Работа с Контактами

Информация о людях и организациях, с которыми поддерживаются отношения, заносится в Адресную книгу, и, работая в Outlook, пользователи манипулируют информацией из Адресных книг, которых может быть несколько. Однако чаще используют понятие Контакт, сведения о которых хранятся в пайке Контакты.

Под Контактом Outlook следует понимать запись в пайке Контакт, совокупность данных о людях и организациях, которые представляют интерес для конкретного пользователя. У Контакта Outlook очень большое количество полей, и кроме того, пользователь может создавать так называемые пользовательские ноля (ноля пользователя).

С одной стороны, нет ничего проще, чем внести данные в стандартное окно Контакта (страницу Контакта). Но, с другой стороны, если не обращать внимания на некоторые нюансы, то в будущем могут возникать существенные проблемы (например, с поиском Контакта). В частности, можно не задумываясь заполнить поле Полное имя. Его можно заполнить как «Иванов Иван Иванович» или «Иван Иванович Иванов». В результате приложение может не лучшим образом интерпретировать данные, и фамилия, имя и отчество будут внесены не в свои поля. Правильным же будет щелкнуть по кнопке Полное имя, чтобы поработать с окном Проверка полного имени. Если поступать именно так, то проблем с правильным использованием полного имени не возникнет.

Создание Контакта с помощью Стандартного окна. Свойства Контакта из всех элементов Outlook наиболее многочисленны. Основные свойства доступны на вкладке Общие (рис. 5.27).

Рис. 5.27. Окно Контакт: вкладка Общие

Также полезные свойства отображаются и на вкладке Подробности (рис. 5.28). В частности, на этой вкладке определяются такие важные свойства, как дата рождения, краткое имя, профессия, где найти сотрудника организации и т. д.

Весьма полезным может быть обращение к вкладке Все поля (рис. 5.29).

Дело в том, что на вкладках Общие и Подробности представлены не все свойства Контакта. Например, можно найти такое полезное свойство, как Увлечения. Но обращаться к этому свойству через Стандартное окно Контакта не представляется возможным без редактирования соответствующей формы. Поэтому, может быть, в ряде случаев будет удобным либо обращаться через одно из отредактированных представлений папки Контакты, либо работать со вкладкой Все ноля Контакта. Следует обратить внимание на раскрывающийся список контекстного меню Группы полей для выбора.

Рис. 5.28. Окно Контакт: вкладка Подробности.

Рис. 5.29. Окно Контакт: вкладка Все поля контакта.

Обратим внимание на поле Псевдоним. В это поле можно внести имя, по которому вы будете обращаться к человеку в повседневном общении. К кому-то непременно следует обращаться, но имени и отчеству, к кому-то — по полному имени, а к кому-то — используя псевдоним. Это поле может очень полезно использоваться при организации автоматизированных почтовых рассылок.

Создание Электронной визитной карточки. Визитная карточка — очень важный элемент в культуре коммуникаций. Начиная с версии Outlook 2007 при работе со стандартным окном Контакт на экране присутствует электронная визитная карточка, которая является удобным инструментом, но целому ряду обстоятельств. Во-первых, если вы получаете в качестве вложенного файла Сообщения электронную визитную карточку, то вам достаточно перетащить ее в папку Контакты, чтобы сформировать контакт нужного адресата. То есть вам не потребуется вводить информацию вручную, возможно, допуская при этом искажение информации. Во-вторых, если вы отправляете в качестве вложенного элемента электронную визитную карточку, то вы имеете возможность не только направить адресату нужную информацию о себе, но и визуальный образ, свою фотографию, что существенно облегчает процесс общения. В-третьих, Outlook позволяет для одного и того же Контакта создавать несколько электронных визитных карточек, что дает возможность различным адресатам передавать информацию о себе различного уровня детализации.

Редактирование Электронной визитной карточки. По мере заполнения основных полей Контакта автоматически будет заполняться и Электронная визитная карточка. Двойной щелчок по электронной визитной карточке вызывает окно редактирования (рис. 5.30).

Рис. 5.30. Окно Изменение электронной визитной карточки

Поля Пустая строка позволяют форматировать Электронные визитные карточки, а также вносить дополнительную информацию. Например, в представленной визитной карточке вместо поля Полное имя использованы два пустых поля, в которых записаны фамилия и имя.

Пересылка Контакта или Электронной визитной карточки. Чтобы отправить Электронную визитную карточку по электронной почте, нужно создать сообщение и в группе Включить открыть раскрывающийся список Включить элемент. Будет предоставлена возможность выбрать одну из своих электронных визитных карточек или визитную карточку другого Контакта (рис. 5.31).

Электронная визитная карточка включает лишь часть данных Контакта, но Outlook предоставляет пользователям отправить Контакт целиком, а также любой из файлов, доступных с вашего компьютера. Например, весьма полезно иметь Контакт, который достаточно подробно рассказывает о вас (рис. 5.32).

Рис. 531. Вставка визитной карточки в сообщение.

Рис. 532. Пример Контакта с развернутой информацией в поле Заметки.

Размещение такой развернутой информации в Сети организации может существенным образом способствовать развитию корпоративных коммуникаций, что будет представлять хорошую основу для развития и маркетинга, и инноваций.

Представления Контактов. Outlook позволяет пользователю представлять данные, используя целый ряд стандартных представлений, а также создавая пользовательские представления, которые могут интерпретироваться как хранимые запросы, аналогичные запросам систем управления базами данных. Самым внешне привлекательным для папки Контакты является представление Визитная карточка (рис. 5.33). Это представление может быть очень полезным, например, при написании сообщений электронной почты, поскольку вы видите человека, к которому обращаетесь. Для многих это может быть очень важным в эмоциональном плане.

Рис. 533. Стандартное представление Визитная карточка

Чтобы обратиться к этому представлению, необходимо выполнить команду Модуль Контакты / Вид / Изменить представление / Визитная карточка.

Представление Карточка в сравнении с Визитной карточкой позволяет разместить на экране больше текстовой информации (рис. 5.34).

Но чаще используется стандартное представление Список, которое будет рассмотрено ниже.

Работа с категориями. Контакт Outlook обладает обширным набором свойств. Это более сотни полей. По этим полям можно осуществлять фильтрацию, сортировку, группировку. Среди них есть несколько дополнительных полей, смысл которых может определяться пользователем, а также особое поле — Категории.

Рис. 5.34. Стандартное представление Карточки

В поле Категории может быть записано некоторое предложение или слово, которое может использоваться в качестве классификационного признака. Используя этот признак, элементы Outlook могут группироваться необходимым для пользователя образом. Несколько категорий в поле Категории разделяются точкой с запятой. Например, можно определить категорию «Проект Практикум», имея в виду работу по написанию книги. Тогда каждому из Контактов с информацией об участниках этого проекта можно поставить в соответствие эту категорию. Таким образом, возможно, что ранее формально ничем не связанные друг с другом Контакты могут быть выделены из всего множества Контактов (рис. 5.35).

Рис. 5.35. Контакты, связанные Категорией «Проект Практикум».

По завершении проекта категория «Проект Практикум» может быть уничтожена. Это полезно сделать, чтобы список категорий не становился громоздким. При этом ранее отмеченные этим признаком Контакты будут сохранять это значение.

Нарушая принцип атомарности, инструмент категорий в определенном смысле позволяет построить отношение «многие-ко-многим» для плоской таблицы. С одной стороны, одному элементу Outlook ставится в соответствие несколько различных категорий. С другой стороны, одной категории может быть поставлено в соответствие несколько элементов Outlook.

Чтобы назначить элементу Outlook категорию, необходимо в любом из представлений в группе Главная / Теги выбрать опцию Категории (рис. 5.36).

Рис. 536. Назначение Контакту Категории

Категорию можно назначить и работая со стандартной формой контакта. Для этого необходимо обратиться к вкладке Контакт (рис. 5.37).

Рис. 537. Назначение Категорий в стандартной форме контакта.

Наиболее вероятно, что изначально в вашем распоряжении окажется непустой Список категорий. Еще более вероятно, что со временем этот список перестанет удовлетворять вашим потребностям классификации информации, т. е. у вас возникнет необходимость вводить новые Категории в Список категорий и удалять из него уже имеющиеся.

Чтобы создать новую категорию, необходимо в списке выбрать опцию Все категории и далее щелкнуть левой кнопкой мыши в форме Цветовые по кнопке Создать (рис. 5.38).

Инструмент категорий очень удобный. Но не следует им злоупотреблять. Во-первых, нужно внимательно просмотреть все поля элемента. Возможно, имеющихся свойств элемента достаточно для решения стоящих задач. Во-вторых, множество категорий должно быть обозримым. Нужно, чтобы созданная категория обладала достаточной общностью, т. е. нужно исключить, чтобы та или иная категория была присуща 2—3 элементам из тысячи.

Рис. 538. Окно Цветовые категории

Поиск информации в Контактах Outlook. Приложение будет эффективным только в том случае, если оно обеспечивает эффективные инструменты систематизации, отбора, поиска и представления информации. Рассмотрим вопросы поиска и представления информации на примере работы с элементами папки Контакты.

В любом представлении любой из папок Outlook справа под Панелью инструментов расположена Строка поиска. Не используйте предлагаемое в строке поиска сочетание клавиш Ctrl + Y. Не используйте опции и в группе команд Найти. Чтобы найти необходимый вам элемент Outlook, поместите курсор в Строку поиска. Это приведет к изменению панели инструментов: появится вкладка Поиск, а в ней две очень важные опции Недавно выполненный поиск и Средства поиска (рис. 5.39).

Рис. 539. Работа с вкладкой Поиск.

Если вам необходимо просто найти контакт, введите, например, фамилию или название организации. После нажатия на кнопку Найти на экране появятся записи, удовлетворяющие заданному простейшему критерию поиска. Если необходимо задать более сложный критерий поиска, то необходимо воспользоваться опцией Расширенный поиск.

Раскрывающийся список Средства поиска позволяет в Параметрах поиска определять, осуществлять поиск в текущей папке или, но всем нанкам. Обратите внимание на эту опцию, ибо она в значительной мере будет определять и время поиска, и его результат. Опция Расширенный поиск позволяет задавать значения полей для проведения поиска и логические условия для работы со значениями полей (рис. 5.40).

Рис. 5.40. Расширенный поиск Контактов.

Поскольку обычно одни и те же запросы приходится повторять многократно, то очень полезна опция Недавно выполненный поиск, обращение к которой вызывает на экран список последних заданных вами запросов поиска.

Приемы работы с табличным представлением Контакты. Элементы в пайке Контакты в табличной форме могут быть представлены с помощью представлений Список и Телефоны. Для простейшей сортировки по одному полю нужно щелкнуть по заголовку поля. Последующие щелчки мышью, но этому заголовку будут приводить к сортировке по убыванию или возрастанию. Возможности более сложной сортировки будут рассмотрены ниже.

Порядок следования полей можно изменить перетаскиванием поля. Наведите указатель мыши на нужное иоле, нажмите левую кнопку мыши и переместите поле в нужное место. Во время перемещения название поля изменит свой цвет. Для удаления поля из представления нужно также переместить мышью название поля из строки заголовков. Подчеркнем, что поле удаляется из представления. Чтобы вернуть поле в представление, нужно навести курсор мыши на строку заголовков, нажать правую копку мыши и выбрать опцию Выбрать поля. В раскрывающемся списке (рис. 5.41) нужно выбрать нужную опцию (в нашем случае Все поля контакта) и перетащить заголовок поля в нужное место строки заголовков табличного представления. Подчеркнем, именно — перетащить.

Для группировки элементов в табличном представлении необходимо подвести курсор мыши к строке заголовков, нажать правую кнопку мыши (вызвать контекстное меню) и выбрать опцию Область для группировки. Далее необходимо заголовок поля, по которому следует осуществить группировку, перетащить в Область группировки. Результат группировки может иметь следующий вид (рис. 5.42).

Рис. 5.41. Окно Выбор полей.

Рис. 5.42. Группировка Контактов по Организациям.

В представлении с группировкой элементов сначала указывается значение поля группировки и в скобках — количество элементов с таким значением поля. Группы можно сворачивать и разворачивать. Чтобы разгруппировать записи, необходимо подвести указатель мыши к названию поля в Области группировки и вызвать контекстное меню.

Создание пользовательских полей. Может возникнуть ситуация, когда необходимо создать пользовательское иоле. В нижней части окна Выбор нолей есть кнопка Создать. Щелчок по кнопке выведет на экран окно Новое ноле, которое определит его характеристики (рис. 5.43).

Рис. 5.43. Окно Новый столбец.

Чтобы поместить созданное поле в табличное представление, необходимо в раскрывающемся списке окна Выбор полей выбрать опцию Поля

пользователя в папке. Далее нужно перетащить заголовок столбца в строку заголовков таблицы.

Создание пользовательского представления. Outlook представляет широкие возможности по отбору записей. Но лучше эти возможности не использовать в стандартных представлениях, поскольку не всегда осознается, что в представлении отображены не все записи папки. А это может приводить к ошибочным решениям. Отбор следует использовать в Пользовательских представлениях.

Пользовательские представления можно интерпретировать как хранимые запросы к базе данных, что существенно расширяет возможности по манипулированию данными. Например, из всех Контактов можно выделить Контакты сотрудников (партнеров, клиентов). Что для этого нужно сделать?

Для создания Пользовательского представления необходимо выполнить последовательность команд Вид / Изменить представление / Управление представлениями. На экране появится окно Управление всеми представлениями (рис. 5.44), в котором необходимо щелкнуть, но кнопке Создать.

Рис. 5.44. Окно Управление всеми представлениями

В результате появится окно Новое представление (рис. 5.45).

Рис. 5.45. Окно Новое представление

Имеет смысл сразу же дать имя новому представлению и определить, где это представление может быть использовано.

После щелчка, но кнопке ОК окна Новое представление на экране появится окно Дополнительные параметры представления (рис. 5.46). Именно здесь предоставляются полные возможности для определения состава полей представления, группировки данных, сортировки по нескольким полям и что самое важное — отбора.

Рис. 5.46. Окно Дополнительные параметры представления

Условия отбора формируются с использованием вкладки Дополнительно окна Отбор (рис. 5.47).

Рис. 5.47. Формирование условий отбора пользовательского представления

Чтобы задать условия отбора, необходимо определить поле, условие отбора и значение для поля. А далее следует щелкнуть по кнопке Добавить к списку. Сформированное условие будет добавлено в поле Найти элементы, удовлетворяющие условиям, которое расположено выше. Далее необходимо щелкнуть по кнопке ОК и кнопке Применить окна Управление всеми представлениями (см. рис. 5.44).

Удаление пользовательского представления. Следует отметить, что удалить можно только представления, созданные пользователем. Стандартные представления удалить невозможно. Для удаления пользовательского представления необходимо открыть форму Управление всеми представлениями, выделить представление, подлежащее удалению, и нажать на кнопку Удалить.

Итак, мы рассмотрели работу с представлениями на примере папки Контакты. Создание, удаление, переименование нанок для пользователей не является проблемой. Использовать вложенные папки или пользовательские представления — зависит от предпочтений пользователя. Однако подчеркнем необходимость более внимательного отношения к работе с представлениями. Пользовательское представление создать немного сложнее, чем папку, но при этом сохраняется единый информационный массив.