Исследование и совершенствование системы управления электронным документооборотом на примере ООО «Галактика»

• Введение
• 1. Теоретические аспекты электронного документооборота
• 1.1 Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях
• 1.2 Компьютерная программа электронного документооборота
• 1.3 Виды компьютерных программ по электронному документообороту
• 2. Исследование электронного документооборота ООО «Галактика»
• 2.1 Общая характеристика ООО «Галактика»
• 2.2 Исследование документооборота в организации
• 2.3 Исследование влияния электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата
• 3.2 Совершенствование системы документооборота организации и её защита
• Заключение
• Список использованных источников

В современных рыночных условиях для фирм весомы возможности нынешних информационных технологий с точки зрения их применения в управлении документацией.

Когда речь заходит о автоматизации движения документации, в эту область попадает огромное множество программ, которые не имеют ни какого отношения к решаемой задаче — текстовые редакторы, программы распознавания символов, электронной почты. Это не относиться к системе электронного движения документов. Учитывая нынешнее положение на рынке и в мире в целом, внедрение подходящей для организации системы движения документов, представляется первостепенной задачей.

Отсутствие структурированного движения документов и возможности эффективно следить за движением документов, приводит к понижению эффективности работы, повышению числа ошибок.

Решение проблемы управления документацией позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы фирм, сократить объем вводимой информации, что может дать преимущество во времени и гарантировать их приемлемое функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, так как признано, что организация работы с документацией влияет на качество работы органов управления, организацию и культуру труда управленческих работников в целом. От того, насколько грамотно и целесообразно ведется документация, зависит успех деятельности управления фирмы в целом. Как демонстрируют проводимые эксперименты, 86% всего рабочего времени сотрудников фирм тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Организованное грамотно управление делами понижает время, которое затрачивается для поиска, повышает подлинность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Повышение объемов информации и, соответственно, документов, потребовал использование соответствующей техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров — и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии ООО «Галактика» .

Задача дипломной работы:

1. Собрать и исследовать сведения о различных системах движения документов из разных источников (литература, Интернет и т. д.).

2. Провести исследование текущей ситуации на предприятии в области электронного движения документов.

3. Осуществить исследование влияния движения документов на эффективность управленческой деятельности организации.

4. Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии.

Предмет и объект исследования. Предметом исследования являются методологические, методические и практические вопросы организации подсистем электронного движения документов. Объектом исследования явилось действующие системы электронного движения документов в организациях России, отдельные вопросы рассмотрены на примере ООО «Галактика» .

В дипломной работе использовались данные, полученные в результате прохождения преддипломной практики в ООО «Галактика» .

Методика исследования. Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные документы по организации электронного движения документов, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного движения документов и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен исследование имеющейся системы на предприятии.

В третьей главе будет предложен перечень мероприятий с обоснованием их экономической эффективности.

Торговое предприятие ООО «Галактика» расположено в городе Нижний Тагил.

Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города.

Магазин расположен на втором этаже торгового центра «Кировский». Общая площадь магазина 1120 кв. м., торговая площадь 960 кв. м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции.

В магазине находится один торговый зал, помещение центра проверки качества. А так же склад, административные помещения кабинеты директора, администратора, бытовые помещения, санузел, раздевалка, кухня.

Ассортимент включает в себя крупную бытовую технику, среднюю бытовую технику, мелкую бытовую технику, теле-, видео-, аудиоаппаратуру, цифровую и компьютерную технику, автомобильную акустику и сопутствующие товары.

1. Теоретические аспекты электронного документооборота

1.1 Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях

В нынешних условиях, где начинает доминировать компьютерная техника и информационные технологии, существенное значение приобретают электронные документы.

С электронной документацией гораздо легче работать: нет бумажной волокиты, заметно облегчается поиск документов при помощи применения электронных баз данных.

Кроме того, электронный документ имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с бумажными — это возможность вносить изменения в текст документа без дополнительных затрат бумаги. До недавнего времени работа с документами требовала высоких трудозатрат в связи с потребностью перепечатывать весь документ даже при внесении незначительных изменений.

Что бы представить, что же, из себя представляет электронный документ, нужно, для начала определиться с самим понятием «документ» .

До недавнего времени среди множества специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нету единого понимания термина «документ», невзирая на то что в наличие имеется ряд определений, нашедших отражение в законодательных актах и ГОСТах.

В документоведении документ рассматривают, как инструмент управления или архивного хранения; источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выявления оптимального определения понятия документа, которое соответствовало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных ГОСТах.

электронный документооборот управленческий аппарат В первом Государственном стандарте документ определялся как «способ закрепления разными вариантами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» .

В 1983 г. появился новейший Госстандарт, в котором было указано на то, что «документ — материальный предмет с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве» .

В последствии поэтапной эволюции, понятие документа приходит к собственному настоящему официальному толкованию: «документированные данные (документ) — зафиксированные на материальном носителе сведения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» ,

Также есть более широкая трактовка понятия «документ»: это предмет взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между альтернативными объектами этой среды.

В национальном стандарте РФ можно также отыскать ещё одну трактовку понятия «документ»: это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемые данные, сформированные, полученные и сохраняемые организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Вдобавок для понятия «документ» применяется термин rесord, что в переводе означает «запись» .

Сравнив многообразные между собой понятия, обнаруженные в литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа: документ — это данные, закреплённые на материальном носителе в стабильной знаковой форме сформированные человеком, для её передачи в пространстве и времени.

Можно сделать вывод, что документ — это и сведения, и материальный носитель. Эти две составляющие являются неотделимой частью документа.

В отличие от бумажного документа для электронного документа материальный носитель не играет специальную роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ возможно переноситься с 1-ого носителя на альтернативный, или храниться в памяти компьютера.

Что же представляет из себя электронный документ?

Построение понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах РФ протекало не сразу, а понемножку.

По мнению большинства отечественных специалистов в области права, пробные попытки разработать правовую основу для электронных документов начались ещё в середине 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к машинным документам. свет В 1981 году были утверждены «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники». В акте утверждалось, что «…документ на машинном носителе применяется без преобразования в человеко читаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и фирмах или для обмена информацией между ними» (п.3).

А в сентябре 1986 года были утверждены «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4−84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (РД 50−613−86). В главе 2 «Требования к подлинникам документов» указано, что к документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).

В ГСДОУ, принятой в 1991 году, встречается определение термина «машиночитаемый документ» — «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, основными носителями которой являются: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты» .

М.В. Ларин смог обнаружить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению Ларина, «электронный документ — это зафиксированные на электронном носителе сведения, которые записывается, сохраняется, передаётся и представляются в оптимальной для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которые содержат реквизиты, позволяющие эти данные идентифицировать» .

Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» электронный документ — документ, в котором данные представлены в электронно-цифровой форме.

На основании редакции Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 2000 г. электронный документ — это сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств переработке, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и располагающий атрибутами для идентификации документа.

Другими словами электронный документ может быть определён как форма подготовки, отправления, получения либо хранения информации с помощью электронных технических средств, записанных на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Сведения, зафиксированные на электронном материальном носителе, считаются электронным документом, если они:

возникает, обрабатывается, передается с помощью электронных технических средств;

подписаны с соблюдением условий, предусмотренных действующим законодательством;

представлены в форме, пригодной для восприятия человеком, не владеющим специальными техническими навыками;

если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами или соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Европейская спецификация MoRеq-2 может дать своё личное определение электронного официального документа (еlесtroniс rесord) — официального документа, который есть в электронной форме. Официальный документ может оказаться представленным в электронной форме в последствии того, что он изначально создаётся при помощи программного обеспечения.

Электронный документ — это данные, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств переработки, хранения и передачи информации, которая в силах быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа.

На основании этого возможно выделить следующие особенности электронных документов:

1. Электронный документ не воспринимается человеком лично в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: лишь пройдя сквозь ряд предусмотренных процедур, сведения предстают в доходчивой для пользователя виде;

2. Электронный документ связан с технологиями, при помощи которых он был сделан, не способен применяться без них, т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, склонны к устареванию, в связи с этим есть опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть сведения;

3. Электронные документы обладают своей физической и логической структурой. В отличие от бумажных документов, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только уже после запроса, переработке данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;

4. Электронные документы, не привязаны к какому либо одному носителю информации. Данные на жёстком диске могут быть легко изменены и стёрты почти без следов на носителе; так же существуют электронные документы, выполняемые лишь в оперативной памяти компьютера;

5. Электронные документы отличает бесконечное копирование оригинала, множественность форм существования документов, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы электронного документа;

6. Весома так же защита носителя от несанкционированного доступа;

7. Электронные документы требуют специальных правил изложения, а разработка сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов. Электронные и бумажные документы обладают своими как преимуществами так и недостатки, связанные с носителем. Рассмотрим их более подробно.

Время транспортировки документа.

Электронные документы обладают тут абсолютным преимущество, потому что каналы электронной связи позволяют пересылать сообщения за доли секунды.

Справочно-информационная работа (розыск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию) При отсутствии системы классификации документов и информации эта проблема способна оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.

Для электронных документов проблема сильно упрощается, уменьшается сроков вследствие употребления ссылок, позволяющих отыскать документ, и альтернативные, связанные с ним по тематике или по формальным признакам.

Требования к оформлению документов.

Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Предусмотрено некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

Требования к оформлению электронных документов на текущий момент не стандартизированы. Данные условия могут носить более жесткий характер, чем для бумажных документов, по причине того что, при передаче информации по каналам связи передача может вовсе не состоятся или данные не будет доступны для восприятия человеком.

Придание документу юридической силы

Для бумажных документов давно-давно решены практически вопросы, связанные с приданием им юридической силы.

Для электронных документов весомое значение имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», обеспечивающий правовые условия для применения ЭЦП:

срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП;

доказательство подлинности ЭЦП;

При соблюдении этих требований ЭЦП считается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Также реализация этого закона предполагает издание соответствующих подзаконных актов, постройку особых удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей ЭЦП.

Удобство восприятия информации. Это свойство больше всего выражено у бумажных документов.

По восприятию электронные документы сопоставимы с древними свитками: потому, что для просмотра документа его файл необходимо «прокручивать» перед глазами. По данным европейских исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 26% медленнее, нежели чем при чтении с листа бумаги. Возможность работать с несколькими документами одновременно.

При работе с документами и печатными изданиями, сравнивая данные содержащиеся в них, обнаруживаются свойства, ускользающие от восприятия при последовательном просмотре документов" Многооконная" работа с файлами тоже позволяет одновременно работать с несколькими документами, однако при этом в каждый момент видима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит логический характер, не всегда возникает целостный взгляд на весь документ в целом.

Возможность выделить нужный фрагмент при работе с документами. Данную возможность дают как бумажные так и электронные носители информации документа. Имеется и ряд особенностей. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом всё время остаются. При работе с электронным документом, по необходимости нужный вам фрагмент возможно выделить цветом или другим шрифтом, а вслед за этим это выделение можно будет убрать. При этом следов на документе не останется.

Возможность выполнить копию документа.

На бумажном носителе копии получают средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фотоплёнке копии могут быть приобретены с помощью фотографирования. Электронную копию бумажного документа возможно получить путём сканирования.

В случае с электронным документом трудоёмкость получения копии значительно гораздо меньше. Возможно скопировать файл, распечатать документ или вывести сведения на фото-носители и т. п. Файл документа так же возможно отправить по электронной почте, разместить в ИС, где есть возможность обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость приготовления бумажных копий документа.

Утомляемость при работе с документами (без учёта характера и содержания информации)

С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано не только зрение, но и осязание.

Утомляемость при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Главная нагрузка приходится на зрение.

Особо оборудованное рабочее место для восприятия информации.

Для восприятия информации бумажного документа достаточно только лишь неплохого освещения, и никаких дополнительных требования не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату — телекоммуникационные каналы. Использование переносных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.

Информационная безопасность и защита информации.

Обезопасить бумажный документ от несанкционированного доступа возможно поместив его в помещение с ограниченным доступом, отметив факт передачи документа в особых учётных формах и прочими организационными мерами.

Для электронных документов проблема решается путём применения средств регламентации доступа пользователей к компьютерам, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т. д. Также нужна неплохая техническая защита, в т. ч. от компьютерных вирусов и хакеров.,

Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком.

Для бумажных документов характерен долгий период старения и разрушения, зависит от свойства бумаги (так например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не мало важную роль играет качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, применяемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т. п.). Для восприятия информации через долгий период время не требуются особые устройства для её преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным документом необходимо всё время иметь в виду то, что жизненный цикл компьютерных средств и носителей записи может быть гораздо меньше, нежели требуемый срок хранения документа. Тотчас же возникает проблема перезаписи информации на другие носители и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). В некоторых случаях рекомендуют сохранять соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять выполненные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. А для обеспечения сохранности и увеличения устойчивости компьютерной системы возможно выполнять резервное копирование информации.

Сфера применения документов.

Бумажные документы используются повсеместно.

Электронные документы применяются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно увеличивается по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной базы.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что электронные документы хоть и имеют ряд существенных преимуществ по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа в базе), они также обладают рядом существенных недостатков — проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

Придание юридической значимости, относящееся к употреблению обычных бумажных документов, представляет собой главное препятствие развитию применения электронного документа.

Надо разделять понятия, которые зачастую путают, — делопроизводство и документооборот. Делопроизводство — деятельность нацеленная на создание документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот — это движение документов между пунктами их обработки с минуты их получения либо создания до прекращения исполнения или отправки. В соответствии с этим разделением есть классификация электронных систем. Системы автоматизации делопроизводства — САД, и системы электронного движения документов — ПЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В его функции входит регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В БД хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить сведения о делах и обеспечивают скорый поиск документа по одному реквизиту и их набору. ПЭД ориентированы на работу с электронными документами, движением внутри организации либо между организациями. Весомым тут является процедура коллективной подготовки документа, её частое согласование, ведение версий документов. ПЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства для управления электронными документами — другими словами, эти системы охватывают делопроизводственные процессы и применяются чаще всего в крупных организациях.

Многие годы в России весь документооборот преимущественно был бумажным. И только в настоящее время он постепенно переходит в смешанную переходную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих компаний. Однако же процесс информатизации идёт медленно.

Под электронным документооборотом понимается сам способ организации работы с документами, при котором основная масса всех документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в электронных архивах организации, хранилищах данных.

Так же можно выделить ещё одно приемлемое определение электронного движения документов: «электронный документооборот — это механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» .

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним. Это налагает определённую специфику на ход информационного обмена. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией и движением электронных документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом документов между организациями.

Соответственно под системой электронного движения документов (ПЭД) понимается программное обеспечение, позволяющее подготовить работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. д. В более широком смысле под ПЭД понимается организационно-технологическая структура, охватывающая производственный организм, который также содержит в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Данную систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

На текущий момент электронный документооборот между организациями имеет все шансы заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами — под влиянием современных технологий, т.к. на доставку бумажного документа может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод движения документов в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и значительное пространство. В некоторых крупных компаниях бумажные архивы за многие годы стали занимать площади, сравнимые с площадями торговых залов. Однако может ли электронный документооборот полностью заменить бумажный, или юридически значимые документы обязательно должны храниться в бумажном варианте?

Многие до сих пор высказывают мнение, что юридически значимый документ — это бумага, которая оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая сей документ (удостоверение, справку, выписку и т. д.) выдала. Тем не менее технологические возможности развиваются, в настоящее время электронные документы могут быть юридически значимыми, ибо в них применяется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она является электронной копией собственноручной подписи. ЭЦП — это реквизит электронного документа, значение которого заключается в охране данного электронного документа от подделки, полученный в последствии криптографического преобразования информации с применением ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа, и установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно российскому законодательству ЭЦП считается равнозначной подписи. Согласно ст.1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», «электронный документ с электронной цифровой подписью обладает юридическим значением при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи». Технология ЭЦП создавалась как один из способов защиты пересылаемого документа (файла). Для данных целей, в первую очередь, на каждый компьютер и отправителя, и получателя устанавливается специальный криптографический софт. Для любого из пользователей он генерирует ключ ЭЦП, представляющий собой пользовательский пароль для доступа к зашифровке и расшифровке документов — это неповторимый ряд знаков длиной до 1000 символов, точнее два ряда, связанных между собой, т.к. каждый персональный ключ ЭЦП является двойным: состоит из открытого ключа, который необходимо сообщить своим партнерам по переписке, и закрытого ключа, который держится в секрете. Шифруется документ при помощи открытого ключа получателя. Ежели документ предназначен для отправки нескольким адресатам, то при шифровании одновременно используются открытые ключи каждого из получателей. Получатель расшифровывает документ при помощи своего собственного закрытого ключа. Зашифровать и отправить документ может каждый человек, знающий открытый ключ адресата, а вот расшифровать его в силах — только сам адресат. При подписании электронного документа происходит всё наоборот — отправитель подписывает документ при помощи личного закрытого ключа ЭЦП, в связи с этим фальсифицировать подпись отправителя невозможно. Для того чтобы проверить, в действительности ли зашифрованное письмо отправлено от того лица, которым подписано, необходимо знать его открытый ключ. Компьютер проверит, соответствует ли открытый ключ закрытому ключу, использованному при шифровании письма. Такая программа шифрования с помощью пар закрытых и открытых ключей ЭЦП называется ассиметричной криптографией.

Пользователи, которые установили криптографическиё софт, объединяются в общую электронную систему. Они обмениваются между собой открытыми ключами, а закрытый ключ каждый из них держит отдельно. Такая компьютерная программа зашифровки обеспечивает решение множества проблем защиты пересылаемых документов, тем не менее не позволяет в полной мере решить задачи придания юридической значимости документам. Исходя из этого были созданы удостоверяющие центры — это организации, имеющие полномочия выдавать и учитывать сертификаты, подтверждающие, что владельцем ключа ЭЦП является определенный человек, представляющий юридическое лицо.

Однако следует обратить наше внимание на то, что у ЭЦП есть другие преимущества перед собственноручной подписью. На пример, в подписанном бумажном документе можно произвести изменения: впечатать абзац в эмансипированное место, а в заверенном ЭЦП электронном документе изменить хоть один символ нельзя. Это качество даёт возможность нам утверждать, что ЭЦП подтверждает целостность электронного документа раз и навсегда.

Одним из исключительно технических факторов, которые сдерживают распространение ПЭД, является несовершенство механизмов, позволяющих идентифицировать документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, то это автоматически означает что это лицо берёт на себя всю полноту ответственности за написанное. Под электронным документом поставить личную подпись невозможно — для этого требуется мощный и надежный механизм идентификации, в этом качестве выступает цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный исключительно для его однозначной идентификации и охраны от подделки. Проверить подлинность подписи каждого человека под электронным документом весьма просто — открывается подписанный электронный документ, нажимается кнопка и автоматически совершается проверка.

Цифровая подпись сопоставима обычной подписи на законодательном уровне и даёт возможность полностью исключить вероятность фальсификации самой подписи, и подписанных документов. Цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом. На сегодняшний день не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время сломать цифровую подпись — другие методы тут мало реализуемы.

То что касается особых возможностей, то данные функции Российского делопроизводства и движения документов хорошо известны: они включают в себя приём и отправку документов, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль за движением и исполнением документов, их уничтожение или передачу в архивы. Однако по сравнению с бумажным делопроизводством компьютерная программа должна обеспечивать реализацию широкого спектра функций. К наиболее важным из них относятся:

поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;

распространение технологий движения документов, отработанных для проходящих через канцелярию или секретариат распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на широкий круг. Для этого компьютерная программа должна за частую в идеале обладать возможностью создания особого набора реквизитов для документов отдельного вида (например, договоры обязаны содержать данные о субконтрагентах, этапах и т. д.);

разработка технологий в масштабе организации, связанных с коллективной работой по созданию и реализации документов компьютерных сетей данных. Обычно регламентированные технологии делопроизводства, не распространялись на ход подготовки документа и работу над его проектами;

разработку «общего документарного офиса». Обычный документооборот размещён в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами различных компаний осуществляется на уровне обмена корреспонденцией. В результате чего исключается потенциальность создания особого общего документарного пространства и открытого контроля над прохождением и исполнением документов внутри одной организации, и между различными организациями. Управленческий эффект — в близлежащем будущем — сулит переход от электронного движения документов в локальных офисных сетях к общей обобщённой системе движения документов компаний, с точки зрения движения документов можно рассматривать как единую структуру;

взаимодействие персонала и внешних сотрудников с системой движения документов предприятия — основанное на нынешних интернет технологиях. Речь идет об интерфейсном компоненте системы — электронного движения документов — так называемом документальном портале обеспечение безопасности, — которая гарантирует подлинность электронного документа, — и — его защиту — от — -несанкционированного доступа (средства электронно-цифровой подписи и — шифрования на основе крипто алгоритмов).

Электронный документооборот обязан включать следующие этапы:

формирование пакета электронных документов;

отправка пакета документов;

доставка пакета документов;

проверка целостности, подлинности и формата документа;

подтверждение получения пакета документов;

ведение архива документов

О необходимости перехода — от бумажного делопроизводства к системам электронного движения — документов говорится уже давным-давно, но какие в действительности преимущества может дает внедрение электронного движения документов?

Преимущество 1: увеличение производительности

На поиск необходимых — документов и информации затрачивается гораздо меньше времени, по сравнению с привычным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту — можно получить с любого компьютера организации.

Преимущество 2: мгновенный доступ к актуальной информации В этом случаи к основному преимуществу — можно отнести способность довольно быстро и легко обнаруживать наиболее актуальные версии документов. — Таким образом, это решает проблему актуальности документов, то есть даже если один и тот же документ есть в нескольких версиях, — сотрудник сможет найти самую последнюю и актуальную версию документа и работать с ним.

Преимущество 3: снижение — ошибок типа «человеческий фактор»

Грамотная организация даёт возможность исключить оплошности, которые влечет за собой человеческий — фактор. При бумажном документообороте на розыск исчезнувших документов уходят часы, а то и дни, в то время как ПЭД справляется с поставленной задачей за несколько секунд.

Преимущество 4: снижение материальных издержек ,

Электронные — системы — управления — документооборотом во многом уменьшают расходы организации. Увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, — и снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество 5: улучшение взаимодействия внутри организации Одним из наиболее важных преимуществ — является улучшение взаимодействия между департаментами — и отделами внутри организации. Внедрение системы облегчает коммуникацию, — обмен информацией, и также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество 6: коллективная работа с документами Автоматизация — движения — документов — позволяет — одновременно нескольким сотрудникам работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять розыск по общей — базе — документов.

Преимущество 7: сокращение потребности — в дополнительном персонале ,

Увеличение объемов — производства при электронном документообороте не требует увеличения штата сотрудников, достаточно с помощью системы эффективного управления автоматизировать работу уже существующего коллектива. ,

Преимущество 8: снижение расходов на хранение документов Законодательством Российской Федерации предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного движения документов позволит значительно снизить издержки на хранение документации.

Преимущество 9: защита документов от повреждений Примените снижает риски потери документации вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельствах.

К большому сожалению, стопроцентно перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, потому, что по законодательству РФ весьма значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество 10: повышение корпоративного сознания Одним из результатов от внедрения системы можно назвать повышение корпоративного сознания.

Любой пользователь начинает ощущать себя частью общей команды, четко понимая всеобщие цели и задачи.

Результат от применения подсистем электронного движения документов очевиден:

экономический эффект экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами: затрат на копирование, на ресурсы (людей и оборудование, на бумагу);

эффект от унификации документационной деятельности организации и снижения зависимости от индивидуального технологического опыта сотрудников;

сокращение времени работы с документами на разработку единого документального пространства;

полный контроль над документами, исполнительской дисциплиной.

Основным результатом автоматизации движения документов можно считать, наведение порядка в работе с документами, сокращение сроков принятия управленческих решений и увеличение эффективности работы организации в целом.

В настоящее время электронные документы получают всё большее распространение. С электронными документами намного проще работать: отсутствует бумажная волокита, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной базы данных. В обществе стали чаще задумываться о переходе от бумажного движения документов к электронному. Но полной замене традиционного движения документов электронным мешают проблемы:

проблема законодательного регулирования электронного движения документов;

проблема достоверного удостоверения электронных документов;

проблема хранения электронных документов;

проблемы внедрения подсистем электронного движения документов.

Затруднения правового регулирования электронного движения документов получают на текущий момент актуальность в связи с внедрением информационно-компьютерных технологий в сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия народонаселения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и т. д).

Затруднения при применении подсистем электронного движения документов (ПЭД) образуются потому, что технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина малой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте кроется в том, что ещё можно и дешевле управлять по старому, при помощи бумажных документов.

Чересчур не значительное внимание государства к внедрению ПЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать и применять электронные документы и нынешние технологии для государственного управления, и в коммерческой деятельности. Сегодня:

1. не установлен порядок признания юридической силы электронных документов гос. органами и судами;

2. отсутствуют законы, которые по настоящему уравнивают в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие ПЭД организации вынуждены поддерживать две системы движения документов — бумажную и электронную, и не могут в полной мере окупить расходы на внедрение технологий за счёт острого снижения «бумажной» системы.

3. отсутствуют законодательные акты, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая оригиналы.

К сожалению пока ещё в настоящий момент не кто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на электронные носители с правом уничтожения их оригиналов. Именно дефицит этого нормативного акта тормозит развитее и не даёт возможность широко внедрять технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике затраты на внедрение ПЭД и подсистем макрофильмирования окупаются главным образом за счёт освобождения площади архивов и снижения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.

Со всё более широким распространением в мире электронных документов и средств их переработки актуальной стала проблема выяснения подлинности и уникальности таких документов.

В чём же кроется основная проблема? В конце привычного для нас письма либо документа исполнитель или ответственное лицо ставит свою подпись для достижения следующих целей. Во первых, адресат обладает возможность убедиться в истинности документа, сопоставив подпись отправителя с существующим у него образцом. Также, личная подпись является юридическим гарантом авторства текущего документа. На сегодняшний день есть электронная цифровая подпись, призванная подменить подпись в электронных документах. Если при использовании нынешних методов фальсификации подписи на бумаге — чрезвычайно сложная задача, то с электронной подписью дело обстоит иначе.

В отличие от обыкновенной подписи, ЭЦП отчуждаема от своего владельца. То есть ежели подпись под бумажным документом неотделима от индивидуума и фактически никто другой не может подделать ее так, чтобы это не было найдено криминалистической экспертизой, то любой преступник, получивший секретный ключ подписи, будет способен сделать ЭЦП легко и правдоподобно, как и законный хозяин этого ключа.

Фальсифицировать цепочку битов, скопировав, и незаметно внести исправления в электронный документ в силах любой знающий пользователь.

По этому необходимо как бы то ни было создать комплекс мер на всех этапах создания и жизнедеятельности документа для придания электронным документам большей доказательной силы.

Также необходимо уделить высокое внимание выяснению механизма обеспечения юридических гарантий аутентичности содержания информации в электронном документе и соответствию формы представления этой информации. Для этого требуется законодательное закрепление данных вопросов.

Рассмотрим ещё одну весомую проблему. Автор согласен с мнением Храмцовской Н. А., которая утверждает, что о электронном документообороте бессмысленно говорить, если не налажена архивная работа с электронными документами, с сохранением их юридической силы. Архивное агентство РФ, федеральные архивы, общегосударственные архивы субъектов Российской федерации лишь сейчас инициируют рассмотрение возможности комплектования электронными документами на постоянной основе.

Тем не менее, в последние годы были разработаны архивы по государственному хранению электронных документов:

Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары (создан в 1996 г.);

Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) (создан в 2002 г.);

Центр электронной документации Республики Калмыкия (создан в 2002 г.).

Системы ПЭД начинают использовать для организации хранения документов и информации и для налаживания эффективного доступа к накопленным массивам документов. При этом образуются совершенно другие проблемы: обеспечение целостности и аутентичности электронных документов в течение долгих периодов времени. с Отдельные ПЭД не предусматривают особого архивного хранения электронных документов, прочие же настроены так, что удалить из них документы (в связи с истечением срока хранения) просто невозможно.

Обыкновенные системы управления БД не годятся для хранения электронных документов, ибо они ориентированы на работу с отдельными данными, а не электронными документами.

Кроме того, быстрое устаревание компьютерной техники и носителей информации порождают угрозу потери информации и электронных документов из-за невозможности их воспроизведения.

Обеспечение сохранности электронных документов — это комплекс особых мероприятий по созданию материально-технической базы, и лучших условий, по соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, которые исключали бы утрату носителей и обеспечивали поддержание их в нужном состоянии, а также возможность воспроизведения документов в виде, приемлемом для восприятия и понимания человеком без дополнительных тех. приспособлений.

При организации долговременного хранения документов смена программной платформы способна привести к частичной утрате документа из-за невозможности просмотра. Начиная с 1950;х гг. было предложено несколько потенциальных вариантов решения текущей проблемы:

миграция — это перевод баз данных и прочих электронных документов на нынешнюю технологическую платформу, в форматы, использующиеся в организации для оперативного управления информационными ресурсами.,

эмуляция программной среды. Данный подход базируется на критерии «идеального сохранения». Считается, что это наилучший способ, т.к. даёт возможность использовать изначальное программное обеспечение;

инкапсуляция — это включение электронных документов в состав особых файлов меж платформенных форматов, так например, в XML. В настоящее время европейские архивисты рассматривают сей способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов.

Ещё одной задачей, требующей внимания, является проблема внедрения электронного движения документов в организацию.

Для удачного внедрения ПЭД на предприятии нужно избегать кое-каких ошибок: дефицит нужного внимания к организационным вопросам, полагаться лишь на собственные силы при внедрении системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с ПЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

Одна из наиболее распространённых ошибок при переходе к электронному документообороту — низкая проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе всей системы. Зачастую руководство фирмы относится к вопросам организации движения документов не на должном уровне, так как считают, что подобные вопросы не заслуживающими особого внимания, однако в конечном итоге именно эти самые «мелочи» становятся весомыми в деле по повышению эффективности бизнес-процессов всей компании. Низкая заинтересованность руководства в проекте приводит к тому, что внедрение может затянуться на довольно длительный срок.

Ещё одним препятствием представляется метод построения ПЭД. Как утверждают некоторые специалисты, самостоятельная разработка ПЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения ставит организацию на длительный процесс доработок и весь проект попадает в зависимость от создателей системы. Такой путь на самом деле крайне невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. Разработка ПЭД своими силами приводит к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована.

Уже после выбора продукта требуется отработать те процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование, обнаружить недостатки. Пилотный проект даёт возможность убедиться в соответствии ИТ-решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения. Еще одной из ошибок при внедрении является экономия денежных средств на предварительное выполнение пилотного проекта. ,

Еще несколько трудностей потенциально возможны на последующих этапах внедрения ПЭД. Среди них недостаточная проработанность корпоративных документов, регламентирующих процессы движения документов и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного движения документов обязана вестись параллельно с эксплуатацией и предполагает создание инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих инструкций и положений.

Вопросам обучения сотрудников также нужно уделяться особое внимание. При этом обучение должно осуществляться на регулярной основе и на всех этапах внедрения программного продукта. Торговое предприятие ООО «Галактика» расположено в городе Нижний Тагил.

1.2 Компьютерная программа электронного документооборота

Компьютерная программа электронного движения документов (ПЭД) англ. ЕDMS (Еlесtroniс Doсumеnt Managеmеnt Systеms) и ЕMС (Еntеrprisе Сontеnt Managеmеnt) — это программа автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла, а также процессов взаимодействия между сотрудниками. Под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы. Как правило, ПЭД включает в себя электронный архив документов и подсистему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

На данный момент существует огромное количество подсистем электронного движения документов. При этом необходимо различать понятия «документооборот» и «делопроизводство». Делопроизводство - термин, применяемый для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы движения документов, которые можно настроить на нужные правила делопроизводства. Но существуют системы, которые изначально ставили своей целью поддержание специальных правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами движения документов.