Документационный сервис при переходе к электронному документообороту

Очередной этап развития информационных технологий диктует необходимость внедрения в практику работы предприятия систем электронного документооборота. (СЭД). Это современный уровень инструментария, необходимого для создания и обработки документов. Еще вчера использование персонального компьютера расценивалось как вершина эффективного делопроизводственного процесса. Сегодня о внедрении СЭД задумываются руководители общих отделов, канцелярий, информационных служб. Налицо явные преимущества в организации работ с документацией, обеспечиваемые системами электронного документооборота.

Современные организации работают в условиях постоянных изменений: возрастает конкуренция, обновляется законодательство, внедряются новые информационные технологии, возникают и трансформируются корпорации. Модифицируется само понятие «организация». Жесткие иерархические структуры сменяются временными рабочими коллективами и виртуальными организациями.

Изменения затрагивают организационные структуры, заказчиков, партнеров и конечно, каждого сотрудника. Широко применяются проектные методы работы, становятся более демократическими процедуры принятия решений, большое значение приобретают партнерские отношения. Организации переосмысливают свои технологии и бизнес-процессы с целью повышения их эффективности.

Кроме того, информационная революция усугубила проблемы, связанные с обработкой, накоплением и использованием документов. Стали стремительно распространяться электронные записи.

Возьмем среднестатистическую организацию с численностью работников 500 чел. Среднестатистический работник создает или участвует в создании 500 документов в год. При среднем объеме документа в пять страниц организация создает в год 1250 тыс. страниц документов. (Для сведения 1 страница содержит примерно 50 кбайт информации, значит для хранения 1250 тыс. страниц необходимо 50 гигабайт пространства на сервере). Причем здесь не учтены копии, проекты, их многочисленные электронные версии.

Что касается затрат на работы с документами, только на поиск необходимых документов в средней фирме тратится 104 тыс. человеко-часов в год (4 часа в неделю: 1 чел. х х 52 нед. х 500 чел.).

При этом довольно часто массив документов организации превращается в черный ящик: документы бессистемно накапливаются, но использованию практически не подлежат.

Большинству фирм, какие бы технические достижения они ни использовали, пришлось столкнуться лицом к лицу с необходимостью решения задач нового порядка в том, что касается обработки документов и использования содержащейся в них информации. Эти проблемы нельзя отменить, поскольку в документации заложен сам процесс деятельности.

В то же время актуальность информационного ресурса резко возрастает во всех сферах жизнедеятельности общества и естественно, в каждой организации. Поскольку информационные ресурсы в основном документированы, задача управления документами является первоочередной и имеет тот же порядок важности, что и рациональное использование ресурсов, оптимальное количество и качество кадрового потенциала и др.

Одним из путей оптимизации документации является разработка и внедрение систем управления документооборотом

(СУД) фирмы. Правомочен и более часто встречаемый термин — система электронного документооборота (СЭД).

СЭД — это не новое готовое программное обеспечение, купив и установив которое удается преодолеть возникающие в процессе обработки документов проблемы. Это точная, распространяющая свое действие на работу всего предприятия технология, целью внедрения которой является оптимальное управление деятельностью.

Основное отличие отечественной российской сферы документирования заключается в четкой ее регламентации, как на общероссийском и ведомственном уровнях, так и на уровне конкретного предприятия или учреждения.

Несмотря на значительные реформы государственных функций в стране действуют общегосударственные нормативные документы и технологии, регламентирующие основные правила работы с документами и порядок оформления управленческих документов. В качестве норм общероссийского уровня выступает ряд законов, ряд государственных стандартов, общероссийские классификаторы, унифицированные системы документации. На ведомственном уровне имеются инструкции и методики, позволяющие определить единый порядок работы с документами на предприятиях и в организациях определенной отрасли или сферы деятельности. Закрепляются подобные нормы разрабатываемыми в организации регламентирующими документами, такими как: устав или положение об организации, положение о службе ДОУ, инструкции по документационному обеспечению управления, номенклатура дел.

Существование такого мощного многоуровневого нормативного аппарата вполне оправдано обеспечением юридической силы документов, закреплением оптимальной технологии обработки документов и их использования, единством форм и видов документов, единым порядком их оформления. Кроме того, это прекрасная платформа для оптимизации документооборота фирмы и его адаптации к современным условиям.

Оптимизация документооборота не мыслится без современных информационных технологий, а именно без электронного документооборота.

Электронная обработка документов представляет собой прогрессивную технологию для менеджмента. Сфера создания и обработки документации из узкопрофессиональной области деятельности специальных работников превратилась в универсальную сферу, где каждый сотрудник (а уж менеджер в первую очередь) участвует в процедурах документирования и обработки документов. Привычная мысль о том, что работа с бумагами — дело технического работника или секретаря, больше не соответствует действительности.

Увеличение количества создаваемых документов, версий, возможности их многовариантного копирования, передачи по электронной почте или по локальным сетям порождает грандиозно множащийся документооборот. Остро встают проблемы поиска сведений и их достоверности в этих условиях, защита данных и ограничения доступа к ним. Решение этих проблем — внедрение систем электронного документооборота.

Следует понимать, что электронный документооборот это единая технология управления предприятием, связанная с коллективной, предопределенной стандартными маршрутами и регламентами обработкой документов.

Автоматизация управления бизнес-процессами позволяет добиться значительного снижения непроизводительных потерь времени на достижение, передачу и обмен результатами выполнения функций, поддержать прозрачность управленческих регламентов, их воспроизводимость и, кроме того, позволяет соблюдать стандарты серии «Управление качеством» на уровне управления предприятия.

Основная цель внедрения СЭД заключается в создании оптимальной документоориентированной среды для эффективной работы предприятия.

Это позволит решить следующие задачи.

• 1. Повышение эффективности деятельности каждого сотрудника путем сокращения затрат на создание, обработку и поиск данных и документов.
• 2. Повышение производительности труда.
• 3. Упрощение процедур совместной работы над документами (обсуждение, согласование, проектирование, оформление).
• 4. Повышение аргументированности и качества принятия управленческих решений.
• 5. Действенный контроль исполнения принятых решений.
• 6. Автоматизация процедур архивирования и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен.
• 7. Обеспечение прозрачности информационных ресурсов предприятия.

К числу социальных последствий внедрения СЭД можно отнести позитивные изменения в корпоративной культуре:

• • разрушение барьеров между подразделениями (ликвидация дублирования работ и ресурсов, передача опыта);
• • изменение отношения к труду (от работников к сотрудникам);
• • повышение привлекательности фирмы для инвесторов, клиентов, соисполнителей.

СЭД относится к системам второго порядка по шкале возрастания сложности от количества взаимодействующих пользователей. Все пользователи помимо обращения к централизованным базам взаимодействуют и между собой. Число связей в подобных системах равно N². Сложность, обусловленная увеличением числа пользователей, растет, достигает пика в корпорациях, где счет пользователей идет на тысячи, а затем влияние человеческого фактора на сложность уменьшается. (Пример: Интернет с миллионами пользователей.).

Как известно, любая система имеет несколько «слоев» — видов обеспечения.

Техническое обеспечение представлено «железом» — это рабочие станции, модемы, сети, принтеры и т. д.

Программное обеспечение представлено несколькими уровнями. На первом уровне присутствует сетевая операционная система, операционная среда и другие готовые программные продукты. На втором уровне — прикладная программная среда. Наконец, на третьем — прикладные программные модули и функциональные подсистемы (собственно корпоративная система электронного документооборота).

Организационное обеспечение системы представлено рядом документов: регламенты работ, инструкции, руководства для пользователя и администратора системы.

Главным действующим звеном системы являются пользователи, поскольку без активного участия человека управленческая деятельность невозможна. СЭД — лишь инструмент, с помощью которого пользователи (руководители, специалисты, менеджеры, администраторы) выполняют свои деловые функции.

Основным объектом характеристики системы в настоящей работе будет третье звено программного обеспечения, а именно: прикладные программные модули. Основной их частью являются общесистемные словари и справочники — в них содержится нормативно-справочная информация об организации (корпорации), в которой внедряют СЭД.

В первую очередь это справочник организации. Его основные разделы: «Структура организации» (многоуровневый раздел: филиалы — управления — департаменты — отделы — должности), «Сотрудники» (должность, телефон, адрес электронной почты, место расположения, уровни доступа, полномочия, делегирование полномочий на время отсутствия и др.); «Списки рассылки», «Места регистрации документов» (централизованно по структурным подразделениям) и др.

Общесистемные словари: «Виды документов», «Номенклатура дел», «Типы контактов» и др. Словари могут быть связаны в гибкие системы — классификации фацетного типа. Словарь «Внешние контакты» содержит наименования, как полные, так и краткие, организаций, с которыми ведется обмен документами, их адресные данные, банковские реквизиты, Ф.И.О. руководителя и другие сведения.

Кроме словарей и справочников в состав СЭД входят модули, позволяющие обрабатывать информацию. В связи с тем, что проблема унификации документов стоит при внедрении СЭД очень остро, следует остановить внимание на таком модуле, как «Шаблоны».

Модуль «Шаблоны» может содержать шаблоны видов документов, бланки организации, формы текстов документов, перечни типовых резолюций, набор типовых маршрутов обработки документов, например, процедуры согласования. В модуле «Шаблоны» можно предусмотреть ограничение доступа к электронным документам (например, к бланкам договоров «Только сотрудники планового отдела»). Следующий модуль — «Регистрация». В зависимости от принятой в организации системы регистрации документов в состав присваиваемого индекса могут быть включены: вид документопотока (входящий или внутренний, или исходящий), вид документа, номер структурного подразделения, в котором создан или в которое адресован документ, номер заголовка дела по номенклатуре, валовый (порядковый) номер, автоматически присваиваемый счетчиком, год.

Например: ВХ-14/03 12 299—2010.

Следующий модуль, помогающий обрабатывать информацию, — «Согласование». Как известно, согласование документа это процедура сбора подписей компетентных должностных лиц, изучивших проект документа и подтверждающих его состоятельность по определенным вопросам деятельности. Свое согласие с проектом оформляют в виде визы (гриф согласования).

Этапы электронного согласования можно представить в виде последовательности следующих операций.

Автор проекта документа помещает его в централизованную базу данных, при этом указывает список лиц, с которыми проводится согласование («рецензенты») и маршрут согласования, — последовательность движения проекта. «Рецензент» делает отметки, замечания, исправления в виде отдельных записей. Автоматически формируется лист согласования. Автор проекта получает замечания по почте (или одобрение). Затем готовит окончательный вариант и посылает ее на повторное (окончательное) согласование или на стол руководителя для подписания.

В модуле можно предусмотреть:

• • способ согласования (последовательный или параллельный) ;
• • срок согласования (например, «до …числа»);
• • дополнительное согласование;
• • типовые схемы маршрутов согласования для определенных видов документов вплоть до передачи их после согласования в другие модули (например: в «Канцелярию»);
• • согласование личное, без права делегирования полномочий и т. д.

Модуль «Поручения». Вопросы автоматизации документооборота и создания эффективной системы управления всегда неразрывно связаны. Модуль «Поручения» тому прямое подтверждение. Этот модуль позволяет системно решить задачу контроля исполнения, как документов, так и управленческих решений, кроме того, вести учет доли участия каждого сотрудника в выполнении заданий, проектов, задач организации в целом.

Для каждого поручения заводится контрольная карточка, в которой содержатся следующие данные:

• • предмет поручения;
• • ответственный исполнитель;
• • контрольный срок исполнения;
• • автор и составитель поручения;
• • контролер;
• • список соисполнителей;
• • приоритет поручения (от низкого до высокого);
• • категория или тематика поручения.

Из модуля «Словари» выбираются данные для заполнения этих полей карточки. Если поручение документированное, заполняется соответствующее поле карточки данными об этом документе.

Поручения могут связываться в «дерево поручений». «Руководитель — заместитель — руководитель структурного подразделения — исполнитель» это самое простое «дерево». При создании рабочей группы, в которой действуют другие правила распределения полномочий и ответственности, чем зафиксировано в штатной структуре, «дерево поручений» может быть разветвленным. По истечении срока исполнения ответственному исполнителю, а также автору поручения автоматически поступают напоминания.

Модуль «Поручения» предоставляет учетные и статистические сведения: какие документы у кого находятся на исполнении, сколько поручений и у кого на исполнении, сколько и кем исполнено в срок или с нарушением срока и т. д. Видна реальная загруженность каждого сотрудника.

Третий компонент прикладных программных модулей — специализированные функциональные подсистемы. Это модули, предназначенные для решения отдельных независимых задач.

В первую очередь это модули «Документы» и «Канцелярия». Они обеспечивают весь цикл работ с документопотоками. Причем «Канцелярия» работает в основном с входящими и исходящими документами.

На каждый входящий документ в модуле «Канцелярия» заводится регистрационная карточка, имеющая следующие поля: от кого (наименование организации и (или) Ф.И.О. отправителя), его заголовок или тема, исходящий номер, дата отправки. Если входящий документ получен по электронной почте или с факс/сервера доступные поля регистрационной карточки сформируются автоматически. И текст документа также будет вставлен в карточку автоматически. Если документ получен по почте, с курьером, карточка заполняется с клавиатуры, а документ через сканер.

Как известно, документ в процессе своего жизненного цикла переживает следующие этапы:

• • «поступивший» (только получен и еще не обработан канцелярией);
• • «черновик» (не имеет еще регистрационного номера, даты);
• • «зарегистрированный» (в регистрационную карточку добавлен индекс (входящий или внутренний));
• • «на рассмотрении» (оригинал документа передан на рассмотрение руководителю для нанесения резолюции);
• • «на исполнении» (документ передан в структурное подразделение на исполнение);
• • «на контроле» (исполнение документа особо контролируется) ;
• • «в дело» (документ исполнен и помещен в дело).

Модуль позволяет создавать историю переписки, связывать документы в цепочки и присваивать им статус: «повторный», или «сопроводительное», или «ответное».

В модуле предусмотрена процедура «Нанесение резолюции».

В автоматически создаваемом проекте резолюции указывается:

• • ответственный исполнитель;
• • срок исполнения;
• • возможные соисполнители;
• • автор резолюции;
• • контролер.

После ознакомления с проектом резолюции руководитель либо «утверждает» ее (придает ей статус резолюции), либо что-то в ней изменяет. Нестандартная резолюция может вноситься с клавиатуры. Резолюция может быть сложной, состоящей из нескольких пунктов. И, наоборот, документ может просто направляться сотруднику для ознакомления с ним. В модуле можно составить список лиц, которым надлежит ознакомиться с документом. Они получают по электронной почте уведомление с прикрепленным документом. Факт ознакомления конкретного сотрудника с документом будет зафиксирован в регистрационной карточке.

Перевод документа на этап «На исполнении» производится в соответствии с пунктами резолюции. При этом автоматически создаются карточки поручений, строится дерево поручений, которое наглядно изображается в регистрационной карточке документа и позволяет отслеживать исполнение. Сотрудник, контролирующий исполнение («контролер»), может вносить свои комментарии в регистрационную карточку. После того, как документ исполнен, его переводят на этап «в дело».

В карточке заполняется поле «Номер дела по номенклатуре дел». Эта функция существует не во всех системах. В большинстве систем в карточку поступает сообщение об исполнении документа.

Модуль позволяет фиксировать в карточке документа маршрут движения бумажного оригинала документа (на этапе проставления грифа согласования, например).

В некоторых системах возможно существование распределенных модулей «Канцелярия», модулей разного уровня в том числе. В этом случае в структурных подразделениях организации создаются децентрализованные модули «Канцелярия». Для создания такой иерархии используют «Справочник организации». Документы между модулями «Канцелярии» перемещаются с помощью электронной почты. Существуют два варианта передачи документа:

• • пересылка — способ передачи, когда не меняется тип документа: входящий остается входящим, исходящий — исходящим. Регистрационный номер документа в этом случае не меняется;
• • отправка — способ передачи документа между различными модулями «Канцелярии», когда меняется тип документа. Исходящий для одного структурного подразделения документ становится входящим для другого подразделения. Отправка применяется для обмена официальными документами. Например: служебная записка, письмо, отчет и т. д.

В функциональной подсистеме «Канцелярия» можно предусмотреть работу с заявлениями граждан, клиентов. При этом в регистрационную карточку вносится дополнительная информация по атрибутам физических лиц (адрес, телефон, предмет письма, вид обращения и т. д.).

Функциональная подсистема «Документы» несколько проще «Канцелярии», имеет более простой набор функций. Это вызвано тем, что она обрабатывает внутренние документы организации (организационные, распорядительные и нормативные). Подсистема поддерживает функции:

• • регистрация внутренних документов в соответствии с форматами регистрационных номеров и номенклатурой дел;
• • классификация документов по заданным признакам;
• • постоянное использование;
• • ознакомление;
• • исполнение;
• • контроль исполнения;
• • помещение в дело.

С точки зрения документационного обеспечения деятельности все этапы работ по выбору или разработке, внедрению, адаптации, ведению СЭД относятся к прямой компетенции данной сферы. Действующие принципы, правила, закономерности управления документации должны быть реализованы в рамках СЭД. Социальная сущность документа как средства фиксации, доказательности, коммуникации также должна быть учтена при электронном документообороте. Актуальным является комплексный подход к автоматизации информационных процессов в организации (корпорации, ведомстве, системе органов управления). Это влечет за собой создание корпоративных информационных систем (КИС), обеспечивающих обработку всех информационных потоков предприятия. При этом СЭД является подсистемой КИС, как правило распространяя свои принципы и решения на подсистемы обработки других видов информационных ресурсов предприятия. Документооборот в таких системах включает в себя все виды и комплексы документов и, кроме того, потоки недокументированных данных.