Информационные технологии и их роль в управлении предприятием

Роль информации в управлении предприятием

Сегодня всех нас окружают потоки информации. Телевидение, радио, Интернет, газеты, журналы, общение с коллегами по работе — все это источники информации. Термин «информация» происходит от латинского informatio, что можно перевести как «разъяснение, осведомление, изложение». Современное состояние общества характеризуется деятельностью, связанной с информацией и действиями, которые мы над ней осуществляем. Определим, что является информацией.

Данные — потоки фактов, отражающих события, имеющие место в организации или в физической среде до того, как они организованы и приведены к тому виду, который могут понимать и использовать люди.

Информация — данные, которые обработаны, организованы и представлены в виде речи, текста, изображения, сгруппированных цифровых данных, графиков, таблиц таким образом, чтобы повышать уровень осведомленности человека.

В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды. Отсюда легко сделать вывод о том, что она выступает как основа процесса управления. Процесс управления заключается в получении, переработке сведений о состоянии управляемого объекта и передаче ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуются связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.

Информационная система (ИС) — взаимосвязанные компоненты, работающие вместе для сбора, обработки, хранения и распространения информации с целью поддержки принятия решений, управления, анализа и увеличения наглядности предоставления информации в организации.

И С работает следующим образом: в нее вводятся исходные данные, которые обрабатываются и выдаются пользователям в виде, удобном для анализа и принятия решения (рис. 1.1).

В современных условиях управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений.

Рис. 1.1. Работа информационной системы в организации.

Дадим еще несколько определений.

Ввод — регистрация или сбор исходных данных внутри организации или ее внешнем окружении с целью их обработки в информационной системе.

Обработка — превращение, манипуляция и анализ исходных данных с целью преобразования их в форму, которая является более содержательной для людей.

Вывод — распространение обработанной информации среди людей, которые будут ее использовать, или ее представление для выполнения операций, в которых она будет полезна.

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь проводить градацию поступающей информации по степени важности, а также оперативно принимать решения на основании переработанной информации. Чтобы обеспечить непрерывное и плодотворное взаимодействие сотрудников, партнеров и заказчиков, требуются адекватные инструменты, которые поддержали бы такое взаимодействие и позволяли организовать обмен информацией как внутри, так и вне компании, обеспечили бы оперативную обработку поступающей информации и помогли принять грамотные управленческие решения. Здесь на помощь приходят компьютеры.

Информатика — область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования, хранения и организации доступа к информации при помощи компьютеров, а также их взаимодействием со средой применения.

Впервые термин «информатика» появился в конце шестидесятых годов прошлого века во Франции в результате слияния слов information («информация») и automatique («автоматика»). Он означает «автоматизированная переработка информации». Главная функция информатики заключается в разработке новых методов и средств преобразования информации и их использования на практике.

Информатику можно рассматривать в различных аспектах: как отрасль хозяйства, как науку, как прикладную дисциплину. Как отрасль хозяйства она представляет совокупность предприятий и организаций, занимающихся производством вычислительной техники, разработкой программного обеспечения. Как фундаментальная наука информатика занимается разработкой методологии информационного обеспечения процессов управления любыми объектами на базе компьютерных технологий. Как прикладная дисциплина она занимается разработкой информационных систем в конкретных областях производственной деятельности человека.

Информация в современном обществе становится важнейшим фактором экономического роста. В качестве отдельной категории выделим экономическую информацию, которая особенно необходима в управленческой деятельности в организации.

Экономическая информация — это информация об экономических процессах, таких как производство, распределение, обмен и потребление материальных благ, ресурсов.

Она обладает рядом свойств, которые упрощают ее машинный анализ:

• • основная масса экономических показателей имеет числовые значения (стоимость, объем продукции);
• • для прогнозирования и управления экономическими процессами можно применять математические модели;
• • достоверность экономической информации можно проконтролировать.

Говоря о важности информации для управления предприятием, уместно вспомнить знаменитое выражение Френсиса Бэкона «Знание — сила». По мере развития современного производства информация стала ресурсом, влияющим на эффективность производства. Для менеджмента предприятия предметом труда становится первичная информация, а средствами труда — способы и методы ее приобретения, хранения и передачи.

Согласно экспертным оценкам, объемы корпоративной информации ежегодно утраиваются. Для принятия оперативных и правильных решений в таком потоке информации менеджерам организации невозможно использовать неавтоматизированные методы анализа информации. Трудно реализовать высокую доступность данных, достаточную производительность обработки информации, адекватную темпам развития бизнеса, надежность принятия управленческих решений. Цена опоздания с принятием управленческого решения или ошибки бывает очень велика. Мы снова приходим к пониманию необходимости использования компьютерных технологий хранения и обработки данных для реализации целей управления.