Категории в документационном сервисе

Предваряя разговор об основном объекте изучаемой науки — документе, следует рассмотреть более глобальное понятие — информация.

Слово «информация» произошло от латинского information — разъяснение, изложение. Одно из самых общих определений этого понятия — отраженное многообразие. В чем заключается трудность определения?

В информатике под информацией понимают сведения, сообщения. Информация — это смысл полученного сообщения. Информация — это третья составляющая основы мироздания (материя, энергия, информация). Информация — это то, что уменьшает неопределенность события.

В теории информации считается, что информация измеряется незнанием, а если информация уже известна потребителю — это уже не является информацией.

Попробуем определить это глобальное понятие с помощью классификации.

Все многообразие форм информации можно подразделить на три группы:

• • элементарная информация — информация, циркулирующая в неживой природе;
• • биологическая информация — информация, циркулирующая в живой природе;
• • социальная информация — информация, осмысляемая человеческим сообществом.

Особый интерес представляет собой третья группа — социальная информация — способ и форма передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в человеческом обществе.

Социальную информацию можно разделить на массовую (предназначенную для любого / всех членов общества), специальную (предназначенную для отдельных социальных групп, например, для студентов, юристов, менеджеров, пенсионеров), личную (межличностную).

Социальную информацию можно продолжить классифицировать по разным признакам. Например, по сферам человеческой деятельности социальная информация бывает: научной, статистической, плановой, коммерческой, бухгалтерской, технологической, учебной.

Рассмотрим принцип классификации информации, основанный на способе отражения действительности человеческим мозгом. Известно, что, восприняв информацию внешнего мира, человек раскодирует ее с помощью головного мозга. Мозг функционально асимметричен: левое полушарие мозга осуществляет логическую деятельность, а правое — образноассоциативную. В соответствии с этим информацию можно условно разделять на логическую и эстетическую.

Логическая информация — результат познания и осмысления объективных законов природы, общества, мышления. Она фиксируется левым полушарием.

Эстетическая информация — результат образно-ассоциативного отражения действительности. Эстетическая информация распространяется следующими видами искусства: живопись, архитектура, музыка, кино, хореография.

Такая классификация информации условна, поскольку в чистом виде изолированная работа полушарий мозга невозможна. Образно-ассоциативное и логическое мышление — взаимосвязанный процесс.

Другой принцип классификации информации основан на физиологических особенностях восприятия информации человеком. Природа наделила людей органами чувств: зрением, слухом, обонянием, осязанием, вкусом, поэтому воспринимаемую человеком информацию можно разделить на: визуальную (воспринимаемую зрением), аудиальную (воспринимаемую слухом), обонятельную (воспринимаемую анализаторами запаха), тактильную (воспринимаемую осязанием), вкусовую (воспринимаемую анализаторами вкуса).

Информацию можно классифицировать по ее степени доступа. Информация бывает открытая и с ограничением доступа к ней. Причем ограничение доступа тоже имеет градацию. Различают государственную тайну, профессиональную и коммерческую тайну.

Государственная тайна — информация, доступ к которой ограничен особым порядком, и разглашение которой наносит вред государственным интересам. Грифы ограничения доступа (служебные отметки) на документах, содержащих государственную тайну могут быть такими: «Секретно», «Совершенно секретно».

Профессиональная тайна — документы и сведения о гражданах и организациях, доступ к которым имеют сотрудники соответствующих учреждений (медицинских, страховых, банков, государственных и муниципальных органов социальной защиты, правопорядка, налоговых служб и др.). Как правило, ответственность за разглашение профессиональной тайны, особенности ее сохранности регулируются отдельным законодательством. Гриф ограничения доступа к ней «Для служебного пользования», но такая информация может и не иметь грифа. Например, такой документ, как медицинская карта пациента содержит сведения, относящиеся к профессиональной тайне.

Согласно закону РФ «О коммерческой тайне», конфиденциальная информация — это документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Чаще всего к конфиденциальной информации относят информацию, составляющую коммерческую тайну.

Коммерческая тайна — это информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и обладатель которой принимает необходимые меры к ее охране. Документы, содержащие коммерческую тайну, помечают специальной отметкой — грифом ограничения доступа: «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», или «КТ». Под обозначением грифа указывается номер экземпляра: «экз. № 2», например.

Законодательно определяется круг сведений, отнесение которых к коммерческой тайне запрещено в силу необходимости обеспечения государственной безопасности, деятельности налоговых, контролирующих, правоохранительных органов государства или муниципалитета.

Следует знать, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация:

• • составляющая государственную тайну;
• • содержащаяся в учредительных документах;
• • содержащаяся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью (лицензии);
• • содержащаяся в годовых отчетах, балансах и других документах, связанных с исчислением и уплатой налогов;
• • о деятельности служащих государственного аппарата в негосударственных организациях, наличии рабочих мест;
• • связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства, трудового законодательства.

Рассмотрим понятие «коммуникация». Говоря об информации, нельзя обойтись без понятия «коммуникация», «коммуникационный процесс». Самое общее определение термина: коммуникация — это общение, процесс приема и передачи информации.

В коммуникационном процессе происходит следующее. Передатчик информации кодирует ее каким-либо способом (например, фиксирует с помощью знаков русского алфавита, знаков препинания и арабских цифр). Закодированная информация приобретает объектную форму, т. е. становится сообщением (его можно измерить — в строках, страницах, байтах). Сообщение можно зафиксировать на экране монитора, на бумаге, в виде набора звуковых сигналов. Приемник информации получает сообщение. Он воспринимает сообщение — выделяет сигнал из окружающей среды, распознает (идентифицирует) сигнал, верифицирует (расшифровывает смысл сообщения), систематизирует (относит к своей системе знаний). И только в случае удачного завершения всех этих процессов, можно говорить о том, что приемник (принимающий информацию) получил ее. Вопрос: может ли человек получив сообщение, не получить при этом информацию?

Ответ: может. Рассуждаем.

Социальная коммуникация — обмен, передача информации между членами общества. Коммуникационные процессы могут иметь вид устной речи, теле, аудио, видео, электронных сообщений.

Одним из разновидностей социальной коммуникации является документная коммуникация. Документная коммуникация (ДК) — это коммуникация, опосредованная документом. Иными словами ДК — это обмен документами в обществе между двумя и более участниками. ДК — разновидность социальной коммуникации. ДК — это процессы или способы распространения (передачи) информации в обществе, осуществляемые с помощью (посредством) документов. В ДК в качестве средства коммуникации выступает документ — материальный объект, в котором зафиксирована социальная информация, позволяющий ее хранить, предавать во времени и пространстве, многократно использовать.

Существует еще одна классификация информации: дихотомическая, т. е. альтернативного характера. Всю информацию можно разделить на документную и недокументную. Документная — та информация, которая закреплена на материальном носителе, а, соответственно недокументная — та, которая не закреплена на материальном носителе. Нас будет интересовать документная информация. Рассмотрим документирование информации — процесс создания документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Документирование информации — одно из базовых понятий изучаемого курса.

Помимо понятия «документирование информации» следует уделить внимание понятию «документирование деятельности». Это понятие является ключевым для документационного сервиса, поскольку речь пойдет уже о специальных функциях документа, к которым относится организация и обеспечение определенных видов человеческой деятельности в рамках функционирования предприятий, учреждений, организаций. Понятие «документирование деятельности» можно трактовать как документационное обеспечение определенной деятельности. По своей сути документирование деятельности есть создание и ведение документации, сопровождающей определенные виды деятельности определенных организационных структур.

В зависимости от документообразующей среды можно, к примеру, документировать управленческую деятельность, бухгалтерский учет, коммерческую деятельность, выполнение законодательных функций. Можно документировать деятельность ПБОЮЛ, Газпрома, ООН.

Итак, появилась необходимость уяснить еще одно базовое понятие документационного сервиса — документообразующая среда. Это понятие тесно связано с понятием «документирование деятельности».

Документообразующая среда — это совокупность выполняемых организационными структурами функций, в процессе реализации которых создаются и (или) используются определенные комплексы документов. Создание и обработка комплексов документов при этом не является самоцелью, но является необходимым для реализации функций. Пример: как организация учебной деятельности в вузе не мыслится без создания и использования таких документов, как учебный план, расписание занятий, экзаменационные ведомости и др. Строительство здания требует архитектурного плана, поэтажных чертежей, схем водоснабжения и др. Коммерческая деятельность сопровождается товарными накладными, прейскурантами, товарными чеками, отчетами о продажах и т. д.

Документообразующая среда в первую очередь характеризуется определенным видом деятельности. Но для полного определения понятия следует разобраться со второй характеристикой, а именно с организационным уровнем, на котором ведется определенная деятельность. Так, к примеру, организацией учебной деятельности занимается и сельская школа, и международный университет, и департамент муниципалитета, и Министерство образования и науки РФ. При этом комплексы документов, сопровождающие реализацию функций данной деятельности перечисленными структурами, будут в значительной мере отличаться друг от друга.

Вид деятельности и организационная структура определенного уровня — вот основные составляющие понятия «документообразующая среда». Для выявления основных черт и закономерностей процессов документирования деятельности следует определиться с названными характеристиками документообразующей среды.

Итак, вооружившись такими базовыми понятиями, как информация, документирование, коммуникативный процесс можно переходить и к основному объекту: к понятию «документ».