.
• 3. Проведите поиск по ключевым словам и хэштегам. Внесите авторов наиболее интересных для вас записей в список своих друзей. Попробуйте распределить этих авторов по группам вашего Списка.
• 4. Составьте список 15—20 имен современников и 15—20 организаций, которые вам интересны. Лучше, если это будут имена, связанные с вашей профессией. Посмотрите блоги интересных вам современников. Интересные из них внесите в группы своего Списка.
• 5. Просмотрите блоги из вашего Списка, посмотрите блоги, которые читают эти люди, блоги тех, кто читает. Внесите интересные блоги в свои Списки.
• 6. Посмотрите Избранное в блогах вашего Списка. Внесите интересные блоги в свой Список.
• 7. Проведите поиск с целью найти «твиттерян» вашего университета. Внесите в свой Список блоги студентов вашего университета.
• 8. Составьте Отчет.

Задание 9. Работа с Живым журналом.

• 1. Создайте аккаунт в ЖЖ. Опишите круг ваших интересов, в том числе и профессиональных. Исходите из желания быть полезным обществу. Интерес должен быть определен двумя-тремя словами, в противном случае вам будет трудно найти людей со схожими интересами. Обязательно подберите хорошую деловую фотографию.
• 2. Продумайте список ключевых слов (Меток). Количество меток практически не ограничено. Важно понять, что определение Меток в каждой записи журнала позволит легко осуществлять навигацию.
• 3. Просмотрите список Сообществ ЖЖ. Выберите несколько интересных вам Сообществ. Вступите в эти сообщества.
• 4. Читайте. Много читайте. И комментируйте. Интересных вам блогеров вносите в Друзья, и далее, распределяйте друзей по группам. Продумайте список групп.
• 5. Поправившиеся записи помещайте в папку Избранное.
• 6. Сделайте несколько записей, в том числе и в Сообществах.
• 7. Проведите поиск по ключевым словам как средствами ЖЖ, так и средствами одной из поисковых систем. Внесите авторов наиболее интересных для вас записей в список своих друзей.
• 8. Составьте список 15—20 имен современников и 15—20 организаций, которые вам интересны. Лучше, если это будут имена, связанные с вашей профессией. Посмотрите блоги интересных вам современников. Интересные из них внесите в группы своего Списка.
• 9. Создайте дневник своей работы в ЖЖ. Попробуйте определить зависимость числа посетителей вашего журнала от вашей активности в ЖЖ, т. е. от числа сделанных вами записей и комментариев.
• 10. Проведите поиск с целью найти блогеров вашего Университета. Внесите в свой Список блоги студентов вашего Университета.
• 11. Составьте Отчет.

Контрольные вопросы

• 1. Как изменить верхнюю часть экрана (шапку) вашего профиля в Твиттере?
• 2. Как изменить фотографию в вашем профиле в Твиттере?
• 3. Как изменить общую информацию о вас в вашем профиле в Твиттере?
• 4. Что такое хэштег и как его создать?
• 5. Что такое Список Твиттера и как его создать?
• 6. Как отредактировать элемент Списка Твиттера?
• 7. Как отправить личное Сообщение в Твиттере?
• 8. Как опубликовать Сообщение в Твиттере?
• 9. Как повторит!) один из последних запросов в Твиттере?
• 10. Как посмотреть понравившиеся вам твиты?
• 11. Как посмотреть список ваших читателей?
• 12. Как посмотреть список тех, кто являются вашими читателями?
• 13. Как внести твиттерянина в ваш Список?
• 14. Кому можно отправить личное сообщение в Твиттере?