Роль секретаря в организации хранения документов

Например, все документы, созданные в октябре 2004 года, в ноябре 2004 года и т. д.

• По авторам. В группы объединяются документы в зависимости от их автора. Например, папки каждого сотрудника, папки отдельных отделов, документы, созданные определенной комиссией и т. д.

• По корреспондентам. В группу объединяются документы, имеющие одинаковый (или сходный) адресат. Например, переписка с налоговой инспекцией, переписка с арендаторами.

Обычно в файлинг-системе совмещается группировка по нескольким основаниям.

Но в любом случае, лучше если классификация первого уровня имеет какое-либо единое основание. То есть, прежде всего, необходимо определить какой именно признак будет положен в основу всей файлинг-системы. Обычно, первый уровень классификации документов для компании осуществляется по тематическому признаку. Это наиболее удобно, так как в рамках всей компании документы бывают самые разнообразные. Хотя иногда бывает необходимым даже для классификации первого уровня использовать разные основания.

Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами После того, как выбраны параметры классификации первого и последующих уровней осуществляется собственно процесс классификации. Часто бывает, что в компании уже сложилась какая-либо файлинг-система и необходимо осуществить перегруппировку документов.

Любая файлинг-система в полном объеме представляет собой разветвленное дерево. У каждой организации — это дерево уникально и не похоже на деревья других организаций.

Заключительный этап разработки файлинг-системы компании состоит в ее апробации. Для этих целей привлекаются сотрудники, более других работающие с документами. Проект файлинг-системы нужно раздать таким сотрудникам для ознакомления и дать им время на изучение, а потом выслушать их обратную связь. Это первый этап апробации. Бывает, что уже на этом этапе сотрудники высказывают существенные и полезные замечания. После внесения конструктивных предложений можно переходить к пробному использованию системы. Ориентировочно в течение месяца, после того, как введена новая система, сотрудники привыкают к ней и если всплывают какие-то противоречия, или система чем-либо неудобна, в нее вносятся коррективы.

Изменение файлинг-системы компании — это по большому счету организационное изменение в компании. А к любым изменениям персонал обычно относится настороженно. Могут появиться недовольные, которые будут утверждать, что «и так все было хорошо, нечего было и огород городить». Не пройдет и полугода, как те же сотрудники будут говорить, что теперь работать стало значительно проще и приятнее, документы не теряются, времени на бесплодные поиски тратить не надо.

Итак, после того, новая файлинг-система пройдет апробацию, она утверждается руководителем компании и доводится до сведения всего персонала. Оптимально, чтобы в структурных подразделениях прошли занятия по новой файлинг-системе. Данные занятия проводит разработчик, обычно секретарь вместе с руководителем структурного подразделения. Для этого, до начала занятия, необходимо провести беседу с руководителем и убедиться, что он сам понимает суть изменений и поддерживает их. Тогда в ходе занятия он сможет помочь и поддержать ведущего. Для секретаря такая работа — это еще и профессиональный вызов, ведь его статус существенно меняется, он выступает преподавателем и осваивает новый для себя вид деятельности. Бывало, что после проведения таких занятий многие сотрудники в компаниях стали больше ценить и уважать секретаря, пересмотрели свое отношение.

При разработке файлинг-системы компании, стоит помнить еще о нескольких важных правилах этой работы:

• Компьютерные папки и бумажные папки должны соответствовать друг другу. Для этого лучше всего ввести нумерацию папок и файлов, тогда процесс поиска, как на компьютере, так и в бумажных папках существенно ускорится. Обычно нумерация состоит из нескольких чисел. Например, 1 — 2 — 1 — 15. Классификация осуществляется по первой левой цифре, затем по второй и т. д.

• В начало файлинг-системы лучше помещать группы документов, которые чаще используются. То есть имеет смысл выстраивать файлинг-систему по значимости, приоритетности документов.

• Каждый сотрудник должен быть обеспечен бумажной распечаткой файлинг-системы, тогда новички не будут постоянно отрывать от дел более опытных коллег вопросами о том, где найти тот или иной документ.

• Если документ вынимается из папки, в которую он подшит, то на его место обязательно должна быть вставлена карточка, с указанием того, кто, когда и на какой срок изъял документ. За этим процессом должен следить секретарь. Иначе возможна ситуация, когда сотрудники разобрали по рабочим местам документы, сами про это забыли и найти концов совершенно невозможно.

Работа с документами — серьезная часть работы секретаря. Здесь нет мелочей, важно правильно вести учет, не терять документы, знать, где и что хранится, уметь быстро найти нужный документ, вовремя переместить документ в архив, подготовить новый документ на базе существующего, использовать в работе утвержденные формы и бланки, оперативно предоставить руководителю необходимую информацию и многое другое. Файлинг-система — это управленческий инструмент, который при грамотной организации существенно облегчает работу с документами организации. Разработав и внедрив удобную файлинг-систему, секретарь может зарекомендовать себя ответственным, инициативным, творческим сотрудником. На сотрудника, справившегося с такой серьезной задачей, руководители обычно смотрят совершенно по другому, секретарь превращается для них их простого подчиненного в надежду и опору во многих ответственных делах.

Заключение

Таким образом, современная жизнь отличается динамичностью, насыщенностью событиями, множественностью деловых интересов и взаимоотношений. Любому предприятию и любой фирме приходится действовать, приспосабливаясь к определенным требованиям: правовым, административным, финансовым, техническим, экологическим и другим.

Организация документооборота и систематизации имеющейся информации занимает важное место в системе организации деятельности предприятия. При этом, в большинстве мелких и средних организаций ответственность за этот участок работы возложена на секретаря. Секретарь отслеживает поступление документов, сортирует их по необходимым и установлены в организации категориям и затем расположив их по соответствующим файлам хранения, следит за порядком пользования имеющейся информации.

Таким образом, роль секретаря в хранении документов выражается в совокупности действий, которые он производит, чтобы поступающая информация на предприятии не затерялась и была в легкой доступности для соответствующих пользователей.

Список литературы

Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко.- 2-е изд.- СПб: Питер, 2007. 268 с.

Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.

Х.:Фактор, 2006.-240с.

Кузнецова Т. В. Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006. 341 с.

Курноскина О. Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.

М.: Альфа-Пресс, 2005. 202 с.

Стенюков М. В. Справочник помощника руководителя.

М.: А-Приор, 2006. 190 с.

Серегин Н.С., Тарасов Н. Н. Основы секретарского дела.

М.: ИНФРА-М, 2007.-124с.

Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.

М.: Омега-Л, 2007. 207 с.

Курноскина О. Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.

М.: Альфа-Пресс, 2005.-с.45

Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.

М.: Омега-Л, 2007.-с.68

Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.

Х.:Фактор, 2006.-с.24

Серегин Н.С., Тарасов Н. Н. Основы секретарского дела.

М.: ИНФРА-М, 2007.-с.41

Стенюков М. В. Справочник помощника руководителя.

М.: А-Приор, 2006.-с.18

Кузнецова Т. В. Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006.-51

Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко.- 2-е изд.- СПб: Питер, 2007.-с.68

Березина Н. М. Современное делопроизводство/ Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко.- 2-е изд.- СПб: Питер, 2007.-с.74

Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.

М.: Омега-Л, 2007.-с.55

Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.

М.: Омега-Л, 2007.-с.69