Подсистема «Oracle Управление персоналом» (Oracle Human Resources Management)

Персонал в современных условиях становится основной ценностью каждой компании. Именно поэтому задача грамотного управления персоналом выходит на передний план. Привлечение квалифицированных специалистов и удержание лучших, обучение и своевременная переподготовка персонала в соответствии с потребностями бизнеса формируют основу успешной деятельности каждой компании.

Для решения этих и других задач служит подсистема «Oracle Управление персоналом». Она состоит из следующих модулей:

• • «Управление персоналом» (Human Resources);
• • «Табельный учет» (Time and Labor);
• • «Зарплата» (Payroll);
• • «Компенсационный пакет» (Advanced Benefits);
• • «Управление обучением» (Learning Management);
• • «Интернет-подбор персонала» (iRecruitment);
• • «Система информирования руководства (Управление персоналом)» (Human Resource Intelligence);
• • «Управление персоналом, самообслуживание» (Self Service Human Resources).

Рассмотрим каждый из модулей подробнее.

Модуль «Управление персоналом». Модуль «Управление персоналом» — центральный в подсистеме. В нем формируется организационноштатная структура предприятия. Сотрудники кадровой службы готовят к утверждению штатное расписание, которое хранится в системе и является основным документом по кадровым вопросам. Ведение реестра рабочих мест с описанием условий труда, аттестация рабочих мест, моделирование структуры организации — эти возможности модуля сотрудники кадровой службы могут использовать при планировании организационной структуры.

В систему вводится информация о персонале: сведения о возрасте, стаже, образовании, квалификации, родственниках, информация об умениях и навыках, предпочтениях и ограничениях в области работы, результаты аттестации и повышения квалификации. Также в системе хранится история назначений каждого сотрудника, включая сведения о подразделениях, должностях, тарифах, данные для начисления зарплаты и других выплат.

Модуль позволяет формировать стандартные отчеты кадровой службы в соответствии с требованиями российского законодательства.

Наличие актуальной интегрированной информации о сотрудниках позволяет в любой момент времени руководству компании получить из единого источника данных полное представление о подготовленности организации к решению текущих и перспективных задач.

Модуль «Управление персоналом» интегрирован с другими модулями Oracle EBS: «Зарплата», «Управление обучением», «Управление персоналом, самообслуживание», «Компенсационный пакет», «Табельный учет», «Управление проектами».

Модуль «Табельный учет». Для каждой организации, особенно крупной, достаточно трудоемкими процессами являются сбор и обработка данных об отработанном каждым работником времени. Задача усложняется, если в организации работа ведется посменно или по скользящему графику. Модуль «Табельный учет» позволяет значительно облегчить учет отработанного времени.

Модуль имеет гибкую настройку и предоставляет возможность ввести общую информацию об организации рабочего времени на предприятии: календари с указанием выходных и праздничных дней, графики и режимы работы при пятидневной и шестидневной рабочей неделе, смены. Графики, смены могут описываться путем использования различных реквизитов: названия графика, времени начала и окончания работ, отклонения от стандартных режимов. В систему вводятся данные о фактическом использовании рабочего времени и неявках: фактически отработанное время, выходные и праздничные дни, отпуск, командировка, больничный лист, неявки по уважительной причине (например, исполнение государственных обязанностей), отсутствие без уважительной причины (в том числе опоздания и преждевременный уход), простои по вине работодателей.

В модуле предусматривается как ручной ввод данных, так и импорт данных об отработанном времени из других источников, например с карт учета рабочего времени или из программного обеспечения, поддерживающего работу турникетов на проходной. Система контролирует ввод данных, например система запретит повторный ввод информации. В случае ввода количества часов, превышающих норму, система выдает соответствующее предупреждение пользователю. Сведения о рабочем времени собираются, учитываются и обрабатываются в соответствии с требованиями российского законодательства и правилами, устанавливаемыми работодателем. Работодатель получает возможность на основе интегрированной информации контролировать все отклонения от принятых схем и вовремя принимать меры, чтобы не нарушился производственный цикл.

Также модуль «Табельный учет» позволяет настраивать схемы и правила расчета выплат за работу в праздничные и выходные дни, за сверхурочные часы.

Данные из модуля «Табельный учет» передаются в модуль «Зарплата».

Модуль «Зарплата». Модуль «Зарплата» учитывает требования российского законодательства по начислениям и удержаниям, а также особенности оплаты труда в организации или на предприятии. Он позволяет ироизводить расчеты по всем видам заработной платы, принятым в России: почасовая, сдельная, по проектам.

В модуль интегрирован инструмент гибких настроек, который позволяет подстраивать модуль под локальные требования организации, например настраивать удержания: налоги, обязательное страхование, профсоюзные взносы. Алгоритмы расчета заработной платы открыты, и пользователь может корректировать их в соответствии с особенностями организации или изменившимися требованиями законодательства.

Также в модуле поддерживается формирование компенсационного пакета, составными частями которого могут быть оклад, сверхурочные, пенсионные начисления, страхование. Расчет заработной платы может запускаться как для всей организации, так и для отдельных подразделений или отдельного сотрудника.

После обработки ведомости модуль предоставляет возможность просмотреть и откорректировать результаты. Если обнаружена ошибка, пользователь может повторить, вернуть или отменить обработку, при этом эти операции доступны не только для отдельных сотрудников, но и для групп или всей ведомости. В системе ведется журнал внесенных изменений. После окончания расчета в модуле становится доступной печать извещений о платеже, ведомостей, расчетных листков и других необходимых стандартных и пользовательских отчетов. Бухгалтер, рассчитывающий заработную плату, не задумывается о дальнейших проводках полученных сумм. Система автоматически распределяет затраты на центры затрат, коды главной книги и коды распределения затрат. Правила свода и распределения затрат определяются пользователем в соответствии с правилами учета в организации.

Система позволяет готовить отчетность о доходах сотрудников в Пенсионный фонд РФ и налоговые органы в электронном виде в форматах, удовлетворяющих требованиям контролирующих организаций. Модуль позволяет планировать и рассчитывать фонд оплаты труда.

Ключевое требование к модулю «Зарплата» — обеспечение безопасности информации. Доступ к конфиденциальной информации осуществляется путем настройки меню, форм в соответствии с полномочиями пользователя. Закрыты от постороннего доступа данные по истории начислений и удержаний по сотрудникам, но при этом в модуле предоставляется доступ к информации для составления справок, отчетов и выполнения запросов.

Модуль «Зарплата» интегрирован с приложениями «Управление персоналом», «Самообслуживание», «Табельный учет», «Компенсационный пакет», «Движение денежных средств», «Комиссионные с продаж».

Модуль «Компенсационный пакет». Многие компании в целях привлечения и удержания особо ценных сотрудников, а также повышения привлекательности компании па рынке труда вводят дополнительные компенсационные программы. В них могут включать, например, медицинское страхование, компенсацию расходов на проезд к месту работы и компенсацию на питание (или питание сотрудников в офисе компании), дополнительные выплаты к очередному отпуску. Компенсационные программы формируются в зависимости от особенностей организации — ее сферы деятельности, расположения, имеющегося кадрового состава.

Модуль «Компенсационный пакет» служит для формирования различных программ компенсаций и назначения их различным категориям работников. Льготы могут назначаться сотрудникам автоматически по заранее установленным правилам, а также могут выбираться сотрудниками самостоятельно (если это позволяет политика компании) из доступного перечня. Работнику может быть предоставлено право выбора из числа имеющихся льгот для него и членов его семьи в рамках определенного бюджета.

Изменения в компенсационный план могут вноситься исходя из изменения компенсационной политики компании или изменения положения сотрудника (семейного положения, возраста сотрудника, занимаемой им должности). Программы компенсаций формируются из элементов льгот, которые могут использоваться в нескольких программах.

При этом в модуле заложены возможности контроля расходов компании на выплату компенсаций. В случае удорожания одной части компенсационного пакета система может автоматически балансировать стоимость всего пакета, уменьшая расходы по другой части этого пакета.

Также в модуле «Компенсационный пакет» заложены отчеты, позволяющие оценивать эффективности представляемых льгот.

Модуль «Управление обучением». Каждая организация, нацеленная на перспективное развитие, заинтересована в повышении квалификации и профессионального мастерства своих сотрудников. Обучение и переподготовка сотрудников организации — это инвестиции в человеческий капитал. Модуль «Управление обучением» позволяет организовывать, планировать и контролировать затраты компании на обучение сотрудников.

Модуль позволяет создавать курсы и программы обучения, которые формируют перспективу развития сотрудников. Учебные курсы могут формироваться в соответствии с изменяющимися требованиями сотрудникам, готовя персонал, например, к планируемым изменениям в бизнес-процессах компании. Для каждого курса или программы обучения описывается набор компетенций, которыми сотрудник будет обладать после успешного завершения обучения. Сотрудники могут самостоятельно выбирать обучающие курсы. На курсы могут записывать работники кадровой службы в соответствии с планами повышения квалификации. Далее сотрудник приступает к обучению. Система полностью поддерживает как стандартное обучение с преподавателем в аудитории, так и интернет-обучение.

Интернет-обучение имеет целый ряд преимуществ по сравнению с традиционным обучением. Обучающийся может проходить курс не только в офисе, но и дома, в удобное время. Изучать материал можно в приемлемом для себя темпе, при необходимости возвращаясь к уже пройденному материалу. По электронной почте или на форуме можно получить ответы на возникающие вопросы у преподавателя. Общение па форуме, в чате с коллегами, изучающими этот же курс, позволяет быстрее достичь наилучших результатов.

Контроль уровня знаний обучающегося при прохождении курса осуществляется с помощью тестирования. В системе имеются средства для создания тестов с ограничениями по времени проведения, количества попыток, интервала между повторными попытками.

Администратор системы имеет возможность оперативно обновлять контент в соответствии с потребностями организации, предоставляя для обучения актуальный учебный материал. Применение интернет-технологий позволяет охватить более широкую аудиторию и значительно снизить издержки на обучение.

После успешного обучения система обновляет профиль компетенций обучавшегося. Таким образом, в системе реализуется логически замкнутая схема постановки цели обучения и сохранения результатов обучения. Благодаря интеграции с другими модулями в системе можно увязать результаты обучения с результатами аттестации и оценки сотрудника, планами его развития и продвижения.

В организации, как правило, формируется бюджет по инвестированию в обучение — данный модуль позволяет формировать его и отслеживать его исполнение.

Модуль «Интернет-подбор персонала». В модуле «Интернет-подбор персонала» реализован веб-интерфейс, который может быть доступен через сайт компании. Любой посетитель сайта может без регистрации ознакомиться с вакансиями компании, оценить компанию-работодателя, подать свою заявку на вакансию. Для получения больших возможностей посетитель должен зарегистрироваться на сайте. Зарегистрированным пользователям предоставляется ряд дополнительных возможностей: загружать свои анкеты в свой профиль, обновлять персональную информацию, перечень умений и навыков, сведения о полученном образовании и стаже работы. После подачи заявки на вакансию зарегистрированный пользователь может контролировать ход следования своей заявки или отозвать ее. Он также может получать уведомления о новых вакансиях, о мероприятиях, проходящих в компании, приглашения на интервью.

Работникам кадровой службы предоставляются сервисы, позволяющие создавать и обновлять описания вакансий и должностных инструкций для этих вакансий, размещать на внутреннем портале и на сайте организации.

В системе регистрируются кандидаты на вакансию и предоставляются инструменты для определения соответствия кандидата объявленной вакансии, сравнения кандидатов друг с другом по набору признаков. Работники кадровой службы могут контролировать прохождение кандидатом процесса интервьюирования, обновлять сведения по кандидату, осуществлять требуемые проверки, готовить Предложение о работе (Job-offer) выбранным кандидатам и принимать их на работу. В системе можно хранить информацию об истории подбора и найма кандидатов.

Модуль «Интернет-подбор персонала» интегрирован с модулями «Управление персоналом» и «Система информирования руководства (Управление персоналом)» и благодаря этому позволяет оценивать результаты подбора и найма, выбирать наилучшие способы. На примере наиболее ценных сотрудников можно провести анализ: например, какое учебное заведение окончил сотрудник, какой диплом получил, какими навыками обладает, как он был привлечен в компанию, — и на основании анализа выявить наиболее эффективные методы подбора и найма персонала.

Модуль «Управление персоналом, самообслуживание». Модуль «Управление персоналом, самообслуживание» предоставляет доступ к информации в соответствии с исполняемыми обязанностями, действующей политикой компании. Рядовые сотрудники получают доступ только к своей кадровой информации, руководители получают доступ к информации о своих подчиненных.

Сотрудник может актуализировать информацию о себе: о своем изменившемся имени, семейном положении, льготах при начислении налогов, адресе, контактах. Также он может просматривать свои расчетные листки в электронном виде, информацию о вакансиях, зарплате, оставлять заявление на отпуск, высказывать свои пожелания по обучению, продвижению по служебной лестнице, условиям работы, составу компенсационного пакета, а также обновлять перечень своих компетенций, сведения о полученной квалификации.

Руководители могут вносить изменения в данные своих подчиненных, а также осуществлять повседневные операции по пересмотру компенсационного пакета своих подчиненных, перемещению, повышению, увольнению сотрудников, проведению оценки и аттестации, определению соответствия занимаемой должности.

Данный модуль позволяет снизить нагрузку на кадровую службу, поддерживать в актуальном состоянии базу данных сотрудников. Руководитель получает подробную картину о возможностях и потребностях сотрудника, своевременно формирует для него курсы повышения квалификации, выбирая их из числа предложенных системой. Все это дает возможность принимать решения по наилучшему использованию трудовых ресурсов.

Модуль «Система информирования руководства (Управление персоналом)». Как и в другие подсистемы, в подсистему «Oracle Управление персоналом» включен модуль «Система информирования руководства». Он предназначен для обобщения информации по кадровым вопросам и предоставления ее в удобном виде руководителям разного уровня. Информацию можно рассматривать в различных разрезах: незаполненные вакансии, уход сотрудников в связи с неудовлетворенностью заработной платой, компетенции, уровень профессионализма, условия работы, изменение соотношения количества сотрудников в профильных и непрофильных отделах.

Модуль позволяет анализировать последствия принятия решений, например как отразится на бюджете организации повышение заработной платы всем или отдельным категориям сотрудников. В нем существуют преднастроенные отчеты по составу персонала, найму, обучению, текучести, а также в разрезе возраста, стажа, специальности, типа сотрудника, причин перемещения в организации. Такая информация может стать основой для принятия решений для улучшения работы сотрудников организации.