Факсограммы. 
Документационное обеспечение управления

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату.

Факсимильный терминал (телефакс) — устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи и прием — обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи — отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа — подлинника (договора, протокола, акта и т. д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.

Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т. п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример формы заявки, предназначенной для передачи, но факсу^{[1][2][3][4][5][6]}

Факс-форма резервирования гостиницы Пожалуйста, распечатайте эту форму, заполните ее и отправьте факсом:

+7 (812) 117-78-45.

Если вы не получите ответ в течение 24 часов, пожалуйста, пошлите повторный факс или позвоните по телефону +7 (812) 117-78-45.

Ф. И. О.: _ _ _ _ _.

E-mail:_.

Номер факса:_.

Номер телефона: Адрес:_.

Город/Страна:_.

Фирма:_.

Тип номера: Одноместный/Двухместный Дата приезда:_.

Дата отъезда:_.

Количество ночей:_.

Количество взрослых:_.

Количество детей:_.

Дополнительная информация:_.

ФАКСОГРАММА.

№ 3−41 /3 от 30.04.2006 Руководителям подрядных организаций по списку Предлагаю принять участие в ярмарке жилищно-коммунальных услуг, проводимой в рамках V Московской международной выставки «ДОРКОМЭКСПО-2006».

Подобная ярмарка проводится впервые в нашем городе и ее цель — способствовать формированию рынка жилищно-коммунальных услуг в Москве, привлечь предприятия малого бизнеса в сферу ЖКХ.

Предприятия-участники ярмарки будут внесены в базу данных Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства г. Москвы, которую в своей работе используют префектуры, управы районов, дирекции единого заказчика и другие структуры, а также будут представлены в специальном разделе официального кататога выставки. Перечень жилищно-коммунальных услуг дан в заявке на участие в ярмарке. Стоимость участия — 1000 руб., включая НДС — 20% (для участников выставки — бесплатно).

Заявку необходимо выслать в адрес Оргкомитета (095) 923−18−23, 924−16−51,925−73−10, e-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script до 20 мая 2006 г.

Приложение: 1 л. (заявка) Первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы П. Н. Аксенов Исполнитель:

А. И. Озорников.

• (095)923−18−23,298−82−84
• 6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
• 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т. д.).
• 8. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «Проект».
• 9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
• 10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
• 11. После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные — немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного анпарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы — телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:

• а) абонентские факсимильные службы — Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением);
• б) клиентская факсимильная служба — Бюрофакс;
• в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуществляется с использованием службы Бюрофакс, прием — с использованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс — Телефакс, Телефакс — Бюрофакс).

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.

Клиентская служба «Бюрофакс» предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, нс имеющих собственных факсимильных средств. Служба «Бюрофакс» обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба «Бюрофакс» обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:

• — подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
• — подачу документа с факсимильной установки отправителя;
• — доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
• — доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;
• — доставку факсимильного сообщения средствами почты;
• — выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);
• — выдачу факсимильного сообщения получателю по предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
• — различные категории срочности передачи и доставки сообщений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.

Абонентская служба «Комфакс» — факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:

• — передачу сообщений в заранее назначенное время;
• — многоадресную и циркулярную передачу;
• — автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
• — получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
• — организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;
• — уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;
• — повторную передачу.

Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе «Комфакс» промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.

• [1] Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включаютследующие основные положения.
• [2] Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальныеномера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделенияобеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этихподразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильнойсвязи, установленной в подразделениях организации, осуществляется ихру ководителя м и.
• [3] Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
• [4] По каналам факсимильной связи передаются документы, требующиесрочной передачи информации.
• [5] К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
• [6] Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствиис инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).