Исследование обеспечивающей подсистемы в системе управления МБУ КЦСОН «Забота»

Содержание Введение Глава 1. Характеристика обеспечивающей подсистемы в системе управления

1.1 Особенности обеспечивающей подсистемы в системе управления

1.2 Функции обеспечивающей подсистемы Глава 2. Анализ обеспечивающей подсистемы в МБУ КЦСОН «Забота»

2.1 Организационно-управленческая характеристика учреждения

2.2 Анализ и оценка обеспечивающей подсистемы Глава 3. Разработка проекта Совета по информационной, методической и правовой поддержке управления МБУ КЦСОН «Забота»

3.1 Разработка Положении о Совете по информационной, методической и правовой поддержке управления Центра

3.2 Разработка Дополнения к Положению о Совете Заключение Список литературы Приложение

Введение

Система управления организацией состоит из нескольких подсистем, которые позволяют организации полноценно функционировать. На каждую из подсистем возлагаются определенные и вполне конкретные обязанности, которые они выполняют, чтобы организация могла достигать своих целей.

Одна из подсистем в системе управления — это обеспечивающая подсистема. Она позволяет создавать внутренние оптимальные условия для функционирования любой организации. Обеспечивающая подсистема направлена на обеспечение информацией, технологией и ресурсами саму организацию, чтобы не происходило отвлечения от основной цели.

Состав обеспечивающих подсистем (подсистем обеспечения) определяется потребностями общего линейного, целевого и функционального управления. Главное, что при этом должны быть созданы условия, гарантирующие правомочность, обоснованность, достоверность, рациональность, своевременность и действенность всей системы управления.

Обеспечивающая подсистема позволяет выполнять сотрудникам свою деятельность в более комфортных условиях, так как направлена на информационное обеспечение, полноценное и своевременное.

Информационное обеспечение — это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы отображения состояния объекта управления в виде данных, документов, графиков и т. п. Внешнее информационное обеспечение включает в себя: правила классификации и кодирования информации, нормативно-справочную информацию, оперативную информацию, методические и инструктивные материалы. Внутреннее информационное обеспечение предусматривает описание: входных данных, промежуточных информационных массивов, выходных сигналов и документов.

Знание и понимание обеспечивающей подсистемы в системе управления позволяет организовать деятельность ее наиболее оптимальным образом.

Естественно, что основной смысл системы в том, что она имеет взаимосвязи между элементами и сама по себе больше, чем совокупность ее частей. Поэтому иногда сложно разделить функции некоторых подразделений, которые могут выполнять как роль функциональной подсистемы, так и обеспечивающей.

Это определяет актуальность исследования обеспечивающей подсистемы в системе управления организацией и регламентирование обеспечивающих функций для тех подразделений, которые также выполняют и функциональную нагрузку.

Цель курсовой работы исследование обеспечивающей подсистемы в системе управления.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

· охарактеризовать обеспечивающую подсистему в системе управления;

· проанализировать обеспечивающую подсистему в МБУ КЦСОН «Забота»;

· сформулировать предложения по регламентации деятельности отделения психологической помощи как элемента обеспечивающей подсистемы.

Объект исследования — МБУ КЦСОН «Забота».

Предмет исследования — подразделения Центра, выполняющие обеспечивающие функции.

В качестве методов были использованы анализ теоретической и методической литературы, анализ статистических данных и документации организации.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, семи параграфов, заключения, списка литературы и приложения.

Глава 1. Характеристика обеспечивающей подсистемы в системе управления

1.1 Особенности обеспечивающей подсистемы в системе управления Состав обеспечивающих подсистем (подсистем обеспечения) определяется потребностями общего линейного, целевого и функционального управления. Главное, что при этом должны быть созданы условия, гарантирующие правомочность, обоснованность, достоверность, рациональность, своевременность и действенность всей системы управления.

Внедрение системы управления на основе стандартизации способствовало некоторому улучшению технико-экономических показателей работы данных предприятий, получению более высокого экономического эффекта их деятельности.

Отмечалось, что в результате внедрения системы управления [4, с.112−114]:

· упорядочилась деятельность управленческих работ;

· рационально распределялся состав функций управления среди подразделений;

· исключалось дублирование деятельности в аппарате управления;

· в ряде случаев позитивно изменялась общая система управления;

· повышалась творческая активность и расширялись демократические начала в управлении предприятием;

· повышалась ответственность работников управления и дисциплина труда, улучшалась исполнительность и организация контроля за исполнением решений и требований стандартов.

Система управления — система научных подходов и методов, целевой, обеспечивающей, управляемой и управляющей подсистем, способствующая принятию и реализации конкурентоспособных решений.

Обеспечивающая подсистема — подсистема системы управления, в которой определены состав, уровень качества и организационные вопросы обеспечения входа системы всем необходимым для нормального ее функционирования. К компонентам обеспечивающей подсистемы относятся: методическое, ресурсное, информационное и правовое обеспечение. Поставщики должны быть надежными, конкурентоспособными.

К основным задачам обеспечивающей подсистемы можно отнести [13, с.87−89]:

· конкурентоспособность нормативно-методических документов по системе менеджмента;

· обоснованность состава и качества нормативов расхода различных ресурсов по конкретным товарам и стадиям их жизненного цикла; источники поступления ресурсов;

· качество информации;

· состав и качество законодательных актов по различным аспектам менеджмента;

· наличие и действенность организационно-технологических проектов реализации целей

· системы менеджмента, механизма ее функционирования.

Одним из важнейших условий целостности системы управления, ее экономичности и обеспечения рационального взаимодействия пространственно-структурной, процессной ее организации и экономических методов управления является формирование на научной основе ее обеспечивающих подсистем: кадровой, информационной и технической [4, 114].

В соответствии с сущностью системного подхода система управления организацией (система менеджмента) должна состоять из внешнего окружения (за «черным ящиком») и внутренней структуры (внутри «черного ящика»). Ряд авторов обосновывает необходимость проектирования внутренней структуры система управления организацией из пяти подсистем [12, с.58−61]: 1) научное обоснование системы; 2) целевая подсистема; 3) обеспечивающая подсистема; 4) управляемая подсистема; 5) управляющая подсистема. По отношению к «черному ящику» целевую подсистему рационально помещать на его «выходе», а обеспечивающую (энергетическую) — на «входе». Научное обоснование системы связано со всеми подсистемами системы управления организацией, поэтому оно должно находиться в центре «черного ящика». Таким образом, структура системы управления организацией будет иметь следующий вид (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Структура системы управления организацией Рассмотрим структуру обеспечивающей подсистемы. Обеспечивающая подсистема включает в себя следующие компоненты: методическое обеспечение (3.1); ресурсное обеспечение (3.2); информационное обеспечение (3.3); правовое обеспечение (3.4).

Внутри организации связи между подсистемами, как правило, все прямые и двусторонние. Соединения связей внутри «черного ящика» свидетельствуют о том, что выполнение любой операции (общей функции) по любому компоненту управляемой подсистемы (стратегического маркетинга, инновационного менеджмента и т. д.) требует применения или выполнения требований всех компонентов подсистемы научного обоснования, обеспечивающей и управляющей подсистем системы управления организацией.

В зависимости от решаемых управленческих задач могут быть задействованы следующие информационно-управленческие технологии [5, 41−43]. Сберегающие (экономят трудозатраты, материалы и финансовые ресурсы, но не оказывают существенное влияние на изменение состояния и уровня функционирования предприятия), в основном передающие информацию от источника к адресату без ответственности за суть передаваемой информации и ее использование адресатом. Рационализирующие (охватывают не только функции передачи, но и в определенной мере ответственны за использование информации). Творческие (выработка новых знаний, их передача, переработка, использование для усовершенствования объекта управления).

Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. В целом работу информационной системы в контуре управления описывают функциональная структура и информационное обеспечение [9, 311−312]. Поведение человека в контуре управления характеризуют организационное обеспечение и обеспечение трудовыми ресурсами. Поведение автомата в контуре управления описывают математическое и техническое обеспечение.

Функциональная структура представляет собой перечень реализуемых ею функций (задач) и отражает их соподчиненность. Под функцией информационной системы понимается круг действия системы, направленных на достижение частной цели управления. Состав функций, реализуемых в информационной системе, подразделяется на информационные и управляющие функции.

Информационные функции, в свою очередь, включают в себя функции: централизованного контроля, вычислительных и логических операций. В число управляющих функций должны входить функции: поиска и расчета рациональных режимов управления; реализации заданных режимов управления.

Информационное обеспечение — это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы отображения состояния объекта управления в виде данных о внутреннем состоянии систему управления, документов, графиков и сигналов из внешней среды.

Техническое обеспечение (комплекс технических средств) состоит из устройств: измерения, преобразования, передачи, хранения, обработки, отображения, регистрации, ввода (вывода) информации и исполнительных устройств.

Организационное обеспечение — это совокупность средств и методов организации производства и управления им. Целью организационного обеспечения является: выбор и постановка задач управления; анализ системы управления и путей ее совершенствования; разработка решений по организации взаимодействия, персонала; внедрение задач управления. Организационное обеспечение включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т. д.

В заключении отметим, что все обеспечивающие подсистемы связаны между собой, с функциональными подсистемами и управляющей подсистемой. Так, например, подсистема «Организационное обеспечение» определяет порядок разработки и внедрения системы, организационную структуру и состав работников, правовые инструкции для которых содержатся в подсистеме «Правовое обеспечение».

1.2 Функции обеспечивающей подсистемы При анализе и проектировании обеспечивающих систем решаются следующие задачи [14]:

· обосновывается состав обеспечивающих подсистем;

· сопоставляются различные методы организации отдельных обеспечивающих элементов системы управления, в первую очередь информации и техники;

· определяется степень рациональной централизации обеспечивающих подсистем в анализе системы управления и соотношение емкости внутренних обеспечивающих подсистем и использования услуг централизованных (отраслевых, региональных) организаций соответствующего профиля;

· изучаются и выбираются рациональные методы элементарной организации управления; определяются прогрессивные методы взаимодействия элементов системы управления в типовых процессах управления и подразделения подсистем управления.

Указанные задачи связаны с функциональной нагрузкой обеспечивающих подсистем.

Подсистема обеспечения управления является комплексной.

Правовое обеспечение, включает в себя [8, с.63−66]: соблюдение, исполнение и применение мер действующего законодательства; разработку и внедрение локальных нормативных актов; подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов; применение к исполнителям и контрагентам действующих норм по привлечению их к служебной, административной или иной ответственности;

Информационное обеспечение подразумевает своевременное предоставление органам управления необходимой и достаточной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация». Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Основные требования к качеству информации [3, с.371−374]:

· своевременность;

· достоверность (с определенной вероятностью);

· достаточность;

· надежность (с определенной степенью риска);

· комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям, стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т. д.);

· адресность;

· правовая корректность;

· многократность использования;

· высокая скорость сбора, обработки и передачи;

· возможность кодирования;

· актуальность.

Вопросы организации массива и потоков информации, технологического процесса ее переработки являются основными функциями информационного обеспечения.

Цели ресурсного обеспечения производственного менеджмента: своевременное обеспечение фирмы необходимыми видами ресурсов требуемого качества и количества; улучшение использования ресурсов.

Наличие и состав ресурсов определяются объемом конкретного вида ресурса, его структурой по номенклатуре и ассортименту, качеством и сроками поставок [15, с.431−432].

Процесс движения ресурсов включает: формирование ресурсов, т. е. их привлечение для выполнения маркетинговых исследований, работ по стратегическому менеджменту и т. д.; использование ресурсов по одному из перечисленных направлений; восстановление ресурсов; утилизацию или списание ресурсов.

Методическое обеспечение в себя включает: создание правовой, методической и расчетной базы для осуществления функций управления; организация производственных процессов на основе научных норм; обеспечение сопоставимости различных видов деятельности через единую методологию оценки качества работы; обеспечение режима экономии трудовых, материальных и финансовых издержек на всех стадиях жизненного цикла продукции.

Делопроизводство имеют в качестве основных функций: своевременное обеспечение документооборота; прием поступившей документации, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителю; направление и отправка исходящих документов, изготовление документов и их оперативное размножение; осуществление контроля; хранение и обеспечение использования документов и ведение архива; регулярное проведение экспертизы научной и практической ценности документов с целью определения срока их хранения [11, 101−103].

Под техническим обеспечением системы управления понимается оснащение процессов управления современными техническими средствами, соответствующими применяемым методам управления, материально-технической базе производства и методам его организации и сочетающимися со всеми остальными элементами системы управления.

Таким образом, обеспечивающие подсистемы представляют собой совокупность элементов, отсутствие которых в системе управления поставит под вопрос эффективность, и в целом существование организации. Организация как система требует взаимосвязи элементов, их взаимодействия, но любые процессы на чем-то должны основываться, например, на полноценной информации, законодательно обоснованных документах и т. п. Все это работа обеспечивающей подсистемы, ее организация и поддержание на должном уровне упрощает и делает более эффективной деятельность все организации.

Глава 2. Анализ обеспечивающей подсистемы в МБУ КЦСОН «Забота»

2.1 Организационно-управленческая характеристика учреждения Муниципальное бюджетное учреждение «Комплексный центр социального обслуживания населения «Забота» был основан в 1993 году. В 2008 году была открыта вторая площадка центра «Дом ветеранов». Деятельность центра направлена на решение жизненно важных вопросов одиноких и проживающих в семьях пенсионеров, инвалидов, а также граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации, инвалидов с детства старше 18 лет и до 35 лет.

Центр предоставляет следующие виды социальных услуг: социально-бытовые, социально-реабилитационные, социально-оздоровительные, социально-психологические, социально-юридические, социально-транспортные.

В настоящее время Центр такого уровня в Калуге единственный, ряд оказываемых им услуг уникален.

В настоящее время Центр «Забота» — это многопрофильное учреждение, осуществляющее социальное обслуживание пожилых граждан и инвалидов и предоставляющее им большой спектр различных социальных услуг, в том числе надомное социальное и медико-социальное обслуживание, и полустационарное социальное обслуживание в отделении «Дом ветеранов». Полустационарное отделение социального обслуживания рассчитано на 32 места. Принимаются в отделение граждане пожилого возраста и инвалиды, сохранившие способность к самообслуживанию, как одинокие, так и проживающие в семьях. За период пребывания клиентам оказывается комплекс медико-реабилитационных услуг в целях оздоровления и улучшения психо-эмоционального состояния. Социальное обслуживание на дому предоставляется одиноким и одиноко проживающим гражданам пожилого возраста и инвалидам. Разовые социальные услуги предоставляются всем нетрудоспособным гражданам: мужчинам старше 60-лет, женщинам старше 55 лет и инвалидам.

Услугами центра пользуются более 6000 человек ежемесячно, из них обслуживаются на дому около 2000 человек.

Территориально КЦСОН «Забота» включает в себя отделения, находящиеся по адресам ул. Московская, 217 и ул. Врубовая, 22. Ряд подразделений Центра находятся по обоим адресам, например, социальная парикмахерская и социальная столовая, швейная мастерская.

В целом, в структуре Центра находится 16 функциональных подразделений, ряд которых выполняет и обеспечивающие функции, 2 обеспечивающих подразделения и управляющую подсистему, включающую директора, трех заместителей и руководителя хозяйственных служб.

Перечислим основные подразделения Центра.

Служба социальной столовой оказывает помощь в виде питания пенсионерам, инвалидам и другим малообеспеченным гражданам на бесплатной основе.

Отделения социальной помощи на дому (14 отделений) созданы для социально-бытового обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов, частично утративших способность к самообслуживанию и нуждающихся в посторонней поддержке, социально-бытовой помощи в надомных условиях.

Полустационарное социально-реабилитационное отделение дневного пребывания «Дом ветеранов» создано с целью восстановления социального статуса граждан третьего возраста, продления активного физического и творческого долголетия. Это платное отделение дневного пребывания, рассчитано на 30 человек. Время ежедневного пребывания: с 9.00−16.00; кроме выходных. Прием граждан производится на основании личного письменного заявления, предоставления других соответствующих документов, квитанции об оплате пребывания.

Отделение срочной социальной помощи деятельность отделения направлена на оказание неотложной помощи людям, попавшим в экстремальную жизненную ситуацию. Это одинокие пенсионеры, инвалиды, многодетные семьи.

Отделение дневного пребывания граждан пожилого возраста и инвалидов деятельность отделения направлена на уменьшение дефицита общения у пожилых людей. Специалисты отделения формируют мотивацию к активному долголетию благодаря работе клубов по различным направлениям: духовно-историческое, музыкально-литературное, оздоровительное, краеведческое и многие другие. К услугам посещающих отделение самая современная техника: домашний кинотеатр, караоке, видеоаппаратура. Работает библиотека. Все желающие могут получить социально-юридические, и другие виды социальных услуг в установленном порядке.

Отделение социальной реабилитации инвалидов с детства старше 18 лет и до 35 лет (ОРИД) отделение создано в 2003 году. Работа отделения направлена на социально-бытовую адаптацию и социально-культурную реабилитацию молодых людей с ограниченными возможностями. В отделении работают художественная студия, музыкальная и театральная студии, студия ручной умелости и другие. Оборудована комната социально-бытовой адаптации. Специалисты отделения работают со своими подопечными по индивидуальным программам социальной реабилитации. Родители всегда могут обратиться в отделение к специалистам за советом и поддержкой.

Отделение экстренной психологической помощи по телефону «Телефон доверия» предназначено для оказания экстренной психологической помощи населению г. Калуги и области.

Отделение психологической помощи создано: для проведения психологического консультирования лиц, — клиентов центра «Забота»; для психологического консультирования граждан, нуждающихся в психологической помощи; для психологического сопровождения сотрудников центра «Забота» (в том числе — для профилактики синдрома эмоционального выгорания).

Отделение «Социальное такси» центр «Забота» оказывает платные социально-транспортные услуги для инвалидов 1-й и 2-й группы по перевозке в социально-значимые места: поликлиники, больницы, государственные учреждения.

Отделение социальной парикмахерской предоставляет соответствующие платные услуги пожилым гражданам и инвалидам.

Отделение социальной прачечной предназначено для оказания платных услуг по стирке и глажению белья одиноким или одинокопроживающим пожилым людям, инвалидам, участникам ВОВ — клиентам центра «Забота».

Швейная мастерская, здесь мастер выполнит несложный ремонт изделий: изменение длины, замена молнии и т. п. Услуги платная.

Пункт проката предоставляет социально-реабилитационное оборудование для бытового использования (ходунки, коляски инвалидные и т. д.) на платной основе.

В центре на платной основе работает юрист, который оказывает услуги всем желающим гражданам г. Калуги по льготной цене.

Отделение первичного приема предназначено для первичного приема граждан г. Калуги Организационно-методическое отделение осуществляет организационное, методическое и справочно-информационное обеспечение деятельности Центра, а также участвует в организационном обеспечении мероприятий, проводимых Центром.

Также в составе Центра «Забота» есть бухгалтерия, отдел кадров, хозяйственно-ремонтные службы, служба охраны труда.

Структура управления представлена в Приложении 1.

Структура управления Центром представляет собой линейно-функциональную структуру. В настоящее время у Центра есть директора и три его заместителя, в задачи которых входит решение различного круга задач.

Заместитель по общим вопросам занимается руководством подразделения по ул. Врубовая и отвечает за деятельность четырех, находящихся там отделений, а также специалиста по первичному приему. Остальные общие службы, находящиеся в том же здании подчиняются заместителю по социальной работе, который находится на ул. Московской.

Заместитель по общим вопросам руководит отделениями: «Дом ветеранов, ОРИД, организационно-методическое и психологической помощи.

Отчитывается о проделанной работе заместитель по общим вопросам непосредственно директору центра.

В ведении заместителя по социальной работе находится двадцать четыре отделения, в числе которых четырнадцать отделений — это отделения социальной помощи на дому. Также под руководством данного заместителя находятся остальные функциональные отделения, оказывающие ранее описанные услуги различным категориям граждан.

Заместитель по организационным вопросам занимается организацией и руководством работ, которые в большей степени направлены на поддержание внутреннего устройства центра — это хозяйственные и ремонтные службы. В том числе ему подчинена служба социального такси и обслуживание машин.

В качестве функциональных подразделений можно выделить отдел кадров и бухгалтерию.

Каждое отделение ежемесячно подает отчеты о проделанной работе. Практически каждое отделение в Центре может оказывать платные услуги, что определено уставом Центра и законодательными актами муниципального образования г. Калуга.

Остановимся на результатах деятельности Центра за 2012 годы.

Таблица 1

Численность обслуженных граждан

Количество обслуживаемых лиц с каждым годом растет, качество обслуживания также повышается.

2.2 Анализ и оценка обеспечивающей подсистемы В рамках МБУ КЦСОН «Забота» функционируют порядка 22 различных отделений, которые выполняют различные виды деятельности.

Большую часть отделений представляют функциональные отделения, основной задачей которых является оказание услуг различным категориям граждан, в основном пожилым и людям с ограниченными возможностями.

В качестве обеспечивающих подразделений может выделить лишь хозяйственные и ремонтные службы, которые нацелены на поддержание материально-технической базы Центра в надлежащем состоянии. Также к обеспечивающей подсистеме относится организационно-методическое отделение, которое осуществляет организационное, методическое и справочно-информационное обеспечение деятельности Центра, а также участвует в организации мероприятий, проводимых Центром.

С другой стороны, многие из функциональных подразделений выполняют деятельность, которая также направлена на техническое, информационное и ресурсное поддержание центра.

Так, например, для внутренних нужд используются швейная мастерская, прачечная и спортивный зал.

Информационное обеспечение также формируют отделения юридических консультаций, психологической помощи, медицинские службы Центра.

Каждое отделение в составе Центра имеет свое Положение, которое согласовано и одобрено Директором и Департаментом социальной защиты.

Деятельность каждого сотрудника Центра выстраивается в соответствии должностными инструкциям, Положением об отделении, в составе которого выполняет свои обязанности сотрудник, а также в соответствии с Уставом Центра.

Практически все должностные инструкции сотрудников Центра содержат указание на то, что кроме оказания с его стороны услуг клиентам Центра (функциональная сторона деятельности), в его обязанности входит взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями Центра и оказание им услуг в соответствии с его должностными обязанностями.

Указание в должностных инструкциях есть, но зачастую достаточно общие, в положениях об отделениях также указывается, что по необходимости они оказывают услуги, как отдельным сотрудникам, на условиях соответствующих условиям оказания аналогичных услуг клиентам, так и иным отделениям.

Центр в своей структуре имеет массу отделений, которые могут выполнять не только функциональные задачи, но и поддерживать не только сам Центр в надлежащем состоянии, но и обеспечивать комфортные условия труда каждому отдельному сотруднику.

Основная проблема заключается в том, что указания на выполнение функций в отношении внутреннего обслуживания дано, но структуры их выполнения, схемы оплаты, разделения рабочего дня и сфер деятельности, ни в положениях, ни в должностных инструкциях не дано.

В целом, вполне естественно, что Центр, который может оказывать такой широкий круг услуг населению, в качестве дополнительного поддержания и формирования лояльности, формирования организационной культуры, улучшения качества работ должен иметь развитую, обоснованную и закрепленную систему работы с сотрудниками и подразделениями. К сожалению, на данный момент такая работа только выстраивается, но полноценного закрепления в нормативных документах Центра не имеет.

В тоже время, в обязательную отчетность сотрудников и подразделения Центра входят пункты об оказании внутренних услуг.

Необходимость нормативного закрепления и формирования полноценной проработанной системы внутреннего взаимодействия и оказания услуг требуется еще и в связи с тем, что сотрудники Центра работают различное количество часов, находятся территориально в разных частях Центра.

Разработка внутренней системы оказания услуг имеет и большое психологическое значение для сотрудников. Они будут четко знать, какие услуги, когда и какими сотрудниками оказываются. Взаимодействие отделений по внутренним вопросам также требует закрепления, чтобы организовать укрупненное информационно-методическое взаимодействие в рамках Центра.

Таким образом, анализ обеспечивающей системы МБУ КЦСОН «Забота» позволяет говорить о следующих трудностях требующих решения:

· определить услугами каких отделений, в каком количестве, когда и как могут воспользоваться сотрудники Центра;

· определить услугами каких иных сотрудников, в каком количестве, когда и как могут воспользоваться сотрудники Центра;

· разработать план внутренних работ по оказанию услуг сотрудникам Центра (месячники или декады приоритетных направлений, например, психологическая диагностика, спортивные мероприятии и т. п.);

· разработать, при необходимости, внутренне расписание оказания услуг сотрудниками (отделениями) иным сотрудникам Центра;

· разработать изменения в должностные инструкции сотрудников, которые оказывают услуги иным сотрудникам Центра;

· разработать изменения в Положения об отделениях Центра, которые оказывают услуги иным сотрудникам Центра;

· согласовать изменения в нормативные акты Центра с Директором;

· внести изменения в нормативные документы Центра;

· составлять отчетность об оказании услуг сотрудникам Центра;

· составлять отчетность о взаимодействии отделений внутри Центра.

Указанные действия позволят повысить эффективность внутриорганизационного взаимодействия, определят условия взаимодействия и оказания услуг внутри Центра, позволят улучшить организационную культуру и лояльность сотрудников Центра.

В следующем параграфе обратимся к рассмотрению вопроса об отделении психологической помощи, деятельность сотрудников которого в большей степени затрагивается организацией оказания услуг иным сотрудникам Центра.

2.3 Отделение психологической помощи как элемент обеспечивающей подсистемы Одним из функциональных подразделений МБУ КЦСОН «Забота» является отделение психологической помощи.

Создание отделения обусловлено необходимостью организации и осуществления деятельности по психологической помощи и поддержки пожилым людям и людям с ограниченными возможностями, как в рамках Центра, так и на дому.

Рассмотрим основные характеристики отделения психологической помощи, которые отмечены в Положении об отделении психологической помощи (Приложение 3).

Основные функции деятельности различных специалистов приведены в должностных инструкциях данного отделения. Функциональные обязанности каждого специалиста указаны в дополнительном соглашении к его трудовому договору.

Объем предоставляемых специалистом отделения услуг за месяц должен соответствовать расчетным нормами времени, утвержденным в учреждении.

Основные направления деятельности отделения: диагностика общего эмоционального и психологического состояния клиентов центра и его сотрудников. Проведение диагностики причин негативных состояний. Разработка плана и программы работы с клиентами и сотрудниками Центра в соответствии с выявленными проблемами. Проведение профилактических мероприятий в семьях в режиме психологического сопровождения семьи, направленных на выход семьи из кризиса, с обязательным привлечением внутренних ресурсов семьи. Повышение психологической устойчивости и формирования психологической культуры граждан, в первую очередь, в сферах межличностного, семейного и родительского общения. Проведение мероприятий, способствующих адаптации граждан к изменяющимся социально-экономическим условиям жизни. Ведение компьютерного банка данных о клиентах отделения психологической помощи, о клиентах отделения ОРИД, о социально-психологическом патронаже.

В рамках данного отделения выполняются следующие виды деятельности: психологическая диагностика, психологическое консультирование, предупреждение и профилактика профессиональной деформации.

В целом, видно, что работе, в качестве внутренней обеспечивающей службе в Положении практически не уделено внимание, хотя при этом нагрузка на сотрудников отделения ложится большая.

В первую очередь, практически ко всем мероприятиям социально-психологической направленности, которые проводятся в Центре сотрудники данного отделения оказывают организационно-методическую поддержку и сопровождение. В качестве индивидуальных услуг сотрудникам оказывается полный перечень услуг, которые оказываются и сторонним клиентам Центра.

К сожалению, на данный момент никак не организованно не временное разделение оказания услуг, не прописано отдельно материальное вознаграждение за оказываемые услуги, хотя на словах постулируется, что оплата психологов в том числе зависит и от количества обслуженных лиц и количества проведенных мероприятий.

В настоящее время с поддержкой отделения психологической помощи организована школа профессионального мастерства «Ступени роста». Деятельность данной школы направлена на обеспечение внутреннего обучения и развития всех специалистов Центра. Школа имеет свое положение, которое указывает на работу в ее рамках сотрудников отделения психологической помощи, но изменения в нормативные документы самого отделения и его сотрудников не вносились.

Рассматривая отделение психологической помощи в качестве элемента обеспечивающей подсистемы системы управления, можно выделить ряд положительных моментов в участии данного отделения как обеспечивающего.

Во-первых, деятельность Центра направлена на работу с людьми, с достаточно сложными в психологическом отношении категориями граждан, пожилые люди и люди с ограниченными возможностями, а также их родители. В связи с этим, чтобы не происходило отрыва от основной работы большинства сотрудников, необходимо развитие обучения и организационно-методической поддержки по психологическим направлениям. Эти задачи осознаются руководством Центра, но нормативно закреплены слабо.

Во-вторых, работа с людьми особенно со сложными в психологическом отношении категориями граждан требует определенных внутренних качеств, знаний, умений и навыков, возможности снять стресс, приобретения навыков стрессоустойчивости и т. п. Нагрузка по созданию внутренней психологической службы также ложится на отделение психологической помощи. Если для организационно-методической методической деятельности отделения и его сотрудников руководство Центра время официально выделяет, то для работы в качестве внутренней психологической службы нет.

В качестве сложного момента необходимо выделить непонимание и отсутствие отдельного нормативного закрепления разделения оплаты труда в соответствии со всеми подразделами работы отделения и его сотрудников.

Таким образом, в ходе анализа деятельности отделения психологической помощи в качестве обеспечивающего элемента в системе управления можно выделить следующие проблемы требующие нормативного закрепления:

· расширенно описать в Положении об отделении психологической помощи, каким образом сотрудники отделения оказывают организационно-методическую поддержку мероприятиям Центра;

· описать в Положении об отделении психологической помощи, какие услуги и как оказывает отделение иным сотрудникам Центра;

· описать в Положении об отделении психологической помощи расписание рабочего дня сотрудников отделения с указанием времени работы с сотрудниками Центра, включив его в основное служебное время;

· расширенно описать в должностных инструкциях психолога все оказываемые им функции в отношении иных сотрудников Центра.

Для решения указанных выше проблем требуются следующие действия:

· разработать дополнения и изменения в Положение об отделении психологической помощи;

· разработать дополнения и изменения в должностные инструкции психолога;

· согласовать дополнения и изменения Положения и должностных инструкций с заместителем директора по общим вопросам и директором Центра;

· внести согласованные дополнения и изменения в Положение и должностные инструкции;

· ознакомить сотрудников отделения психологической помощи с изменениями в Положении и должностных инструкциях под подпись;

· сформировать расписание работы отделения и его сотрудников для ознакомления иным сотрудникам Центра.

Указанные предложения позволят определенным образом структурировать работу отделения, внести понимание сотрудниками в вопрос о том, когда и какие функции выполнять, повысить эффективность психологической работы внутри Центра.

Далее перейдем к конкретным предложениям по формулированию изменений в нормативные документы отделения. Изменения необходимо внести в Положение об отделении (перечень видов деятельности, расписание работы сотрудников отделения) и в должностные инструкции (определение круга обязанностей по отношению к иным сотрудникам Центра).

Глава 3. Разработка изменений для социально-психологического отделения как элемента обеспечивающей подсистемы

3.1 Разработка изменений в положении о социально-психологическом отделении Действующее положение об отделении психологической помощи к сожалению является типовым, переработку для конкретной организации никто не проводил. Далее будут приведены только дополнения к положению, содержащие описание работы по организационно-методическому сопровождению работы Центра, его сотрудников и индивидуальной работе с иными сотрудниками Центра.

Необходимо внести ряд дополнений к действующему положению: оформить задачи отделения, функции и распорядок деятельности.

Пункт задачи необходимо дополнить следующими положениями:

· оказание социально-психологической помощи работникам предприятия в решении индивидуальных, социально-психологических проблем;

· консультирование руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений, занимающихся кадровой работой по социально-психологическим проблемам управления;

· консультирование сотрудников функциональных подразделений по вопросам, связанным с профессиональной деятельностью: сложные клиенты, профессиональное выгорание, основы психологической поддержки клиентов;

· развитие внутриорганизационного обучения сотрудников по психологическому направлению;

· подготовка специалистов при вхождении в организацию к специфики деятельности организации;

· сопровождение подбора, расстановки и перемещения кадров.

Пункт функции необходимо дополнить следующими пунктами:

· проведение профессионально-психологического тестирования работников, принимаемых на работу;

· сбор и анализ результатов обследований, создание банка данных психологической информации (выводов и рекомендаций психологов) работников;

· участие в аттестации сотрудников;

· социально-психологическое сопровождение проблемных ситуаций в профессиональной деятельности функциональных подразделений;

· психологический анализ профессионального роста и выдача рекомендаций по формированию резерва и ротации кадров;

· изучение и оптимизация психологического климата, выявление скрытых негативных процессов, профилактика конфликтных ситуаций в коллективе;

· разработка и внедрение мер по профессиональной адаптации молодых специалистов;

· проведение обучающих семинаров и тренингов с внутренними клиентами;

· публичное озвучивание результатов собственного обучения и саморазвития;

· обогащение опыта сотрудников функциональных подразделений новыми психологическими методиками и методиками из смежных областей знаний;

· формирование единой системы внутренней психологической службы для обеспечения взаимодействия между подразделениями.

Необходимо внести пункт об организации работы отделения психологической помощи. В нем необходимо расписать, каким образом строится рабочий день и рабочее пространство в отделении.

Это можно представить следующим образом:

· отделение психологической помощи и его сотрудники подчиняются внутреннему распорядку, принятому в Центре;

· рабочий день сотрудников подразделения с 9.00 до 16.00;

· раз в два дня в течение часа сотрудники Отделения проводят методические и социально-психологические мероприятия для сотрудников

· с состав отделения входят 3 психолога, один из которых заведующий отделением;

· каждый день один из психологов является дежурным для удовлетворения потребностей внутренней службы психологической помощи;

· сотрудник, который является дежурным для внутренней службы в течение дня отвечает только на запросы функциональных служб и руководящего персонала;

· на время дежурства сотрудника его обязанности берут на себя остальные сотрудники.

Указанные моменты являются основными для Положения об отделении психологической помощи. Основным и наиболее важным является момент о закреплении освобождения одного из сотрудников от выполнения функциональных обязанностей при выполнении профессиональной деятельности, направленной на потребности иных функциональных подразделений Центра.

3.2 Разработка дополнений к должностной инструкции психолога Действующая должностная инструкция психолога также является абсолютно типовой и изменений в соответствии с особенностями деятельности Центра не производилось. Далее представлены дополнения к ряду пунктов, которые позволят структурировать и повысить эффективность работы психолога с сотрудниками Центра. Дополнения описывают только работу психолога в качестве специалиста внутренней службы психологической помощи.

В разделе функции необходимо внести следующие дополнения.

На психолога возлагаются следующие функции.

Разработка мероприятий по улучшению условий труда работников Центра, снижению влияния негативных факторов и повышению эффективности работы.

Участие в формировании трудовых коллективов, проектировании систем и организации труда.

Обследование индивидуальных качеств работников, осуществление мер по производственной и профессиональной адаптации молодых специалистов.

Формирование, поддержание и развитие системы мер, направленных на снижение профессионального стресса и эмоционального выгорания.

Консультация руководителей и работников Центра по вопросам, входящим в его компетенцию.

Участие в системе внутриорганизационного обучения в качестве методической поддержки.

Участие в системе коллективного взаимодействия с клиентами в сложных случаях.

Для выполнения возложенных на него функций психолог предприятия обязан.

Изучать влияние психологических, экономических и организационных факторов на профессиональную деятельность работников Центра в целях разработки мероприятий по улучшению их условий труда и повышения эффективности работы.

Выполнять работу по составлению проектов планов и программ социального развития, определению психологических факторов, оказывающих влияние на работающих.

Проводить обследования индивидуальных качеств работников, особенностей трудовой деятельности различных профессий и специальностей, а также связанных с профессиональным подбором, проверкой психологических условий труда, выявлением интересов и склонностей, удовлетворенностью трудом.

Участвовать в экспериментах по определению влияния условий труда на психологическое и эмоциональное состояние сотрудников.

Анализировать трудовые процессы и психологическое состояние работника во время работы.

Разрабатывать профессиограммы и детальные психологические характеристики профессий рабочих и должностей служащих, определяемые влиянием производственной среды на нервно-психическое напряжение работающего, давать рекомендации относительно условий оптимального использования личных трудовых возможностей человека с учетом перспективы развития его профессиональных способностей.

Участвовать в осуществлении мер по профессиональной адаптации специалистов.

Готовить рекомендации и предложения по внедрению результатов психологических исследований в практику.

Принимать участие в формировании трудовых коллективов, в проектировании систем организации труда (организации рабочего времени, рационализации рабочих мест) с учетом психологических факторов и эргономических требований.

Организовывать, поддерживать и развивать систему внутриорганизационного обучения, включив в нее и теоретические, и практические вопросы по сферам его компетентности.

Консультировать руководителей Центра по социально-психологическим проблемам управления коллектива, а также работников, занимающихся кадровыми и трудовыми вопросами.

Психолог имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей.

Быть освобожденным от функциональных обязанностей перед внешними клиентами при решении задач для внутренних клиентов.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Должностные инструкции психолога отделения психологической помощи должны дополнять Положение об отделении и не противоречить ему, чтобы работа с внутренним клиентом была эффективной и не вступала в конфликт с изначальными функциональными обязанностями подразделения.

Заключение

Курсовая работа посвящена обеспечивающей подсистеме в системе управления. Данная система основной своей задачей имеет разностороннее обеспечение функциональной и управляющей подсистем информацией, ресурсами, методологией деятельности и правовым обоснованием.

Данная система работает на внутренний рынок организации, но без нее деятельность организации не будет иметь базы.

Первая глава была посвящена теоретической оценке обеспечивающей подсистемы. Мы рассмотрели общие характеристики и структуру данной подсистемы.

Во второй главе было рассмотрено три вопроса. Во-первых, общая характеристика МБУ КЦСОН «Забота» ка организации. Ее структура, функции и степень результативности.

Далее анализ был обращен на всю обеспечивающую подсистему в системе управления Центром. В рамках данного вопроса был сделан основной вывод, что сложно разделить подразделения по принадлежности к той или иной подсистеме, так как многие подразделения выполняют и основные (функциональные) виды деятельности и при этом выполняют роль обеспечивающих элементов.

В связи с этим, третий вопрос второй главы посвящен конкретно отделению психологической помощи, на которое возложены значительные обеспечивающие функции, но при этом они не конкретизированы в регламентах и положениях.

Таким образом, в рамках третьей главы нами предложены конкретные изменения в положении об отделении и должностных инструкциях психолога, которые позволят закрепить и обеспечивающие функции сотрудников, а также решат проблему совмещения функциональных и обеспечивающих обязанностей.

В заключение отметим, что задачи, поставленные перед исследованием реализованы, цель работы можно считать достигнутой.

Список литературы

обеспечивающий подсистема управление

1. Герасимов К. Б. Проектирование систем управления процессами организации // Вестн. ЛГУ им. А. С. Пушкина. 2012. № 1(6). С. 46−55.

2. Герасимов К. Б. Состав и структура элементов систем управления процессом и подпроцессом организации // http://elibrary.ru.

3. Герчикова И. Н. Менеджмент. М., 2010. 512 с.

4. Долятовский В. А., Долятовская В. Н. Исследование систем управления. М. 2004. 256 с.

5. Друкер П., Макьярелло Дж. Менеджмент. СПб., 2010. 704 с.

6. Зайцев М. Г. Методы оптимизации управления для менеджеров. М., 2008. 304 с.

7. Ивасенко А. Г., Никонова Я. И., Сизова А. О. Инновационный менеджмент. М., 2009. 416 с.

8. Игнатьева А. В., Максимцов М. М. Исследование систем управления. М., 2010. 157 с.

9. Киржнер Л. А., Киенко Л. П. менеджмент организации. М., 2009. 688 с.

10. Макашева З. М. Исследование систем управления. М., 2008. 176 с.

11. Мухин В. И. Исследование систем управления: Анализ и синтез систем управления: Учеб для вузов. М., 2002. 384 с.

12. Производственный менеджмент: Учебник для вузов. / Р. А. Фатхутдинов. СПб., 2003. 491 с.

13. Румянцева З. П. Общее управление организацией. Теория и практика. М., 2007. 304 с.

14. Созинов В. А. Исследование систем управления // http:// abc.vvsu.ru.

15. Теория систем и системный анализ в управлении организациями: справочник: учеб. пособие / под ред. В. Н. Волковой, А. А. Емельянова. М., 2006. 848 с.

Приложение 1