Основные принципы автоматизации в сфере документационного обеспечения управления деятельности таможенных органов и программное обеспечение

Автоматизация делопроизводственных процессов в таможенных органах России началась в 2006 г. В соответствии с назревшей необходимостью совершенствования управленческой работы и общими тенденциями информатизации деятельности органов государственной власти России ФТС была поставлена задача организовать и внедрить электронный документооборот. В 2008 г. в деятельность таможенных органов начали внедряться программы автоматизированного документооборота, так называемые системы электронного документооборота (СЭД).

Системы электронного документооборота или, как их еще называют, системы управления документами — это программные средства, организующие и облегчающие труд сотрудников, работающих с информацией. Они предназначены для управления потоком бумажных и электронных документов, которые создаются и курсируют в организации. Использование таких систем позволяет сотрудникам упростить и ускорить доступ к требуемой информации, а руководителю — систематизировать и контролировать все деловые процессы.

СЭД сама доставляет документ на рабочее место, делает напоминания всем заинтересованным сотрудникам, автоматически ведет архив документов. Поиск нужных данных ускоряется во много раз: вместо рутинной работы по пересмотру папок в шкафах достаточно вспомнить название организации, фразу из текста или примерное время его создания, после чего найти документ — дело нескольких секунд. Процесс управления документами организации во всех его стадиях становится наглядным и контролируемым.

На сегодня в органах ФТС России действует два таких программных продукта.

Первый продукт — Автоматизированная система учета и контроля исполнения документов (АС «УКИД-2») — в подразделениях ФТС России была внедрена в 2008 г. Основным назначением системы АС «УКИД-2» служит автоматизация процессов документационного обеспечения деятельности ФТС России (регистрации и учета документов, подготовки проектов резолюций, доведения поручений руководства до исполнителей и контроля хода их исполнения), создания и ведения архивов организационнораспорядительной документации, контроля организации делопроизводства и работы архивов служб документационного обеспечения таможенных органов.

Предметом автоматизации выступают процессы учета, обработки, контроля, обобщения, анализа и обмена информацией, необходимой для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений центрального аппарата ФТС России.

Объектами автоматизации являются: Управление делами, отделы (отделения) документационного обеспечения структурных подразделений предприятия, рабочие места должностных лиц (начальников отделов и исполнителей), осуществляющих учет, исполнение и контроль исполнения документов и поручений руководства предприятия и различных отделов.

Основная цель создания АС «УКИД-2» — создание высокоэффективной информационной системы автоматизации учета и контроля прохождения и исполнения документов в подразделениях ФТС России, повышение эффективности контроля исполнения документов законодательных и правительственных органов, приказов, распоряжений и поручений руководства ФТС России, писем министерств, ведомств, организаций, таможенных органов и обращений граждан.

Автоматизированная система учета и контроля исполнения документов реализована с использованием технологии «клиент-сервер». Серверная часть работает под управлением СУБД Oracle версии 9.2.0.6 и выше для Windows NT/2000; клиентская часть является приложением, реализованным на Delphi 5.0 и работающим на ПЭВМ с операционной системой Windows ХР.

Программные средства АС «УКИД-2» обеспечивают:

• • учет и контроль документов органов государственной власти;
• • учет и контроль документов реестрового учета;
• • учет и контроль приказов, распоряжений;
• • учет и контроль протоколов, докладных записок;
• • учет и контроль обращений граждан;
• • учет и контроль устного приема граждан;
• • учет переписки;
• • работу почты руководителей.

Для работы с системой пользователи должны быть знакомы с основами работы на ПЭВМ, иметь начальные знания, но работе с системами управления базами данных (СУБД) и ознакомиться с Руководством пользователя.

АС «УКИД-2» обеспечивает выполнение следующих функций:

• • ввод информации;
• • просмотр и модификация информации, хранящейся в БД;
• • поиск необходимой информации;
• • передача документов подразделениям-исполнителям.

Для успешной работоспособности программного комплекса необходимо выполнение минимальных требований к составу серверной и клиентских составляющих.

ПЭВМ для сервера базы данных и автоматизированных рабочих мест пользователей должны обеспечивать:

• • высокую скорость обработки данных;
• • высокую скорость операций ввода-вывода;
• • хранение на магнитных носителях больших объемов информации;
• • вывод на экран графических изображений с большим разрешением;
• • выдачу на печатающие устройства больших объемов информации;
• • возможность подключения аппаратуры передачи данных по выделенным или телефонным каналам связи;
• • возможность модернизации структуры клиентских приложений без понижения работоспособности системы.

ПЭВМ сервера базы данных должна удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам для сетевой операционной системы Windows NT/2000 и СУБД Oracle.

ПЭВМ рабочих мест пользователей должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам для операционной системы Windows ХР и клиентской части СУБД Oracle.

Сервер базы данных функционирует на базе программно-аппаратных комплексов на основе ПЭВМ на базе процессора Intel Pentium III XEON:

• • ОЗУ не менее 1 Гб;
• • объем памяти на жестком диске не менее 50 Гб;
• • устройство записи и чтения компакт-дисков (CD-RW);
• • устройство ввода-вывода информации на магнитооптические носители;
• • монитор SVGA разрешением 800×640 точек;
• • 32-разрядная сетевая карта Ethernet или Token Ring;
• • клавиатура (101/102 клавиши);
• • Microsoft-совместимая мышь.

РМ всех типов функционируют на базе программно-аппаратных комплексов на основе ПЭВМ на базе процессора Intel Pentium II (или выше):

• • ОЗУ не менее 256 Мб;
• • объем памяти на жестком диске не менее 3 Гб;
• • монитор SVGA разрешением 1024×768 или 800×640 точек;
• • клавиатура (101/102 клавиши);
• • Microsoft-совместимая мышь;
• • принтер (позволяющий работать с форматами А6-АЗ);
• • сетевой адаптер.

Пользователь АС «УКИД-2» должен:

• • обладать навыками работы в среде MS Windows;
• • иметь представление об основах технологии обработки данных «клиент-сервер»;
• • знать перечень задач АС «УКИД-2», автоматизирующих процесс его повседневной деятельности, и способы их запуска;
• • знать свои полномочия по работе с данными, правила соединения с БД;
• • знать правила заполнения входных форм и смысловое содержание вводимой информации;
• • знать правила использования и модификации нормативносправочной информации в рамках предоставленных полномочий;
• • знать способы поиска данных по одному или нескольким критериям в рамках предоставленных полномочий;
• • обладать навыками корректировки данных в рамках предоставленных полномочий;
• • обладать навыками работы с выходными формами (отчетами), уметь распечатать их на принтере и записать в текстовый файл для дальнейшего редактирования;
• • знать действия пользователя на стандартные сообщения задач АС «УКИД-2».

Автоматизированная система учета и контроля исполнения документов позволяет выполнять большой перечень операций с электронным документооборотом: поиск необходимого документа в базе данных, обработку входящих документов (учет переписки между подразделениями пред;

приятия), учет и контроль приказов и распоряжений, учет и контроль протоколов и докладных записок, просмотреть и внести документы, которые поступили на рассмотрение или на подпись руководителю подразделения, и многое другое.

Практически одновременно с АС «УКИД-2» стартовала работа, но подготовке и внедрению в опытную эксплуатацию версии Автоматизированной системы электронного документооборота (АС ЭДО), разработанной компанией Optima Integration. Проект стартовал в 2010 г. на базе Приволжского таможенного управления.

Целями внедрения в систему таможенных органов АС ЭДО стали:

• 1) создание в таможенных органах на основе системы управления потоками работ и организации защищенного документооборота OPTIMA-Workflow современной полнофункциональной системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи;
• 2) автоматизация делопроизводства, процессов создания, обработки, хранения документов и информационного обмена между таможенными органами;
• 3) повышение эффективности управления деятельностью таможенных органов и улучшение исполнительской дисциплины.

Электронный документооборот ФТС России на основе платформы OPTIMA-Workflow интегрирует в единый делопроизводственный цикл все структурные подразделения ФТС России, а также таможенные органы и подведомственные организации, создавая полнофункциональную электронную систему управления документооборотом.

С использованием средств АС ЭДО в таможенных органах осуществляется полный цикл обработки и исполнения документов — от их создания или поступления в таможенный орган, учета, регистрации, передачи на исполнение, согласования, утверждения, рассылки адресатам до передачи документов на архивное хранение с последующим выделением их к уничтожению.

АС ЭДО включает следующие подсистемы:

• • АС РКД — подсистема учета и контроля исполнения документов (регистрация и учет документов, контроль исполнения документов и поручений, передача документов в архив, отправка документов);
• • АС ЭД — подсистема электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи (создание и редактированне электронных документов, согласование/рецензирование электронных документов);
• • АС АД — подсистема ведения архива документов (ведение номенклатуры дел структурного подразделения, ведение сводной номенклатуры дел, комплектование архива, обработка запросов к архиву);
• • технологические компоненты (управление нормативно-справочной информацией, управление пользователями, управление аудитом, технологические надстройки).

В АС ЭДО автоматизирован процесс преобразования больших объемов бумажных документов в электронный вид за счет применения технологий потокового сканирования и распознавания текстов документов со штрихкодовой маркировкой, их автоматического индексирования и загрузки в систему. Предусмотрен обмен электронными документами, в т. ч. с электронной цифровой подписью и обеспечением гарантированной доставки. Это позволяет значительно сократить время прохождения документов между территориально распределенными таможенными органами.

АС ЭДО взаимодействует со смежными информационными системами таможенных органов, ведомственной системой электронной почты, транспортной технологической подсистемой, инфраструктурой ведомственных удостоверяющих центров. Помимо этого, в составе АС ЭДО реализованы средства, необходимые для интеграции с Межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО).

Система способна решать задачи, необходимые для успешной реализации в ФТС России административной реформы и создания ведомственного электронного правительства. Кроме того, за счет широкого использования в АС ЭДО открытых стандартов и модульной архитектуры прикладного программного обеспечения значительно снижены риски морального старения системы.

В настоящее время компания Optima Integration внедрила и осуществляет авторское сопровождение АС ЭДО, а также обучение ее пользователей во всех структурных подразделениях Приволжского таможенного управления, включая таможни и таможенные посты этого региона, в Южном и Уральском таможенных управлениях; планируется запуск пилотной зоны функционирования систем делопроизводства и управления на базе АС ЭДО в Северо-Западном и Центральном таможенных управлениях. Работа над развитием и совершенствованием созданной системы продолжается.

По мнению сотрудников Приволжского таможенного управления, система АС ЭДО позволяет организовать полноценный электронный документооборот организации с любой структурой. Испытания показали работоспособность и пригодность системы для обработки значительных объемов разнотипной информации без потерь производительности.

Принимая во внимание положительный опыт внедрения и развития электронного документооборота в Приволжском таможенном управлении, руководителем Федеральной таможенной службы в сентябре 2012 г. было принято решение о внедрении АС ЭДО в таможенных органах Приволжского региона.

Поэтому с 1 января 2013 г. АС ЭДО внедрена в Нижегородской таможне. На сегодняшний день АС ЭДО развернута уже во всех таможенных органах региона, кроме Приволжской оперативной таможни. Обмен документами в АС ЭДО в тестовом режиме уже производится с Татарстанской, Ульяновской, Самарской таможнями.

Возможности в АС ЭДО для таможенных органов заложены значительные, но пока они еще не все реализованы.

В дальнейшем оба внедренных продукта автоматизации работы с управленческими документами будут развиваться и совершенствоваться. Но на сегодня задача стоит не просто в их качественном внедрении в деятельность таможенных органов, а в необходимости осуществления информационного прорыва с учетом будущих потребностей в использовании безбумажных технологий, т. е. полного перехода на электронный документооборот. Осуществляя выбор одной из двух систем, показавших на практике наибольшую жизнеспособность, ФТС России целесообразно учитывать эту задачу.

В настоящее время 99% таможенных органов от управлений до постов работают в программном продукте АС «УКИД-2». Система хорошо зарекомендовала себя, проста и удобна в эксплуатации и освоении. По словам начальника отдела документационного обеспечения Сибирского таможенного управления, данный программный продукт имеет широкие возможности и работает гораздо быстрее, чем АС ЭДО.

Однако следует отметить, что АС ЭДО — это полностью готовый программный продукт, который позволяет беспрепятственно выполнить стратегическую задачу в области обращения управленческих документов — перейти на безбумажный документооборот с применением электронной цифровой подписи. Тогда как АС «УКИД-2» предоставляет лишь обширные возможности для учета и контроля исполнения управленческих документов, т. е. для автоматизации часто повторяемых в делопроизводстве и системе управления действий с документами. По сравнению с задачами внедрения АС «УКИД-2» цели функционирования АС ЭДО гораздо обширнее. Конечно, АС «УКИД-2» можно модернизировать и доработать до уровня полновесной системы управления электронным документооборотом, но это потребует значительных временных и финансовых затрат.

Внедрение полноценного электронного документооборота в деятельность таможенных органов, помимо экономии временных ресурсов и обеспечения прозрачности процессов в системе управления, позволит оптимизировать организационно-штатную структуру, что непременно приведет к значительной экономии средств. В частности, необходимость в достаточно большом Управлении делами ФТС России отпадет. Это подразделение можно будет сократить, оставив лишь архив, который будет хранить только бумажные документы, обязательные к хранению в традиционном материальном виде, это прежде всего документы по личному составу. Но на сегодня, несмотря на внедрение информационных технологий в делопроизводство таможенных органов, потребность в работе Управления делами ФТС и подобных подразделений региональных управлений сохраняется.

По оценкам руководителя ФТС России, информационно-техническое оснащение российской таможенной системы в настоящее время на должном уровне. Ситуация для использования современных информационных технологий с целью повышения документационного обеспечения таможенных органов вполне благоприятная, однако в области внедрения системы электронного документооборота таможенная служба сейчас находится на перепутье. Выбор между окончательным переходом на одну из эксплуатируемых в таможенных органах программных систем автоматизации документооборота окончательно будет сделан после выхода Типовой инструкции по электронному документообороту для всех федеральных органов исполнительной власти России.