Так же ежегодно в организации утверждается номенклатура дел. Целью создания номенклатуры дел является, в первую очередь, систематизация дел, заводимых в организации для всех видов документов. Номенклатура дел закрепляет индексацию документов, что необходимо для их регистрации и присвоения уникальных/индивидуальных номеров, что обеспечивает их систематизацию в делах. В процессе определения сроков хранения дел осуществляется первоначальная экспертиза ценности документов, именно номенклатура дел служит основой для научно-технической обработки дел и составления описей и последующего их архивного хранения. Так же в организации утверждено Положение об архиве, в котором указаны задачи архива:
Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен Номенклатурой дел и Постановлением ФКЦБ РФ от 16.
07.2003 N 03−33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» ;Учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение. В конце года, традиционно, в архиве организации создается план работы архива на год, одним из его пунктов является прием документов от структурных подразделений. Выдержка из плана:
ЗАО «Моссельпром"Управление документационного обеспечения.
УТВЕРЖДАЮНачальник управления документационного обеспечения.
Е.И. Лагунова"25″ декабря 2017 г. ПЛАН РАБОТЫархива ЗАО «Моссельпром» на 2018 год№ п/пназвание раздела и наименование вида работыединица измеренияобъем работыбюджет рабочего временисрок исполненияисполнительпримечание1…
2Прием документов на хранение от структурных подразделений.
Единиц хранения30 дней01.
02.201 801.
03.2018.
Петрова М. М. Согласно плану-графику 3… Архивист Жернакова.
А.И. Жернакова.
План приема архивных документов от структурных подразделенийутвержден приказом по основной деятельности № 01−07−03 от 15.
01.2018. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива (форма описи приведена ниже). По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение, если организация является источником комплектования государственного архива. ЗАО «Моссельпром"Наименование отдела УТВЕРЖДАЮНачальник отдела___(подпись)__________ФИО"_____» «____________» 20___ г. ОПИСЬ № 1N п/пИндекс дела.
Заголовок дела.
Крайние даты.
Кол-во листов.
Срок хранения.
Примечание123 456 <*>7Название раздела.
В данную опись внесено (цифрами и прописью) ед. хр. с № по №__________________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________пропущенные номера: ______________________________________________Наименование должностисоставителя описи.
ПодписьРасшифровка подписи.
ДатаСОГЛАСОВАНОУправление документационного обеспечения.
СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК структурного подразделения.
Дата _______________От_____________№______Заключение.
В завершении работы мы пришли к выводу что архивный документ имеет особое значение для организации, к нему предъявляются особые требования в части оформления, постановки на учет и использования. Мы выяснили, что любая организация является собственником своих документов и, в том числе, несет административную ответственность за сохранность своих же документов. Организация архивного хранения документов в коммерческой структуре заслуживает особого внимания и регулирования на уровне локальных нормативных актов, что мы выяснили, изучив документы ЗАО «Моссельпром». В целях упорядочивания документов организации проводится научно-техническая обработка. Мы выяснили, что это процесс трудоемкий, необходимо соблюдать требования к виду и формату будущих архивных дел, к их экспертизе и включению в документы архивного учета. На этапе комплектования архива необходимо строго следовать принятому графику или плану исполнения подготовки дел к архивному хранению, иначе накопившиеся горы документов за многие годы будет просто не под силу качественно обработать. Своевременная обработка документов, подлежащих хранению и документов, подлежащих уничтожению, избавит архив от скопления документов, что позволит освобождать необходимые площади для будущих поступлений. Наша рекомендация ЗАО «Моссельпром» такая: необходимо уделять особое внимание изменениям в сфере архивного законодательства, особенно акционерным обществам, т.к. за несоблюдение норм о хранении документов, можно получить штраф порядка 200 тысяч рублей, и следовать правилам хранения документов.
Список используемых источников
.
Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».Федеральный закон от 22.
10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».Постановление ФКЦБ РФ от 16.
07.2003 N 03−33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21.
08.2003 N 4994).Правила работы ведомственных архивов (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
02.2002)Кожанова, Е. Н. Оформляем дела на постоянное хранение [Текст] / Е. Н. Кожанова // Секретарь-референт. — 2017. — № 7.Сичкарева, М. М. Обзор законодательства об обязательном хранении документов хозяйствующих субъектов [Текст] / М. М. Сичкарева // Право и экономика. — 2015.
— № 1.Сичкарева, М.М. Научно-техническая обработка документов и порядок оставления описи дел. Экспертная комиссия [Текст] / М. М. Сичкарева // Хороший секретарь — 2015. — № 3.Сичкарева, М. М. Составляем опись дел [Текст] / М. М. Сичкарева // Секретарь-референт.
— 2017. — № 2Сичкарева, М. М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М. М. Сичкарева // Хороший секретарь — 2015. — № 1Приложение АЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________В деле подшито (вложено) и пронумеровано_______________________________________________________________________________________________________________листа (ов)в том числе: литерные листы_______________________________________________________пропущенные номера ___________________________________________+ листов внутренней описи.
Особенности физического состояния и формирования дела.
Номера листов.
Должность ____________________Дата.
Приложение БВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов ед. хр. N ______________N п/пИндекс документа.
Дата документа.
Заголовок документа.
Номера листов ед. хр. Примечание123 456 123.
Итого _______ (_______________) документ. Количество листов внутренней описи ____ (_________).Должность, ФИОДата Приложение ВЗакрытое акционерное общество «Моссельпром"Фонд № ______Опись № _____Дело № ______ЗАО Моссельпром.
ДЕЛО № 01−11 ТОМ 1Дело фонда (исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом) На 130 листах.
Хранить: постоянно.
Ст. 246Фонд № ______Опись № _____Дело № ______.
