Взамен Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, регулирующего ввод сведений в БД «Архивный фонд», «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», и Регламента государственного учета документов АФ РФ разработан проект Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учета. В настоящее время проект Порядка представлен на утверждение в Минкультуры России. По уточненным данным на 01.
01.2009 г. в системе автоматизированного государственного учета работают все 14 федеральных архива с фондовой организацией документов. Число региональных государственных архивов, включенных в систему, достигло 194, т. е. 92% (оставшиеся 17 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного — двух лет); количество участвующих в работе системы муниципальных архивов составило 1 453, или 61%. ПК «Фондовый каталог» ведут 56 субъектов Российской Федерации. Система в целом включает 1 661 архив в 80 субъектах Российской Федерации. В 2006 г. Росархив в рамках ФЦП «Культура России» разместил государственный заказ на научно-исследовательскую работу по созданию программного продукта — полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Разработанная в результате НИОКР новая 4-ая версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» в течение прошлого года прошла опытную эксплуатацию в 3-х федеральных и в государственных архивах 9 субъектов Российской Федерации, по итогам которой была доработана и представлена разработчиком ООО «Электронные офисные системы» в Росархив. Кроме того, был разработан конвертер оцифрованных описей формата MS Access в ПК «Архивный фонд» (4-я версия). В данный момент завершается процедура регистрации результата НИОКР в Федеральном институте промышленной собственности Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарном знакам (ФГУ ФИПС).
Несмотря на определенные успехи в области внедрения 4-ой версии ПК «Архивный фонд», по мнению начальника Управления организации и обеспечения деятельности Федеральных архивов Федерального архивного агентства А. В. Грошева, нельзя не отметить ряд причин, препятствующих быстрому и качественному процессу внедрения. Во-первых, как уже было сказано, во многих муниципальных архивах внедрение новой версии программы невозможно по причине недостатка необходимого технического и программного обеспечения, а также финансирования в необходимом объеме. Во-вторых, внедрение сдерживается отсутствием в штате архивов ИТ-специалистов, а также низкой компьютерной грамотностью сотрудников архивов, ограниченным количеством штатных единиц при больших объемах работы, в том числе по исполнению социально-правовых запросов. В основе третьей причины лежат проблемы скорее психологического характера. Говоря о трудностях внедрения программы, нельзя не сказать о том, что продвижение нового программного продукта всегда связано с изменениями в работе архива в целом:
появляются новые функции: администрирование БД, обслуживание системы;
возникает двойная нагрузка на людей: внедрение новых способов работы и в то же время выполнение текущих задач. В связи с этим производительность на начальном этапе внедрения обязательно снижается. Описанные моменты приводят к возникновению классического препятствия: сопротивлению изменениям со стороны сотрудников архивов (особенно тех, кто работал с предыдущими версиями программы, привык к другому интерфейсу и иным функциональным особенностям программы). Это абсолютно нормальная реакция. Ведь людям свойственно противится новому, каким бы хорошим оно не было. В начале внедрения противодействие неизбежно. Многие специалисты, не понимающие происходящих перемен, могут бояться и саботировать внедрение. Поэтому нам с Вами, как руководителям, необходимо рассказывать, разъяснять, успокаивать людей, т. е. заниматься в определенной степени просветительской деятельностью.
При этом необходимо объяснять, что ускорение и отдача от внедрения нового программного обеспечения появятся только к концу внедрения, когда сотрудники перейдут от тестовой эксплуатации программы к промышленной.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организационная структура государственного управления заключает в себе определённый состав, организацию и взаимосвязь всех ресурсов, выделяемых обществом на формирование и реализацию государственно-управляющих воздействий и поддержание жизнеспособности самого субъекта управления. Объектом исследования было выбрано Федеральное архивное агентство (Росархив), в ведении которого находится разработка правил делопроизводства, требований к оформлению организационно-распорядительных документов, организации оперативного и архивного хранения документов. В настоящее время Федеральное архивное агентство действует на основании Положения, принятого постановлением Правительства РФ в июне 2004 г. В соответствии с данным постановлением Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации
В систему Федерального архивного агентства России входят: — государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов;
учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе РФ, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов. Структуру Федерального архивного агентства Российской Федерации входит два управления и десять отделов. В декабре 2009 г. новым главой Росархива стал бывший заместитель руководителя этого ведомства Андрей Николаевич Артизов. Указ о назначении подписал председатель российского правительства В. В. Путин. В среднесрочной перспективе стратегическая цель деятельности Росархива направлена на реализацию следующих стратегических целей Правительства Российской Федерации:
повышение уровня удовлетворения социальных и духовных потребностей населения и их развития;
развитие культурного и духовного потенциала (как основы целостности, устойчивости и динамичного развития страны).
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Конституция Российской Федерации [Текст]: офиц. текст. — М.: Юрайт, 2009. -
47 с. Гражданский кодекс Российской Федерации [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 21 октября 1994 г.] N 51-ФЗ // Доступ из справ.
— правовой системы «Консультант
Плюс"Об основах государственной службы Российской Федерации [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 31 июля 1995 г.] № 119 — ФЗ // Доступ из справ. — правовой системы «Консультант
Плюс"Об участии в международном информационном обмене [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 5 июня 1996 г.] № 85 — ФЗ // Доступ из справ. — правовая системы «Консультант
Плюс"О государственной тайне [Электр. ресурс]: закон [в ред. Федеральных законов от 06.
10.1997 N 131-ФЗ, от 30.
06.2003 N 86-ФЗ, от 11.
11.2003 N 153-ФЗ, от 29.
06.2004 N 58-ФЗ, от 22.
08.2004 N 122-ФЗ, от 01.
12.2007 N 294-ФЗ, от 01.
12.2007 N 318-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 27.
03.1996 N 8-П, определениями Конституционного Суда РФ от 10.
11.2002 N 293-О, от 10.
11.2002 N 314-О] // Доступ из справ. — правовая системы «Консультант
Плюс"Об электронной цифровой подписи [Электр. ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 13 декабря 2001 г.: одобр. Советом Федерации 26 декабря 2001 г.] № 1 — ФЗ // Доступ из справ. — правовая системы «Консультант
Плюс"Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федер. закон [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] № 149 — ФЗ // Доступ из Справ. — правовая система «Консультант
Плюс"Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах [Электронный ресурс]: закон [принят 7 июля 1993 года] N 5341-I (Утратил силу с 7 ноября 2004 года на основании Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) // Доступ из справ. — правовая системы «Консультант
Плюс"Указ Президента РФ «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной Архивной службе России» от 17.
03.1994 N 552 (с изменениями на 19 ноября 2003 года) // Справочно-правовая система Консультант
ПлюсУказ Президента РФ «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 9 марта 2004 г. № 314 //
http://www.rg.ru/2004/03/11/federel-dok.htmlУказ Президента РФ «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти» от 24 сентября 2007 г. № 1274 // Доступ из справ. — правовой системы «Консультант
Плюс"Постановление Совета Министров СССР «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» // СП СССР. 1980. № 10. Ст. 71. Постановление Правительства Российиской Федерации «О Федеральном архивном агентстве» от 17 июня 2004 г. № 290 //
http://www.rg.ru/2004/06/22/archivagentstvo.htmlРаспоряжение Правительства РФ «О концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 — 2010 гг.» [Электр. ресурс]: № 1789-р от 25 октября 2005 г. (ред. от 09.
02.2008) // Доступ из справ. — правовая системы «Консультант
Плюс"Дидык М. Е. Система государственного управления. — Ростов н/Д.: Феникс, 2007. — 350 с. Ларин М. В. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР / М. В. Ларин. — М.: МГИАИ, 1982. -
415 с. Малитиков, А. С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД / А. С. Малитиков // Труды ВНИИДАД. Т. 2. ;
М.: ВНИИДАД, 1973. — С. 3 — 12. Митяев К. Г. История и организация делопроизводства в СССР / К. Г. Митяев. -
М.: Изд. Московского историко-архивного института, 1959. — 248 с. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности. — М.: ИНФРА — М, 2007. -
304 с. Регламент Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. № 17 [Электр. ресурс] // Доступ из официального сайта Федерального архивного агентства //
http://www.rusarchives.ru/Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30 — 2003). — М.: РДЛ, 2003. — 212 с. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. 8 ноября 2005 г.). — М.: Приор, 2007. — 71 с.ПРИЛОЖЕНИЕ. Основные показатели деятельности Федерального архивного агентства на период до 2009 г. Наименование показателя
Единица измерения
Отчетный период
Плановый период
Целевое значение200 220 032 004 200 529 017 983 314 377 572 352планфакт
Цель Росархива. Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в интересах государства, общества, сегодняшнего и будущих поколений российских граждан Показатель. Доля документов федеральных архивов, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение%131 415,51724243842,54 750 100
Задача 1. Создание условий для вечного сохранения и развития информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия, а также распространение лучшего опыта и стандартов хранения
Показатель 1.
1. Доля фондов федеральных архивов, включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации%364 551 536 381,7859095100100
Показатель 1.
2. Числослучаев утраты документов в федеральных архивахфакт23 100 200 000
Показатель 1.
3. Ежегодное обновлениеосновных средств федеральных архивов%—-6,55,9 977 777,0Показатель 1.
4. Доля принятых в федеральные архивы документов от общего объема документации, подлежащей приему%17 252 518 161 616 161 734 656
Задача 2. Удовлетворение потребностей в услугах архивов и реализация прав пользователей на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации
Показатель 2.1 Доля запросов ветеранов войны, ВС и труда, исполненных в установленные сроки %80 707 069 705 055 612 436 480
Показатель 2.2 Долядокументов федеральных архивов, находящихся на закрытом хранении%3,753,663,623,563,553,553,543,533,533,523Показатель 2.
3. Доля пользователей читальными залами федеральных архивов, получивших документы в установленные сроки%96 969 697 948 585 856 860 160
Показатель 2.4 Доля федеральных архивов, предоставивших информацию о составе и содержании своих документов в режиме он-лайн%142 828 405 050 607 579 168 768
