Информационное обеспечение управления ДРЦ «Жираф»

• Введение
• Раздел 1. Информационные технологии управления ДРЦ «Жираф»
• 1.1 Общая характеристика детского развлекательного центра «Жираф»
• 1.2 Особенности ИТУ ДРЦ «Жираф»
• 1.3 Описание информационных потоков предприятия
• Раздел 2. Автоматизация учета поставок
• 2.1 Организационно-экономическая сущность задачи
• 2.2 Описание входной информации
• 2.3 Описание результирующей выходной информации
• 2.4 Описание условно-постоянной информации
• 2.5 Описание алгоритма решения задачи
• Список литературы
• Приложения

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационные технологии управления — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Под автоматизированной информационной технологией управления (АИТУ) понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

В АИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации и многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог — другую и т. п.).

Применение автоматизированных информационных технологий управления позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому АИТУ играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает.

Раздел 1. Информационные технологии управления ДРЦ «Жираф»

1.1 Общая характеристика детского развлекательного центра «Жираф»

ДРЦ «Жираф» занимается коммерческой деятельностью. Форма собственности данного предприятия — общество с ограниченной ответственностью.

В центре расположены: детский лабиринт, воздушные пушки, батут, мини-боулинг, интерактивную проекционную систему, игровые автоматы, аэрохоккей, сухой бассейн с шариками, кафе (реализация мороженного, десертов, мучных изделий, напитков (кофе, чай и др.).

Основное направление деятельности центра — организация детского досуга.

Основные виды оказываемых услуг: детский лабиринт, воздушные пушки, батут, игровые автоматы, услуги общепита, мини-боулинг и т. д.

Характеристики внутренней среды организации:

— структура организации (приложение 1)

— цели деятельности организации:

1. Получение прибыли в размере…

2. Привлечение большого количества потребителей услуг

3. Увеличить объем реализации услуг и качество их оказания

4. Увеличить размер помещения

5. Достижение лидерских позиций на данном рынке

Миссия детского развлекательного центра: Оказания детских развлекательных услуг и организация досуга для детей младшего возраста от 3 до 12 лет в городе Иркутск — в здании ТЦ «ФГ». Дерево целей (приложение 2)

Тип организационной структуры детского развлекательного центра «Жираф» — механистический, а именно, структура организована по функциональному признаку. Каждое подразделение (отдел маркетинга, бухгалтер и т. д.) выполняет определенные, свойственный ему функции, виды деятельности.

Функции подразделений предприятия

Директор — осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово — экономической деятельности предприятия. Принимает и увольняет работников, ведет внешние переговоры с поставщиками, сотрудниками, инвесторами и т. п., осуществляет контроль за соблюдением установленных на предприятии норм и правил.

Маркетолог — занимается разработкой планов продвижения продукции и услуг центра, определяет целевую аудиторию потребителей услуг в Иркутске, прогнозирует колебание спроса и предложения на услуги данной области, организует акции, рекламные кампании, формирует набор услуг. Подчиняется директору.

Бухгалтер — ведет денежную и коммерческую отчетность организации. Подчиняется директору. Ведет учет основных средств, затрат на техническое обеспечение центра, объема реализации услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчетов с поставщиками и заказчиками за предоставленные услуги и т. п.

Кассир — осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составлять кассовую отчетность.

Менеджер — контролирует деятельность персонала (продавца-кондитера, нянек, охранников и т. д.), разрешает и устраняет возникшие конфликтные ситуации между ними, следит за качеством обслуживания и т. п.

Продавец-кондитер — осуществляет реализацию продукции, имеющейся в кафе (мучные изделия, напитки и т. п.), составляет заявку на необходимую кафе продукцию. Подчиняется менеджеру.

Охранник — отвечает за безопасность сотрудников и посетителей центра. Подчиняется администратору.

Уборщица — следит за соблюдением чистоты в кафе: уборка в центре, в частности, игровой зоны и зоны кафе до и после начала рабочего дня.

Мойщица — следит за соблюдением чистоты на кухне, занимается мытьем посуды. Подчиняется продавцу-кондитеру.

Обслуживающий персонал — консультирует посетителей о видах услуг и их эксплуатации, ведет работу с детьми, а именно организует их досуг: проводит различные конкурсы, эстафеты, игры. Также осуществляет бдительный контроль за маленькими посетителями центра (от 3 до 5 лет). Один из них осуществляет прием денежных средств на карты клуба «Жираф» для оплаты за пользование услугами. Подчиняются менеджеру.

1.2 Особенности ИТУ ДРЦ «Жираф»

Основываясь на классификации ИТ можно выделить следующие особенности ИТ нашего предприятия:

По степени централизации технологического процесса — децентрализованные;

По типу предметной области — ИТ сферы услуг;

По степени охвата задач управления:

— автоматизированная обработка данных на базе использования средств вычислительной техники;

— автоматизация функций управления и т. д.

По классу реализованных технологических операций:

— графические и текстовые редакторы, текстовые процессоры

— табличный процессор

— СУБД

— мультимедия

— гипертекстовые технологии

— сетевые технологии По типу пользовательского интерфейса — пакетный режим По способу построения сети — локальные.

На нашем предприятии, которое относится к малым, также можно выделить следующие особенности ИТ:

ИТ связаны с решением задач бухучета, созданием информационных баз данных по отдельным бизнес-процессам, организация телекоммуникационной среды, связи между пользователями и другими предприятиями. Рабочие места специалистов организованы в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ), объединенных в локально вычислительную сеть.

1.3 Описание информационных потоков предприятия

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем, большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Сегодня не существует единого и универсального метода для решения вышеперечисленных задач. Графические методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой размерности документопотоков. По результатам анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Одними из таких методов являются диаграмма потоков данных и схема информационных потоков.

Для графического представления обмена информацией между специалистами нашего предприятия можно использовать схему информационных потоков (приложение 3).

Говоря о бизнес-процессах, нужно отметить, что основным средством функционального моделирования бизнес систем является диаграмма потоков данных (DFD-Data Flow Diagramz).C ее помощью система разбивается на функциональные компоненты и представляется в виде сети, связанной потоками данных. DFD «Учет оплаты услуг» детского развлекательного центра «Жираф» (приложение 4).

Описание DFD:

На схеме представлен уровень функциональной модели предприятия, занимающийся учетом оплаты услуг питания и игровой зоны (в частности, игровых автоматов). Клиент, приходящий в ДРЦ «Жираф» и желающий попасть в игровую комнату, где находятся игровые автоматы, батуты и т. п. должен произвести оплату, которую отслеживает обслуживающий персонал центра, после произведения оплаты. Платеж заносится в базу данных (БД) «Учет счетов за игровые автоматы». После чего клиенту выдается чек и он может пользоваться оплаченными услугами. Аналогичная ситуация происходит в кафе ДРЦ «Жираф». Кассир, ответственный за прием платежей от клиентов, заносит эти платежи в БД «Учет счетов за питание». После этого клиенту выдается чек, и он получает продукты питания.

Вывод по первому разделу:

ДРЦ «Жираф» коммерческая организация, занимающаяся оказанием развлекательных услуг детям в возрасте от 3 до 12 лет. В процессе функционирования предприятию необходимо использование ИТ как в управлении так и для обеспечения эффективного функционирования предприятия. ИТ ускоряют процессы предприятия, но для более эффективной работы нужна их автоматизация. На нашем предприятии можно рассмотреть достаточно много процессов, нуждающихся в автоматизации и улучшении ИТ, но мы рассмотрим процесс учета поставок на предприятие.

Раздел 2. Автоматизация учета поставок

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Наименование задачи: Учет поставок.

Место решения: бухгалтер ДРЦ «Жираф».

Цель решения задачи: обеспечение поставок, предусмотренных в плане и сокращение затрат на составление ведомостей «Фактическое выполнение поставок» и «Сумма поставок по дням».

Периодичность решения задачи: ежемесячно, начиная с апреля и до конца июня.

Для кого предназначено решение задачи: директор центра.

Источники и способы получения исходных документов: инвентаря, оборудования.

Перечень документов и их общее описание

Учет поставок инвентаря и оборудования необходим для обеспечения ритмичности поставок, определения отклонений от плана по поставщикам и инвентарю.

2.2 Описание входной информации

Формы входных документов и их структура.

В качестве входной информации используется документ «Приходная накладная».

Приходная накладная

Структура документа «Приходная накладная»

Количество документов за период: 20 шт.

Количество строк в документе: 3.

Контроль правильности заполнения и ввода:

— Код поставщика: от 551 до 556

— Код инвентаря: от 11 до 92.

2.3 Описание результирующей выходной информации

Формы выходных документов — две ведомости:

Ведомость 1

Фактическое выполнение поставок

Ведомость 2

Сумма поставок по дням

Описание структуры выходных документов Структура результирующего документа:

алгоритм информационный управление поставка

«Фактическое выполнение поставок»

«Сумма поставок по дням»

Количество документов за период: 1 шт. в месяц Количество строк в документе: 20

Контроль правильности документа осуществляется логическим сравнением общей суммы поставок по документу «Приходная накладная» и «Фактическое выполнение поставок».

2.4 Описание условно-постоянной информации

Для решения задачи используются два справочника:

«Справочник поставщиков» — предназначен для расшифровки кодов поставщиков.

«Справочник материалов» — служит для расшифровки кодов материалов.

Форма и структура документов:

Справочник поставщиков

Справочник материалов

* Единицы измерения инвентаря в штуках.

Структура документа «Справочник поставщика»

Структура документа «Справочник материала»

2.5 Описание алгоритма решения задачи

Введение

условных обозначений.

Для получения ведомости «Фактическое выполнение поставок» необходимо рассчитать 4 показателя:

— Сумма поставок (кол-во), выполненная каждым поставщиком;

— Общая сумма (количество) поставок, выполненная всеми поставщиками.

— Стоимость поставок, выполненных каждым поставщиком

— Общая суммарная стоимость поставок, выполненных всеми поставщиками.

Для получения ведомости «Сумма поставок по дням» необходимо рассчитать 4 показателя:

— Сумма поставок, выполненная поставщиком на конкретную дату;

— Сумма поставок, выполненных всеми поставщиками за весь период.

— Стоимость поставок, выполненных поставщиком на конкретную дату;

— Общая суммарная стоимость поставок, выполненных всеми поставщиками за весь анализируемый период.

Исходные данные:

P — номер поставщика

I — номер инвентаря

D — номер даты

SCpid — стоимость поставок I-инвентаря, p-ым поставщиком на определенную дату d

Spid — сумма поставки р-ым поставщиком датой d i-го материала;

Результирующие показатели:

M-сумма поставок, выполненных i-м поставщиком ;

MC-общая сумма поставок, т. е. сумма поставок, выполненная всеми поставщиками;

K-сумма поставок, выполненных i-м поставщиком датой d

KC-сумма поставок, выполненных всеми поставщиками датой d

KC1-сумма поставок, выполненных всеми поставщиками за весь период

L-суммарная стоимость поставок, выполненных i-м поставщиком датой d

LCсуммарная стоимость поставок, выполненных всеми поставщиками датой d

LC1- суммарная стоимость поставок, выполненных всеми поставщиками за весь период.

Описание последовательности расчетов:

М=?d?I Spid ;

MC=?pM;

K=?i Spid;

KC=?pK;

KC1=?dKC;

L=?d?i SCpid

LC=?pL

LC1=?dLC

Расчеты:

М001=47; К08.04.=2;К03.05=10;К13.05=35;L08.04=31 000 ;L03.05=800;

L13.05=3500

М132=14; К11.04=5;К13.05=5;К01.06.=7; L11.04=54 000;

L13.05=78 000;L01.06=17 800.

М002=8; К08.04=6;К01.06=2 L08.04=111 000;

L08.04=111 000;L01.06=23 200;

М056=2; К11.04.=2; L11.04=42 800;

М081=201; К09.04=18; К=03.0550;К13.05=30;К23.05=50; L09.04=5400;

L03.05=7500; L13.05=4500; L23.05=2500;

М301=202; К09.04=20; К03.05=41;К13.05=20; К23.05=50;К01.06=15;

L09.04=5000;L03.05=24 000;L13.05=2000;L23.05=8000;L01.06=2250;

МС=474;

КС08.04=8;КС09.04=38;КС11.04=7;КС03.05=101;КС13.05=90;КС23.05=

100;КС01.06=14.

КС1=358.

LC08.04= 269 200; LC09.04.=10 400; LC11.04= 96 800; LC03.05=32 300;

LC13.05= 88 000; LC23.05=10 500; LC01.06.=53 250.

LC1=560 450

1. Брага В. В. Автоматизированные технологии в экономике / В. В. Брага, Н. Г. Бубнова, Л. А. Вдовенко. — М.:ЮНИТИ, 2006. — 399 с.

2. Бурдина Н. Г., Деревяшкина Н. М., Новгородцева Т. Ю. Информационные технологии в науке и образовании/ Н. Г. Бурдина, Н. М. Деревяшкина, Т. Ю. Новгородцева. — Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2008. 54 с.

3. Бурдуковская А. В., Новгородцева Т. Ю. Автоматизированные технологии в экономике и управлении: практикум для студентов всех специальностей всех форм обучения. Ч. 2./ А. В. Бурдуковская, Т. Ю. Новгородцева — Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2007.

4. Деревяшкина Н. М., Новгородцева Т. Ю. Информационные технологии в управлении: Сведения, относящиеся к заглавию метод. указания по выполнению курсовой работы для студентов III курса заочной и ускор. форм обучения специальности 61 100 Менеджмент организации / Н. М. Деревяшкина, Т. Ю. Новгородцева. — Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2003. — 66 с.

5. Логинов В. Н. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие / В. Н. Логинов. — М.:КноРус, 2008. — 239с.

6. Провалов В. С. Информационные технологии в управлении / В. С. Провалов. — М.:МПСИ, 2008. 371с.

7. Филимонова Е. В. Информационные технологии в экономике / Е. В. Филимонова, Н. А. Черненко, А. С. Шубин.- Ростов н/д: Феникс, 2008. 446с.

Приложение 1

Организационная структура предприятия

Приложение 2

Дерево целей

Приложение 3

Схема информационных потоков

Обработка информации, исследование рынка Формы отчетности Проверки, контроль Договоры, поставки Информация о внешней среде Договоры, соглашения, сотрудничество Информация об оплаченных счетах Указания, распоряжения Отчеты

Приложение 4

Диаграмма потоков данных