Пример построения таблицы решений

В качестве примера рассмотрим задачу выбора информационной системы электронного документооборота, в которой моделируются проблемные ситуации. Цель состоит в том, чтобы выбрать информационную систему документооборота, которая в наибольшей степени соответствует требованиям бизнеса.

В качестве возможных вариантов (альтернатив) рассматриваются следующие системы документооборота:

• • «Дело»;
• • EMC Documentum;
• • DocsVision;
• • Directum;
• • «1C: Документооборот».

Для решения задачи используются следующие признаки:

• • производительность;
• • надежность;
• • организация хранения документов в системе;
• • работа с бизнес-логикой;
• • доступность;
• • удобство сопровождения;
• • наличие дополнительной функциональности^[1].

Рассмотрим каждый из перечисленных признаков более подробно.

1. Производительность. Производительность системы документооборота является одним из основных факторов при выборе. Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг по внедрению, а также дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения.

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на нет, когда дело дойдет до ее внедрения и использования.

Например, если приобретаемая система не содержит инструментария, необходимого для ее настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения.

Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели системы DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами.

2. Надежность. Важными характеристиками системы электронного документооборота являются ее безопасность, надежность и производительность. В свою очередь, производительность рассматриваемых систем должна быть достаточной, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, поскольку производительность в большинстве случаев зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения.

В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

3. Организация хранения документов в системе. Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы электронного документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных.

Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо иметь четкое представление о количестве и объемах документов (данных), циркулирующих в организации.

Операции, критичные к объему данных, — это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример файловой системы. Представим, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов (порядка нескольких тысяч), работа с файлами начинает вызывать неудобства.

4. Работа с бизнес-логикой. Электронное делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами — рецензирование, работу над документами, а также различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы.

Вряд ли возможно создать программный комплекс, автоматизирующий делопроизводство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. Однако подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих других факторов — от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы. Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций, имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов.

• 5. Доступность. В условиях сложной экономической ситуации имеет смысл обратить первоочередное внимание на системы отечественных разработчиков и рынок свободного программного обеспечения, доступ к которому является бесплатным. Использование таких программных продуктов часто приводит к удешевлению полной стоимости их владения по сравнению с разработками известных зарубежных вендоров.
• 6. Удобство сопровождения. Технически удобство сопровождения системы определяется наличием функций помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимостью привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. При этом необходимо выяснить, как производить расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему.

В системной документации следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии программного продукта.

Также следует выяснить, существуют ли какие-либо аспекты, не отраженные в системной документации, и как решаются возможные проблемы в этих областях. Большим преимуществом является наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, гак и интерактивного.

7. Наличие дополнительной функциональности. Возможность использования некоторой дополнительной функциональности (например, электронной подписи) может облегчить работу по внедрению программного продукта и уменьшить время работы над проектом.

Для формирования возможных проблемных ситуаций, в которых может оказаться предприятие, выбирая ту или иную систему документооборота с учетом перечисленных признаков сравнения вариантов, выделим условия внешней среды, которые будем учитывать при решении поставленной задачи. Каждое условие может как выполняться, так и не выполняться в будущем.

В качестве условий, учитываемых при формировании проблемных ситуаций, выделим следующие:

• • отсутствует возможность изменения бизнес-логики системы;
• • интеграция системы с текущей инфраструктурой организации требует значительных перемен;
• • система является продуктом отечественной компании либо открытым продуктом;
• • отсутствует возможность вертикальной и горизонтальной масштабируемости либо масштабируемость требует значительных затрат.

В табл. 2.10 указан полный набор ситуаций исходя из сформулированных четырех условий принятия решения. Общее число ситуаций равно 16 (2⁴).

Для удобства представления условия указаны по столбцам, а возможные сочетания результатов их выполнения в виде ответов «д» или «н» — по строкам.

Таблица 2.10

Состав ситуаций на основе группы условий.

В результате анализа полного набора ситуаций отобраны наиболее вероятные, которые представлены в табл. 2.11. В первом столбце указан номер ситуации из табл. 2.10 (ситуации упорядочены по вероятности их появления). Во втором столбце представлено краткое наименование ситуации, а в третьем — конкретные результаты проверки условий.

Таблица 2.11

Состав рассматриваемых ситуаций.

Окончание табл. 2.11

В дальнейшем каждый вариант решения (система документооборота) должен быть оценен в каждой из перечисленных ситуаций по выделенным признакам в той или иной шкале.

• [1] Выбор системы документооборота: список требований к системе // Directum. URL: http://www.directum.ru/338 691.aspx.