Такое ведение документации, по мнению респондентов, имеет свои преимущества и недостатки.
Среди преимуществ было выделено только одно: тот факт, что дела формируются старшей медсестрой по своему усмотрению, по параметрам, ей удобным и знакомым, тем самым можно отметить, но в случаях, когда она уходит в отпуск и оставляет за себя заместителя, последнему уже сложно найти нужный документ так быстро, как этого требует тот или иной вопрос. Недостатки ведения подобной номенклатуры дел отражены на рис. 3.
И, тем не менее, все респонденты отметили, что в своих отделениях они ведут номенклатуру дел таким же образом и по тем же причинам (отсутствие специальной нормативной базы).
Рисунок 3 — Имеющиеся недостатки номенклатуры дел офтальмологического отделения
Руководствуются они также только общей документацией:
ГОСТ Р 51 141−98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 6.30 — 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основные требования к оформлению документов».
Постановление Правительства РФ от 03.
03.93 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».
Таким образом, старшие медицинские сестры признают, что им в работе необходим документ, который бы описывал порядок и особенности ведения номенклатуры дел в медицинском учреждении.
Из рекомендаций для ведения номенклатуры дел в офтальмологическом отделении были выделены следующие — рис. 4.
Рисунок 4 — Рекомендации по ведению номенклатуры дел в офтальмологическом отделении
Первый пункт рекомендаций носит рекомендательный характер, т.к. имеющемуся составлению дел в офтальмологическом отделении необходима только небольшая редакция: необходимо папку с документацией старшей медсестры разбить на несколько более функциональных.
2.3 Выводы Таким образом, по результатам исследования номенклатуры дел в МУЗ «Раменская центральная районная больница» можно отметить, что обзор нормативно-правовой базы по данному вопросу предлагает только:
— «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» Федеральной архивной службы России (Росархив) Всероссийского научно — исследовательского института документоведения и архивного дела;
— Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.
10.1980 № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения»;
— ГОСТ Р 51 141−98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
— ГОСТ Р 6.30 — 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основные требования к оформлению документов».
Нет разработанного документа, который бы регламентировал правила ведения и составления номенклатуры дел именно в лечебном учреждении.
Существует определенная система поэтапной работы с массивом документов. В результате этой работы могут быть сформированы дела. Документы индексируются, что облегчает их поиск по необходимости, ссылки и организационно — управленческую работу с документами. Формирование номенклатуры дел выводится из базы дел. Номенклатура формируется по структурному, функциональному или по структурно-функциональному принципам.
Номенклатура дел, ведущаяся в офтальмологическом отделении Раменской ЦРБ, при некоторых доработках может быть использована и в других отделениях больницы, а также различных медицинских учреждениях, но с доработками и изменениями.
Для расширения возможностей использования номенклатуры дел рекомендуется дальнейшее изучение данной проблемы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность медицинской организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов.
Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов.
Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
— предназначена для систематизации документов, т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
— содержит информацию о сроках хранения документов, т. е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
— закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов — индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
— имеет справочное значение при изучении структуры организации;
— является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
— используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
— может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т. е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Номенклатуры дел в исследуемых подразделениях Раменской ЦРБ составлены самостоятельно. Были обнаружены отдельные проекты составления общей или медицинской номенклатуры дел государственных медицинских организаций, но они не отвечали основным требованиям ГОСТа по делопроизводству и иным номенклатурным документам.
В результате были составлены только списки документации отдельных участников лечебного процесса.
При изучении состояния номенклатуры дел в больнице выявилось отсутствие систематизированного перечня дел всех подразделений. Документы хранились в порядке, понятном только конкретному отделу, исполнителю.
Но, процесс исследования инициировал и стимулировал процесс формирования номенклатуры дел в организации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Гражданский кодекс Российской Федерации.
Трудовой кодекс Российской Федерации.
ГОСТ Р 51 141−98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 6.30 — 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основные требования к оформлению документов».
Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.
10.1980 № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения».
Постановление Правительства РФ от 03.
03.93 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».
Абрамова Ю. А. Номенклатура дел негосударственного медицинского учреждения / Ю. А. Абрамова, А.
С. Лутиков // Медицинская сестра. — 2009.
— N 2. — С. 36 — 37.
Алексеевский В.С., Коротков Э. М.
Введение
в специальность «менеджмент организации»: Учебное пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2004. — 159 с.
Андреева В. И. Делопроизводство: Учебное пособие. — М.: АНО ЗШ МИФИ, 2000. — 480 с.
Доронина Л. А. Составляем номенклатуру дел //Делопроизводство и документооборот на предприятии. — № 12, 2007. — 335 с.
Евплов, В. Справочник старшей (главной) медицинской сестры/ В. Евплов — авт.-состав.; под ред. И. К. Гайнутдинова. Изд. 4-е дополн. и перераб. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. — 736 с.
Журавлев П.В., Кулапов М. Н., Сухарев С. А. Управление человеческими ресурсами/ П. В. Журавлев, М. Н. Кулапов, С. А. Сухарев — М, 2003. — 178 с.
Кирсанова М.В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007 — 435 с.
Кудрявцева, С. В. Процессуальный аспект деятельности главной медицинской сестры в управлении сестринским персоналом //
http://www.ysrp.ru/archive/ysrp-2006/ysrp-2006;theses/780−2008;08−29−21−14−09.
Латфуллин Г. Р. Теория организации: учебник для вузов/Г.Р. Латфуллин, А. В. Райченко. — СПб: Питер, 2008. — 400 с.
Матвейчик, Т.В., Иванова, В. И. Организация сестринского дела. М.: Медицина, 2006. — 201 с.
Обуховец, Т.П., Склярова Т. А., Чернова О. В. Основы сестринского дела /Ростов-на-Дону: «Феникс» — 2002. — 446 с.
Общественное здоровье и здравоохранение: Учебник для студентов мед. вузов / Под ред. В. А. Миняева, Н. И. Вишнякова. — 4-е изд.
— М.: МЕДпресс-информ, 2006. — С. 340 — 363.
Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. Издательство «Питер», 2007. — 677 с.
Ролько, В. Т. Современные технологии сестринского процесса. //Медицинская сестра — № 2. — 2002. — С. 36 — 39.
Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство «Омега-Л», 2007. — 617 с.
Справочник главной (старшей) медицинской сестры. (Издание 3-е, дополненное, переработанное) — М.: Издательство ГРАНТЪ, 2001. — 880 с.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение, А АНКЕТА ДЛЯ СТАРШЕЙ МЕДИЦИНСКОЙ СЕСТРЫ ОФТАЛЬМОЛОГИЧЕСКОГО ОТДЕЛЕНИЯ
Укажите основные принципы расположения документов в делах Вашего отделения:
— вопросный;
— хронологический;
— алфавитный;
— нумерационный.
Сколько листов документов помещается в одну папку дела? _________
Какая информация указывается на обложке дел? ___________________
________________________________________________________________________________________________________________________
Как оформлена номенклатура дел в Вашем подразделении? __________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Как оформляются документы, не входящие в имеющуюся номенклатуру? __________________________________________________________
Подшиваются ли в дела черновики и копии документов? ____________
____________________________________________________________
Учитываются ли сроки хранения документов в формировании дел? ___
_____________________________________________________________
Как формируется в делах плановая и отчетная документация? ________
__________________________________________________________________________________________________________________________
Как формируются в делах распорядительные документы? ___________
_______________________________________________________________________________________________________________________
Какими нормативными документами руководствуется Ваше подразделение при составлении номенклатуры дел? ________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
СПАСИБО!
Приложение Б АНКЕТА Уважаемые респонденты! Просим Вас ответить на несколько вопросов анкеты для выявления порядка формирования номенклатуры дел в МУЗ «Раменская центральная районная больница»
Место работы, должность ______________________________________
Возраст ____________________ Стаж работы ______________________
Считаете ли Вы, что в отделении офтальмологии необходимо вести номенклатуру дел? __________________________________________
На Ваш взгляд, отвечает ли номенклатура дел офтальмологического отделения правилам ее ведения? ________________________________
Какие преимущества подобного ведения номенклатуры дел Вы могли бы отметить? _________________________________________________
___________________________________________________________
Какие недостатки подобного ведения номенклатуры дел Вы могли бы отметить? _________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________
В Вашем отделении также ли Вы ведете номенклатуру дел? __________
Какими нормативными документами руководствуется Ваше отделение при составлении номенклатуры дел? _____________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
Считаете ли Вы, что в медицинском учреждении номенклатура дел имеет свои особенности? ______________________________________
Есть ли необходимость разработать рекомендации по ведению номенклатуры дел в отделениях лечебно—профилактических учреждений? __
____________________________________________________________
Какие рекомендации старшей медсестре офтальмологического отделения Вы могли бы высказать? ____________________________________
__________________________________________________________
СПАСИБО!
