Экспресс-обследование. 
Управление жизненным циклом информационных систем

Основными целями экспресс-обследования являются:

• • выявление основных проблем и «узких мест» по участкам бизнеспроцессов;
• • изучение и укрупненное описание бизнес-процессов в привязке к подразделениям предприятия с распределением ответственности между ними;
• • изучение и описание базы нормативно-справочной документации, используемой на предприятии;
• • изучение пожеланий по совершенствованию системы управления предприятием и формирование предложений по решению проблем, стоящих перед предприятием;
• • подготовка предложений по срокам и стоимости проведения полномасштабного информационного обследования требуемых бизнес-процессов предприятия.

Таким образом, экспресс-обследование — это своеобразное знакомство потенциального заказчика и исполнителя с работой друг друга. Заказчик получает взгляд на свой бизнес со стороны, а также точную оценку объема и ресурсных требований к возможному проекту. Исполнитель же получает важную информацию для дальнейшего использования при подготовке коммерческого предложения и реализации проекта.

В качестве предусловий со стороны заказчика для старта этапа требуется подготовить и обеспечить издание приказа по предприятию о проведении экспресс-обследования существующей системы управления, а также создать и утвердить приказом по предприятию рабочую группу со стороны заказчика. Первоначально в нее могут входить следующие лица:

• • куратор проекта (представитель высшего руководства, иногда называемый спонсором проекта, т. е. отвечающим за финансирование проекта);
• • руководитель проекта (менеджер, ответственный за принятие решений в рамках согласованных в договоре бюджета и сроков);
• • руководитель финансового подразделения;
• • главный бухгалтер;
• • руководитель планового подразделения;
• • руководитель производственного подразделения;
• • руководитель сбытового (маркетингового) подразделения;
• • руководитель снабженческого подразделения.

На этом этапе, как правило, впервые происходит встреча бизнес-заказчика и спонсора проекта с проектной командой для обсуждения постановки задачи и основных требований и ограничений (чаще высокоуровневых). Для сбора дополнительной, более детальной и оперативной информации применяются заранее разработанные специалистами команды исполнителя анкеты, заполняемые рабочей группой и ключевыми специалистами по функциональному признаку в течение одной недели.

Анкета экспресс-обследования предназначена для предварительного знакомства с предприятием, определения проблематики и потребностей развития компании. Она выдается руководителю проекта. Возможно заполнение отдельных разделов анкеты руководителями подразделений, но в любом случае заполненная анкета должна быть заверена куратором проекта. По результатам анализа анкеты можно определить потенциальный круг задач и варианты совместной работы заказчика и исполнителя для их решения. Среди информации, предоставляемой в такой анкете:

• • информация о предприятии;
• • система управления предприятием:
  • — организационная структура,
  • — процессы управления,
  • — информационное обеспечение процессов управления,
  • — документооборот,
  • — бизнес-процессы основной деятельности,
  • — автоматизация и пр.;
• • актуальные вопросы развития;
• • дополнительные пожелания заказчика, примечания;
• • данные о сотруднике, ответственном за заполнение анкеты.

В результате основного анкетирования какие-то моменты могут быть до конца не выяснены, где-то могут возникнуть противоречия. Поэтому необходима обратная связь с анкетируемыми для уточнения ранее полученных данных. При этом крайне важно, что консультантам должны предоставляться исключительно точные данные в пределах предварительно оговоренных руководством предприятия информационных границ.

Продолжительность обратной связи по анкетам — 3—7 дней. Основным результатом проведения экспресс-обследования является отчет, формируемый консультантами в течение 1—2 рабочих недель.

В итоге отчет о результатах проведенного экспресс-обследования будет описывать следующие направления:

• 1) краткая характеристика объекта исследования; основные виды деятельности;
• 2) схема и краткое описание организационной структуры предприятия;
• 3) основные функции обследуемых структурных подразделений с группировкой по бизнес-процессам;
• 4) краткое описание существующих на предприятии бизнес-процессов, принципов взаимодействия между подразделениями предприятия заказчика;
• 5) описание информационного взаимодействия между подразделениями;
• 6) описание основных проблем и слабых мест на обследуемых участках бизнес-процессов;
• 7) пожелания заказчика по совершенствованию системы управления предприятием;
• 8) предложения о дальнейшем сотрудничестве, рекомендации по решению выявленных проблем и ориентировочная стоимость работ.

В результате экспресс-обследования консультанты получают знания о предприятии заказчика, включая представление о его бизнес-модели. В свою очередь, заказчик вместе с отчетом получает краткое описание бизнес-модели с ценной информацией о выявленных возможностях для улучшения и, конечно, коммерческое предложение с указанием ориентировочных сроков и стоимости работ по полному информационному обследованию и проведению работ по созданию и внедрению информационной системы на предприятии.