Информационное обеспечение процесса управления предприятием

• Содержание
• Введение
• Глава I. Информационное обеспечение процесса управления предприятием. Классификация информации
• Глава II. Внутренняя (внутрифирменная) и внешняя информация
• Заключение
• Список использованной литературы

Актуальность темы

состоит в том, что для современных микроэкономических структур обладание полной информацией весьма значимо, так как существенно возросла неопределенность в окружающей среде, что нередко приводит к сбоям в деятельности предприятий. Необоснованное или несвоевременное принятие решений на уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение менеджера организовать работу с информационными ресурсами. Кто владеет информацией, тот владеет миром в целом и конкретным бизнесом в частности. Руководителю, для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Информационное обеспечение управления, его структура, функции и возможности должны быть хорошо известны менеджеру вне зависимости от того, на каком иерархическом уровне управленческой структуры и в какой сфере или отрасли деятельности он работает. Управление можно рассматривать как процесс целенаправленной переработки информации и выработки направления действий. Итак, следует обратить внимание на информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов производственной системы предприятия.

В настоящее время на многих предприятиях существует, наряду с другими, общая проблема — проблема управления информацией. Руководству предприятия приходится оперировать огромным количеством информации и принимать своевременные и важные решения. От степени информированности руководителя, от скорости поступления актуальной информации, от степени доступа к «качественной» информации зависит своевременное принятие эффективных управленческих решений.

Можно обозначить и другую сторону проблемы. В настоящее время предприятия в своей деятельности пытаются активно привлекать внешние источники в целях финансирования своего бизнеса. Однако при этом зачастую забываются очевидные способы повышения эффективности в работе фирмы за счет внутренних ресурсов. Все усилия становятся направленными лишь на поиск внешних источников, поиск надежных инвесторов, а работа по внутреннему перераспределению ресурсов отходит на дальний план. Одной из причин этого «уклона» может являться отсутствие «под рукой» или недостаточное владение необходимой информацией. В связи с этим, построенное определенным образом движение информационных потоков, четкое обозначение (фиксация) так называемых опорных (контрольных) пунктов сбора информации позволят переместить акцент в управлении и на внутренние резервы предприятия. Именно комбинированием двух указанных направлений изысканий источников и резервов можно добиться максимального экономического результата.

Таким образом, проблема управления информацией приводит к необходимости отладить информационное обеспечение фирмы и научиться максимально эффективно использовать экономическую информацию.

Для управления важна правильная классификация информации и её структуризация, которая и составляет цель работы. В соответствии с поставленной целью сформулированы задачи работы — анализ информации по категориям — предварительная, текущая и перспективная; внутренняя (внутрифирменная) и внешняя.

Глава I. Информационное обеспечение процесса управления предприятием. Классификация информации

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Одним из важнейших направлений научно-технического прогресса является информатизация, основанная на широком применении микроэлектронной вычислительной техники, средств связи, автоматизированных банков данных, взаимоувязанных между собой в информационно-вычислительные системы. Информатизация облегчает овладение накопленными обществом знаниями, находящими отражение в источниках информации. В современных условиях информатизация, осуществляемая с помощью современных средств вычислительной техники, получила название компьютеризации. Она включает встраивание микропроцессорной и вычислительной техники во вновь создаваемые машины, агрегаты, построение автоматических систем управления работой машин, комплексов, производств, создание автоматизированных информационных систем в сфере научных исследований, проектировании, управлении, обучении, обследовании населения, наблюдении за природными явлениями и др. Система автоматизированной обработки информации включает ее сбор, интерпретацию, хранение, преобразование и передачу. Сатонин П., Кафиатуллин Р. Управление проектом: опыт экстремального внедрения в регионе" // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5, с. 103.

Внедрение корпоративных информационных систем как основы для комплексной автоматизации деятельности предприятий направлено на поддержку принятия управленческих решений менеджерами высшего звена корпорации. А это предполагает, что предварительно должны быть решены задачи автоматизации рабочих мест, связанных с выполнением текущих производственных функций и оперативным управлением производственными процессами на уровне нижнего и среднего звена менеджеров. До последнего времени существовало два подхода к решению задачи комплексной автоматизации деятельности предприятия:

1. Поэтапная разработка корпоративной системы собственными силами (включая использование готовых или заказных программных продуктов сторонних фирм и организаций, позволяющих автоматизировать отдельные рабочие места или производственные процессы) и

2. Внедрение готовой информационной системы корпоративного уровня

Преимущество первого подхода состояло в том, что в создаваемой собственными силами системе в наибольшей степени можно было учесть потребности и специфику работы конкретного предприятия. Хотя, следует отметить, не всегда это качество является достоинством — достаточно сослаться на известную книгу Хаммера и Чампи «Реинжиниринг корпорации». В этой книге обоснованно утверждается, что автоматизация плохо организованных бизнес-процессов способна только ухудшить ситуацию на предприятии. Поэтому, разработке информационной системы должен предшествовать анализ, а если необходимо, то и реинжиниринг производственной деятельности. Кроме того, «эволюционный» характер постепенных улучшений с возможностью поэтапного финансирования разработок во многих случаях выглядит более привлекательно по сравнению с риском кардинальных преобразований и значительных затрат, связанных с внедрением готовых систем. К сожалению, этот путь решения проблемы автоматизации оказывается слишком растянут во времени, часто превращаясь в «постоянный процесс разработки», когда разработчики не успевают за изменениями, происходящими в организации.

Корпорации, располагающие необходимыми финансовыми средствами, отдают предпочтение готовым программным системам. Однако, успех от внедрения такой системы, в значительной степени зависит от готовности (и возможности) корпорации работать по «правилам», диктуемым приобретаемой информационной системой. «Готовая» информационная система имеет модульную архитектуру и процесс внедрения такой системы может быть выполнен по этапам — начиная с модулей, автоматизирующих наиболее критичные участки работы. При этом, обеспечивается «целостность» системы, позволяющая воспользоваться на соответствующих рабочих местах новыми функциями подключаемых модулей.

Опыт разработки «готовых» информационных систем позволил сформировать новый подход к созданию корпоративных информационных систем, основанный на «сборке» систем из программных «компонент» различных фирм-производителей. Компонентная архитектура корпоративных информационных систем стала возможной благодаря поддержке ведущими производителями программного обеспечения общих стандартов на проектирование, разработку и технологию компонентной «сборки» информационных систем, реализуемых на различных программно-аппаратных платформах.

На современном этапе развития информационных технологий компонентная технология создания корпоративных информационных систем выглядит наиболее привлекательной и перспективной. Действительно, она объединяет гибкость в выборе необходимых компонент информационной системы, свойственную разработке системы собственными силами, с надежностью кода и функциональной полнотой, проверенными многократным использованием, характерным для коммерческих программных продуктов. Более того, компонентная технология позволяет оперативно вносить изменения в существующую информационную систему не нарушая ее работоспособности. При этом, новые приложения могут работать с новыми модулями, а старые — с прежними модулями, которые остаются в системе. Снимается проблема «унаследованных» систем — нет необходимости их замены для изменения или расширения функциональности, а значит уменьшаются затраты на сопровождение и модернизацию информационной системы Сатонин П., Кафиатуллин Р. Управление проектом: опыт экстремального внедрения в регионе" // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5, с. 105.^.

За последние несколько лет информационно-аналитическая деятельность в российских государственных и коммерческих учреждениях получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин. Переход к рыночной экономике возможен только при условии возрождения предпринимательства. В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. На первый взгляд, информации в окружающем мире настолько много, что, кажется, недостатка в ней не испытывает никто. Однако нынешнее состояние экономики в значительной степени связано с острой информационной недостаточностью.

Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде. Таким образом, возникает задача установки некоего «информационного фильтра» на нескольких ветвях информационной «магистрали». Частично данная задача решается за счет наличия в фирме референта. Частичность решения заключается в том, что один референт может просмотреть только часть из поступающего потока информации и выделить из него наиболее важные моменты, другая же часть информационного потока остается невостребованной. О каком-либо оперативном получении дополнительных сведений, разнообразном анализе, планировании и прогнозировании здесь не может быть и речи. Кроме этого референт ориентирован только на высшее руководство, и при этом совершенно не учитывается заинтересованность рядового сотрудника в оперативном получении необходимой ему информации. В качестве «улучшенных фильтров» выступает информационная служба.

Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах — это информационно-аналитический отдел, в других — отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно — аналитические задачи, в третьих — отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно — аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры.

Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача информационной службы — квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям, то есть обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. При этом происходит специфический переход информационной службы из состояния участника маркетинга продукции предприятия, его информационных аспектов, в производителя информации, осуществляющего маркетинг информационной продукции и услуг.

Основная цель — это обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения своевременных рекомендаций и предложений. Наличие качественной информации у руководства помогает не только при принятии каких-либо решений, но может сыграть в его пользу при проведении переговоров или дискуссий.

В качестве основных аспектов информационной деятельности и новых задач информационной службы предприятия могут быть представлены:

· проведение исследований рынка сбыта продукции предприятия или участие в такой работе

· проведение и организация рекламной кампании

· проведение маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии в интересах маркетинга его продукции.

Как и в маркетинге любых товаров, важным является повышение качества информационной продукции и услуг и снижение издержек информационного производства, предоставление специалистам предприятия возможности выгодного сотрудничества с информационной службой, предпочтительного по сравнению с другими каналами коммуникации.

Поэтому маркетинг информационной продукции и услуг на предприятии должен преследовать, как минимум, две цели:

1) реализация задач маркетинга продукции предприятия в части его информационных аспектов

2) обеспечение эффективной деятельности информационной службы предприятия в условиях рыночной экономики.

Для достижения первой цели необходимо:

создать и вести информационную базу, включающую информацию о сильных и слабых сторонах своего предприятия и его продукции, а также сведения о конкурентах

обеспечить поступление на предприятие необходимой научно-технической и конъюнктурно-экономической информации

обеспечить переработку и распределение этой информации «по принадлежности» между подразделениями предприятия

создать коммуникации для свободной циркуляции идей всех участников маркетинга до потребителя с целью координации усилий в создании продукции, удовлетворяющей потребности данного сегмента рынка.

Для достижения второй цели необходимо провести:

определение возможностей информационной службы и номенклатуры выполняемых работ и услуг

исследование и сегментацию рынка информационной продукции и услуг на предприятии

рекламу информационных работ и услуг, мероприятия по стимулированию сбыта

мероприятия по уменьшению издержек информационного производства

оценку эффективности мероприятий маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии с последующей корректировкой плана маркетинга. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. М.: Экономист, 2004 — С.88−89

Весьма важно, чтобы наряду с количественными оценками в информации содержались также качественные характеристики. Особенно ценны сведения прогнозного характера, дающие представление о намечающихся структурных изменениях и новых тенденциях и имеющие принципиальное значение для выработки стратегий маркетинга.

Участие информационной службы в маркетинговых исследованиях может осуществляться посредством решения двух равнозначных задач:

1. создания и ведения фактографических баз данных, содержащих количественную информацию (списки поставщиков, данные о фирмах, продукции и т. д.)

2. проведение на этой базе обзорно-аналитической деятельности, результатом которой является получение прогнозных оценок состояния рынка продукции предприятия.

Решение данных задач возможно на основе создания автоматизированных банков данных в рамках информационной службы предприятия.

Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинге продукции предприятия является создание и поддержание системы информации, обеспечивающее оперативное поступление достоверных сведений, необходимых для успешной маркетинговой деятельности предприятия. Эта информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность предприятия (инфраструктура, уровень развития, правовые и экономические требования и т. д.). Таким образом, целесообразно рекомендовать хозяйствующим объектам иметь в своей структуре специальное подразделение, ответственное за подготовку условий успешного развития предприятия — информационную службу. Предприятие, стремящееся к успешному выходу на рынок, закреплению на нем, усилению конкурентных позиций, а в перспективе — к лидерству, должно в первую очередь обладать как можно более полной информацией о состоянии и динамике внешней среды — о конъюнктуре, объеме и структуре рынков, а также о состоянии внутрифирменной среды — о производственных и интеллектуальных возможностях реализации практических и стратегических задач Хруцкий В. Е., Корнеева И. В. Современный маркетинг. М.: «Финансы и статистика», 2001 — С. 142.

В информационном обеспечении различают по времени предварительную, текущую и перспективную информацию.

Предварительная информация представляет собой необработанный массив информации с наличием избыточных сведений. Как правило, ряд сведений, входящих в неё, могут быть отсеяны как ненужные. Но зато остальные информационные единицы переходят на другой уровень — текущей и перспективной информации.

Информация имеет ценность и смысл, она обладает способностью снижать энтропию, позволяет принимать более просчитанные, менее рискованные решения. Однако, информация нуждается в наблюдателе, в воспринимающей, осознающей системе, для которой эта информация будет иметь ценность.

Одни и те же факты и сведения могут быть как очень ценны, так и совершенно бесполезны для разных людей или машин.

В операциях с данными ярче всего проявляется такое свойство информации, как нелинейность. При воздействии на результат между количественными и качественными характеристиками информации отсутствует прямая зависимость. Значительный объем полученных данных может не оказать на ход событий ровным счетом никакого влияния, тогда как единичное краткое сообщение способно радикальным образом изменить его.

Критичной является, во-первых, форма представления, которая определяет способность человека воспринять данные (свободную информацию) и перевести их сведения, а во-вторых, система внутренних ценностей данного конкретного человека.

Информация принципиально неисчерпаема, она может использоваться неограниченным числом субъектов неограниченное количество раз, в том числе из разных мест и одновременно. Однако, существенную роль в оценке информации является ее новизна, то есть неизвестность до момента получения.

Система сбора внешней текущей информации обеспечивает руководителей о самых последних событиях. Эта система — набор источников и методических приемов, посредством которых руководители получают повседневную информацию о событиях, происходящих в коммерческой среде.

Руководители собирают внешнюю текущую маркетинговую информацию, читая книги, газеты, журналы и специализированные издания, беседую с клиентами, поставщиками, дистрибьюторами и прочими лицами, не относящимися к штатным работникам фирмы, а также обмениваясь сведениями с другими управляющими и сотрудниками самой фирмы. Хорошо организованные фирмы принимают дополнительные меры, чтобы повысить качество и увеличить количество собираемой внешней текущей маркетинговой информации.

Во-первых, они обучают и поощряют продавцов фиксировать происходящие события и сообщать о них. Ведь торговые агенты — это — «глаза и уши» фирмы. Они находятся в исключительно выгодном положении для сбора сведений, которых не получишь никакими другими методами.

Во-вторых, фирма поощряет дистрибьюторов, розничных торговцев и прочих своих союзников передавать ей важные сведения. В некоторых фирмах специально назначают специалистов, ответственных за сбор внешней текущей маркетинговой информации. В частности, фирмы высылают на места так называемых мнимых покупателей, которые следят за персоналом розницы. О конкурентах можно многое узнать:

1) приобретая их товары;

2) посещая «дни открытых дверей» и специализированные выставки;

3) читая публикуемые ими отчеты и присутствуя на собраниях акционеров;

4) беседуя с бывшими и нынешними служащими конкурирующих организаций, их дилерами, дистрибьюторами, поставщиками и агентами по фрахтовым операциям;

5) собирая их рекламу.

В-третьих, фирма покупает сведения у поставщиков текущей информации.

В-четвертых, ряд фирм имеют специальные отделы по сбору и распространению текущей маркетинговой информации. Сотрудники этих отделов просматривают наиболее важные издания в поисках актуальных новостей и рассылают управляющим по маркетингу специально подготовленные информационные бюллетени. В этих отделах помогают управляющим в оценке вновь поступающей информации. Подобные службы позволяют резко повысить качество информации, поступающей к управляющим по маркетингу.

Перспективная информация — это информация, которая имеет значение для принятия управленческих решений на длительный период. Вот характерный пример, относящийся к книгоиздательскому бизнесу.

Одной из самых важных проблем информационной логистики книжного дела является организация системы обеспечения книготорговцев и покупателей перспективной информацией о книжных товарах, т. е. книгах, готовящихся к печати. Переход отрасли в 1990;х годах на рыночные взаимоотношения сопровождался отказом издательств от публикации планов выпуска книг. Борьба за покупателя, отсутствие честной конкуренции, публикация пиратских изданий, некорректная перекупка авторов некоторыми издательствами — все это сделало издателей очень осторожными при объявлении своих планов. В эти годы на книжном рынке основным источником информации о вышедших книгах стали прайс-листы.

Сегодня всем участникам книжного рынка становится ясно, что без отлаженной системы перспективной информации о книгах отрасль не может нормально развиваться. Мы знаем, что в логистике при организации движения материальных потоков требуется опережающее движение информации о них. В книжном деле информация о будущей книге может возникнуть и передаваться всем заинтересованным участникам товародвижения на стадии создания оригинала-макета. Перспективная информация позволяет книготорговым предприятиям спланировать свои действия, в том числе по продвижению издания, начать сбор заказов на него от покупателей. Заказы покупателей, в свою очередь, дадут издателям информацию о спросе на издания, что поможет правильно определить тираж, а книготорговцам — правильно заказать партии товаров у поставщиков. Кроме того, продажа части тиража по предварительно полученным заказам будет происходить значительно быстрее.

В рамках разработки стратегических производственных планов информация не должна и не может ограничиваться ролью инструмента. Поэтому вся информационная деятельность должна быть ориентирована на стратегические задачи управления, направленные на достижение стратегических целей предприятия. К таким задачам относятся:

создание информационной инфраструктуры предприятия: технические средства; прикладные информационные системы; концептуальные разработки, касающиеся организации сбора, обработки, хранения и выдачи информации, направленные на совершенствование информационных технологий и систем коммуникаций;

отслеживание технологических и информационных новшеств в области сбора, обработки, систематизации, анализа и синтеза информации, оценка возможностей и целесообразности использования информации в принятии стратегических решений по управлению бизнесом;

исследование технологических, технических и иных потребностей предприятия по всем вопросам информации и коммуникации;

стратегическое управление данными: описание и моделирование данных; разработка концепции банка данных; проектирование систем защиты и надежности информации (данных), а также создание системы стратегического управления производством с помощью информации (в идеале — с помощью ЭВМ);

задачи разработки системной концепции и совершенствование структуры предприятия;

построение системы информационного представления проблемы (СИПП) с определением «узких мест» и отсечением кажущихся (ложных) проблем.

Особо следует отметить, что успешное функционирование и развитие предприятия в современных условиях во многом зависит от высоко организованной инфраструктуры, управляющей совокупностью информационных процессов, направленных на получение плановой, контрольной, учетной и аналитической информации для целей оперативного управления деятельностью предприятия Захаров В. Интеллектуальные технологии в современных системах управления // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 4 — С. 100.

Но для того чтобы процесс управления на предприятии осуществлялся с помощью внутрифирменной информационной системы, необходимо также выполнение группы задач, отражающих оперативный и административный характер управления, в состав которых включены:

задачи технического характера — организации информационной системы управления на предприятии, состоящие в разработке и эксплуатации системы поддержки управления (менеджмента), технических и программных средств и систем коммуникаций (внешние и внутренние связи) на предприятии, а также методики и проекты организации работ;

консультирование пользователей информационной системы и информационных технологий; методическая помощь потребителям управленческой информации, необходимость которой вызвана спецификой информационных технологий;

определение и систематизация (обобщение) действительных информационных потребностей аппарата управления предприятия;

приобретение, ввод в действие и эксплуатация технических и программных средств в течение всего их жизненного цикла;

создание и структурирование системы управления базами данных (СУБД); осуществление защиты данных (информации) и их надежность;

приобретение данных из внешнего информационного пространства и их обработка;

управление кадрами, подбор специалистов, их использование;

руководство, планирование и контроль исполнения информационных процессов; обеспечение устойчивой работы информационной системы управления в экстремальных ситуациях, от чего может зависеть судьба предприятия.

Из представленной выше группы задач особое значение имеют задачи технического характера, связанные с организацией информационной системы управления на предприятии. Так, система поддержки управления (СПУ) предназначена для помощи руководителям различных уровней в оперативном решении проблем, возникающих в процессе организации и управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и не имеющих предопределенных решений. Поэтому для повышения эффективности использования информационной системы управления бизнесом на предприятии необходимо сквозное построение и совместимость с СПУ, что позволит устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Кроме того, хорошо организованная система коммуникаций (внешние и внутренние связи) с помощью информационных потоков, сеть которых создает реальную инфраструктуру предприятия, способствует его взаимодействию с внешней средой и позволяет продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия управленческого персонала для достижения общих целей. Для чего информационные функции в управлении должны быть оптимизированы. Следовательно, проведение выше указанных мероприятий составляет основу успешной организации информационной системы управления на любом предприятии, заинтересованном в повышении эффективности своей деятельности.

Необходимо отметить также, что важной задачей, стоящей перед информационной системой управления, является определение и систематизация действительных информационных потребностей аппарата управления предприятия для эффективного выполнения возложенных на них функций. При этом определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации — это трудная задача, и ее решение зависит не только от опыта и функций руководителя и его полномочий в принятии управленческих решений, а также от успешной организации внутрифирменной системы информации.

Сбор информации должен стать важной функцией в компании. Только при наличии выраженной информационной функции в компании регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании — это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.

Возрастающая значимость информации как ресурса требует усиления внимания и к способам получения и обработки информации. Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинули на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Проблему оптимального использования информационного ресурса призваны решать существующие автоматизированные аналитические и бухгалтерские программы. Однако способ их применения, а также присущая программам разрозненность, отсутствие единых баз данных сводят усилия к минимальному результату. Кроме того, необходимо преодолеть во многом косность мышления, определенные стереотипы, когда речь идет, например, о внедрении информационных технологий и связанных с этим преобразованиях всей организационной (в том числе управленческой) структуры предприятия.

Таким образом, всем предприятиям, стремящимся достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения. В общем виде направления оптимизации управления потоками экономической информации выглядят следующим образом. Чтобы охватить всю информацию и организовать работу с информационными ресурсами, необходимо, во-первых, четко определиться, как и где зарождается экономическая информация (в рамках производственной системы предприятия). Затем, определившись с целями, которые ставятся перед каждым ее блоком, и определенным образом «профильтровав» ее, следует создать механизм фиксации информации. Расстояния от точки фиксации (как употреблялось выше — опорных пунктов) до пользователя должны быть минимальными, как и время их «доставки». Далее, на основе структурирования информации, становится возможной обработка информации с использованием математических методов и, соответственно, программных продуктов. Такая обработка позволяет осуществлять любое планирование или анализ с наибольшей точностью, так как изначально не теряется никакая значимая информация. Планирование на основе достаточно полной, достоверной и точной информации принесет ощутимую экономию всех видов ресурсов. Останется только подсчитать экономический эффект, сопоставив экономию с затратами на все оптимизационные мероприятия, включая внедрение информационных технологий.

В идеальном варианте возможно, таким образом, так настроить информационную систему предприятия, что она сама будет выявлять и приоритеты, и узкие места, и выдавать наиболее совершенные варианты действий для управления, а предприятие может стать гибкой самонастраивающейся системой.

Глава II. Внутренняя (внутрифирменная) и внешняя информация

Поскольку информационный ресурс, обеспечивающий эффективность функционирования фирм сферы информационного бизнеса, подвержен тенденции динамичного изменения структуры и содержания, то возникает проблема классификации информации, входящей в информационный ресурс.

Д.В. Рищенко выделяет три области, требующие постоянного контроля со стороны предприятия:

1. Общее состояние рынка (номенклатура товара, количество производителей и продавцов, цены и объемы сделок по группам товаров, производителей и продавцов, тенденции изменения спроса, покупательская способность групп потребителей и т. д.).

2. Состояние дел у ближайших конкурентов (объем производства и реализации продукции в разбивке по временным периодам, наличие и широта дистрибьюторской сети, методы рекламных и маркетинговых компаний, рекламный бюджет, перспективные планы выпуска продукции, себестоимость продукции и т. д.). Большая часть такой информации является конфиденциальной и трудно доступной.

3. Внутрифирменное состояние и положение выпускаемого продукта на рынке (величина и структура себестоимости продукта, товарно-складские запасы, скорость и объем товарооборота, статистические данные по динамике реализации продукции и т. д.).

Однако для фирм сферы информационного бизнеса такая классификация, безусловно, требует дополнения с позиций:

1. Исследования информационной потребности потенциальных клиентов с позиций определения ее структуры и содержания с целью разработки оптимального набора средств ее удовлетворения.

2. Изучения возможностей ближайших конкурентов с позиций удовлетворения существующих на рынке информационных потребностей.

Для успешного функционирования предприятия в условиях рыночной экономики руководству необходимо:

· понимать общее состояние экономики, конъюнктуру рынка и природу рыночных процессов в их развитии и взаимосвязи;

· обладать способностью восприятия производимой рынком информации, грамотной оценки ее, анализа и правильного применения.

В современных условиях предприятиям приходится осваивать новый для них тип экономического поведения, приспосабливать свою деятельность к неопределенностям внешней среды и к меняющейся рыночной ситуации. В этих условиях целесообразно всю информацию, необходимую фирме для успешной организации коммерческой деятельности, структурировать по двум признакам: внешняя и внутренняя Захаров В. Базовые архитектуры интеллектуальных систем управления //Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5. С. 108.

1. Внешняя информация включает:

1.1. Информацию о региональных особенностях и тенденциях развития данной сферы бизнеса.

1.2. Сведения о наукоемких технологиях, используемых в процессе производства информационных услуг.

1.3. Информацию о правовом обеспечении сферы информационного бизнеса, об изменениях в законодательстве и социальных процессах.

1.4. Результаты исследования информационных потребностей потенциальных клиентов.

1.5. Показатели основной деятельности фирм — ближайших конкурентов, удовлетворяющих информационные потребности клиентов в данном сегменте рынка информационных услуг и продуктов.

1.6. Показатели состояния и тенденций развития смежных и перспективных рынков (производителей и потребителей).

1.7. Результаты анализа потребительского спроса на информационные продукты, их рыночная стоимость.

1.8. Прогнозы на изменения и совершенствование конъюнктуры рынка.

2. Внутренняя (внутрифирменная) информация включает:

2.1 Показатели финансового состояния и финансовых результатов деятельности фирмы.

2.2 Показатели, характеризующие состояние фирмы в текущем периоде.

2.3 Показатели информационного, методического и технологического потенциала фирмы.

2.4 Показатели, характеризующие перспективность развития фирмы.

2.5 Информация о кадровом потенциале фирмы.

2.6 Информационно-методическое обеспечение процесса предоставления услуг.

Компания, стремящаяся сохранить высокую конкурентоспособность, должна быть в достаточной степени открыта по отношению к внешнему окружению, следить за развитием рынка, интересоваться положением дел своих конкурентов и других фирм, стараться опередить их в научно-техническом развитии. Чтобы соответствующие мероприятия были достаточно эффективными, необходима строго разработанная методика управления информационными потоками, представляющими интерес для предприятия.

Успеха на рынке достигают прежде всего те компании, которые сумели вовремя выявить новые рыночные запросы и быстро удовлетворить их. Добиться же этого компания может лишь обладая базой для сбора и обработки необходимой информации. Помимо использования результатов исследований службы маркетинга, которые помогают принимать различные рыночные решения, компания имеет возможность получать разнообразную внешнюю информацию, которая, как правило, носит стратегический характер.

Стратегическое управление информацией рассчитано на использование информационных потоков с целью достижения компанией конкурентных преимуществ. Внешняя информация может иметь стратегическое значение, если уделять ей должное внимание и извлекать из нее полезные для фирмы сведения.

Внутрифирменные потоки информации.

Обычно выделяют три типа информационных потоков, касающихся деятельности предприятия. Прежде всего это внутрифирменная информация — портфель заказов, состояние запасов, отчетная документация, управляющие процедуры и др.

Эта информация крайне важна для организации предприятия и должна постоянно обновляться. Однако она не достаточна для того, чтобы опередить конкурентов. Эта информация обычно ретроспективна, ориентирована на внутрифирменные дела, выражена количественно, но не оказывает влияния на стратегическое управление.

Далее идет информация, извлекаемая фирмой из вне (входные информационные потоки). Сюда относится широкая гамма сведений, касающихся заказов клиентуры, проектов конкурентов, рыночных исследований технологического направления, каталогов поставщиков, профессиональных салонов-выставок или сервис клубов. Эта информация нуждается в особой обработке, так как она отражает внешнюю сторону дела, которая может сильно отличаться от реального положения дел, скрываемого или намеренно искажаемого конкурентом. Наконец, информация, которая вольно или невольно исходит из самой компании. Выдавая заказ поставщику, давая объявление о найме на работу, регистрируя патент или выступая в роли спонсора, фирма становится источником информации. В принципе предприятие обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно пытается контролировать свой имидж, поскольку опасается, что распространяемая о нем информация может принести ему вред. Источником рассмотренных информационных потоков может быть само предприятие, как в первом случае, или рынок и система формальных связей в двух других.

Среди источников информации можно выделить пять групп, которые в основном относятся к рынку и сфере долгосрочных договоров.

информация маркетинговый стратегия управление

1) Клиент (фактический или потенциальный) и его стратегия. Фундаментальной является информация о деловых связях клиента, заказах, продажах и т. д., но эффективной является та информация, благодаря которой можно перехватить клиента до того, как он решил объявить о его потребностях.

2) Конкурент (фактический или потенциальный) и его стратегия. Основная информация содержится в данных о поставщиках, его деятельности, достигнутых результатах, средствах производства и т. д. Источники информации: годовые отчеты фирм, описания исследований, газетные и журнальные статьи, выступления руководителей.

3) Поставщики и субпоставщики. Услугами поставщиков пользуются множество клиентов, которые стремятся расширить свой рынок. Поэтому полезно знать, кто выдает поставщикам заказы и кто ведет с ними переговоры. Однако надо помнить о том, что поставщик расскажет вам все что нужно, при этом будьте уверены, что вашему конкуренту он тоже даст сведения о вас.

4) Исследовательские центры. Тщательное исследование информации государственных и частных научно-исследовательских центров называют на жаргоне «технологическим бдением». Предприятие прилагает усилия, вкладывает средства, проводит мероприятия для того чтобы быть в курсе технических и технологических новинок, которые касаются или затронут его в будущем.

5) Специальные ресурсы: долговременные отношения предприятия с территориальными организациями (государственные учреждения, ассоциации) и партнерами (договора, сделки), частные связи сотрудников предприятия, из которых фирма может извлечь выгоду Мардас А. Н., Мардас О. А. Организационный менеджмент. СПб.: Питер, 2003 — С. 182.

Прямой эффект заключается в более полной мобилизации собственных ресурсов. При сборе внешней информации предприятие старается использовать возможность хотя бы от части переложить трудную, рискованную работу на других, используя их находки для создания новых рынков. Такая стратегия приумножения собственных ресурсов за счет внешних весьма продуктивно применялась многими фирмами дальневосточных стран, в первую очередь японскими и южнокорейскими, прошедшими путь от заимствования чужой продукции до создания своей.

Очевидно, что положительный эффект мобилизации ресурсов у одной фирмы влечет за собой отрицательные последствия для фирмы, которая потеряла информационные преимущества из-за утечки информации. Сама же информация остается во владении первоисточника, меняется лишь ситуация монополии на рынке.

Косвенный эффект заключается в том, что фирма получает возможность более точно определить цели в сложившейся хозяйственной обстановке. Поскольку персонал в основном занят решением краткосрочных задач, сбор и анализ стратегической информации позволяет фирме более достоверно определить свое положение на рынке.

В условиях нарастания информатизации общества фирмам сферы информационного бизнеса в процессе организации коммерческой деятельности приходится разрешать ряд противоречий:

· во-первых, противоречие между существующей информационной потребностью потенциальных клиентов фирмы и возможностью удовлетворить их;

· во-вторых, противоречие между тенденцией к увеличению доли неосознанных информационных потребностей потенциальных клиентов фирмы и практическим отсутствием методик изучения этих потребностей;

· в-третьих, противоречие между реально существующими осознанными информационными потребностями и отсутствием финансовых возможностей у потенциальных клиентов для удовлетворения таких потребностей посредством обращения в специальные фирмы.

Как показал опыт практической работы, разрешить эти противоречия возможно посредством реализации системно-целостного подхода к разработке маркетинговой программы деятельности фирмы. Этот подход позволяет рассматривать любую систему с точки зрения взаимной непротиворечивости ее компонентов в пределах заданных ограничений по точности и согласованности во времени. Поддержание целостности системы предполагает ее проверку и восстановление или корректировку в случае обнаружения рассогласованности системы. Использование системно-целостного подхода необходимо для более строгого проведения процедуры моделирования.

Реализация системно-целостного подхода позволит, с одной стороны, выявить совокупность взаимосвязанных аспектов, показать их направленность на совершенствование коммерческой деятельности фирм, с другой стороны — определить средства разрешения проблем, связанных с совершенствованием коммерческой деятельности фирмы.

Системно-целостный подход реализуется в следующих аспектах:

· системно-элементном, отвечающем на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;

· системно-структурном, раскрывающем внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия ее компонентов;

· системно-функциональном, показывающем какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;

· системно-коммуникационном, раскрывающем взаимосвязь данной системы с другими как по горизонтали, так и по вертикали;

· системно-интегративном, показывающем механизмы, факторы сохранения, совершенствования и развития системы;

· системно-историческом, отвечающем на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы Сатонин П., Кафиатуллин Р. Управление проектом: опыт экстремального внедрения в регионе // Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5, с. 103.

Система определяется как совокупность информационных и материальных объектов, необходимых для решения проблем совершенствования коммерческой деятельности фирм сферы информационного бизнеса, а также средств и способов преобразования и использования информационных ресурсов и методов организации профессиональной деятельности специалистов в процессе удовлетворения информационных потребностей клиентов.

Таким образом, система маркетинговых исследований строится посредством:

1. Анализа рынка информационных услуг и продуктов с позиций:

a) изучения информационных потребностей потенциальных клиентов и возможностей конкурентов удовлетворить эти потребности;

b) определения направленности информационных потребностей клиентов и оптимальной системы средств удовлетворения этих потребностей.

2. Анализа внутренних возможностей фирмы с позиций:

a) средств реализации целей деятельности фирмы;

b) определения технологических особенностей предоставления информационных услуг;

c) анализа адекватности информационно-методического обеспечения процесса предоставления информационно-аналитических услуг с позиций удовлетворения информационных потребностей клиентов.

Важно учитывать, что в современных условиях маркетинговая деятельность фирмы должна быть ориентирована на концепцию стратегического развития фирмы в рыночных условиях. Информационное обеспечение профессиональной деятельности специалиста фирмы должно помочь ему сориентироваться под проблему: во-первых, к каким финансовым последствиям приведет то или иное изменение в производственно-сбытовой деятельности, а во-вторых, спрогнозировать и спланировать долговременную программу деятельности фирмы, помочь выработать руководителю технико-экономическую политику фирмы. Таким образом, в условиях информационного взаимодействия с целью достижения преимуществ в бизнесе и обеспечения возможности быстрого бизнеса, необходимо чтобы специалисты были готовы использовать информацию на четырех уровнях:

· оперативный уровень (деловые операции): информация используется для поддержки оперативной деятельности (производства, управления);

· уровень принятия решений: использование информации для обоснования выбора оптимального варианта решения и минимизации риска;

· уровень стратегии бизнеса: информация используется для выработки и непосредственной поддержки избранной стратегии бизнеса;

· уровень развития бизнеса: информация используется для повышения потенциала бизнеса и его ускорения.

От степени понимания специалистом полноты, качества и своевременности информации во многом зависят успехи или неудачи фирмы на рынке, следовательно, возрастает роль аналитической составляющей в работе специалиста с информацией. Таким образом, информационное обеспечение фирмы выступает системообразующим элементом функционирования фирмы сферы информационного бизнеса, грамотное использование информации специалистом позволяет с минимальным риском быстро повысить качество предоставляемых информационных услуг и с минимальными издержками адаптироваться фирме к меняющимся требованиям рынка Захаров В. Влияние информационных технологий на развитие фирмы //Проблемы теории и практики управления, 2005, № 5. С. 115.

Организация коммерческой деятельности фирмы обеспечивается реализацией маркетинговой стратегии фирмы на рынке информационных услуг и продуктов. К основным этапам формирования маркетинговой стратегии деятельности фирмы относятся:

1. Определение региональных особенностей развития сфер производства и потребления с целью выявления проблем, связанных со становлением и совершенствованием бизнеса по причинам отсутствия:

· оперативного доступа к профессионально-значимой информации;

· технологий и средств преобразования информации;

· специалистов с необходимым уровнем информационной культуры;

· соответствующей инфраструктуры информационного бизнеса.

2. Исследование спроса и предложения на информационные услуги и продукты в разрезе регионального рынка с целью изучения его структуры, динамики и перспектив развития.

3. Анализ информационного, технологического, технического и интеллектуального обеспечения фирмы с позиций удовлетворения информационных потребностей потенциальных клиентов.

4. Позиционирование рынка.

5. Разработка и использование комплексной оценки качества предоставляемых фирмой информационных услуг и продуктов.

6. Планирование деятельности фирмы в области научных исследований, продвижения и распространения продукции, повышения конкурентоспособности информационных услуг и продуктов;

7. Формирование механизмов мониторинга и коррекции маркетинговых программ.

На схеме представлена модель организации маркетинговой деятельности фирмы сферы информационного бизнеса.

Разработка маркетинговой стратегии фирмы является не единовременным, а итерационным процессом. Следовательно, в саму систему маркетинга должны быть заложены звенья, обеспечивающие ее корректировку на определенных этапах развития данной фирмы. Проведение маркетинговых исследований и использование их результатов в организации деятельности фирмы на рынке информационных услуг и продуктов должно осуществляться постоянно. Здесь следует добиваться того, чтобы научно-техническая и экономическая информация, значимая для разработки маркетинговой стратегии, отслеживалась непрерывно и на ее основе вносились коррективы, как в стратегические решения фирмы, так и в тактические средства достижения приоритетных целей.

Как показала практика реализации системно-целостного подхода к разработке маркетинговой программы деятельности фирмы, основной областью приложения методов системного анализа являются слабо структурированные проблемы, со смешанными количественными и качественными оценками. Метод системного анализа позволит структурировать и упорядочить постановку проблемы детализации информационных потребностей клиентов на основе анализа особенностей процесса принятия решений в условиях информационного взаимодействия Хруцкий В. Е., Корнеева И. В. Современный маркетинг. М.: «Финансы и статистика», 2001 — С. 158.