Организация как система

Организация — открытая система

В теории управления условно выделяют два основных типа систем: открытые и закрытые.

Открытая система — система, которая связана с внешней средой, действует во внешней среде и взаимодействует с внешней средой, находясь с ней в постоянном взаимообмене; она зависит от ресурсов, поступающих извне, и ее границы проницаемы для внешней среды.

Закрытая система — система, которая имеет жесткие фиксированные границы и действия которой относительно независимы от окружающей среды.

Основное свойство открытых систем — адаптивность, т. е. способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде.

В свете данного подхода можно считать, что среду составляют внешние по отношению к целостной системе предметы и процессы, с которыми она так или иначе взаимодействует, изменяя их и изменяясь при этом сама. Выделение внешней среды требует как установления границ системы, так и выделения объектов внешней среды, находящихся с ней во взаимодействии. Под этим углом зрения к самой целостной системе можно отнести только те объекты, которые принимают участие в создании свойств целостного. Остальное — это внешняя среда системы.

Организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, образующих единое целое. Любая организация — открытая система, поскольку она взаимодействует с внешней средой. Она получает из внешней среды ресурсы в виде сырья, энергии, капитала, рабочей силы, информации и т. п., которые становятся элементами ее внутренней среды. Часть полученных ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукцию и услуги, которые передаются во внешнюю среду (рис. 4.1).

Таким образом, в любой организации реализуются три ключевых процесса:

• • получение ресурсов из внешней среды;
• • производство продукта;
• • передача произведенного продукта во внешнюю среду.

Рис. 4.1. Организация как открытая система

В процессе производства продукта образуется новая стоимость, т. е. происходит процесс добавления ценности к тому, что перерабатывается. Добавленная стоимость служит источником жизнедеятельности и развития любой организации, ориентированной на прибыль.

Внешняя среда организации неопределенна и изменчива. Новые угрозы и новые возможности для организаций возникают, исчезают, приводят к появлению новых ситуаций. Этот процесс перманентен, следовательно, организация как открытая система вынуждена приспосабливаться к все быстрее меняющейся внешней среде, постоянно реагировать на появление новых угроз и возможностей, быть адаптивной и гибкой, чтобы противостоять угрозам и получить возможность реализовать возможности. Такая самоадаптация напоминает регенерацию биологических систем. Свойство самоадантации позволяет организации эффективно функционировать в быстро меняющейся и неопределенной внешней среде в течение длительного времени.

При этом следует помнить, что:

• 1) выживание организации зависит от ее способности адаптироваться к требованиям внешней среды (важность «обратной связи»);
• 2) для удовлетворения этих требований цикл «вход — процесс — выход» должен находиться в центре внимания руководства организации.

По мере того, как организации сталкиваются с необходимостью быстро реагировать на изменения в окружающей среде, границы между подразделениями, а также между самими организациями становятся все более гибкими и размытыми. Ни одна современная организация не может существовать без взаимодействия с потребителями, поставщиками, конкурентами и другими элементами внешней среды. Сегодня некоторые компании сотрудничают даже со своими конкурентами, обмениваясь информацией и технологиями, получая от этого взаимную выгоду. Организации должны быть способны соответствовать требованиям сегодняшнего дня, связанным со все большей специализацией рабочей силы и растущим вниманием к вопросам этики и социальной ответственности, а также находить эффективные способы заинтересовать служащих в совместной работе для достижения целей организации.

Для реализации коммерческих целей организации должны предлагать потребителям нужные им товары и услуги по доступным ценам. В условиях все более жесткой конкуренции компании вынуждены искать нестандартные способы более эффективного производства товаров и доставки их потребителю. Одним из таких способов реагирования на изменения рынка выступают торговля через интернет и использование новейших информационных и компьютеризованных производственных технологий. Поиск новых форм работы и внедрение современных методов управления также могут внести свой вклад в достижение целей организации и повышение эффективности ее деятельности.

Для повышения своей адаптивности к внешней среде многие организации постоянно стремятся к инновациям, вместо того, чтобы полагаться на стандартные продукты и устоявшиеся способы действия.